Обоснование необходимости и выбор путей информатизации деятельности по учету и управлению товарными запасами фирмы.

Введение
1. Анализ деятельности организации ООО «Двигатель»
1.1. Общая характеристика организации
1.2Анализ финансово-хозяйственной деятельности организации
1.3Анализ управления информационными потоками в организации
2. Практическая часть
2.1 Оценка эффективности управления информационными потоками
в организации
2.1. Мероприятия по совершенствованию управления
информационными потоками
2.3 Экономическое обоснование предложенных мероприятий
Заключение
Список использованных источников и литературы

Обоснование необходимости и выбор путей информатизации деятельности по учету и управлению товарными запасами фирмы.

1.Получение информации от всех отделов о потребностях в материальных ресурсах;
2. Составление систематизированного списка требуемых ресурсов.
Заявки на приобретение
Менеджер по закупкам материала
Расчет средств на приобретение материальных ресурсов
+
1. Сбор данных из бухгалтерии о наличии свободных оборотных средств;
2. Расчет норм запасов и средств на покупку.
Бухгалтерский баланс, отчетность
Менеджер по учету перевозок, экономике и анализу
Поиск и анализ данных, выбор поставщиков
+
1. Тщательное исследование рынка поставщиков по интересующей продукции;
2. Поиск наиболее квалифицированных поставщиков;
3. Ведение реестра поставщиков;
4. Оценка возможности своевременных поставок и предоставление необходимых услуг до и после продажи.
-
Менеджер по закупкам
Продолжениетаблицы 9.
Определение условий поставки и оплаты
+
1. Определение удобных условий оплаты и поставок;
2. Переговоры с поставщиками, на которых обсуждаются условия доставки, формы оплаты и т.д.
-
Менеджеры по планированию и координации закупок.
Менеджер по учету перевозок, экономике и анализу
Заключение договоров и контроль их исполнения
+
1. Подготовка документации, необходимой для заключения договоров;
2. Действия в случае нарушения поставки;
3. Санкции в отношении поставщика, нарушившего условия поставки.
Договор сотрудничества
Менеджер по закупкам, менеджер по планированию и координации закупок
Проверка поступающей продукции и подтверждение качества
+
Проверка соответствия договора
Проверка соответствия сертификации
Осмотр товара
Договор поставки, сертификаты на продукцию
Менеджеры по закупкам
Таблица 10.
Оперограмма бизнес процесса «Организация материальных ресурсов»
Перечень операций
Исполнители
Трудоемкость, человеко-часы
Использование технических средств
Отдел снабжения
Бухгалтерия
Склад
Отдел маркетинга
Поставщики
Поступление продукции от поставщиков
3
-
Оформление поступивших материалов бухгалтерскими документами
1
ПК, принтер
Проверка по поступающим документам соответствия объема, ассортимента, качества, цен и прочих договорных условий; согласие на оплату (акцепт)
5
ПК, телефон
Отправление поступивших материалов на хранение
4
Автопогрузчики
Поступление проверенных платежных требований в бухгалтерию
0.5
ПК, телефон
Поступление квитанции об уплате поставщикам
0,5
ПК, принтер
Таблица 11.
Оперограмма бизнес процесса «Оформление закупок ТМЦ»
Перечень операций
Исполнители
Трудоемкость, человеко-часы
Использование технических средств
Отдел снабжения
Бухгалтерия
Склад
Торговые точки
Отдел маркетинга
Поставщики
Поступление информации о необходимых ТМЦ
0.5
Телефон
Проверка наличия/отсутствия необходимых ТМЦ на складе
2
ПК, телефон
Сбор данных из бухгалтерии о наличии свободных оборотных средств
1,5
ПК, телефон
Отправление запроса поставщикам на закупку необходимой продукции
3
Факс
Получение согласия о наличии данных ТМЦ на складе у поставщиков и оформление договора поставки
4
ПК, принтер, телефон
Оперограмма - (от лат. operatic - действие  и греч. gramma - буква) - англ. Operogramme. Одна из разновидностей таблично-графического отображения последовательности управленческих и производственных операций, когда по горизонтали слева направо изображаются исполнители, по вертикали сверху вниз - последовательность  операции.
Для данных бизнес-процессов наиболее загруженными являются следующие функциональные подразделения:
Склад – входит – 35 форм, выходи - 34 формы документов, что составляет 13 % на входе и 12,7 % на выходе;
бухгалтерия – входит – 32 формы, выходит – 32 формы, что составляет 12 % на входе и 12 % на выходе;
отдел снабжения - входит – 44 формы, выходи – 41 форма, что составляет 16 % на входе и 15 % на выходе;
отдел маркетинга – входит – 31 форма, выходит – 22, что составляет – 12 % на входе и 8 % на выходе.
Таким образом, видно, что на входе в отделы информационные потоки более загружены, чем на выходе. Это свидетельствует о том, что функциональные подразделения перерабатывают входящую информацию, возможно, упрощая ее. Для того, чтобы проследить, как подразделения обрабатывают и используют, поступающую к ним информацию более подробно, исследуем информационные потоки в отделе снабжения.
2. Практическая часть
2.1 Оценка эффективности управления информационными потоками
в организации
Получение необходимых материалов для анализа информационных потоков весьма трудоемкий процесс и требует для облегчения и ускорения этих работ использования различных вычислительных средств. Однако даже при использовании вычислительных машин сложно спроектировать и проанализировать информационную систему ООО «Двигатель» ввиду специфики отрасли, в которой действует предприятие. Поэтому проведем анализ движения документов в отделе снабжения
Графико-вербальная модель отражает состав, и движение информации в отделе снабжения, представленные схематично и имеющие словесное описание.
Обязательной рабочей документацией, отражающей состав информации в объекте, является логико-информационная схема.
Логико-информационная схема (ЛИС) объекта позволяет представить перечень всей информации, циркулирующей, в отделе снабжения (входной, выходной, нормативно-справочной), с ее группировкой по основным видам работ, выполняемых в объекте.
Информация сама по себе представляет один из важнейших элементов производства, а для систем материально-технического снабжения играет решающую роль в повышении их эффективности.
Этот процесс интенсификации производства обусловлен как более короткими сроками обработки материалов при более низком уровне запасов и возрастающей гибкости производства, так и высокой «прозрачностью» каждого участка на предприятии.
От формы документа часто зависит объем трудозатрат не только тех работников, которые эти документы оформляют, но и тех, кто их изучает, анализирует, использует в справочных целях. Нашей основной задачей является определение того минимального объема информации, который достаточен для процесса управления. Эта задача может быть реализована с помощью таблицы повторяемости показателей в документах.
Логико-информационная схема отдела снабжения, изображена в
таблице 12.
Таблица 12.
Логико-информационная схема отдела снабжения
Перечень процедур
Исполнители
Входная информация
Выходная информация
Нормативно-справочная информация
Менеджеры по закупкам
Менеджеры по планированию и координации закупок
Менеджеры по учету перевозок, экономике и анализу
Принятие решения о приобретении материалов
+
+
Данные о наличие свободных оборотных средств
Заказ и его копии на приобретение
Бухгалтерский баланс, отчетность
Выбор поставщика
+
+
Заявка на приобретение ТМЦ и готовой продукции
Договор поставки
Методика выбора поставщика
Отправка запроса поставщику
+
+
Уведомление о наличие/отсутствии у поставщиков необходимой продукции
Заказ и его копии на приобретение материалов
Методические указания, основанные на налоговом кодексе и общих правилах учета, установленных Минфином учета
Оформление поставки материалов
+
+
+
Заявка на приобретение ТМЦ
Заказ и его копи на приобретение
Получение продукции от поставщиков
+
Подтверждение получения поставленной продукции
Отметка в книге регистрации
Оплата поставленной продукции
+
Счет-фактура на поставку продукции от поставщика
Квитанция об оплате поставленной продукции
Данная таблица должна выявить:
дублирование отдельных реквизитов;
соответствие содержащейся в документе информации задачам исследуемого объекта;
соответствие каждого документа своему целевому назначению;
характер использования документа в месте его назначения.
Таблица 13.
Повторяемость показателей в документах
Наименование отдельных реквизитов
Виды документов
Итог
Отчет о прибылях и убытках
Акт приемки-передачи
Счет-фактура
Бухгалтерский баланс
Ведомость оплаты труда
Реквизиты организации
+
+
+
+
+
5
Налоговые отчисления
+
+
+
3
НДС
+
+
2
Прибыль/
Убыток
+
+
2
Выручка от реализации
+
1
Отчисления в пенсионный фонд
+
+
2
Отчисления в медицинское страхование
+
+
2
Ссылки на договор
+
1
Отложение налоговых обязательств
+
+
2
По данным таблицы 13 видно, что наиболее часто используемыми реквизитами являются отчисления: на страхование, в пенсионный фонд; а также реквизиты организации и прибыль/убыток. Следовательно, необходимо для сокращения времени заполнения документов и снижения вероятности ошибки при их составлении ввести эти реквизиты в программу оформления документов, которая будет автоматически ставить данные реквизиты в документ на начальном этапе составления. А в графе сумма создать реализацию возможного автоматического суммирования.
Таблица 14.
Документирование работ отдела снабжения ООО «Двигатель» по процедуре «Закупка ТМЦ»
Перечень процедур
Наименование документа
Заявка от торговых точек на приобретение ТМЦ
Квитанция об уплате
Бланк заказа на поставку
Счет-фактура
Договор
Выбор
поставщика
О
Х
Оформление поставки
материалов
О
О
Х
Поступление необходимых материалов от поставщика
О
Х
Оплата
поставленной продукции
Х
О
Степень
использования
документа
5
2
3
3
2
Условные обозначения:
О - документ, необходимый для начала работ по процедуре;
Х - документ, возникающий по окончании работ.
В данном случае наибольшей степенью использования обладают следующие документы: счет-фактура, бланк заказа на продукцию, договор.
Движение информации в отделе сбыта отображается с помощью следующих графико-вербальных форм:
маршрутная схема движения документа (таб.15);
документограмма бизнес процесса (таб.16);
схема информационных потоков (рис.3).
Таблица 15.
Маршрутная схема входящего документа в отделе снабжения ООО «Двигатель» (на примере поступления заявки на приобретение материала)
Другие отделы
Отдел снабжения
Торговые точки
Склад
Менеджер по закупкам
Менеджеры по планированию и координации закупок
Менеджер по учету перевозок, экономике и анализу
___________________________________
Условные обозначения
И - изучение документа:
В - визирование документа;
Р - наложение резолюции.
В данной схеме используется то условие, что при проверке необходимого сырья на складе, выяснилось, что оно отсутствует, и необходимо его закупить.
Таблица 16.
Документограмма процесса поставки продукции