"Внедрение номенклатуры дел в МУЗ "Раменская ЦРБ"

Содержание

Список сокращений
Введение
Глава 1. Обзор литературных источников
1.1. Практика формирования дел в медицинской организации
1.2. Порядок формирования дел
1.3. Группировка дел
1.4. Расположение документов в деле
1.5. Регистрация документов
1.6. Порядок разработки бланков
1.7. Схема построения номенклатуры дел организации
1.7.1. Составление номенклатуры дел
1.7.2. Разделы номенклатуры
1.7.3. Графы номенклатуры
1.7.4. Заголовки дел
1.7.5. Последовательность расположения
1.8. Методика составления и применения примерной номенклатуры дел
1.8.1. Нормативное обеспечение номенклатуры дел
1.8.2. Значение примерной номенклатуры дел
1.8.3. Организация работы по составлению примерных номенклатур дел
1.8.4. Схема построения примерной номенклатуры дел
1.8.5. Составление заголовков дел
1.8.6. Определение сроков хранения дел
1.8.7. Оформление примерной номенклатуры дел
1.8.8. Применение примерных номенклатур дел
Глава 2. Формирование номенклатуры дел
2.1. Описание базы исследования
2.2. Формирование общей номенклатуры дел
2.3. Функциональная реструктуризация разделов (согласование)
2.4. Формирование медицинской номенклатуры дел
2.4.1. Вывод
2.5. Экспертная оценка
Заключение
Список использованных источников и литературы
Приложение

"Внедрение номенклатуры дел в МУЗ "Раменская ЦРБ"

На седьмом этаже хирургического корпуса находится операционный блок, выделенный как самостоятельное отделение, в котором каждое отделение имеет свою операционную, оборудованное по нормативам.
Больница имеет физиотерапевтическое, рентгенологическое отделения, отделение переливания крови, отделение эндоскопии, отделение функциональной диагностики с кабинетом ультразвуковых исследований, а также клинико-диагностическую лабораторию с клиническим, бактериологическим, биохимическим, иммунологическим отделами.
В 2006 году в Раменской ЦРБ был открыт рентгенодиагностический центр с компьютерным томографом.
Структура управления МУЗ «Раменская ЦНБ» представлена на рисунке 6, она является линейно-функциональной: руководство больницей в целом осуществляет главный врач, которому подчиняются его заместители: по медицинской части и главная сестра.
Рисунок 6. Организационная структура Городской больницы №6
Заместитель главного врача по медицинской части руководит врачебным составом учреждения, главная медсестра – сестринским персоналом.
У руководителя больницы существуют некоторые фундаментальные принципы управления и определенная административная практика, которые остаются неизменными: умение мыслить критически, брать на себя смелость принятия решений и учиться на собственном опыте, человеколюбие.
Основной задачей руководителя является определение главных принципов деятельности организации, под которыми имеются в виду ценности и принципы, формирующие основу видения деятельности организации и ее важнейшие направления.
Для дальнейшего исследования была разработана следующая методика изучения заданной цели:
- объект исследования – номенклатура дел в государственной медицинской организации;
- предмет исследования – делопроизводство в государственной медицинской организации;
- вид наблюдения - текущий;
способ проведения исследования - выборочный;
- методы, использованные при исследовании:
а) обзор нормативно-правовой базы;
б) обзор имеющегося опыта в этой области;
в) анализ;
г) формирование дел;
д) синтез;
е) интервьюирование;
ж) экспертная оценка.
Этапы построения исследования:
1. Анализ "перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения" Федеральной архивной службы России.
2. Формирование дел.
3. Присвоение индексов.
4. Синтез перечня документов по отделам номенклатуры дел.
5. Создание подкаталогов структуры номенклатуры дел.
6. Творческий подход по вопросам размещения документов в структуре номенклатуры дел.
7. Анализ имеющейся документации в исследуемом ЛПУ.
8. Формирование вторичного каталогизирования.
9. Формирование третичного каталогизирования.
10. Соотнесение документов в бумажной форме с их индексом в структуре номенклатуры дел по отдел и подкаталогам.
11. Экспертная оценка.
2.2. Формирование общей номенклатуры дел
Этапы создания номенклатуры дел.
1. Были проанализированы нормативно-правовые акты.
Федеральная архивная служба России (Росархив) Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения.
2. Были проанализированы попытки создания номенклатуры дел.
Номенклатура дел медсестёр. Прежде всего, была сформирована номенклатура дел старшей медсестры поликлинического отделения. Для достижения наилучших результатов и для экономии времени каждый раздел работы старшей медсестры был выделен в отдельные папки, имеющие свой индивидуальный номер для облегчения поиска любого документа. Ведётся база данных по различным разделам работы:
графики учёта рабочего времени сотрудников поликлиники;
табель на заработную плату сотрудников поликлиники;
заявки на аванс;
учет финансовых средств;
информация по аптеке (накладные на получение лекарственных средств, заявки на медикаменты);
информация по оборудованию и аппаратуре (с указанием инвентарных номеров, заявки на списание, картотека аппаратуры и оборудования по кабинетам);
информация по сотрудникам (Ф.И.О., дата рождения, адрес проживания, с какого года работает в поликлинике);
информация по повышению квалификации медсестёр (дата получения квалификационной категории, сертификата, какое медицинское училище закончила, план дальнейшего повышения квалификации, подтверждения сертификата);
планы работ (старшей медсестры на год, повышения квалификации медсестёр, санитарно-эпидемическому режиму, особо опасным инфекциям и т.д.).
Для повышения эффективности своей работы использую компьютер. Работа с компьютером освобождает от бумажной рутины, что экономит время, облегчает работу при составлении отчетов. Вся информация, касающаяся работы, всегда под рукой и её не надо переписывать вручную.
Номенклатура дел медсестры разложена по папкам.
Папка с текущей документацией:
должностные инструкции медсестры кабинета согласно профиля;
рабочие приказы и инструкции по поликлиническому отделению Ленинградской областной клинической больницы;
приказы и инструкции по обращению с лекарствами.
Папка с инструкциями по санитарно-эпидемическому режиму:
выписки из приказов МЗ по санитарно-эпидемическому режиму;
методические указания и инструкции по санитарно-эпидемическому режиму;
дозировочная таблица по разведению дезинфицирующих средств;
инструкции и аннотации по дезинфицирующим средствам.
Были просмотрены примеры номенклатуры дел.
1. Федеральная архивная служба России (Росархив) Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения.
2. Пример типовой номенклатуры дел для высших учебных заведений:
Общие вопросы.
1. Руководство.
1.1. Приказы министерства.
1.2. Приказы ректора университета.
1.3. Отчеты о работе университета.
2. Учебная работа.
2.1. Учебные планы университета.
2.1.1 Годовые учебные планы.
2.1.2. Семестровые учебные планы.
2.2. Расписание занятий.
2.3. Экзаменационные билеты.
3. Бухгалтерия.
3.1. Годовые финансовые отчеты университета.
3.2. Переписка с банком.
4. Хозяйственная работа.
4.1. Смета ремонта аудиторий университета.
4.2. Переписка с поставщиками стройматериалов.
4.3. Переписка по закупке оборудования для лабораторий.
5. и так далее.
4. Был создан первый вариант административной номенклатуры дел
(на основании документа – Федеральная архивная служба России (Росархив) Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения). Одновременно проводилась индексация дед по двухуровневому принципу.
Тут же были произведены некоторые изменения:
А) Раздел «Распорядительная деятельность».
Вместо одного раздела было решено сделать отдельные папки. Остальные папки и документы было решено не включать в номенклатуру дел за ненадобностью.
Б) Раздел «Организационные основы управления».
Вместо одного раздела было решено сделать отдельные папки. К тому же многие папки в связи со схожестью и взаимодополняемостью документов (даже из других разделов) были объединены в одни дела (коллективный договор и документы о проверке условий выполнения коллективного договора). Также были папки, которые разделены были (документы по аттестации, сертификации, приватизации) хотя в примерном перечне были вместе. Также, вследствие того, что здесь впервые встретилась папка «договор» было решено все возможные договора со всего перечня поместить в одно дело под тем индексом, который соответствовал первому проиндексированному договору.
В) Раздел «Контроль» почти не подвергся изменениям. Было изменено лишь название папки с «Контроль» на «Документы по контролю».
Г) Раздел «Правовое обеспечение деятельности». Отсюда был перемещен в папку «01-11 Договоры» файл «Договоры об оказании юридических услуг» для собрания всех договоров в одну папку. «Кодификационные картотеки, базы данных (справочные, полнотекстовые) по законодательным актам и другим нормативным документам (инструкциям, правилам)» и «Книги записей юридических консультаций» были удалены за ненадобностью. А папка «Картотеки, книги регистрации арбитражных дел, претензий и исков» была переименована в папку «Арбитражные дела» и разделена на подразделы «Картотеки» и «Книги регистрации арбитражных дел, претензий, исков»
Д) Раздел «Документационное обеспечение управления и организация хранения документов». Раздел «типовые и примерные номенклатуры дел» был удален за ненадобностью, так как типовые и примерные номенклатуры дел в организации не хранятся и храниться не будут.
Е) Раздел «Планирование деятельности» претерпел большие изменения от первоначальной формы. Исчезли подразделы «Текущее планирование» и «Ценообразование»- эти папки ведутся в разделе «04-Бухгалтерия». Были взяты только папки из раздела «Прогнозирование».
Ж) Раздел «Финансирование деятельности в Дело «01-Администрация» не включен».
З) Раздел «Учет и отчетность» подвергся сильным изменениям. Раздел «Бухгалтерский учет и отчетность» в дело «01-Администрация» включен не был. Отчеты и статистические отчеты организации были разделены по папкам в соответствии с принципами хранения.
И) Раздел «Экономические, научные и культурные связи». Не включены в этот раздел «Журналы, карточки учета посещений организации представителями иностранных организаций» на основании того, что они не ведутся и вестись в обозримом будущем не будут.
К) Раздел «Осуществление связей». Многие папки включены не были ввиду нецелесообразности их ведения, например, прогнозы, конъюнктурные обзоры, «Документы о целесообразности закупок иностранной продукции и материалов».
Л) Раздел «Информационное обслуживание» в дело «01-Администрация» не включен.
М) Раздел «Трудовые отношения» на I этапе претерпел существенные изменения. Подразделы, существующие в «Перечне…», не были отражены в разделе вследствие двухуровневой индексации номенклатуры дел. Многие папки не были включены вследствие особенностей делопроизводства рассматриваемой медицинской организации (такие, как «Документы о прогнозировании повышения производительности труда», «Документы о переводе работников на сокращенный рабочий день или сокращенную рабочую неделю» и другие).
Н) Раздел «Кадровое обеспечение» в дело «01-Администрация» включен не был.
О) Раздел «Материально-техническое обеспечение деятельности». Изменения претерпел только в том плане, что в сравнении с «Перечнем…» не были разбиты на подразделы папки вследствие двухуровневой системы индексации дел.
П) Раздел «Административно – хозяйственные вопросы». В сравнении с «Перечнем…» не были разбиты на подразделы папки вследствие двухуровневой системы индексации дел. Сильно сократилось количество папок по организации охраны вследствие ненужности их ведения.
Р) Раздел «Социально-бытовые вопросы». Не включена папка «Жилищно-бытовые вопросы», «Организация досуга» вследствие отсутствия подобных дел в исследуемой организации.
С) Раздел «Деятельность первичных профсоюзных организаций (объединений)» в номенклатуру исследуемой организации не включен по причине отсутствия профсоюзных организаций в исследуемой клинике.
Также на первом этапе формирования номенклатуры дел было решено часть переписок собрать в одной папке и озаглавить данную папку «01-13 Переписка».
Было решено электронные формы документов помечать значком (электронная форма) в графе примечания номенклатуры дел.
5. Был создан первый вариант раздела «03-Отдел кадров» номенклатуры дел (на основании документа – Федеральная архивная служба России (Росархив) Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения).
Раздел «03-Отдел кадров» прошел согласование с руководителем кадровой службы базы исследования.
А) В дополнение к папке «Кадровое обеспечение» были внесены также папки «Организационные документы», «Организационные основы управления», «Трудовые отношения» из других разделов Административной номенклатуры дел.
03-02 Организационные документы
03-02/01 Штатное расписание
03-02/02 Штатные расстановки
03-02/03 Должностные инструкции
03-03 Организационные основы управления (Документы об организации)
03-03/03 Документы о командировках (5 лет)
03-03/03-01 Программы
03-03/03-02 Задания
03-03/03-03 Отчеты
03-03/03-04 Доклады
03-03/03-05 Переписка
03-04 Трудовые отношения
03-01/01 Документы о половозрастной структуре и профессионально-квалификационном составе высвобожденных и необходимых работников (электронная форма)
6. Был создан первый вариант раздела «02-Отдел маркетинга и рекламы» номенклатуры дел (на основании документа – Федеральная архивная служба России (Росархив) Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения). Изменений при создании первой версии произведено не было.
7. Был создан первый вариант раздела «07 – Административно-хозяйственный отдел».
Номенклатура дел этого раздела составлялась исключительно со слов сотрудников этого отдела, основываясь на том, какие документы ведутся в процессе их деятельности.
07-Административно-хозяйственный отдел
07-01 Документы по метрологии
07-01/01 Договор о ежегодной поверке
07-01/02 Свидетельства о поверке/ Сертификат о метрологическом контроле состояния
07-01/03 Приказ по метрологической службе
07-01/04 Положение по метрологической службе
07-01/05 Перечень средств измерений и изделий медицинской техники, имеющих метрологические характеристики
07-02 Товарная отчетность
07-02/02-01 Чеки
07-02/02-02 Счета
07-02/02-03 Счета-фактуры
07-02/02-04 Товарные накладные
07-02/02-05 Сертификаты соответствия на товар
07-02/02-06 Журналы учета
07-03 Копии договоров с фирмами – поставщиками
07- 04 Документы по инвентаризации
07-04/01 Акты инвентаризационные
07-04/02 Акты на списание
07-04/03 Приказ по инвентаризации
07-04/04 Журнал
8. Был создан раздел «05-Канцелярия».
Этот раздел создавался путем переноса из других разделов папок на основании того, что данные папки ведутся именно в этом отделе.
05- Канцелярия – электронные документы
05-01 Планирование деятельности
05-01/01 Целевые программы федеральные - (электронная форма)
05-02 Трудовые отношения
05-02/01 Перечни профессий - (электронная форма)
05-02/02 Типовые нормативы по труду - (электронная форма)
Административно-хозяйственные вопросы
05-03/01 Списки, книги адресов и телефонов - (электронная форма)
Информационное обслуживание
05-04/01 Документы об оформлении годовой подписки на литературу
05-04/01-01 Списки
05-04/01-02 Каталоги
05-04/01-03 Заявки
05-04/01-04 Отчеты
9. Был создан первый вариант раздела «06-Отдел по охране труда».
Этот раздел был создан на основании нормативно-правовых актов изложенных в приложении Н.
2.3. Функциональная реструктуризация разделов (согласование)
1. Был исправлен первый вариант административной номенклатуры дел
Изменения претерпели многие разделы.
А) Раздел «Уставные документы». Был убран файл «01-01/03 Документы о проверке выполнений условий коллективного договора (организация труда)» потому что в исследуемой организации коллективный договор с сотрудниками не заключен.
Б) Файл «Арбитражные дела» и файл «Документы о соблюдении норм законодательства, конфликтах, спорах, иных вопросов правового характера» был перемещен из раздела «Документы о правовом обеспечении деятельности» в раздел «Документы об организации».
В) Было решено всю переписку, осуществляемую всеми структурными подразделениями организации вне зависимости от формы ее исполнения переводить на бумажный носитель и помещать в отдельную папку. Электронная форма переписки хранится у исполнителя переписки в отдельном файле, пронумерованном согласно номенклатуре дел. Перевод на бумажный носитель производится периодически, но не реже, чем один раз в квартал.
Г) Из папки «Планирование деятельности» файл «01-17/01 Целевые программы федеральные» был перенесен в раздел «05-канцелярия».
Д) В папке «Трудовые отношения» был удален файл «01-21/01 Документы о наличии, движении, комплектовании, использовании работников» вследствие отсутствия ведения такой документации.
Е) В папке «Материально – техническое обеспечение деятельности» был удален файл «01-22/17 Пропуска на вывоз товаров и материалов со складов (3 года)».
Ж) В папке «Административно – хозяйственные вопросы» был удален файл «01-23/25 Документы о техническом состоянии и списании транспортных средств» за ненадобностью в исследуемой медицинской организации.
З) В папку «Социально-бытовые вопросы» был добавлен файл «01-24/11 Документы о награждении за участие в благотворительности».
И) Появилось название папки «Охрана труда». Сама папка стала отдельным разделом номенклатуры дел вследствие отдельного порядка и отдельной, не вписывающейся в общую структуру нумерацией. Также этот раздел опирается на другие нормативно-правовые акты.
2. Был исправлен второй вариант административной номенклатуры дел
А) Папки «Документы по аттестации», «Документы по сертификации» было решено разделить на папки «Документы по аттестации рабочих мест», «Документы по сертификации рабочих мест» и «Документы по аттестации персонала», «Документы по сертификации персонала» и вторую часть папок разместить в разделе «03-Отдел кадров».
01-08 Документы по аттестации рабочих мест
Протоколы
Аттестация
Положения
01-09 Документы по сертификации рабочих мест
Протоколы
Представления
Положения
Б) Папка «Документационное обеспечение управления и организация хранения документов». Был удален файл «01-16/09 Журналы учета» вследствие отсутствия необходимости ведения данной документации в исследуемой организации.
В) Папка «Экономические, научные и культурные связи». Был удален файл «01-19/07 Документы о приеме представителей сотрудничающих организаций» вследствие отсутствия целесообразности ведения данной документации в исследуемой организации.
Г) Папка «Трудовые отношения».
– Были удалены файлы «Документы о высвобождении и потребности в работниках, создании рабочих мест», «01-21/07 Документы о диагностике профессиональной пригодности работников», «01-21/08 Документы об учете рабочего времени», «01-21/09 Графики учета рабочего времени», «01-21/010 Журналы учета рабочего времени», «01-21/11 Документы о трудовой дисциплине», «01-21/12 Типовые нормативы по труду» и перенесены в раздел «03-Отдел кадров».
– Файлы «01-21/19 Планы мероприятий по улучшению условий туда работников», «01-21/20 Перечень профессий с вредными условиями труда», «01-21/21 Списки работающих на производстве с вредными условиями труда», «01-21/27 Протоколы аттестации по технике безопасности» были перемещены в раздел «06-Отдел по охране труда».
Д) Папка «Материально – техническое обеспечение деятельности». Был добавлен файл «01-23/17 Техническая документы на программные продукты».
Е) Папка «Социально-бытовые вопросы».
- Файл «01-24/11 Документы о награждении за участие в благотворительности» был перемещен в раздел «02-Отдел маркетинга и рекламы».
- Файл «Листки нетрудоспособности» был удален вследствие того, что он в исследуемой организации не ведется.
Ж) Добавились папки «01-26 Call-центр», «01-27 Страхование организации», «01-28 Страхование персонала», «01-29 Работа со страховыми организациями в рамках добровольного медицинского страхования», отражающие особенности ведения делопроизводства исследуемой организации.
3. Был изменен первый вариант раздела «03-Отдел кадров» номенклатуры дел.
А) Был удалены файлы «03-01/02 Записки, заменяющие приказы по личному составу», «03-01/14 Карточки, указатели к приказам по личному составу (75 лет)», «03-01/16 Заявления об участии в конкурсе на замещение вакантных должностей», «03-01/17 Документы конкурсных комиссий по замещению вакантных должностей, избранию на должность лиц, не имеющих личных дел», «03-01/18 Протоколы заседаний конкурсных комиссий по замещению вакантных должностей, избранию на должность» вследствие нецелесообразности ведения данной документации в исследуемой организации.