Секретарское обслуживание управленческой деятельности.

Содержание

Введение
Глава 1. Общая характеристика деятельности секретаря. Требования, предъявляемые к секретарю
1.1. Роль и место секретаря в структуре управления организации
1.2. Функциональные обязанности секретаря в зависимости от его квалификации и особенности организации
1.3. Организация труда секретаря
Выводы
Глава 2. Функции секретаря по обеспечению управленческой деятельности
2.1. Инструкция по делопроизводству
2.2. Организация работы с документами в Государственном учреждении «Централизованной бухгалтерии администрации Фрунзенского района г. Санкт-Петербурга»
2.3. График документооборота
Выводы
Глава 3. Методы совершенствования секретарского обслуживания управленческой деятельности
3.1. Создание службы документационного обеспечения управления как структурного подразделения
3.2. Компьютерная технология секретарского обслуживания управления
3.3. Справочно-правовые системы
Выводы
Заключение
Список использованных источников
Приложения

Секретарское обслуживание управленческой деятельности.

3. Документопоток исходящих документов – информация, направляемая во внешний мир (письма и ответы на письма, договоры, отчеты, контракты, пресс-релизы и т.д.)
Задача секретаря СПб ГУ ЦБ администрации Фрунзенского района заключается в том, чтобы документы во время своего движения не терялись и вовремя поступали в очередные пункты обработки. Ведь именно от четкости их движения зависит своевременность и правильность принятия управленческих решений. Эта задача решается с помощью многолетним опытом выверенная и отшлифованная системы организации документооборота, которая изложена в нормативных документах. Они называются   Единой государственной системы документационного обеспечения управления (ЕГСДОУ).  
Проанализируем механизм осуществления и контроля прохождения и исполнения документов разных документопотоков по отделам СПб ГУ ЦБ администрации Фрунзенского района.
Для этого рассмотрим этапы обработки входящих документов на примере обработки входящего письма, адресованного директору СПб ГУ ЦБ администрации Фрунзенского района. Данная схема представлена на рис. 2.
1. После вскрытия конверта секретарь производит предварительное рассмотрение письма, на основании которого он принимает решение направить документ директору СПб ГУ ЦБ администрации Фрунзенского района. (Конверты с пометкой «лично» не вскрываются).
2. Секретарь регистрирует письмо. Письмо получает уникальный входящий номер. Также фиксируется дата его поступления в организацию.
3. Секретарь передает письмо директору Учреждения.
4. Директор Учреждения рассматривает документ и с резолюцией, отражающей его решение, направляет исполнителю через секретаря. Секретарь вносит резолюцию в регистрационный журнал.
5. Исполнитель, работая с документом, готовит ответ, который направляет директору СПб ГУ ЦБ администрации Фрунзенского района на подпись.
6. Секретарь осуществляет контроль за исполнением документа.
7. Секретарь получает от исполнителя инициативное письмо и помещает его в соответствующее дело для дальнейшего хранения и использования, а ответ направляет адресату
Рис. 2. Схема работы с входящими документами
Схема работы с исходящими документами представлена на рис. 3.
Рис. 3. Схема работы с исходящими документами
Этапы обработки исходящих документов:
1. Исходящий документ готовится исполнителем в отделе СПб ГУ ЦБ администрации Фрунзенского района (составляется и согласовывается проект документа). Чаще всего исходящий документ исполнителем и оформляется, а секретарь проверяет правильность оформления.
2. Оформленный документ передается на подпись директору СПб ГУ ЦБ администрации Фрунзенского района.
3. После подписания директором СПб ГУ ЦБ администрации Фрунзенского района документ регистрируется секретарем.
4. Зарегистрированный документ отправляется адресату. Отправка должна быть произведена в день поступления документа секретарю.
5. Копийный экземпляр документа секретарь подшивает в дело.
Этапы обработки внутренних документов зависят от их вида. Типичным примером внутреннего документа является приказ по основной деятельности. Рассмотрим этапы его обработки:
1. Внутренние распорядительные документы (например, приказы, решения или распоряжения) составляются и оформляются секретарем по указанию директора СПб ГУ ЦБ администрации Фрунзенского района.
2. Затем приказы, при необходимости, согласовываются   с юридическим отделом СПб ГУ ЦБ администрации Фрунзенского района.
3. Согласованные приказы  подписываются директором СПб ГУ ЦБ администрации Фрунзенского района.
4. Затем внутренние документы регистрируются, размножаются секретарем и направляются для исполнения в отделы СПб ГУ ЦБ администрации Фрунзенского района.
Выводы
Существенным недостатком в деятельности СПб ГУ ЦБ администрации Фрунзенского района является отсутствие инструкции по делопроизводству и должностной инструкции секретаря директора Учреждения.
Правильная организация документооборота способствует оперативному прохождению документов в аппарате управления, равномерной загрузке подразделений и должностных лиц, оказывает большое положительное влияние на управленческий процесс в целом.
Основными принципами организации документооборота являются следующие:
1. Прохождение документов должно быть оперативным. Чтобы сократить время их пребывания в сфере делопроизводства, следует различные операции по обработке документов выполнять параллельно (например, копирование и раздача копий документа лицам, в исполнении которого они участвуют одновременно, и т.д.).
2. Каждое перемещение документа должно быть оправданным, необходимо исключить или ограничить возвратные перемещения документов. Пребывание документа в той или иной инстанции должно быть строго обусловлено необходимостью его обработки и вытекать из соответствующих организационных и технологических требований.
3. Порядок прохождения и процессы обработки основных видов документов должны быть единообразными.
Эффективность труда сотрудников службы делопроизводства в значительной степени зависит от их квалификации, а также от степени оснащенности современными техническими средствами, от учета при создании службы делопроизводства технического, юридического и организационного аспектов.
Глава 3. Методы совершенствования секретарского обслуживания управленческой деятельности
3.1. Создание службы документационного обеспечения управления как структурного подразделения
Эффективность достижения целей организации, реализации ее стратегии, взаимодействия с внешней средой в значительной мере определяются правильностью построения структуры организации. Организационная структура СПб ГУ ЦБ администрации Фрунзенского района представлена на схеме Приложения 6.
Организационно-правовой отдел выполняет задачи по правовому обеспечению деятельности СПб ГУ ЦБ администрации Фрунзенского района, по кадровой политике, выполняет задачи по документационному обеспечению управления и архивному обеспечению Учреждения.
Отдел планирования и экономического анализа:
1. Формирование единой экономической политики Учреждения.
2. Анализ экономического состояния Учреждения и учреждений образования, подведомственных администрации Фрунзенского района Санкт-Петербурга.
3. Разработка и постановка системы учета и контроля за ходом выполнения планов деятельности Учреждения и подведомственных учреждений.
4. Организация и методическое обеспечение разработок программ, перспективных и краткосрочных прогнозов экономического развития Учреждения и подведомственных учреждений.
5. Совершенствование концепции планирования расходов на осуществление деятельности Учреждения, и подведомственных учреждений на инвестиционные программы.
6. Контроль выполнения подразделениями Учреждения и подведомственными учреждениями законодательства Российской Федерации в области экономики.
7. Формирование бюджета на последующий год.
8. Подготовка тарификации.
Отдел учета и исполнения договоров:
1. В области проведения открытых конкурсов:
1. Подготовка конкурсной документации: текста конкурсной документации, текста проекта Контракта в составе конкурсной документации, оформление, исполнение сопроводительных документов – на основе представленного в договорной отдел технического задания и расчета (по смете каждого подведомственного учреждения).
2. Согласование конкурсной документации с проектом Контракта в администрации Фрунзенского района Санкт-Петербурга в отделе государственного заказа и в юридическом отделе.
3. Согласование конкурсной документации в Комитете
экономического развития промышленной политики и торговли
(КЭРППиТе) в том случае, если сумма государственного заказа свыше
15,0 млн. руб.
4. Подача объявления в журнал «Государственный Заказ Санкт-
Петербурга».
2. В области запроса ценовых котировок через Интернет – (от 60,0 тыс. руб. до 250,0 тыс. руб.):
1. Составление текста запроса ценовых котировок (запроса оферт) для размещения запроса котировки в сети Интернет с обязательным приложением – подробным описанием требуемых товаров, работ, услуг – техническим заданием (в электронном виде и на бумажном носителе), оформление пакета сопроводительных документов, согласование в администрации.
2. Прием конвертов от претендентов, пожелавших принять
участие во внеконкурсной процедуре закупок.
3. Проведение внеконкурсной процедуры закупок (прием оферт,
отправленных по электронной почте, вскрытие конвертов с офертами
на бумажном носителе, составление протокола вскрытия, протокола
сравнения цен, предложенной участниками)
3. В области оформление договоров и дополнительных
соглашений с организациями-монополистами, заключение
Контрактов способом единственного источника:
1. Оформление пакета сопроводительных документов (письма,
листы согласования, титульные листы) для договора с монополистами,
согласование в администрации.
2. Для заключения Контракта способом ед. источника -
составление текста контракта, нахождение нормативных актов,
позволяющих заключить Контракт способом ед. источника, написание
обоснования заключения с ед. источником, согласование (при
необходимости) в антимонопольном комитете. Согласование с
юристами текста контракта. Заключение договоров с каждым
учреждением на основе Контракта после утверждения Контракта в
Комитете.
4. В области размещения государственного заказа на питание
сотрудников подведомственных учреждений, учащихся
образовательных учреждений и воспитанников дошкольных
образовательных учреждений:
1. Предоставление информации о действующих средне­городских ценах (подтвержденных КЭРППиТом на момент формирования бюджета) и предполагаемого индекса инфляции для отдела питания ГУ «ЦБ» и учреждений, находящихся на самостоятельном балансе при формировании бюджета на следующий финансовый год.
2. Последующее формирование открытого конкурса на основании расчетов отдела питания, а также расчетов необходимого количества продуктов по нормам, заверенным подписями руководителей учреждений, главными бухгалтерами и ответственными за питание.
Расчетный отдел:
1. Анализ эффективности применяемых форм и систем оплаты труда, материального и морального стимулирования.
2. Разработка предложений по внедрению прогрессивных форм
оплаты и стимулирования труда.
3. Разработка положения о премировании работников Учреждения
и подведомственных учреждений применительно к конкретным
условиям их деятельности и контроль за применением этого
положения.
4. Оформление приема сотрудников ГУ ЦБ и подведомственных
учреждений путем занесения персональных данных на электронный
носитель (программа «Парус»), согласно штатному расписанию по
единой тарифной сетке оплаты труда работников организаций
5. бюджетной сферы по разрядам, на основании приказов директора ГУ ЦБ, руководителей подведомственных учреждений.
6. Заполнение лицевых счетов на каждого сотрудника ГУ ЦБ и подведомственных учреждений.
7. Начисление заработной платы, нештатной заработной платы по договорам, педагогической практики, очередных, учебных отпусков работников.
8. Расчет пособий по временной нетрудоспособности, частично оплачиваемого отпуска по уходу за ребенком до 1,5 лет, компенсаций на транспортные расходы молодым специалистам, компенсаций на приобретение книгоиздательской продукции.
9. Перечисление заработной платы на магнитные карты в банк на основании лицевого счета работника.
Финансовый (общий) отдел:
1. Учет кассы.
2. Учет движения денежных средств через лицевые счета.
3. Учет расчетов с поставщиками и подрядчиками.
4. Учет расчетов с подотчетными лицами.
5. Учет кассовых и фактических расходов.
6. Формирование журналов-ордеров.
7. Хранение текущей документации.
8. Контроль за исполнением договорных обязательств.
Отдел питания и родительской платы:
1. Ведение учета наличия продуктов питания в подведомственных учреждениях, учет всех операций, связанных с приобретением и списанием продуктов питания.
2. Формирование бюджета на последующий год по питанию по подведомственным учреждениям.
3. Составление технического задания к конкурсной документации на поставку продуктов питания и организацию горячего питания в подведомственных учреждениях
4. Отслеживание государственных контрактов, расчеты с
поставщиками.
5. Проведение сверки по контрактам на поставку продуктов питания и организацию горячего питания в подведомственных учреждениях.
6. Прием отчетов по питанию от бухгалтеров подведомственных учреждений.
Материальный отдел:
1. Учет материальных средств и материальных запасов, поступление их и убытие.
2. Учет поступлений за счет денежных средств, безвозмездных поступлений
3. Инвентаризация 2 раза в год.
Отдел по учету доходов от предпринимательской деятельности:
1. Учет доходов по различным видам предпринимательской деятельности.
2. Налоговая отчетность (НДС, налог на прибыль, земельный налог, налог на имущество, транспортный налог).
3. Оформление счетов-фактур на оплату коммунальных услуг.
4. Сбор табелей для начисления платных услуг.
Отдел составления сводной отчетности:
1. Сверка с аналитическим учетом по всем счетам
2. Составление месячной, квартальной, годовой отчетности
3. Прием отчетности от учреждений, ведущих учет самостоятельно.
Хозяйственный персонал:
1. Обслуживание локальной сети и оргтехники.
2. Организация эксплуатации программно-технического сопровождения и администрирования локальной вычислительной сети Учреждения, а также обеспечение и координация работ по ее модернизации и развитию.
Проведенный анализ показал, что в СПб ГУ ЦБ администрации Фрунзенского района существует централизованная форма документооборота, которая предполагает сосредоточение всех технологических операций по работе с документами в ведении одного сотрудника (секретаря Учреждения). Этим сотрудником выполняется полный цикл технологических операций по обработке документов от момента их получения или создания до сдачи в архив:
1) прием и обработка поступающих документов;
2) регистрация документов;
3) контроль за исполнением;
4) справочно-информационная работа;
5) систематизация и хранение документов;
6) отправка документов;
7) обработка документов для их передачи в архив.
Централизация отдельных операций по обработке документов является наиболее рациональной формой организации делопроизводства, т.к. позволяет снизить затраты на обработку документов, улучшить организацию труда секретаря, эффективно использовать оргтехнику, достичь единства организационного и методического руководства документационным обеспечением. Однако полная централизация работы с документами возможна только в небольших учреждениях с объемом документооборота до 10 тыс. документов в год, поэтому в СПб ГУ ЦБ администрации Фрунзенского района необходимо создание службы документационного обеспечения управления.
Основной целью службы документационного обеспечения управления является организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению. Выполнение этой цели предусматривает решение следующих задач:
1) постоянное совершенствование форм и методов работы c документами;
2) обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами, информационно- поисковое систем, контроля исполнения и подготовки документов к передаче в ведомственный архив в соответствии с действующими государственными нормативно-методическими документами;
3) сокращение документооборота;
4) разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения в организации и в подведомственной системе, прогрессивных технологий делопроизводствам.
Функции службы документационного обеспечения управления в СПб ГУ ЦБ администрации Фрунзенского района определяются из целей и задач ее деятельности и включают полный объем работы:
1. Разработка, внедрение и ведение табеля и альбома унифицированных форм документов Учреждения; внесение  них изменений.
2. Разработка и проектирование бланков документов.
3. Осуществление экспедиционной обработки поступают и отправляемых документов.
4. Регистрация входящих, исходящих и внутренних документов и выполнение информационно-справочной работы по документам.
5. Организация своевременного рассмотрения и подготовки к докладу руководству поступающих документов.
6. Контроль за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству.
7. Регулирование хода исполнения документов, контроль прохождения, оформления и исполнения документов в установленный срок.
8. Организация компьютерного изготовления текстов документов, их копирования и оперативного размножения.
9. Разработка номенклатуры дел Учреждения, обеспечение хранения дел и оперативного использования документной информации.
10. Организация и ведение делопроизводства по предложениям, заявлениям, жалобам граждан.
11. Организация контроля за работой с документами в отделах.
12. Разработка (совместно с отделами Учреждения) мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами, а также по повышению исполнительской дисциплины.
13. Контроль за правильностью оформления и формирования дел в отделах Учреждения.
14. Организация работы архива Учреждения (ведомственного архива) в соответствии с действующими нормативно-методическими рекомендациями Росархива.
15. Повышение квалификации работников службы документационного обеспечения управления, проведение совещаний и консультирование по вопросам, относящимся к компетенции службы ДОУ.
16. Организация рабочих мест, АРМ, условий труда сотрудников службы документационного обеспечения управления.
Функции отделов службы документационного обеспечения управления должны заключаться в следующем:
Секретариат – структурное подразделение, создаваемое для обслуживания руководства СПб ГУ ЦБ администрации Фрунзенского района. В  составе работают помощник руководителя, секретарь-референт, технические секретари. Секретариат выполняет следующие типовые функции:
1) предварительное рассмотрение и подготовка к докладу руководителю поступающих на его имя документов;
2) подготовка по указанию руководителя проектов отдельных документов и их согласование с отделами СПб ГУ ЦБ администрации Фрунзенского района;
3) организация и документационное обслуживание совещаний, проводимых руководителем, документирование деятельности коллегиальных органов управления (составление проектов планов заседаний, подготовка материалов к заседанию, ведение и оформление протоколов, подготовка проектов решений и контроль за исполнением принятых решений);
4) бездокументное обслуживание руководителей (организационно- техническое обеспечение, подготовка командировок, телефонное обслуживание, прием посетителей, организация работы приемной и т.п.).
Протокольная группа выполняет следующие функции:
1) подготовка проектов нормативно-распорядительных документов (редактирование, оформление и выпуск) руководства СПб ГУ ЦБ администрации Фрунзенского района, писем, справок, их согласование со структурными подразделениями;
2) анализ справок и докладов отделов Учреждения, подготовка заключений по ним;
3) организация и проведение заседаний, документирование;
4) прием, регистрация, организация хранения и справочно-информационной работы, рассылка принятых документов и их доведение до управляемых объектов.
Отдел рационализации делопроизводства может носить названия: центр совершенствования документации (ДОУ), методический сектор и др. Его функции:
1) разработка и внедрение мероприятий по совершенствованию технологии делопроизводства;
2) разработка нормативно-методического обеспечения делопроизводства (положений, инструкций, правил, регламентов, альбома унифицированных форм, памяток и др.);
3) разработка сборников типовых (трафаретных) текстов;
4) разработка классификационных справочников (номенклатура дел, классификаторы, перечни документов со сроками хранения и др.);
5) организация и проведение мероприятий по совершенствованию квалификации работников службы делопроизводства и специалистов аппарата управления.
Экспедиция – специализированный участок, осуществляющий прием и отправку, поступающих по почте и курьерской связи документации и корреспонденции. Экспедиция выполняет:
1) прием поступающих документов, их сортировку и распределение по структурным подразделениям;
2) доставку документов в структурные подразделения;
3) обработку, упаковку и отправку отправляемых документов;
4) количественный учет поступающих и отправляемых документов.
Подразделение по учету и регистрации документов выполняет: