Анализ управленческого документа

Содержание
Введение
Глава 1. Теоретические основы
1.1. Понятие «управленческий документ»
1.2. Правила оформления управленческих документов
Глава 2. Методика анализа документов
2.1. Методические процедуры «управленческого документа»
2.2. Анализ управленческого документа
Заключение
Список используемой литературы:

Анализ управленческого документа

На основе анализа управленческих документов выделены и приведены следующие слова и выражения, на которые надо обращать внимание в процессе анализа документа:
«Должны…» / «обязаны…»
«Эффективность…» (в различных сочетаниях)
«Четкий» (в отношении чего-либо)
«Надлежащие…» (действия, квалификация и др.)
«Своевременный…»
«Добросовестно и разумно»
«В интересах общества»
«Допускается…», «может быть…», «какой-либо…», «какой-нибудь…»
«При / в определенных обстоятельствах (условиях)…».
Приведенные выше слова и фразы значимы тем, что они являются своеобразными «маяками» в документах, которые позволяют выявить риски или возможности в документах – именно вокруг таких слов, как правило, следует искать возможность «зацепиться». Это позволяет довольно быстро проводить анализ (экспресс-анализ) документов, выявлять недоработки, оценивать работу лиц, осуществляющих подготовку документов.
Значительно осложняют восприятие документа часто используемые в документе сложные речевые конструкции типа «подразделение, в функции которого входит …». С одной стороны, эта формулировка позволяет однозначно определить подразделение при отсутствии его точного наименования, но, с другой стороны, затрудняет восприятие документа, если эта конструкция будет использоваться слишком часто – она загромождает текст. Достаточно его определить в самом начале документа, присвоить ему краткое название и по тексту пользоваться им.
Хотелось бы отметить, что мы рассуждаем здесь с точки зрения обеспечения управленческой функции документа. Поэтому, прежде всего, мы должны обращать внимание на то, как документ воспринимается потенциальным субъектом взаимодействия, насколько он поймет его. Ведь для управления имеет значение не то, что написано в документе, а то, что и как понимают люди, прочитав этот документ. В конце концов, нас не интересует возможность выявить виновного и наказать его за неисполнение той или иной корпоративной нормы. Нас, с точки зрения управления, интересует, как документ регулирует деятельность человека, а это, как мы говорили выше, определяется информацией, которая имеется в голове у человека, которую он получил, прочитав документ.
Но, в то же время, следует еще раз отметить, что, мы можем намеренно усложнять восприятие документа, «наливать воду», вводить очень сложные смысловые конструкции, использовать средства оформления, чтобы замаскировать отдельные слова и положения, которыми намерены воспользоваться в дальнейшем. То есть, можно специально расставить определенные «зацепки» и «ловушки», которые можно использовать в определенных случаях. Это тоже один из инструментов корпоративного управления, который относится к методу формирования институциональной среды корпоративного взаимодействия.7
Количественные характеристики. К количественным характеристикам документа относятся коэффициенты неопределенности и информативности.
Коэффициент неопределенности документа - это отношение статей, содержащих неурегулированные диспозиции, нечеткие формулировки, неопределенные термины, ссылки на несуществующие документы или отсутствие необходимых ссылок на действующие документы, различные слова и фразы, позволяющие толковать их по-разному, к общему количеству статей в документе.
Соответственно, коэффициент информативности – это отношение статей, содержащих новую информацию (по отношению к действующей институциональной среде) к общему количеству статей в документе.
По сути, коэффициент информативности показывает меру полезности документа для регулирования корпоративных отношений.
Обозначенные коэффициенты - это количественные характеристики документа, характеризующие его содержание, и являются инструментами конент-анализа документов. Безусловно, даже при использовании количественных характеристик, некоторой субъективности анализа документа не избежать, но проведение анализа нескольких документов по одному и тому же алгоритму, использование довольно точных количественных характеристик существенно упрощают сравнение документов. Использование же приведенной выше методики в процессе подготовки позволяет существенно снизить вероятность неисполнения документа, повысить его регулятивную силу.8
2.2. Анализ управленческого документа
Текст:
«Для проверки готовности школ к новому учебному году прошу об укомплектованности штата учителей»
I. Описательная модель текста:
1. Список знаменательных слов
1. для проверки
2. готовности
3. школ
4. к новому
5. учебному
6. году
7. прошу
8. об укомплектованности
9. штата
10. учителей
Вывод: в тексте 10 знаменательных слов.
2. Определение фразеологизмов и клише
Фразеологизмов нет. К устойчивым сочетаниям можно отнести обороты:
- новый учебный год
- проверка готовности
- укомплектованность штатов учителей
Все названные обороты, применяемые в официально-деловом и публицистическом стилях, мы будем рассматривать как устойчивые клише (= одно слово).
В результате получаем следующий перечень знаменательных слов и клише:
1. для проверки готовности
2. школ
3. к новому учебному году
4. прошу
5. об укомплектованности штата учителей
Вывод: в тексте 5 «слов».
3. Определение главных и зависимых «слов»
Результаты анализа:
1. для проверки готовности (прошу)
2. школ (готовности)
3. к новому учебному году (готовности)
4. прошу
5. об укомплектованности штата учителей (прошу)
4. Составление перечня сведений
Корневое слово – прошу. Оно не является зависимым ни в каком словосочетании, т.е. оно призвано передавать свойство среды управления в целом. Однако слово «просить» - неполнозначное, в полной мере не передает сущность действия, которое должно совершиться в среде управления.
Связующие слова – «для проверки готовности»; «к учебному году», «об укомплектованности штатов».
Оконечные слова: «школ», «новому», «учителей».
Основное сведение о среде управления предусмотрено одно. Оно должно отвечать на вопрос: «Какое действие должно совершиться в среде управления?». Однако в самом тексте управленческого документа не содержится точного обозначения характера действия, есть только указание на его мягкую побудительную форму («прошу»).
Значения основного сведения о среде управления можно частично восстановить из контекста, проанализировав связующие и оконечные слова первого уровня.
На первом уровне связующим словом являются сочетания:
- «для проверки готовности»
- «об укомплектованности штата»
Получаем следующий перечень сведений:
- «Прошу с какой целью?» - для проверки готовности (связующее «слово» первого уровня). Характеристика целевой направленности управленческого действия
- «Прошу о чем?» - об укомплектованности штата (оконечное «слово» первого уровня). Характеристика состава управленческого действия.
Следом нужно обозначить сведения, название которых основывается на связующих словах первого уровня. В нашем тексте к оконечным «словам» второго уровня относятся 2:
- «школ»
- «учителей»
На этом уровне формируются следующие сведения:
- «Готовности чего (кого)?» - школ (оконечное слово второго уровня). Это характеристика предмета, осмысляемого в ходе управленческого действия.
- «Об укомплектованности какого штата?» - учителей (оконечное слово второго уровня). Уточнение характеристики состава управленческого действия.
В тексте есть также связующее слово второго уровня:
– «Готовности к чему?» - к учебному году (связующее слово второго уровня). Характеристика состояния предмета, участвующего в качестве предмета в управленческом действии.
Есть также оконечное слово третьего уровня – «новому»:
- «К какому учебному году?» – новому (оконечное слово третьего уровня)
II. Семантическая модель текста
Первый шаг – определение слов, являющихся главными в словосочетаниях текста:
1. Прошу
2. Проверка
3. Готовности
4. Школ
5. Укомплектованность
6. штатов
7. учебный
8. год
Второй шаг – определение семантических значений главных слов, полученных в предыдущем шаге:
1. Прошу - просить
обращаться к кому-н. с просьбой о чем-н.
хлопотать, вступаться за кого-н.
приглашать звать.
2. Проверка – от «проверить»
удостовериться в правильности чего-н., обследовать с целью надзора, контроля.
Подвергнуть испытанию для выяснения чего-н.
3. Готовность
Согласие сделать что-н.
Состояние, при котором все сделано, все готово.
4. Школа
Учебное заведение
Выучка, достигнутый в чем-н. опыт, а также то, что дает такую выучку.
Направление в области науки, искусства.
5. Укомплектованность – от «комплектовать»
Пополнять до комплекта, составлять
6. Штат
Постоянный состав сотрудников какого-н. учреждения
Положение о числе сотрудников и должностей учреждения и их функциях
7. Учебный
Относящийся к учению, обучению;
Такой, где производится подготовка, тренировка для какого-н. рода службы
8. Год
Промежуток времени, равный периоду обращения Земли вокруг Солнца – 12 календарным месяцам
Промежуток времени, в который завершается цикл каких-нибудь занятий, работ;
(мн.) период времени в некоторое количество лет;
(мн.) в сочетании с порядковыми числами – промежуток времени в пределах десятилетия.
(род. Мн.) возраст.
Третий шаг – определение актуального аспекта лексического значения слова, следующего из контекста.
1. Прошу - просить
актуальное значение – первое, главное: «обращаться к кому-н. с просьбой о чем-н.»
2. Проверка – от «проверить»
Актуальное значение: процесс проверки, удостоверения в правильности чего-н. Соответствует первому, основному лексическому значению исходного слова «проверить».
3. Готовность
Актуальное значение соответствует второму значению слова: «Состояние, при котором все сделано, все готово».
4. Школа
Актуальное значение – первое: «учебное заведение»
5. Укомплектованность – от «комплектовать»
Актуальное значение существительного соответствует опредмеченному основному значению глагола «комплектовать»: «Пополнять до комплекта, составлять»
6. Штат
Актуально первое значение слова: «Постоянный состав сотрудников какого-нибудь учреждения»
7. Учебный
Актуально первое, основное лексическое значение: «Относящийся к учению, обучению»
8. Год
Актуально второе лексическое значение: «промежуток времени, в который завершается цикл каких-нибудь занятий, работ»;
Четвертый шаг – определение собственно семантических значений необязательных оконечных слов. В нашем случае к этим словам относятся:
1. новый
2. учителей