Совершенствование системы закупок на примере ООО "Прометей" г.Екатеринбурга

СОДЕРЖАНИЕ

РЕФЕРАТ
ВВЕДЕНИЕ
1. ТЕОРЕТИКО-МЕТОДОЛОГИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ СИСТЕМЫ ЗАКУПОК ТОВАРА В ОРГАНИЗАЦИИ
1.1. Понятие товарного ассортимента как основного объекта закупочной деятельности
1.2. Особенности управления системой закупок в организации
1.3. Методы анализа закупочной деятельности
2. АНАЛИЗ И ОЦЕНКА СИСТЕМЫ ЗАКУПОК ООО «ПРОМЕТЕЙ»
2.1. Общая характеристика организации
2.2. Анализ основных показателей деятельности организации
2.3. Оценка системы закупок ООО «Прометей»
3. РЕКОМЕНДАЦИИ ПО СОВЕРШЕНСТВОВАНИЮ СИСТЕМЫ ЗАКУПОК ООО «ПРОМЕТЕЙ»
3.1. Основные мероприятия по совершенствованию системы закупок организации
3.2. Обоснование эффективности предложенных мероприятий
4. БЕЗОПАСНОСТЬ ЖИЗНЕДЕЯТЕЛЬНОСТИ
4.1. Оценка микроклимата, излучений, шума и вибраций в организации
4.2. Электробезопасность и пожарная безопасность в организации
4.3. Анализ охраны труда сотрудников организации
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК
ПРИЛОЖЕНИЕ 1 Договор поставки продукции
ПРИЛОЖЕНИЕ 2 Система закупок продукции
ПРИЛОЖЕНИЕ 3 Инструкция по противопожарной безопасности

Совершенствование системы закупок на примере ООО "Прометей" г.Екатеринбурга

Решение проблемы качества требует управления им в широком смысле слова – деятельности, осуществляемой в целях определения, поддержания и повышения его необходимого уровня при создании, эксплуатации, потреблении продукции, то есть на допроизводственной, производственной и постпроизводственной стадиях ее жизненного цикла. Отметим, что управление качеством нацелено как на его обеспечение, так и на улучшение. Это предполагает ориентированность работы фирмы в целом и каждого сотрудника на поставщиков и потребителей.
Элементами системы управления качеством являются:
- планирование (определение цели, стратегии, стандартов и требований, разработка методов, программ качества, регламентирующих конкретные меры по его обеспечению);
- текущее управление, направленное на достижение установленных требований к нему (контроль, испытания, выявление отклонений, принятие оперативных мер воздействия, проведение организационных и технических мероприятий, стимулирование);
- обеспечение качества – создание системы внутренних (у производителя) и внешних (у потребителя) его гарантий;
- стимулирование улучшения качества;
- борьба с нарушениями качества.
В настоящее время для успешной деятельности любой фирмы целями управления качеством должны быть: максимальное удовлетворение запросов потребителя и защита его от дефектной продукции; сохранение и повышение репутации фирмы; предупреждение брака и снижение непроизводительных затрат; достижение высокого технического уровня продукции; создание условий для освоения новых видов изделий.
Следовательно, можно сделать вывод, что качество продукции и услуг является важнейшим составляющим элементом их конкурентоспособности. При этом многие исследователи уверены в том, что конкурентоспособность на 70-80% зависит именно от качества. Сегодня среди составляющих конкурентоспособности товара или услуги цена уже не доминирует. На лидирующие позиции выходят потребительские свойства и свойства качества функционирования, уровень сервиса и другие характеристики.
Именно приобретение качественной продукции должно быть в основе закупочной деятельности.
Важным понятием также является ассортимент продукции – это состав товаров по видам, типам, сортам, размерам и маркам. То есть товарный ассортимент – это совокупность всех ассортиментных групп, которые изготавливаются фирмой. Применительно к товару задачи маркетинга заключается именно в формировании товарного ассортимента фирмы и в частности в разработке новых для фирмы товаров. Товарный ассортимент компании определяется ее стратегией, тенденциями, сложившимися на рынке: спросом, деятельностью конкурентов и зависит от производственных возможностей самой компании (7).
На рисунке 1.1 приведена классификация основных видов товаров.
Рис.1.1. Классификация товаров
По мнению А.П. Панкрухина существует четыре основных принципа формирования ассортимента:
- функциональный (по близости выполняемых функций) – бытовые приборы, кухонная мебель и т.д.;
- потребительский (по группам потребителей) – товары для детей, для подростков, для молодоженов и т.д.;
- бытовой (по типам посреднических, торговых организаций или по стилю продажи) – товары, продающиеся в универмагах, гостиничных киосках;
- ценовой (по уровню цен) – дорогие товары, уцененные товары и т.д. (26).
По мнению российских исследователей Н.Я. Колюжновой и А.Я. Якобсона товарный ассортимент бывает нескольких видов (20). Рассмотрим основные из данных видов.
1. Промышленный ассортимент – это набор товаров, выпускаемый изготовителем исходя из его производственных возможностей.
2. Торговый ассортимент – это набор товаров, формируемый организацией торговли или общественного питания с учетом ее специализации, потребительского спроса и материально-технической базы.
3. Простой ассортимент – набор товаров, представленный небольшим количеством групп, видов и наименований, который удовлетворяет ограниченное число потребностей.
4. Сложный ассортимент – это набор товаров, представленный количеством групп, видов, разновидностей, наименований товаров, которые удовлетворяют разнообразные потребности.
При этом совокупность всех ассортиментных групп товаров и товарных единиц, предлагаемых покупателям конкретным продавцом, называется товарной номенклатурой.
Таким образом, можно сделать вывод, что товар – это определенный материальный объект, услуга, информация или организация, способные удовлетворить потребности потребителей. Любой товар характеризуется жизненным циклом, состоящим из четырех этапов: внедрение, рост, зрелость и спад. При этом ассортимент продукции – это состав товаров по видам, типам, сортам, размерам и маркам, то есть совокупность всех групп, которые изготавливаются фирмой. Товарный ассортимент компании определяется ее стратегией, тенденциями, сложившимися на рынке: спросом, деятельностью конкурентов и зависит от производственных возможностей самой компании. Для товарного ассортимента характерны такие показатели как широта, глубина, насыщенность и гармоничность. В настоящее время система закупок современной организации своей главной целью ставит именно формирование полного и качественного товарного ассортимента. Перейдем теперь к рассмотрению особенностей управления системой закупок в организации.
1.2. Особенности управления системой закупок в организации
Волна интереса к проблемам управления системой закупок со стороны делового сообщества вызвана множеством причин. Это усложнение глобальной конфигурации компаний, когда вследствие открытия многих ранее закрытых экономик транснациональные компании получили возможность размещать свои производственные мощности по всей планете, развитие информационных технологий, позволившее взглянуть на многие бизнес-процессы в реальном времени, более глубокое понимание поведения потребителя и ряд других.
Будучи изначально одним из синонимов логистики как набора методов оптимального распределения потоков сырья, материалов и готовой продукции, управление цепью закупок быстро превратилось в значительно более широкое направление современной управленческой теории и практики. Сегодняшнее понимание цепи поставок базируется на работах исследователей из самых различных областей. Большинство из них сходятся на том, что цепь закупок и поставок можно определить как связанную общими информационными потоками сеть экономических субъектов, совместно управляющих потоками сырья, материалов и готовой продукции от первичного поставщика до конечного потребителя. Ключевой целью цепи поставок является максимизация ценности товара для потребителя, т.е. возможности получить желаемый товар в нужном месте, в требуемое время и по ожидаемой цене (29).
В свою очередь, систему закупок как элемент логистической системы можно охарактеризовать следующими основными системными принципами.
Во-первых, целостностью, заключающейся в том, что свойства системы не являются суммой свойств составляющих ее элементов, но каждый элемент, его свойства и отношение к системе зависят от места и функций конкретного элемента внутри целого (31, с. 24).
Действительно, каждая подсистема (элемент системы управления процессом товародвижения) в зависимости от функционального назначения имеет отличные от других подсистем задачи, регламентируемые процессы, режимы и периодичность операций, которые невозможно объединить в общую систему. Система управления процессом товародвижения не может функционировать без транспорта, осуществляющего движение материального потока, без запасов материально-технических ресурсов, обеспечивающих постоянное наличие сырья, материалов, полуфабрикатов, комплектующих и готовых изделий, а также бесперебойность их реализации, без складов для хранения необходимых запасов продукции.
Во-вторых, структурированностью – возможностью описания системы через установление ее структуры (сети связей и отношений системы). В классическом варианте обусловленность поведения системы диктуется поведением ее отдельных элементов и свойствами ее структуры. В свою очередь, должна существовать взаимозависимость системы и среды, так как система формирует и проявляет свои свойства в процессе взаимодействия со средой, являясь при этом ведущим активным компонентом взаимодействия. Система управления процессом товародвижения имеет множество структур в подсистемах в зависимости от уровня управления материальным потоком и функционального назначения подсистемы.
Отметим, что система управления процессом товародвижения функционирует:
- в материальном производстве, следовательно, связана с организацией и планированием производственного процесса;
- в торговле, следовательно, связана с торговыми структурами;
- в услугах различного рода, следовательно, связана со структурами и функциями сервисного обслуживания.
В-третьих, иерархичностью, когда каждый компонент подсистемы, в свою очередь, можно рассматривать как подсистему, а исследуемая в данном случае подсистема представляет собой один из компонентов более широкой системы. В системе управления процессом товародвижения, например в складском хозяйстве, которое является подсистемой, возможна следующая иерархия: склад в магазине (как подсистема) – это компонент распределительного склада в городе (как подсистема) – компонент регионального или межрегионального распределительного складского комплекса (как подсистема общей системы).
В-четвертых, множественностью описания каждой отдельной подсистемы (в зависимости от уровня управления), так как в силу принципиальной сложности практически любой подсистемы ее познание требует построения множества различных моделей, каждая из которых описывает лишь определенный аспект системы. Система управления процессом товародвижения имеет множество моделей управления в складском и транспортном хозяйстве, в управлении запасами, в управлении материально-техническим снабжением в зависимости от субъекта хозяйствования – его статуса, производственной деятельности, структуры, количественных составляющих, мощности и других экономических, организационных и технических компонентов (31, с. 24).
В настоящее время для того, чтобы обеспечить эффективную деятельность, компания должна постоянно развивать товарный ассортимент и систему закупок продукции. Необходимость этого обусловлена следующими факторами:
- изменение спроса на отдельные товары;
- появление новых или усовершенствование уже существующих товаров в результате проведенных исследований в области техники и технологии;
- изменения в товарном ассортименте конкурентов.
Отметим, что, по мнению И.Л. Акулича, важными факторами развития товарного ассортимента являются:
- целесообразность использования свободных мощностей;
- желание посредников закупать товары широкого ассортимента;
- целесообразность использования побочных продуктов производства (2).
Главной целью руководства компании является обеспечение наиболее полного соответствия товарного ассортимента запросам потребителей с учетом данных факторов. Такое соответствие и достигается благодаря управлению товарным ассортиментом.
Управление товарным ассортиментом компании – это постоянное предложение рынку такого ассортимента товаров, который удовлетворяет потребителей с точки зрения его глубины, широты, гармоничности и насыщенности. Для того, чтобы управление товарным ассортиментом было эффективным, необходимо анализировать и оценивать все товары, производимые или реализуемые компанией. Также следует анализировать запросы покупателей, учитывать, соответствует ли товарный ассортимент данным запросам и в случае необходимости принимать решения о прекращении производства устаревших товаров, разработке новых товаров или изменению и улучшению товаров, изготавливаемых на данный момент.
Для того чтобы эффективно управлять товарным ассортиментом, фирме необходимо разрабатывать товарную политику. По мнению российских ученых И.М. Синяевой, С.В. Земляка, В.В. Синяева товарная политика – это «маркетинговая деятельность, связанная с планированием и осуществлением совокупности мероприятий и стратегий по формированию конкурентных преимуществ и созданию таких характеристик товара, которые делают его постоянно ценным для потребителя и тем самым удовлетворяют ту или иную его потребность, обеспечивая соответствующему предприятию прибыль» (19, с. 73).
Товарная политика должна быть направлена, с одной стороны, на всемерный учет желаний потребителя в отношении свойств предлагаемого товара, а с другой – на усиление его конкурентоспособности. Она включает в себя несколько направлений: индивидуализацию, отличающую данный товар от товаров-аналогов, выпускаемых конкурентами; постоянную модернизацию и модификацию товара (услуг) на основе меняющихся вкусов потребителя; разработку новых товаров, появление которых обусловливается улучшением экономического положения населения; продажу товаров более высокого качества по ценам аналогичных товаров, но более низкого качества.
Исходным пунктом в проведении данной политики, по мнению Н.Д. Эриашвили, является, прежде всего, «установление номенклатуры товаров, с которыми предприятие должно выходить на рынок» (18, с. 238). Дело в том, что для повышения степени выживаемости в условиях рынка фирма вынуждена выходить на него не с одним товаром, а с несколькими, причем желательно, чтобы они дополняли друг друга.
Значение также приобретает определение оптимальной номенклатуры производимой продукции, которая должна устанавливаться с позиций как достижения минимальных затрат на ее выпуск, так и снижения затрат на реализацию (использование одних и тех же каналов сбыта, рекламы и т.д.). Вместе с тем установление товарной номенклатуры, и даже обширной, не означает, что предприятие не должно проводить индивидуализацию товара. Смысл ее состоит в подчеркивании особых, специфических свойств, присущих только данному товару. Именно для этого должна проводиться модификация товара. Фирма может увеличить объем сбыта путем изменения некоторых свойств товара, что привлечет новых покупателей или увеличит возможности использования товара постоянными клиентами. Подобная практика часто определяется как повторное внедрение товара и существует в различных формах (18).
Улучшение качества товара направлено на улучшение функциональных характеристик товара, таких, как срок службы, надежность, вкус и т. д. Фирма может добиться реальных преимуществ перед конкурентами путем выпуска высококачественных продуктов. Однако увеличить объем сбыта путем улучшения качества товара можно, если соблюдаются следующие условия: свойства товара могут быть улучшены; покупатель верит в возможность улучшения качества товара; значительное число покупателей действительно ощутит улучшение качества товара (18).
Модернизация товара предполагает придание ему таких свойств, которые расширяют сферу его применения (например, диетические соки, напитки для детского питания, заправочные консервы, консервы для детского и диетического питания, продукты для быстрого приготовления в микроволновых печах). Модернизация товара дает, по крайней мере, четыре преимущества перед конкурентами:
- позволяет предприятию стать ведущим в своей отрасли;
- является чрезвычайно эффективным средством в конкурентной борьбе, так как новые продукты позволяют не только увеличить объемы реализации, но и способствуют лучшей сохранности, уменьшению потерь при хранении;
- позволяет повысить доверие постоянных покупателей к товару;
- повышает интерес каждого сотрудника к своей работе.
Однако модернизация товара может быть произведена и конкурентами. Если фирма не уверена, что она будет первой, модернизация может не принести дополнительной прибыли. Улучшение оформления товара направлено на улучшение эстетических свойств. Фирма часто меняют оформление, цвет, упаковку, которую в данном случае рассматривают как составную часть самого товара. Разработав определенный стиль оформления товара, каждая компания может добиться того, чтобы его товар покупатели сразу отличали от других.
Отметим, что наибольшую долю затрат большинства предприятий составляют расходы на создание материальных запасов. Одной из основных задач предприятия становится адаптация системы управления запасами к переменной величине материальной потребности, минимизация издержек в условиях зависимого спроса (38).
Процесс приобретения продукции включает в себя ряд логически взаимосвязанных видов работ. Выделяются следующие стадии процесса приобретения продукции:
- составление заявок;
- анализ заявок;
- выбор поставщиков;
- размещение заказов;
- контроль за выполнением заказов;
- завершение процесса приобретения.
Составление заявок. Заявки на приобретение продукции подготавливаются соответствующими сотрудниками функциональных подразделений предприятия. Они содержат информацию о том, какие виды и какое количество продукции требуется предприятию, когда они должны быть получены и кто составил заявку. Заявки составляются таким образом, чтобы ожидаемая к поступлению продукция опережала фактические потребности в ней. Время между размещением заявок и получением продукции называется временем опережения. Работники, ответственные за составление заявок, должны устанавливать сроки поставки продукции с минимальным опережением, учитывая возможности поставщика и потребности потребителя продукции.
Анализ заявок. Заявки на потребление продукции подвергаются анализу в службе материально-технического снабжения с участием специалистов из других подразделений. Цель анализа – обеспечение минимальных издержек по каждому виду продукции, конкретные потребительные свойства которой предполагается использовать в производстве продукции. Методами исследования являются функционально-стоимостный анализ и конструирование стоимости.
Выбор поставщиков. При выборе поставщиков основными критериями являются: надежность поставщика, способность поставлять необходимые ресурсы должного качества и в нужные сроки, поставка материальных ресурсов по возможно минимальным ценам, удаленность поставщика от потребителя, наличие у поставщика свободных мощностей и т.д. Основными источниками сведений о поставщиках и материалах являются личные контакты с «продавцами», объявления в рекламных изданиях, описания товаров, которые даются в каталогах и проспектах, посещение предприятий и изучение практики поставки продукции, информация, получаемая от банков, торговых ассоциаций, государственных учреждений и т.д. Из списка поставщиков, имеющих хорошую репутацию, выбираются те, кто предлагает наиболее выгодные условия с точки зрения цены и сроков поставки. Крупные заказы целесообразно распределять между двумя и большим количеством поставщиков с тем, чтобы проверить конкурентоспособность основного поставщика и оградить себя от возможных неожиданностей.
Размещение заказов. Приобретение продукции осуществляется разными методами в зависимости от ее вида. Основными методами закупок являются:
- оптовые закупки (одна большая партия за один раз);
- регулярные закупки (покупатель заказывает необходимое количество продукции, которая поставляется ему мелкими партиями в течение определенного периода);
- ежедневные (ежемесячные) закупки (используется при закупках быстро используемой продукции);
- получение продукции по мере необходимости;
- единичные закупки (продукция заказывается в том случае, если она требуется и вывозится со складов поставщиков в случаях, когда невозможно получать продукцию по мере необходимости).
Документально заказ оформляется посредством заключения контракта между поставщиком и потребителем продукции.
По мнению российского исследователя А.В. Юрасова будущее системы управления закупками за автоматизированными системами управления, которые предоставляют возможности публикации потребности в материально-технических ресурсах, поиска поставщиков, получения от них коммерческих предложений, организации тендеров, конкурсов и т.д. (41).
По оценке аналитиков компании AMR Research, стоимость обработки и выполнения заказов на непроизводственные товары составляет около 70% всей стоимости закупки. Для товаров же производственного назначения этот показатель может достигать 90%. Процесс снабжения предприятия всегда было трудно регламентировать и контролировать. Поэтому с появлением систем, автоматизирующих данный процесс и делающих его прозрачным, значительно возросла эффективность, исчезла возможность злоупотреблений.