Разработка и внедрение информационной системы по автоматизации внутреннего документооборота, приказы, распоряжения, инструкции

Введение
1. Обзор аналогов. Постановка задачи
1.1. Обзор предметной области
1.1.1.Внутренний документооборот
1.1.2. Информационная поддержка компании
1.2. Обзор аналогов
1.2.1. Средства «1С Предприятия»
1.2.2. Microsoft Excel
1.2.3. Microsoft Explorer
1.2.4. Итог обзора аналогов
1.3. Постановка задачи
2. Проектирование системы
2.1. Основная идея решения. Как работает. Схема работы.
2.2. Выбор платформы
2.3. Архитектура. Структура базы и классов.
2.4. Проектирование интерфейса
2.4.1 Правила пользовательского интерфейса
2.4.2 Принципы композиции визуально-графических материалов
2.4.3. Гармония
2.4.4. Цвет
2.4.5. Принципы художественной композиции
2.4.6. Проектирование интерфейса в С
3. Реализация и внедрение
3.1. Специфика реализации
3.2. Тестирование
3.3. Внедрение
4. Экономика
5. БЖД
5.1. Характеристика условий труда программиста
5.2. Требования к освещению
5.3. Эргономические требования к рабочему месту
5.4. Режим труда
Заключение
Список использованной литературы

Разработка и внедрение информационной системы по автоматизации внутреннего документооборота, приказы, распоряжения, инструкции

Внесение документа осуществляется на основании нового документа путем ввода данных составителем в специальную форму документа. В результате, появившийся новый электронный документ становится доступным для чтения и модификации.
Функция «чтение документов» необходима для просмотра пользователями созданных электронных документов, а также изменений, вносимых в документы.
DFD-диаграмма, описывающая потоки данных при выполнении процесса «Внесение документов», представлена на рисунке 2.4.
Составитель осуществляет внесение документа на основании его бумажного варианта с использованием специальной электронной формы документа. Необходимая форма документа хранится в базе данных. Дополнительные данные: тип документа, статус документа, - также хранятся в базе данных и выбираются составителем документа.
Переведенные в специальный формат (pdf) документы и новые электронные документы также хранятся в базе данных. Отметка о переводе документа делается в базе данных Log.
Рисунок 2.4 - DFD-диаграмма, описывающая потоки данных при выполнении процесса «Внесение документов»
Последовательность действий, осуществляемых при выполнении процесса внесения документа, представлена на рисунке 2.5.
Первое действие – прием документа составителем от автора.
Второе – делается проверка документа на ошибки. И в случае наличия вопросов они устраняются, предварительно при необходимости получив согласие на то руководства. После чего вновь составитель производит проверку документа на ошибки.
В случае, когда все ошибки устранены, документ переводится в электронный вид путем сканирования и его сохранения в pdf-формат.
На следующем этапе документ копируется и перемещается в каталог.
На этом занесение документа в базу данных заканчивается.
Рисунок 2.5 – Алгоритм перевода и внесения документов в ИС
Модификацию (изменение) документов вправе выполнять составители и администратор.
На рисунке 2.6 представлена DFD-диаграмма, описывающая потоки данных при выполнении процесса «Внесение изменений в документы».
Администратор определяет статус сотрудников, в соответствии с которым сотрудники получают права на редактирование документов. Также администратор вправе проверять вносимые изменения, перечень измененных документов, а также сотрудников, вносивших изменения.
Составителе имеют возможность менять статус документа, тип документа, название документа, текст документа.
Необходимые для изменения данные, а также данные о изменениях хранятся в разделах базы данных:
- БД изменений;
- БД типов документов;
- БД документов;
- БД статусов сотрудников;
- БД статусов документов;
- БД Log.
Рисунок 2.6 - DFD-диаграмма, описывающая потоки данных при выполнении процесса «Внесение изменений в документы»
Алгоритм, описывающий процесс «Внесение изменений в документы», представлен на рисунке 2.7.
Составитель после получения списка документов выбирает необходимый редактируемый документ.
Открыв данный документ, составитель вносит изменения. После чего модифицированный документ сохраняется в базе данных.
Рисунок 2.7 - Алгоритм, описывающий процесс «Внесение изменений в документы»
Блок «Управление системой» реализуется с помощью трех процессов:
- управление электронными документами;
- управление пользователям системы;
- формирование отчетности.
На рисунке 2.8 представлена декомпозиция блока «управление системой».
На вход процесса «управление электронными документами» поступает информация об изменениях. Выполнение данного процесса дает в результате списки изменений и документов.
Процесс «управление пользователями системы» на основании информации о пользователях системы выдает список дополнений и модификаций.
Выполнение процесса «формирование отчетности» позволяет получать отчетность двух видов:
- регламент по изменению КИП;
- статистику работы системы.
Рисунок 2.8 – Декомпозиция блока «Управление системой»