Информационная служба на предприятии

Оглавление

Введение
Глава 1. Информационные службы на предприятиях
1.1.Информационные потоки на предприятии
1.2.Информационные службы: функции и задачи информационных служб
1.3. Структура информационной службы
1.4. Методы информационной службы
Глава 2. Разработка организационного проекта целевой подсистемы управления информационного обеспечения системы управления организации.
2.1. Анализ структуры и потоков внешней информации на предприятии
2.2. Служба управления информацией
2.2.2. Организационная структура управления.
2.3 Организация управления службой
Глава 3. Разработка проекта информационной службы
3.1. Краткая характеристика ООО «Изоляционные технологии»
3.2. Общая характеристика информационных потоков.
3.3. Структура информационно – аналитического отдела
Заключение
Список литературы

Информационная служба на предприятии

На четвертом этапе получатель принимает, расшифровывает и осмысливает информацию. Отправитель данной информации обычно ждет, чтобы получатель каким-то образом на нее отреагировал и донес до него эту свою реакцию, иными словами, установил бы обратную связь, под которой понимается сигнал, подтверждающий факт получения сообщения и степень понимания или непонимания его смысла, а также принятия или отклонения присланного сообщения. Такой сигнал должен соответствовать ситуации, быть понятен партнеру и отправлен без промедления. В непосредственном обращении это может быть, например, знак одобрения или какой-либо уточняющий вопрос.
Устойчивая обратная связь позволяет значительно повысить надежность обмена информацией и хотя бы частично избежать ее возможных потерь, а также различных помех, искажающих ее смысл. Такие искажения и потери возникают в результате фильтрации информации, пропуска или неполного восприятия сигналов, а также отключения ее от источника.(рис. 4)
Рис. 4 . Схема передачи информации.
Устойчивая обратная связь позволяет значительно повысить надежность обмена информацией и хотя бы частично избежать ее возможных потерь, а также различных помех, искажающих ее смысл. Такие искажения и потери возникают в результате фильтрации информации, пропуска или неполного восприятия сигналов, а также отключения ее от источника.
Следует знать основные причины подобных искажений и потерь информации. Среди таких причин можно выделить:
• ненужность поступающих сведений;
• излишнее количество поступающих сведений;
• несоответствие сведений реальным потребностям;
• избыток негативных моментов в переданных сведениях;
• монотонность подачи сведений;
• психологические особенности восприятия информации людьми.
В некоторых случаях помехами при обмене информацией могут быть и «технические неполадки». Например, неодинаковое понимание символов, с помощью которых данная информация передается. Это бывает вызвано различиями в образовании, квалификации, национальными особенностями, слабым знанием языка и др. Помимо этого к возникающим помехам при обмене информацией относятся чисто физические или психологические факторы:
• усталость;
• рассеянность;
• слабая память;
• импульсивность;
• нетерпеливость, не позволяющая сосредоточиться;
• излишняя эмоциональность.
Все это не дает возможности одному из участников обмена информацией в полном объеме донести ее до другого, а тому — соответственно ее усвоить, что в конечном итоге может негативно отражаться на качестве управленческих решений.
Технология информационной деятельности предполагает:
• создание системы записей (цифровой и текстовой информации) с применением средств компьютерной техники;
• использование форм как носителей информации;
• формирование базы данных;
• создание пакетов прикладных программ.
Система ведения записей разрабатывается на основе специальных программ, направленных на облегчение доступа и использования требуемой информации.
Обычно записи первичных данных делят на две группы.
К первой группе относятся статистические (финансовые) отчетные показатели, а также текстовая информация, доклады, сообщения, отчеты о текущей хозяйственной деятельности фирмы и перспективах развития.(рис.5)
Рис. 5 Технологии работы с информацией
Комитет имеет свой перечень статистических данных и фактологической информации, позволяющей произвести оптимально детальный экономический анализ состояния и развития его хозяйственной деятельности, разработать и принять необходимые управленческие решения.
Различают следующие виды бланков:
• формы для хранения информации;
• формы регистрации данных;
• формы статистической (финансовой) отчетности;
• формы обследований.
Заполненные формы хранятся в памяти ЭВМ и по необходимости могут быть выведены на экран дисплея или получены путем распечатки на принтере (печатающем устройстве ЭВМ).
Поскольку потребности в получаемой информации у управленческого персонала меняются в зависимости от изменяющихся внутренних условий, возникает необходимость в постоянном уточнении и переработке форм, содержащих первичные данные.
Комплексная автоматизированная обработка информации на предполагает объединение в единый комплекс всех технических средств обработки информации с использованием новейшей технологии, методологии и различных процедур по обработке информации.
Рассмотрим структуру службы управления информацией
Рис. 5 Структура службы управления информацией
Для повышения эффективности управленческой деятельности и снижения управленческих расходов имеет значение рациональное построение и четкое функционирование аппарата управления внутрифирменной системой информации.
Трехуровневая структура организации позволяет эффективно наладить получение, обработку и распространение информации в структурах Комитета по культуре.
Она включает:
• вычислительный центр для обслуживания Комитета в целом;
• центральную службу информации;
• информационную систему в производственных отделениях. Информационная система крупных предприятий включает отделы:
• обработки и анализа информации;
• обработки входящей и выходящей документации;
• хранения и выдачи информационных материалов;
• вычислительной техники.
Центры хранения записей создаются в крупных предприятиях. В них информация хранится обычно на микрофишах или микрофильмах и может быть в кратчайший срок выдана по запросу посредством электронной почты.
Развитие машинной микрографии открыло новые возможности для создания единой системы обработки, хранения и выдачи информации.
Основные функции и наиболее распространенные виды деятельности центров хранения записей:
• отбор информации для хранения;
• кодирование, микрофильмирование, микрофиширование и закладка информации на хранение;
• проверка новых записей и добавление записей к хранящимся документам;
• хранение и выдача информации.(37)
На Комитете создана центральная служба ведения записей и формирования банка данных, в функции которой входит унификация всех видов записей как основы создания эффективной внутрифирменной системы информации. Эта служба должна разрабатывать единую внутрифирменную программу совершенствования системы записей и оказывать в этом действенную помощь всем производственным подразделениям.
Центральная служба ведения записей разрабатывает экономическое обоснование целесообразности использования и приобретения новых технических средств сбора, обработки и хранения необходимой информации и ведения соответствующих записей, программы перехода к новым системам записей и обеспечивает координацию работ в этом направлении по всем производственным отделениям. В функции такой службы входит определение потребностей всех подразделений предприятия в конкретных технических средствах хранения записей, в создании новых форм носителей информации.
Центральная служба осуществляет контроль ведения записей в масштабе Комитета в целом.
В структурных единицах создается своя служба ведения записей. В ее функции входит контроль выполнения установленных процедур ведения записей.
Центры обработки текстовой информации создаются с целью быстрой обработки поступающей информации, ее редактирования, составления аннотаций и записей для внесения в ЭВМ.(40.с.174)
Внедрение ЭВМ в информационно-управленческую деятельность фирм повлекло за собой возникновение и развитие новых видов профессиональной деятельности, тесно связанных с обслуживанием ЭВМ, а именно: программистов, операторов, систематизаторов, обработчиков и хранителей информации в требуемой форме.
2.3 Организация управления службой
Рассмотри организацию управления службой информации.
Для определения объектов автоматизации в системе управления необходимо проанализировать процесс ее функционирования, ее состав и решаемые задачи. В результате анализа должно быть получено описание процесса переработки информации в системе управления, определены элементы этого процесса и связи между ними.
Под системой управления понимается совокупность функционально связанных органов управления, пунктов управления, систем связи, систем и средств автоматизации управления войсками, а также специальных систем, обеспечивающих сбор, обработку и передачу информации.(9.с.132)
Основу системы управления составляют органы управления, которые вырабатывают управляющие воздействия на войска (приказы, директивы) и тем самым осуществляют управление. В состав органов управления включаются: правление, дирекция, администрация, управления, отделы и другие органы. Органы управления размещаются на пунктах управления и, используя системы связи, системы и средства автоматизации управления, а также специальные системы, выполняют свои функции.
В процессе выполнения своих функций органы управления осуществляют управленческую деятельность, которую можно рассматривать как процесс переработки информации(10 с.219).
Действительно, орган управления получает входную информацию по различным каналам (приказы, директивы вышестоящих органов управления, донесения нижестоящих органов управления, а также другую информацию), анализирует полученную информацию, определенным образом преобразует ее и создает новую информацию, которую по каналам связи передает в подчиненные и вышестоящие органы управления (приказы, распоряжения подчиненным войскам, донесения вышестоящим органам управления).
Управленческая деятельность может быть представлена как совокупность определенным образом связанных задач управления.
Задачи управления решаются должностными лицами органов управления и так же, как управленческая деятельность, представляют собой процесс переработки информации.
Анализ процесса переработки информации при решении какой-либо задачи управления позволяет выделить в нем три типа взаимосвязанных информационных процедур, заключающихся в реализации того или иного механизма переработки входной информации в конкретный результат и индивидуально выполняемых должностными лицами.
Таким образом, цель управления информационным процессом должна состоять в расши­рении сферы планомерности по отношению ко всем элементам системы «человек — производство».
Успешное функционирование любого управленческого процесса зависит от насыщенности его информационных связей с внешним миром и внутри себя, т.е. от информационной энтропии. Для организации энтропия характеризуется отно­шением входящей информации к адекватному реагированию на нее и выдаче но­вой информации. В полной мере это относится и к процессам регламентации управленческого труда персонала в организациях. (48.с.174)
Информационное обеспечение процессов регламентации можно разделить на:
1) первичные функции;
2) вторичные функции.
К первичным функциям относится организация:
массивов информации;
потоков информации;
процессов и средств сбора, хранения, обработки и транспортировки информации. При организации массивов информации используются унифицированные
системы документации (УСД) и классификаторы, т.е. информационные техно­логии обеспечения процессов регламентации управленческого труда.
Организация потоков информации предполагает:
1) определение источников и потребителей информации в соответствии со спе­циальными функциями незадачами управления;
2) определение состава информации, периодичности ее циркуляции и форм представления;
3) разработку документооборота;
4) использование комплекса технических средств для организации потоков ин­формации;
5) установление порядка составления, оформления, регистрации, согласования и утверждения документов.
Организация процессов сбора, хранения, обработки и транспортировки ин­формации предполагает:
1) обеспечение технологических процессов необходимыми техническими сред­ствами;
2) распределение между подразделениями и отдельными исполнителями задач по подготовке и передаче информации от места ее возникновения до потребления.
Вторичной функцией информационного обеспечения является обеспечение управленческого персонала научно-технической информацией о новейших оте­чественных и зарубежных достижениях в науке, технике, экономике, техноло­гии производства, передовом отечественном и зарубежном опыте в области управления.
В настоящее время в соответствии с новыми направлениями информационно­го обеспечения предприятий, которые главным образом характеризуются полной компьютеризацией и развитыми коммуникациями, появляются соответствующие организационные изменения в структурах служб информационного обеспечения и их функциях. Эти задачи передаются непосредственно на рабочие места управ­ленческого персонала.
Главная цель анализа и проектирования информационного обеспечения процесса регламентации управленческого труда персонала — выявление не­достатков действующей системы и разработка мероприятий по ее совершен­ствованию.
Информационное обеспечение предполагает построение действующей модели анализируемого процесса, а также информационной модели организации, макси­мальное сокращение документооборота, трудоемкости обработки документации и ускорения ее движения в аппарате управления.
Указанная цель определяет состав работ, включающий анализ и проектирование:
• состава информации;
• информационных потоков;
• способов (методов) формирования, обработки и передачи информации. (53.с.114)
Анализ и проектирование информационного обеспечения может осуществ­ляться на разных уровнях управления организацией в зависимости от степени де­тализации процесса регламентации управленческого труда. В каждом конкретном случае возможна информационная модель всей организации в целом, отдельной подсистемы (например, подсистемы экономического руководства), отдельного подразделения (например, отдела маркетинга) и отдельного исполнителя (руко­водителя или специалиста). Также возможна детализация и по функциям управ­ления, отдельным процедурам или процессам управления.
Источниками сведений при анализе и проектировании информационного обеспечения организации служат:
• инструкции по делопроизводству и другие нормативные материалы, опреде­ляющие принципы работы с информацией в данной организации;
• отчеты о работе организации в целом и его отдельных структурных подразде­лений;
• нормативно-организационная документация (положения о подразделениях, должностные инструкции и пр.);
• учредительные документы организации (Устав, положение и пр.);
• учетно-справочные материалы;
• схемы информационных взаимосвязей внутри организации и с внешними ор­ганизациями;
• маршруты движения информации;
• технические проекты автоматизации основных задач;
• перечень технических средств организации.
При анализе и проектировании информационного обеспечения используются следующие методы:
• графический;
• табличный;
• метод непосредственного наблюдения за документом с момента его создания (или поступления), включая все стадии его составления или изготовления, до момента сдачи в архив (или отсылки);
• метод упрощенных наблюдений;
• самофотография рабочего дня;
• метод моментных наблюдений;
• метод хронометражного нормирования.
Большинство из перечисленных выше методов подробно рассмотрены ранее.
Этап анализа и проектирования состава информации требует рассмотрения перечня всех видов информации, циркулирующей в анализируемом подразделе­нии с ее группировкой.
Группировка информации может проводиться по разным направлениям:
• входная - выходная;
• постоянная - переменная;
• внутренняя - внешняя.
Целесообразно группировать ее по основным видам работ, выполняемым в подразделении, которые характеризуются функциями отдела, которые, в свою очередь, делятся на процедуры и операции.
Результаты анализа состава информации, обращающейся в объекте, целесо­образно представить в виде логико-информационной схемы в кото­рой содержится:
• перечень функций (процедур, операций, задач);
• исполнители;
• входная, выходная, нормативно-справочная информация.
Для более детального изучения состава информации целесообразно провести структурный (пореквизитный) анализ каждого документа или информационного массива, например, прайс-листа.(10.с221)
От формы документа зависит объем трудозатрат не только тех работников, которые эти документы формируют, но и тех, кто их читает, анализирует, ис­пользует в справочных целях. В связи с этим анализ состава информационных массивов — важнейшая задача рационализации информационного обеспечения объекта. Исследователь должен определить минимальный объем информации, достаточный для процесса управления.
Анализ должен показать:
• дублирование отдельных реквизитов;
• соответствие содержащейся в документе информации задачам исследуемого объекта;
• соответствие каждого документа своему целевому назначению;
• характер использования документа в месте его назначения.
Соответствие каждого документа своему целевому назначению и задачам иссле­дуемого объекта анализируется с помощью таблицы документирования.
Таблица 1. Документограмма повторяемости показателей в документах (на примере форм финансовой и статистической отчетности)
Наименование
отдельных реквизитов
Виды документов
Форма 1
Форма 2
Форма 3
Форма4
Форма п
Итог
Численность персонала
+
+
+
+
15
Выручка от реализации
+
-
+
3
Прибыль
+
+
2
Стоимость активов
1
Сумма кредиторской задолженности
+
+
+
3
Анализ таблицы документирования работ проводится по графам и строкам. По графам устанавливается, для скольких и для каких работ необходим каждый доку­мент или результатом каких работ он является. В определенном смысле степенью ис­пользования документа можно считать число работ, для которых он создается (сумму знаков по столбцу). По строкам выявляют комплекс документов, характеризующих каждый вид работы, и роль каждого отдельного документа в этом комплексе.
Возникновение всех оперативных документов должно быть связано с какой-нибудь работой и служить началом другой работы.
Учетные документы могут быть результатом работы, не будучи необходимы­ми для начала других работ, т.е. столбцы таблицы могут не содержать соответст­вующего символа.
Анализируя таблицу важно обратить внимание на документы, которые явля­ются исходными для всех или значительной части работ.
Этап анализа и проектирования информационных потоков предполагает изу­чение маршрутов движения и обмена информацией в исследуемом объекте.
В зависимости от цели анализа возможно исследование движения:
• отдельных документов (маршрутная схема движения документа);
• комплексов документов, сопровождающих выполнения основных управлен­ческих процессов (документограмма процесса, оперограмма и органиграмма);
• всех документов организации — отдельного подразделения (схема докумен­тооборота);
• укрупненной схемы движения (обмена) информацией объекта (схемы инфор­мационных потоков).
Схема документооборота устанавливает перечень входных и выходных доку­ментов, источник поступления и адресат, периодичность составления для отдель­ных подразделений системы управления организацией или для всей организации в целом (см. табл. 2).
Таблица 2. Схема документооборота
Виды документов, форм
Виды документов,
Периодичность
или данных, поступаю­щих в структурное под­разделение
Источник поступления
форм или данных, выходящих из структурного под-
Адресат
Входных
Выход­ных
разделения
1
2
3
4
5
6
Исходные данные для
Все подразде-
Материалы анализа
Директорат
1 раз в
1 раз в
экономического анализа
ления по за-
квартал
квар-
деятельности АО
просу
тал
Нормативно-
Не рег-
Исходные данные для
Все подразде-
методическая
Все подраз-
ламен-
Не
разработки нормативно-
ления по за-
докумен-тация (поло-
деления по
тиро-
регла-
методической документа-
просу
жения об отделах,
запросу
вано
мен-
ции
должностные инст-
тиро-
рукции и пр.)
вано
Справочная доку-
Ежеме-
Исходные данные для
Все подразде-
ментация
Все подраз-
сячно
подготовки справочной
ления по за-
деления по
Еже-
документации к заседа­нию правления АО
просу
запросу
месячно
Анализ процессов управления позволяет разработать мероприятия по рационализации процессов управления с помощью современных технических средств.
Результатом анализа технического обеспечения процессов управления является перечень технических средств с указанием основных характеристик и требования к планировке помещений; программного обеспечения — перечень программных средств; коммуникационных связей — описание действующей системы взаимосвя­зей (локальные вычислительные сети, глобальные вычислительные сети).