Управление рабочим временем управленческого персонала торгового предприятия.

ОГЛАВЛЕНИЕ

Введение
Глава 1.Теоретические и методические основы изучения структуры рабочего времени и содержания управленческого труда руководителя
1.1. Система управления рабочем временем и содержание рабочего времени руководителя
1.2. Методология и техника исследования планирования времени руководителя
Глава 2. Анализ структуры рабочего времени и содержания управленческого труда руководителя ООО «ВОСТОК»
2.1. Организационно-управленческая характеристика ООО «Восток»
2.2. Анализ структуры и системы управления рабочим временем
Глава 3. Разработка рекомендаций по повышению эффективности использования рабочего времени и содержанию управленческого труда
3.1. Разработка рекомендаций по совершенствованию структуры и системы использования рабочего времени
3.2. Разработка рекомендацийпо совершенствованию управлению рабочем временем и трудом специалистов
Заключение
Список литературы
Приложение 1
Приложение 2
Приложение 3

Управление рабочим временем управленческого персонала торгового предприятия.

Опыт показывает, что каждый, кто пожелает организовать и использовать свое время более эффективно, может осуществить это желание.
Для этого нужно избавиться от некоторых привычек в организации своего труда. Ведь даже самые квалифицированные руководители, вполне заслуженно пользующиеся высокой репутацией, часто допускают ошибки в организации личного труда
3.2. Разработка рекомендаций по совершенствованию управлению рабочем временем и трудом специалистов
Важным направлением в деятельности предприятия должна стать работа по подготовке управленческого персонала, который займёт руководящие должности руководителей среднего и высшего звена в ближайшие 5 – 10 лет.
В настоящее время в данной области у предприятия нет проблем и практически все должности полностью заполнены. Однако исследования показывают, что на предприятии относительно мало руководителей в молодом возрасте. Именно эти работники, которые в настоящее время занимают преимущественно низшие управленческие должности, должны будут в перспективе продвинуты на открывающиеся вакансии. Поэтому необходимо разработать программы подготовки руководящих работников. Разработка программы для ООО «ВОСТОК» должна состоять их следующих этапов:
Первый этап — работа со студентами старших курсов базовых ин­ститутов или направленных на практику из других вузов. Специали­сты подразделений управления персоналом совместно с руководи­телями соответствующих подразделений, где проходят практику студенты, проводят подбор студентов, наиболее способных, склон­ных к руководящей работе, и подготовку их к конкретной деятель­ности в подразделениях организации.
Второй этап — работа с молодыми специалистами ООО «ВОСТОК», принятыми в организацию. Молодым специалистам назначается испытательный срок (от од­ного до двух лет), в течение которого они обязаны пройти курс на­чального обучения (подробное знакомство с организацией). Кроме обучения, для молодых специалистов предусматривается стажиров­ка в подразделениях организации в течение года. На основе анализа работы молодых специалистов за год, их уча­стия в проводимых мероприятиях, характеристик, данных руково­дителем стажировки, подводятся итоги стажировки и делается пер­вый отбор специалистов для зачисления в резерв выдвижения на руководящие должности. Третий этап — работа с линейными руководителями нижнего зве­на управления. На этом этапе к отобранным линейным руководителям нижнего звена (мастера, начальники участков) присоединяется также часть работников, окончивших вечерние и заочные вузы, успешно рабо­тающих в своих коллективах и прошедших тестирование. В течение всего периода (2—3 года) с данной группой проводится конкрет­ная, целенаправленная работа. Члены группы замещают отсутству­ющих руководителей в качестве их дублеров, обучаются на курсах повышения квалификации.
Четвертый этап — работа с линейными руководителями средне­го звена управления. На данном этапе к уже сформировавшейся группе молодых руко­водителей ООО «ВОСТОК» присоединяются действующие перспективные начальни­ки цехов и их заместители. Работа строится по индивидуальным пла­нам. За каждым, назначенным на должность руководителя среднего звена, закрепляется наставник — руководитель высшего звена для индивидуальной работы с ним.
Пятый этап — работа с линейными руководителями высшего зве­на управления (Общая схема процесса управления профессиональным продвижением представлена на рисунке 1, Приложение 2).
В этих условиях особое значение приобретает работа по созданию кадрового резерва кандидатов на руководящие должности нашего предприятия. Можно выделить следующие основные этапы процесса форми­рования резерва кадров для нашего предприятия:
составление прогноза предполагаемых изменений в составе ру­ководящих кадров;
предварительный набор кандидатов в резерв;
получение информации о деловых, профессиональных и лично­стных качествах кандидатов;
формирование состава резерва кадров.
Основными критериями при подборе кандидатов в резерв должны явля­ются:
соответствующий уровень образования и профессиональной под­готовки (опыт практической деятельности, опыт руководящей работы, высшее техническое образование по направлению, в котором кандидата предполагается продвигать);
опыт практической работы с людьми (от1 до 5 лет, в зависимости и будущей должности);
организаторские способности (необходимо будет выявлять на основе социально-психологических методов);
личностные качества (будут определяться на основе квалификационных требований и должностных инструкций к должности);
состояние здоровья, возраст (отсутствие хронических заболеваний, требующих длительного лечения и возраст от 25 до 40 лет).
Вся вышеизложенная информация должна будет изложена в форме инструктивного материала и доведена до каждого управленческого работника ООО «ВОСТОК». В эту инструкцию необходимо также будет включить информацию и источниках нерационального использования времени, которые изложены ниже.
1. Нечеткая постановка цели. 2. Отсутствие приоритетов в делах. 3. Попытка слишком много сделать за один раз. 4. Отсутствие полного представления о предстоящих задачах и путях их решения. 5. Плохое планирование трудового дня. 6. Личная неорганизованность, «заваленный» письменный стол. 7. Чрезмерное чтение корреспонденции. 8. Скверная система досье. 9. Недостаток мотивации (безразличное отношение к работе). 10. Поиски записей, памятных записок, адресов, телефонных но­меров. 11. Недостатки кооперации или разделения труда. 12. Отрывающие от дела телефонные звонки. 13. Незапланированные посетители. 14. Неспособность сказать «Нет». 15. Неполная, запоздалая информация. 16. Отсутствие самодисциплины. 17. Неумение довести дело до конца. 18. Отвлечения (шум и др.). 19. Затяжные совещания. 20. Недостаточная подготовка к беседам и обсуждениям. 21. Отсутствие связи (коммуникации) или неточная обратная связь. 22. Болтовня на частные темы. 23. Излишняя коммуникабельность. 24. Чрезмерность деловых записей. 25. Синдром «откладывания».26. Желание знать все факты. 27. Длительные ожидания (например, условленной встречи). 28. Спешка, нетерпение. 29. Слишком редкое делегирование (перепоручение) дел. 30. Недостаточный контроль за перепорученными делами.
На предприятии необходимо будет организовать систему управления временем основанную на матрице управления временем, которая приведена нище.
Таблица 3.1 Система управления временем
Дела
Срочные
Несрочные
Важные
1
2
Критические ситуации Неотложные проблемы Проекты с «горящим сроком» исполнения
Профилактические действия Поддержание ресурсов и средств Создание связей Поиск новых возможностей Планирование Восстановление сил
Неважные
3
4
Отвлечения, некоторые теле­фонные звонки Корреспонденция, какие-то сообщения Некоторые заседания Предстоящие неотложные дела Распространенные виды деятельности
Мелочи, отнимающие время Корреспонденция Звонки Пустая потеря времени Праздное времяпровождение
Руководители нашего предприятия должны держатся в стороне от дел, обо­значенных в квадратах 3 и 4, поскольку срочные они или нет — прежде всего, они неважные. Кроме того, они уменьшают раз­мер дел в квадрате 1, отводя больше времени решению дел в квад­рате 2.
Сердцем эффективного управления временем, а значит, и со­бой являются дела квадрата 2. Они связаны с тем, что считается важным, но несрочным. Включают в себя такую деятельность, как строительство отношений, написание личных обязанностей, пла­нирование, упражнения, профилактика, подготовка — все те дела, которые мы считаем нужными, но редко заставляем себя за них взяться, так как они несрочные.
Выводы
Таким образом, чтобы успевать делать больше в меньшее время для работников ООО «ВОСТОК», требуется все­го два качества: организованность и самодисциплина. Для того чтобы их выработать у себя, необходимо следовать ряду пра­вил: • точно определить свою цель; • составить план ее достижения; • сосредоточиться на главному • придумывать себе стимулы; • установить твердые сроки; • научиться быть решительным; • научиться говорить «нет»; • не увязать в телефонных разговорах; • приобрести привычку записывать все самое важное; • ликвидировать досадные помехи; • научиться слушать, отказаться от шаблонных подходов; • не упускать из виду мелочи; • приступать к делу сразу же; • полнее использовать время; • следить за использованием свободного времени; • ежедневно контролировать выполнение намеченного; • менять занятия; • уважать свое время.
Для того, чтобы повысить эффективность организации и управления временем необходимо также постоянно заниматься классификацией затрат времени и определять содержание различных видов управленческих работ, определять нормативы затрат труда и руководителей и специалистов нашего предприятия, внедрять на предприятии стандартные форму учёта выполнения работ и карточки времени.
Заключение
Проблемы, связанные со временем, стоят перед очень многими людьми. С подобными проблемами сталкивают­ся все предприниматели и менеджеры. Для их преодоле­ния обычно составляют планы, расписывают до часа дни, недели... Но планы почти никогда не выполняются или рушатся как по не зависящим от нас причинам, так и по­тому, что просто не успеть все сделать.
К. Хаберкорн считает, что даже самые высококвалифи­цированные руководители впадают в один из семи «гре­хов» (а иногда и во все сразу) Систему планирования личного труда руководителя можно представить как закрытую систему, в которой отчетливо видны и взаимосвязи между отдельными видами планов — долгосрочные планы конкретизируются в соответствующих средне- и кратко­срочных, а также в планах текущего периода. Для непредвиденных работ, а также оперативного решения текущих вопросов планируется резерв времени в соответствую­щие периоды рабочего дня. При планировании дня сле­дует учитывать правило 60:40— планом должно быть охвачено не более 60% вашего времени, около 40% должно быть оставлено в качестве резерва времени для неожиданных дел
Менеджмент неразрывно связан с людьми, занятыми управлени­ем. Труд в этой сфере носит название управленческого. По сравнению с другими видами труда в организации он имеет ряд особенностей, выражающихся в характере самого труда, его предмете, результатах и применяемых средствах.
Чтобы выполнять свои сложные и ответственные функции, менед­жеры должны иметь специальные знания и обладать способностью использовать их в повседневной работе по управлению предприятием. Требования к их профессиональной компетенции можно условно подразделить на две группы. Первую составляют знания и умения (искусство) выполнять профессиональную работу в такой специальной области, как управление. Важным фактором повышения результативности менеджмента является разделение труда менеджеров, т. е. специализация управлен­ческих работников.
В ходе пилотажного обследования персонала ООО «ВОСТОК» было опрошено 30 экспертов - руководителей и специалистов организации.
Средний возраст обследованных работников вполне отвечает требованиям работоспособности и свидетельствует о большой доле молодых руководителей и особенно специалистов- 32, 7 года, причем 80% еще не достигли сорокалетнего рубежа.
Средний стаж работы в занимаемой должности составил около 4-х лет, при этом 90% опрошенных считают, что занимаемая ими должность соответствует полученной специальности и в ближайшее время привлекательна для 75% экспертов, тогда как 25% хотели бы уже в ближайшее время заниматься более ответственной работой.
Важное место в данной работе принадлежит анализу непосредственно деловых качеств руководителя.
Для того чтобы построить модель деловых качеств руководителя предлагается начать этот процесс с построение модели рабочего места, для которого будут определены определённые деловые качества руководителя и специалиста.
Как видно из данного анализа нами определены определённые характеристики рабочего места на основании которых можно построить модели содержания деловых качеств руководителя, который будет занимать определённую должность в организации.
В качестве основных рекомендаций по построению модели количественной оценке качеств руководителя можно предложить использовать в качестве критерия оценки показатели результативности сотрудника.
Учет этих факторов обязателен при проведении оценки результативности труда конкретных должностных лиц в конкретных условиях места и времени, так как повышает степень обоснованности, объективности и достоверности выводов оценивания.
Список литературы
1. Абрамов Л.И., Манаенкова Э.А. Организация и планирование строи­тельного производства. Управление строительной организацией: Учебник для вузов. — М.: Стройиздат, 2000.
2. Аверченко Л.К. Совершенство личности менеджера // ЭКО. -2003. - №8.
3. Аппенинский А.И. Человек и бизнес. Путь к совершенству — М.: Барс, 2005. - 228.
4. Артамонова Р.И. Найдешь себя — найдешь работу // Управление персоналом. — 2007. — № 11.
5. Банасюкевич В. Организация документирования управленческого решения // Управление персоналом. — 2009. — № 3.
6. Барков В.И. Новая записная книжка // ЭКО. — 2009. — № 7.
7. Бекетов Е. Как эффективно использовать время // ЭКО. — 2002. -№4.
8. Беккер Г. Теория распределения времени // США. Экономика, по­литика, идеология. — 2006.— № 2.
9. Берд П. Обуздай свой телефон! Как положить конец тирании соб­ственного телефона. — Минск: Амалфея, 2006. — 212 с.
10. Бизнес и менеджер / Сост. И.С. Дораховский и др. — М.: Ази­мут-центр, 2002.
11. Биркенбиль М. Молитвенник для шефа: Пер. с нем. — М.: Экономи­ка, 2003. -388с.
12. Бойделл Т. Как улучшить управление организацией: Пособие для руководителя. — М.: ИНФРА-М, 2005.
13. Бондарева Т.Н. Секретарское дело: Практическое пособие. — М.: Высшая школа, 2009. — 428 с.
14. Брегг П.С. Формула совершенства. — СПб.: Наука, 2003.
15. Быкова Т.А., Кузнецова Т.В. Подготовка совещаний и собраний (практическое пособие). — М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2007. -80с.
16. Васильев В.М. и др. Управление в строительстве: Учебник для вузов. — М.: АСВ, 2001.
17. Васильев В.М. Управление в строительстве: Учебник для вузов. – М.: АСВ,2001. – С. 267.
18. Ваше преуспевание в ваших руках / Д. Карнеги, Л.Дж. Питер, С.Н. Паркинсон, А. Блох. — М.: Республика, 2003. — 447 с.
19. Виханский О.С., Наумов А.И. менеджмент: Учебник, - М.: Гардарика, 2008. С. 23 – 24.
20. Гамидулаев Б.Н. Экономия времени и показатели его оценки в процессах управления предприятием: Учебное пособие. Пенза: ПГУ,2007. – С. 59.
21. ДеренгП. Хотите стать менеджером? / пер. с нем. – М.: СП Интерэкспорт, Экономика,2004. – С. 45
22. Зайверт Л. Ваше время – в Ваших руках: Совету деловым людям, как использовать рабочее время. М.: Инрерэксперт, ИНФРА – М,2005. – С. 95.
23. ЗайвертЛ. Ваше время в ваших руках. Пер. с англ. – М.: ИНФРА – М, 2005. С. 95.
24. Зигерт В., Ленг Л. Руководить без конфликтов: Сокр. Пер. с нем. – М.: Экономика, 2000. С. 303.
25. Кричевский Р.А. Если Вы – руководитель… Элементы психологии менеджмента в повседневной работе. – М.: Дело, 2006. – С. 139.
26. Ниссинен Й., Войтилайнен Э. Время руководителя: эффективность использования. – М.: Экономика,2008. С58.
27. Ниссинен, Воутилайнен. Временные ресурсы руководителя Менеджер, 2000. № 1. – С. 25 – 35.
28. Персональный менеджмент: Учебник / С.Д. Резник и др. – М.: ИНФПА – М, 2002. С. 223.
29. Самыгин С.И., Столяренко Л.Д. Психология управления: Учебное пособие. – Ростов на дону, «Фениес», 2007. С. 230.
30. Сацков Н.Я. Методы и приёмы деятельности менеджеров и бизнесменов. – Белая Церкрвь: Белоцеркрвная книжная фабрика, 2003. – С. 29 – 30.
31. Управление организацией: Учебник. / Под ред. А. Г. Поршнёва. – М.: ИНФРА - М, 2008. С. 30
Приложение 1
Рис. 2.1. Организационная структура ООО «Востов»
Приложение 2
АНКЕТА
Организацией проводит исследование, посвященное изучению затрат рабочего времени и содержанию управленческого труда, как умение управлять самим собой. Это исследование проводится в исключительно научных целях, и собранные данные будут использованы в обобщенном виде.
Выбранный ответ пометьте галочкой в окошке или обведите маркер слева
Благодарим за сотрудничество!
1. Ваша должность в организации в настоящее время ________________
________________________________________________________
2. Ваш общий трудовой стаж
а) до 1 года г) 6 – 10 лет ж) 21 – 25 лет
б) 1 – 2 года д) 11 – 15 лет з) более 25 лет
в) 3 – 5 лет е) 16 – 20 лет
3. Сколько лет вы работаете в данной организации
а) до 1 года г) 6 – 10 лет ж) 21 – 25 лет
б) 1 – 2 года д) 11 – 15 лет з) более 25 лет
в) 3 – 5 лет е) 16 – 20 лет
4. Сколько лет вы работаете в данной должности
а) до 1 года г) 6 – 10 лет ж) 21 – 25 лет
б) 1 – 2 года д) 11 – 15 лет з) более 25 лет
в) 3 – 5 лет е) 16 – 20 лет
5. На какой период времени Вы планируете свою деятельность?
а) день
б) неделя
в) месяц
г) год
6. Сколько времени Вы уделяете планированию?
а) 10-15 минут
б) 15-30 минут
в) 30-60 минут
г) более часа

7. Как часто Вы корректируете распланированную деятельность?
______________________________________________________________
8. Как Вы реагируете на резко изменившуюся в соответствии с планами ситуацию, не выполнением планированных дел в срок?
а) делегирование дел
б) откладывание на другой день
в) отмена
г) Другое_______________________________________________

9. Что из ниже перечисленного Вы привыкли планировать:
а) работа
б) досуг (отдых)
в) занятие спортом
г) финансовые потоки (приток, расход, накопление, сбережение)
д) Другое _______________________________________________
______________________________________________________
10. Сколько процентов Вашего суточного времени вы проводите на рабочем месте?
_______________________________________________________
11. Как к этому относятся Ваши близкие, родственники, семья?
а) нейтрально
б) негативно
в) положительно
г) другое_________________________________________
12. Какими средствами Вы привыкли пользоваться при планировании времени?
а) дневник времени
б) органайзер бумажный
в) органайзер электронный
г) планер
д) другое_________________________________________
________________________________________________________
13. В какое время суток Вы планируете свою деятельность?
а) утром
б) вечером
в) в рабочее время
14. Используете ли Вы какие-то методы систематизирования поступающей информации?
________________________________________________________
15. В какое время вы принимаете и отправляете Эл. Почту?
_________________________________________________________
16. Как часто Вы делаете перерывы?
а) каждый час
б) каждые 2 часа
в) пользуюсь только обеденным перерывом
а) Свой вариант ответа_____________________________
17. Каким образом Вы проводите отведённое на работе время для отдыха (перерывы)
а) газета
б) общение
в) физические упражнения
г) кофе (чай)
д) другое_________________________________________
_________________________________________________________

18. Имеете ли Вы распорядок дня (сколько спите, чем вы занимаетесь перед сном, когда просыпаетесь)
а) да
б) нет
в) мне хватает планирования рабочего дня
19. Какими техниками самоменеджмента Вы пользуетесь?
а) ситтуационный
б) правило Парето 20\80
20. Как часто вы наводите порядок на рабочем месте (в бумагах….)
а) каждый день
б) неделю
в) месяц
г) как будет необходимо
21. Уделяете ли время саморазвитию, образованию….
а)да
б) нет
22. Анализируете ли Вы свою деятельность по прошествии дня, недели, месяца?
а) да
б) нет
23. На сколько процентов результаты распланированного Вами дня выше от нераспланированного?
________________________________________________________
24. Придаёт ли Вам планирование чувство уверенности в завтрашнем дне?
а) Да
б) Нет
25. Ощущаете ли Вы какое-либо удовлетворение, спокойствие от распланированного на завтра дня?
а) Да
б) Нет
26. Сколько времени освобождается для досуга?
________________________________________________________
27. На сколько процентов вам удаётся использовать свой личностный потенциал
________________________________________________________
28. Как вы считаете, неполное использование вашего потенциала связано
а) с данной необходимостью на рабочем месте
б) с физической (эмоционально-волевой ) не готовностью
в) с отсутствием необходимых условий на рабочем месте