Номенклатура дел в государственном медицинском учреждении (на базе ЛПУ) на примере МУЗ "Раменская Центральная районная больница")

ОБОЗНАЧЕНИЯ И СОКРАЩЕНИЯ
ВВЕДЕНИЕ
ГЛАВА 1. ОРГАНИЗАЦИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В МЕДИЦИНСКОМ УЧРЕЖДЕНИИ
1.1 Роль делопроизводства в работе организации
1.2 Понятие о «номенклатуре дел»
1.3 Особенности организации делопроизводства в медицинском учреждении
ГЛАВА 2. АНАЛИЗ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ В МУЗ «РАМЕНСКАЯ ЦЕНТРАЛЬНАЯ РАЙОННАЯ БОЛЬНИЦА»
2.1 Описание базы исследования
2.2 Результаты исследования
2.3 Выводы
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ
ПРИЛОЖЕНИЯ

Номенклатура дел в государственном медицинском учреждении (на базе ЛПУ) на примере МУЗ "Раменская Центральная районная больница")

- Срок хранения.
Формирование дела начинается сразу с начала года. На каждое названное в номенклатуре дело к началу года должна быть заведена папка‐ скоросшиватель или - регистратор [6].
1.3 Особенности организации делопроизводства в медицинском учреждении
Для решения вопросов информационно - документационного обеспечения процесса управления медицинской организации создается служба делопроизводства. Она может называться по - разному:
- управление делами;
- управление делопроизводством;
- управление документационным обеспечением;
- общий отдел;
- канцелярия;
- секретариат и т.д.
При этом независимо от названия данная служба является самостоятельным структурным подразделением и подчиняется непосредственно руководителю учреждения.
Выбор организационной формы зависит от [18]:
- масштабов и места организации в системе управления;
- организационно-правовой формы организации;
- количества работающих;
- объема обрабатываемых информационно-документационных массивов и др.
Должностная инструкция является главным организационно правовым документом, регламентирующим деятельность сотрудников.
Функции службы делопроизводства можно разделить на [18]:
документирование управленческой деятельности;
работу с документами;
организационные виды работ.
К документированию управленческой деятельности относятся [20]:
- разработка и ведение табеля форм документов учреждения и альбома унифицированных форм документов;
- разработку бланков документов (для письма, общего бланка и отдельных видов документов);
- тиражирование бланков и отдельных форм документов, их учёт обеспечения ими сотрудников, занимающихся составлением документов;
- составление документов по поручению руководства;
- оформление документов, их согласование, печатание, тиражирование;
- документирование работы совещаний;
- контроль за оформлением документов, представленных на подпись руководству;
- контроль за оформлением документов, предназначенных к отправке.
Как и в любой другой организации в медицинском учреждении вся документация делится на три документопотока [18]:
- входящие (поступающие);
- исходящие (отправляемые);
- внутренние документы.
Для всех категорий документов ведут отдельные регистрационные формы с самостоятельными номерами.
В технологической цепочке обработки и движения документов медицинской организации можно выделить этапы [18]:
приём и первичная обработка документов;
предварительное рассмотрение и распределение документов;
регистрация документов;
контроль за исполнением документов;
информационно справочная работа;
исполнение документов;
отправка документов.
При получении документов проверяется правильность их доставки. Ошибочно полученная корреспонденция возвращается на почту или пересылается адресату. Заказная корреспонденция принимается под роспись. При получении документов с пометкой «Срочно» проставляется время получения [20].
После вскрытия конвертов проверяется правильность вложения и его целостность, т.е. наличие всех страниц документа и всех приложений. В случае неполного полученного сообщения или плохого качества об этом сообщается отправителю [20].
На всех входящих документах должна быть проставлена отметка о поступлении документа в организацию (даты получения и учетного номера). При необходимости с документов может быть снята копия [20].
Заканчивается данный этап обработки документов их сортировкой на регистрируемые и нерегистрируемые. Последние сразу отправляются по исполнителям или отделам доставки [20].
Список документов, не подлежащих регистрации, должен быть оговорен в Инструкции по делопроизводству в медицинском учреждении.
Для квалифицированного предварительного рассмотрения и распределения документов, надо хорошо знать функции структурных подразделений больницы и распределение обязанностей между исполнителями. В учреждении должен быть классификатор вопросов деятельности с указанием исполнителей по каждому вопросу.
К руководителю должны поступать только документы, касающиеся вопросом деятельности организации, по принципиальным вопросам или несущие новую информацию, распорядительные документы вышестоящих организаций. Остальные документы должны передаваться в отделы или непосредственно исполнителям – специалистам.
Обработка, рассмотрение и передача документов исполнителям проводится в день их поступления, срочных документов – немедленно. Внутренние документы должны регистрироваться в день подписания или утверждения, входящие – в день поступления, исходящие – в день отправки [20].
Если документ предназначен к исполнению несколькими структурными подразделениями или лицами, то с него снимается копия или устанавливается очередность исполнения.
Регистрация документов – это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения [18].
Сам процесс регистрации заключается в снятие с документов реквизитов и занесения их в определенную регистрационную форму (журнал, картотеку и др.) для создания информационно-поисковой системы по всем документам организации.
Регистрация преследует цели [18]:
- учета документов;
- контроля за их исполнением;
- справочной работы по документам.
Документы регистрируют один раз. В крупных медицинских учреждениях регистрацию ведет канцелярия. В небольших больницах – секретарь. В учреждениях, имеющих отделы, - по группам, где они создаются и оформляются (бухгалтерии, отделе кадров и т.д.) [20].
Из входящего документа в регистрационную форму вписываются следующие сведения [20]:
- дата получения;
- регистрационный номер, присваиваемый документу учреждением – получателем;
- дата документа;
- регистрационный номер документа, присвоенный ему учреждением – автором;
- автор (корреспондент) – т.е. чей это документ;
- заголовок (о чем документ);
- резолюция;
- срок исполнения;
- исполнитель (кто с ним работает);
- ход исполнения (фиксируются все передачи документа и как исполнен);
- номер дела (куда документ помещен после исполнения).
Контроль по существу решения вопроса, изложенного в документе, осуществляет руководитель (главный врач) учреждения или специально уполномоченные лица (заместители по лечебной работе, экономике, хозяйственной работе и др.). Контроль по существу – это оценка, насколько правильно и полно решен вопрос. Контроль за сроками (текущий и предупредительный) исполнения документов в медицинском учреждении, как правило, ведет секретарь, либо уполномоченные лица [20].
Документы могут быть исполнены [18]:
- в срок, определенный законодательством (например, для жалоб пациентов);
- в срок, указанный в самих документах, поступающих от вышестоящих организаций и содержащих какое-либо поручение (например, из Комитета здравоохранения);
- в срок по каждому пункту распорядительных документов и решений коллегиальных органов;
- в срок, содержащийся в резолюции на документах, рассмотренных руководителем;
- в типовые сроки исполнения документов для решения периодически повторяющихся вопросов в учреждении, установленных в инструкции (отчеты).
Для документов, содержащих сложное задание, могут быть установлены длительные сроки исполнения (несколько месяцев, полгода, год). В этом случае разделяется поручение на этапы и соответственно контролируется.
Обработка и отправка документов проводится централизованно секретарем службы делопроизводства.
Получив документ к отправке, прежде всего, проверяется правильность его оформления [20]:
- наличие подписи;
- наличие даты (если ее нет – проставляется) и номера;
- наличие заголовка;
- правильность адресации;
- наличие адреса (если документ предназначен разовому корреспонденту);
- наличие отметки об исполнителе;
- наличие всех страниц в документе и всех указанных приложений.
Если документ оформлен неправильно или представлен не в полном комплекте, он возвращается исполнителю для доработки.
При отправке документа по почте он конвертируется. Документы, отправляемые в один адрес, вкладываются в один конверт. Для постоянных корреспондентов конверты заготавливаются заранее.
При передаче документов с использованием электронной почты может возникнуть проблема достоверности подписи (авторизации документа) для чего применяются «электронные подписи», при заключении специального соглашения об авторизации с каждым корреспондентом [17].
1.4 Выводы
С различного рода документацией работают абсолютно все организации, в т.ч. и лечебные учреждения.
Ежедневно каждая больница сталкивается с проблемами в делопроизводстве, даже если речь не идет об автоматизации: документы теряются, путаются, не контролируются и т.д., что, несомненно, мешает четкой работе всех служб организации.
Повышение качества ведения делопроизводства лечебно - профилактического учреждения дает реальный шанс улучшить качество его управления, что является одной из актуальнейших задач организации современного российского здравоохранения.
Для удобства нахождения документов, их хранения и использования в управленческих целях используется номенклатура дел. Ее оформление в медицинских учреждениях не имеет четкой специфической нормативной регламентации.
Информационно - документационным обеспечением процесса управления в медицинской организации занимается служба делопроизводства. А номенклатуры дел могут составляться различными службами: бухгалтерией, экономическим отделом, отделом кадров, а также секретариатом.
Составляется номенклатура дел в больнице по общим принципам таковой в делопроизводстве.
ГЛАВА 2. АНАЛИЗ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ В
МУЗ «РАМЕНСКАЯ ЦЕНТРАЛЬНАЯ РАЙОННАЯ БОЛЬНИЦА»
2.1 Описание базы исследования
МУЗ «Раменская центральная районная больница» находится в г. Раменское Московской области, обслуживает население города и района, является основной лечебно-профилактической базой района. В районе проживает 240700 человек: городского населения – 145000, сельского – 95700.
В районе здравоохранение представлено сетью лечебно-профилактических учреждений, насчитывающих 10 больниц, 5 диспансеров, 7 поликлиник, 12 амбулаторий, станцию скорой медицинской помощи с 4 подстанциями и 36 фельдшерско-акушерских пунктов.
Раменская ЦРБ – это многопрофильный стационар. Возглавляет больницу главный врач – Мусаелян И.Х.
Учреждение имеет 735 коек, включая в себя терапевтический и хирургический корпуса. Хирургический корпус на 400 коек, из них: 130 коек – хирургического профиля.
Специализированные хирургические койки представлены: травматологическим, отоларингологическим, офтальмологическим, онкологическим, детским хирургическим и урологическим отделениями.
Кроме того, в хирургическом корпусе размещено реанимационно-анестезиологическое отделение на 6 коек.
На седьмом этаже хирургического корпуса находится операционный блок, выделенный как самостоятельное отделение, в котором каждое отделение имеет свою операционную, оборудованное по нормативам.
Больница имеет физиотерапевтическое, рентгенологическое отделения, отделение переливания крови, отделение эндоскопии, отделение функциональной диагностики с кабинетом ультразвуковых исследований, а также клинико-диагностическую лабораторию с клиническим, бактериологическим, биохимическим, иммунологическим отделами.
В 2006 году в Раменской ЦРБ был открыт рентгенодиагностический центр с компьютерным томографом.
2.2 Результаты исследования
В Раменской ЦРБ по разработанным анкетам (Прил. А и Б) было проведено исследование составления номенклатуры дел на базе офтальмологического отделения.
Вначале на вопросы анкеты (Прил. А) ответила старшая медсестра отделения, затем старшие медсестры других отделений (Прил. Б): травматологического, отоларингологического, анестезиолого-реанимационного, онкологического, детского хирургического, урологического, физиотерапевтического, рентгенологического отделений, отделения переливания крови, эндоскопии и функциональной диагностики.
В офтальмологическом отделении нет четкого понятия о номенклатуре дел, старшая медсестра ведет документацию по своему усмотрению, основываясь на общих принципах делопроизводства.
Дела включают документы одного документационного года. Документы внутри дела располагают в определенном порядке.
Основные принципы расположения документов во всех структурах: