Трудовая книжка и её значение

Содержание:
Введение
Глава 1. Общие положения о трудовых книжках
1.2. Значение трудовой книжки в трудовых правоотношениях.
1.3. Значение кадровой документации
Глава 2. Порядок ведения трудовых книжек
2.1. Оформление и заполнение трудовых книжек
2.2. Изменение записей в трудовой книжке
2.3. Ответственность за нарушение правил ведения, хранения, учета и выдачи трудовых книжек
Заключение
Список использованной литературы

Трудовая книжка и её значение

В организациях с большим числом приказов по личному составу по различным вопросам управления персоналом возможно применение дополнительных буквенных обозначений для приказов о приеме на работу, переводах на другую работу, увольнении, командировании работника, предоставлении отпуска и т.п. Приказы по личному составу, отражаемые в трудовой книжке (прием, перевод, увольнение), имеют нормативный срок хранения 75 лет и должны быть разграничены с приказами об отпуске, командировке, дежурстве со сроком хранения 5 лет.
При приеме на работу в 3-й графе сначала в виде заголовка (без номера и даты) пишется полное наименование организации, а также сокращенное наименование организации в соответствии с ее учредительными документами (уставом, учредительным договором). Наименование организации может бытьпроставлено специальным штампом. Запись о приеме на работу, как и все другие записи о работе, должна строго соответствовать формулировке приказа и содержать сведения: "Принят или назначен в такой-то цех, отдел, подразделение, участок, производство с указанием их конкретного наименования, а также наименования работы, профессии или должности и присвоенного разряда".
Должность определяет содержание и границы полномочий, а следовательно, и объем прав, обязанностей и возможную ответственность работника. Наименования профессий и должностей должны соответствовать штатному расписанию, иным локальным нормативным актам организации, трудовому договору. В случае, если в соответствии с федеральными законами с выполнением работ по определенным должностям, специальностям или профессиям связаны предоставление льгот либо наличие ограничений, наименование этих должностей, специальностей или профессий и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, предусмотренным соответствующими квалификационными справочниками. Постановлением Госстандарта России от 26 декабря 1994 г. N 367 принят Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР). Представляется правильным во всех случаях наименование трудовой функции работника оформлять в трудовой книжке в точном соответствии с ЕТКС работ и профессий рабочих и Квалификационными справочниками должностей руководителей, специалистов, служащих.
Общее наименование профессии или должности (например, врач, начальник отдела) в штатном расписании, положении, договоре может уточняться (врач-рентгенолог; начальник отдела - главный бухгалтер). Если при заключении трудового договора соглашением сторон предусматривается выполнение работ по двум или более должностям, то наименование должности может быть "двойным" (например, секретарь-машинистка) либо может устанавливаться по должности с наибольшим удельным весом в объеме предусматриваемых работ.
Типичной ошибкой при внесении сведений о приеме на работу является неверное понимание некоторыми работниками кадровых служб требования о точном соответствии записей о приеме на работу тексту приказа. Это положение понимается иногда настолько буквально, что в трудовой книжке дословно воспроизводится текст приказа. Инструкция (разд. 3) требует внести в эту запись сведения, условно говоря, по формуле: "куда и кем" принят работник, без указания отдельных особенностей характера работы, не имеющих значения для исчисления стажа работы и определенных правовых последствий16.
Например, условие о сроке договора, об испытательном сроке, факт работы на условиях неполного рабочего времени обязательно должны быть указаны в трудовом договоре и приказе о приеме на работу, но не указываются в трудовой книжке. Запись о приеме на работу - это начало заполнения содержательной части трудовой книжки в данной организации. В дальнейшем в трудовую книжку должны вноситься дополнительные сведения, отражающие специфику деятельности работника и происходящие в организации изменения. Работник может быть принят на работу к другому работодателю в порядке перевода. В этом случае трудовой договор с прежним работодателем прекращается по п. 5 ч. 1 ст. 77 ТК РФ. При приеме на новое место работы в трудовой книжке работника в графе 3 разд. "Сведения о работе" делается запись о приеме на работу с обязательным указанием, что работник принят (назначен) в порядке перевода. Согласно ст. 72 ТК РФ перевод - это изменение трудовой функции (специальности, квалификации или должности) или изменение существенных условий трудового договора. В зависимости от срока выделяют постоянные и временные переводы. Перевод на другую постоянную работу в той же организации оформляется приказом работодателя, основанием для издания которого являются подписанные сторонами изменения к трудовому договору. На основании приказа делается соответствующая запись в трудовой книжке работника. Временные переводы в трудовой книжке не отражаются17.
Перемещение работника в той же организации на другое рабочее место, в другое структурное подразделение в той же местности, поручение работы на другом механизме, если при этом не изменяется трудовая функция работника или существенные условия заключенного с ним трудового договора, не считается переводом и не требует внесения изменений в трудовую книжку. Обратим внимание на Постановление Пленума Верховного Суда РФ от 17 марта 2004 г. N 2 "О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации", в котором указано: "Если в трудовом договоре место работы работника было определено с указанием конкретного структурного подразделения, то необходимо исходить из того, что изменение структурного подразделения организации возможно лишь с письменного согласия работника, поскольку в указанном случае это влечет за собой изменение существенного условия трудового договора (ч. 2 ст. 57 ТК РФ). Под структурным подразделением организации следует понимать как филиалы, представительства или иные обособленные структурные подразделения, так и отделы, цеха, участки и т.д." Следовательно, в трудовой книжке необходимо делать записи об изменении трудового договора (переводе на другую работу) в случаях, когда без указания срока изменяются специальность, квалификация, должность или структурное подразделение18.
Поскольку иные существенные условия трудового договора (ст. 57 ТК РФ в их числе называет: режим работы, рабочее время, оплату труда, гарантии и льготы, виды и условия страхования работника; существенными становятся и любые другие условия, согласованные сторонами и указанные в тексте трудового договора либо фактически применяемые) изначально не должны отражаться в данном разделе трудовой книжки, их изменение в период действия трудового правоотношения фиксируется в договоре, приказах (распоряжениях), но в трудовой книжке не отражается.
По желанию работника в его трудовую книжку может вноситься запись сведений о работе по совместительству, как внешнему, так и внутреннему. Такие записи необходимы для подтверждения периода работы в особых условиях труда, стажа по определенной специальности, профессиональной деятельности. Например, по основному месту работы гражданин работает юрисконсультом, а по совместительству - доцентом в вузе. Подтверждением стажа педагогической работы (например, для получения ученого звания) может послужить трудовая книжка с записью о работе по совместительству.
Очень важно правильно отграничивать совместительство от вторичной занятости не на основании трудового договора, совмещения профессий, должностей, выполнения другой работы на основании договоров гражданско-правового характера, временного заместительства, которые по действующим ныне Правилам не предполагают отражения в трудовой книжке работника. Если работнику необходимо подтвердить наличие опыта по работе, которую он совмещает с основной, он может предъявить заверенную копию приказа о возложении на него дополнительных обязанностей или справку с данного места работы.
На основании п. 3.1 Инструкции запись сведений о работе по совместительству в трудовую книжку производится работодателем по месту основной работы на основании документа, подтверждающего работу по совместительству. Такими документами могут быть копия приказа о приеме на работу в качестве совместителя, справка. В таком же порядке делается запись об увольнении с этой работы. Часто встречаются случаи невнесения в трудовую книжку работника сведений об изменении наименования организации-работодателя. При этом возникают разночтения в записях о приеме на работу и увольнении с нее.
Это создает трудности при оформлении пенсий и требует дополнительного документального оформления справками с прежних мест работы или архивных учреждений. Запись о переименовании организации без указания порядкового номера и даты вносится в разд. "Сведения о работе". При этом в графе 4 приводится обоснование - приказ о переименовании без расшифровки причин изменения наименования и данных о государственной регистрации нового наименования организации.
Записи об изменениях наименования организации, структурного подразделения или должности могут быть внесены на основании свидетельств о регистрации, актов органов исполнительной власти, актов Президента РФ, приказов вышестоящих организаций или приказов данной организации.
Изменение статуса юридического лица также требует внесения соответствующих записей в трудовую книжку. Согласно ст. 57 Гражданского кодекса Российской Федерации19 реорганизация включает в себя различные формы: слияние, присоединение, разделение, выделение, преобразование. Реорганизация юридического лица может быть осуществлена по решению его учредителей либо органа юридического лица, уполномоченного на то учредительными документами.
Юридическое лицо считается реорганизованным с момента государственной регистрации вновь возникших юридических лиц. Согласно ст. 75 ТК РФ при изменении подведомственности (подчиненности) организации, а равно при ее реорганизации трудовые отношения с согласия работника продолжаются. При отказе работника от продолжения работы трудовой договор прекращается в соответствии с п. 6 ч. 1 ст. 77 ТК РФ. Обычно раздел "Сведения о работе" заканчивается быстрее других разделов трудовой книжки.
Это и понятно, ведь в него вносится наибольшее количество записей, отражающих не только прием, перевод, увольнение, но и другие факты трудовой биографии работника. Некоторые особо находчивые работники кадровой службы ссылаются на проблемы с приобретением вкладышей, зачеркивают наименование разд. "Сведения о награждении" и как ни в чем не бывало продолжают вносить в переименованный раздел сведения о работе. Кто-то вклеивает несколько чистых листков бумаги и продолжает записи, правда, с соблюдением всех граф раздела "Сведения о работе".
Некоторые работники кадровой службы, не найдя бланка вкладыша в трудовую книжку, используют бланк самой трудовой книжки, выдергивая ее из обложки, сверху делают надпись "Вкладыш" и пристраивают ее (правда, с соблюдением всех правил оформления вкладыша) в трудовую книжку работника. Сразу заметим: последствия такой самодеятельности непредсказуемы и нет никакой гарантии, что при оформлении пенсии "несчастному" работнику Пенсионный фонд не потребует от него справки, подтверждающие все периоды работы, внесенные в самодельный вкладыш.
При окончании одного из разделов трудовой книжки кадровый специалист организации-работодателя обязан оформить вкладыш в трудовую книжку по установленной Правилами ведения и хранения трудовых книжек форме. Работник предъявляет паспорт и документ об образовании, на основании которых и заполняется титульный лист вкладыша. В качестве даты ставится фактическая дата заполнения вкладыша. Нумерация записей во вкладыше продолжает нумерацию записей в трудовой книжке, а не начинается вновь. И еще: прежде чем ставить штамп на титул трудовой книжки: "Выдан вкладыш, серия ______ N _______" и заполнять его, заполните сам вкладыш.
Бывает, что вкладыш заполняется неправильно (неправильно заполненный бланк вкладыша уничтожается по акту) и не подлежит дальнейшему заполнению, а его серия и номер уже внесены на титул трудовой книжки. Приходится ставить новый штамп, а на титуле трудовой книжки не так уж много места. Заполненный вкладыш подшивается хлопчатобумажными нитками в обложку трудовой книжки в самом конце. Остается заметить, что трудовая книжка работника может иметь любое количество вкладышей. Все их серии и номера должны быть отражены на титуле трудовой книжки, и все вкладыши подшиты друг за другом под ее обложку. Вкладыш без трудовой книжки недействителен.
В ст. 66 ТК РФ закреплено, что в трудовую книжку вносятся сведения о награждениях за успехи в работе. Пункт 24 Правил ведения трудовых книжек рассматривает награждение и поощрение за трудовые заслуги как равнозначные понятия и указывает, что в трудовую книжку вносятся сведения о награждении (поощрении) за трудовые заслуги:
1) о награждениях государственными наградами, в т.ч. о присвоении государственных почетных званий, на основании соответствующих указов и иных решений; о награждении почетными грамотами, присвоении званий и награждении нагрудными знаками, значками, дипломами, почетными грамотами, производимом организациями;
2) о других видах поощрения, предусмотренных законодательством РФ, уставами и положениями о дисциплине, а также коллективными договорами, правилами внутреннего распорядка организации и иными локальными нормативными актами работодателя.
Следует обратить внимание на несоответствие формулировок подзаконных актов и ТК РФ. Статья 5 ТК РФ указывает на то, что Постановления Правительства РФ (в нашем случае - Правила) и нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти (в нашем случае - Инструкция) не должны противоречить ТК РФ. Названное несовпадение понятий "награда" и "поощрение" затрудняет применение норм трудового законодательства в практике оформления трудовых книжек. Но, учитывая, что поощрения, не являющиеся по существу наградами, характеризуют работника с позитивной стороны и отражаются в трудовой книжке в его интересах, более широкое толкование термина "поощрение" является верным, и в связи с этим целесообразно включить указанный термин в норму ч. 4 ст. 66 ТК РФ.
В трудовую книжку не вносятся записи о премиях, которые не являются поощрением работника, но являются составной частью его заработка, т.е. предусмотрены системой оплаты труда. Пункт 4 Инструкции устанавливает порядок внесения в трудовую книжку сведений о награждении: в графе 3 данного раздела трудовой книжки пишутся в виде заголовка полное наименование организации, а также сокращенное наименование организации; ниже в графе 1 указывается порядковый номер записи (нумерация, нарастающая в течение всего периода трудовой деятельности работника), в графе 2 ставится дата награждения, в графе 3 записывается, кем награжден работник, за какие достижения и какой наградой, в графе 4 указывается, на основании чего внесена запись (со ссылкой на дату, номер и наименование документа). Пункт 27 Правил предусматривает, что в случае выявления неправильной или неточной записи в трудовой книжке ее исправление производится по месту работы, где была внесена соответствующая запись, либо работодателем по новому месту работы на основании официального документа работодателя, допустившего ошибку. Исправленные сведения о работе, переводах на другую постоянную работу, о награждениях (поощрениях) должны полностью соответствовать подлиннику приказа или распоряжения20.
В случае утраты приказа или распоряжения либо несоответствия их фактически выполнявшейся работе исправление сведений о работе производится на основании других документов, подтверждающих выполнение работ, не указанных в трудовой книжке. Свидетельские показания не могут служить основанием для исправления внесенных ранее записей, за исключением записей, в отношении которых имеется судебное решение. В разделах "Сведения о работе", "Сведения о награждениях" трудовой книжки (вкладыша) зачеркивание ранее внесенных неточных или неправильных записей не допускается. Изменение записей производится путем признания их недействительными и внесения правильных записей. При необходимости, например, изменения записи сведений о работе после указания соответствующего порядкового номера и даты внесения записи в графе 3 пишется: "Запись за N недействительна. Принят по такой-то профессии (должности)" и в графе 4 повторяются дата и номер приказа (распоряжения) работодателя, запись из которого неправильно внесена в трудовую книжку.
Следовательно, может быть исправлена любая имеющаяся в трудовой книжке запись независимо от ее порядкового номера и давности внесения. При наличии в трудовой книжке записи об увольнении или переводе на другую работу, признанной недействительной, работнику по его письменному заявлению выдается по последнему месту работы дубликат трудовой книжки, в который переносятся все произведенные в трудовой книжке записи, за исключением записи, признанной недействительной. Подлинник трудовой книжки при этом оформляется в установленном порядке и возвращается ее владельцу.
Порядок учета и хранения трудовых книжек также содержится в названных подзаконных актах. Приступая к работе с трудовыми книжками, лицо, ответственное за их ведение, должно прежде всего:
1) принять по соответствующему акту трудовые книжки работников, имеющиеся в наличии в кадровой службе;
2) проверить наличие и правильность ведения книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них;
3) проверить наличие и сохранность трудовых книжек работников;
4) проверить наличие в организации необходимого запаса бланков трудовых книжек и вкладышей в них.
Количество бланков определяется потребностью организации в зависимости от текучести кадров и категорий, принимаемых на работу граждан (например, прием на работу выпускников школ и вузов, на которых трудовая книжка оформляется впервые). При выявлении фактов отсутствия отдельных трудовых книжек необходимо выяснить причины их отсутствия (прием граждан на работу по трудовому договору без трудовых книжек; утрата трудовых книжек работников по вине работодателя и т.п.). Для розыска отсутствующих документов необходимо создать комиссию, результаты работы которой оформляются актом с указанием проведенных мероприятий и сделанных выводов.
По новым Правилам в организациях ведется следующая документация по учету бланков трудовых книжек и заполненных трудовых книжек: приходно-расходная книга учета бланков трудовой книжки и вкладышей в нее; книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Формы названных книг утверждены Постановлением Министерства труда и социального развития РФ от 10 октября 2003 г. и содержатся в приложениях к нему. В приходно-расходной книге отражаются все операции, связанные с получением и расходованием бланков трудовых книжек и вкладышей в них с указанием серии и номера каждого бланка. Книга ведется бухгалтерией организации.
В связи с этим главный бухгалтер должен контролировать наличие данной учетной книги установленной формы, а также своевременность и правильность ее заполнения. Бланки трудовых книжек и вкладышей в них хранятся в организации как документы строгой отчетности и выдаются по заявке лицу, ответственному за ведение трудовых книжек.
Согласно п. 42 Правил по окончании каждого месяца бухгалтерия обязана потребовать, а лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, обязано представить в бухгалтерию организации отчет о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши в них, с приложением приходного ордера кассы организации. Испорченные при заполнении бланки трудовой книжки и вкладыша в нее подлежат уничтожению в соответствии с установленным порядком.