Системы электронного документооборота.

Содержание

Введение
1 Документационное обеспечение управления
2 Автоматизация документооборота
3 Функциональность и архитектура системы
4 Электронный архив образов документов
Заключение
Список литературы

Системы электронного документооборота.

Поскольку в подобной структуре нет единого базового компонента, структурные подразделения организации вынуждены локально формировать собственные системы классификаторов, а также словарей и нормативов.2. Отсутствие автоматизированных корпоративных справочников. Ввиду того что MS Outlook применяется только для пересылки электронных версий документов, отсутствует возможность подключения каких-либо специализированных справочников, действующих в едином поле организации. Единственное, что можно сделать, - это распространить одинаковые адресные книги, содержащие адреса электронной почты сотрудников.Рисунок 2 . Типовой вариант работы с документами без применения СУЭД3. Регистрация документов проводится вручную. Все необходимые сведения о документах заносятся в какие-либо таблицы или списки, не обрабатываемые автоматизированными системами.4. Маршрутизация документов не автоматизирована. Каждый документ направляется только по маршруту, выбираемому очередным исполнителем. Однако это не самое лучшее решение – документ (особенно при согласовании) должен обходить сотрудников по цепочке, определяемой регламентами, принятыми в организации.5. Затруднено проведение контроля за исполнением. Едва ли доступной операцией становится автоматизированный контроль за своевременным исполнением документа, если речь идет только о пересылке документа по произвольному маршруту. Напомнить о документе в данной схеме можно только дополнительным письмом, отправленным также вручную. 6. Затруднен мониторинг версионности документа, сложен процесс согласования. При подобной схеме работы у каждого исполнителя в цепочке может создаваться "своя" версия документа. Даже если все версии собрать воедино, разобраться в сформированном хаосе будет очень сложно.7. Невозможность автоматизированного поиска документов. Электронная почта не предполагает проведения подобной операции.Производители систем управления документами быстро поняли тенденции рынка, и у продуктов появились дополнительные возможности: коллективная работа, управление потоками данных (workflow), работа с образами документов, интеграция с системами OCR, электронной почтой, Интернетом. Системы управления документами стали тесно срастаться с системами управления знаниями.Сегодня крупным организациям, учреждениям, предприятиям нужны мощные современные интеллектуальные системы, которые в то же время должны быть как можно менее заметны. Развитие внутренних и внешних бизнес-отношений ведет к тому, что системы управления документами и знаниями скоро станут необходимыми и обязательными для любой крупной и средней организации.В этой связи более целесообразной организацией документооборота представляется схема, приведенная на рис. 3.Рисунок 3 Прогрессивная схема организации документооборотаДокументы пересылаются с помощью СУЭД, которая содержит единые для всей организации базы справочников, классификаторов, словарей и нормативов. Маршрутизация документов определяется внутренними регламентами в зависимости от вида документа. В организации создается архив электронных документов, включающий два компонента:• электронный архив, содержащий электронные образы документов;• базу данных, содержащую электронные документы, созданные в принятых в организации средах.Обмен документами с внешними организациями обеспечивается с помощью информационного портала (рис. 4).Рисунок 4 Схема организации работы с применением порталаКорпоративный информационный портал средство коллективной работы сотрудников предприятия (организации) с корпоративными территориально распределенными информационными ресурсами на основе применения Web-технологий.Как показала практика, внедрение систем управления электронными документами и переход к полноценному электронному документообороту позволяют обеспечить следующие результаты:• сокращение времени обработки документов на 75%;• рост производительности труда персонала функциональных подразделений на 20 - 25%;• повышение качества бизнес-процессов;• улучшение исполнительской дисциплины;• рост уровня информационной безопасности;• возможность перехода к применению электронной цифровой подписи;• надежное взаимодействие между рабочими группами;• переход к использованию единой базы знаний организации.Достижение перечисленных показателей создаст безусловные предпосылки повышения эффективности деятельности организации в целом.3 Функциональность и архитектура системыФункциональность компьютерной системы это набор функций, который в совокупности определяет ее реальное назначение. В частности, современная система управления документами должна обеспечивать все библиотечные сервисы (рис. 5).1. Ведение карточки документа. Карточки настраиваются под специфику организации.2. Выписка и возврат документов. Обеспечивает возможность работы с документом вне системы. Наличие этой функции важно еще потому, что не все сотрудники организации могут иметь доступ к СУЭД, но они могут отвечать за разработку и согласование документов.При подготовке документов для внешних организаций документ формируется и отсылается на рассмотрение клиенту.3. Создание и редактирование документов.4. Версионность и управление версиями. В ходе работы над документом возникает необходимость вернуться к предыдущей версии, поэтому полезно ее хранить.5. История работы с документами для учета обращения к документам и ведения статистики работы, а также подготовки сводных отчетов.6. Поиск как по атрибутам документа (полям карточки), так и по тексту (содержанию).7. Маршрутизация документов для выполнения контроля исполнения документов и поручений, а также поддержка работы с электронными документами различных форматов. Для обеспечения системы разграничения доступа к документам нужно реализовать управление группами пользователей, ролями и т.д.8. Интеграция с электронной почтой предполагает возможность сохранения в архиве почтовых сообщений и прикрепленных файлов, отправку документов по почте. Адекватная замена бумажного документооборота возможна только при наличии средств работы со сканированными изображениями документов.Рисунок 5 Перечень требований к функциональности системыНаиболее развитое современное программное обеспечение для систем документооборота позволяет создать Web-представительства организаций, не прибегая к существенным дополнительным трудоза-тратам. Это делается не только для того, чтобы клиенты получили комплексное решение, но главным образом для предоставления возможности создания систем корпоративного взаимодействия на базе электронного документооборота с использованием Интернета и Интранета. Внедрение развитой системы управления электронными документами позволит обеспечить сопровождение целого ряда основных бизнес-процессов в современной организации (рис. 6).Рисунок 6 Обеспечение бизнес-процессов организацииРазвитие СУЭД за счет включения в работу дополнительных модулей позволит расширить ее возможности, обеспечивая следующие процессы:• учет и хранение договоров;• обработку заявок сотрудников;• подготовку совещаний;• формирование сводных планов и отчетов;• планирование мероприятий;• идентификацию и аутентификацию пользователей;• поддержку электронной цифровой подписи.В аспекте централизации информации система управления электронными документами может содержать несколько баз данных, объединяющих используемые сведения:• нормативные и юридические документы;• сканированные оригиналы документов (электронные образы);• приказы, распоряжения, поручения;• внутреннюю корреспонденцию и отчеты;• переписку с клиентами и поставщиками;• информацию от подразделений.Архитектура СУЭД включает в себя четыре блока (рис. 7).Рисунок 7 Архитектура СУЭДБлок общесистемных словарей должен содержать основные справочные сведения, которые используются сотрудниками организации. Общесистемные сервисы предназначены для хранения форм документов, а также обеспечения маршрутизации документов при осуществлении документообмена. Функциональные подсистемы поддерживают основные процессы, протекающие в организации. Электронный архив позволяет сохранять документы для возможности ретроспективного обращения к ним.В настоящее время рынок информационных технологий предлагает достаточно длинный ряд систем управления электронными документами. Некоторые из них приведены в таблице 1.Таблица 1СистемаРазработчикПлатформаLanDocsЛанитMicrosoftДело-ПредприятиеЭлектронные офисные системыMicrosoftDocVisionDigital DesignMicrosoftOPTIMA-WorkFlowОптимаLotus NotesБосс-РеферентАйТиLotus NotesCompanyMediaИнтертрастLotus Notes4 Электронный архив образов документовПервые информационные системы организацию хранения данных связывали с тем, как она была бы организована при ручной обработке. То есть компьютерные файлы соответствовали папкам для бумаг (file folder). Компьютерный файл содержал ту информацию, которая вполне могла бы лежать в одной обычной папке, и допускался лишь последовательный доступ к ней. Это означает, что каждая запись в файле может быть прочитана и обработана только после того, как прочитаны все предшествующие ей записи в файле.Сегодня уже привычным стало понимание сотрудниками многих организаций и предприятий необходимости хранить версии электронных документов, которые циркулируют благодаря СУЭД или, как часто еще их именуют, системам электронного документооборота.В данном случае вроде бы все понятно: создаем электронный документ и наряду с отправкой адресату сохраняем его конечную версию (а можно и все промежуточные) в базе данных. В системах электронного документооборота возможно при необходимости и при наличии разрешенного доступа к базе просмотреть документ и использовать нужные данные в последующей работе.Создание электронного архива образов документов позволяет предприятию перейти к современным технологиям хранения и использования документации, обеспечить оперативный поиск, надежное хранение документальных данных и оперативную доступность каждого архивного и входящего документа. После формирования такого электронного архива работа персонала с документами будет осуществляться не с бумажными документами, а с их электронными копиями. Последовательность этапов создания электронного архива приведена на рис. 8.Рисунок 8 Структура процесса создания электронного архиваПроцесс создания электронного архива начинается с этапа разработки и проектирования. Успешная реализация замысла в значительной степени зависит от глубины и добросовестности проведения экспертизы деятельности организации, тщательности разработки проектной документации и полноты учета пожеланий при экспериментальной проверке на стадии пилотного проекта.В ходе второго этапа проводится оснащение предприятия или организации комплексом архивного хранения в сочетании с модулем текущего ввода документов.Весьма важное место в переводе предприятия к работе с электронным архивом занимает интеграция новой системы.