Разработка системы управления в розничном торговом преприятии

Введение
Глава 1. Теоретические основы управления организацией
1.1. Современная система взглядов на управление
1.2. Этапы разработки системы управления предприятием
Выводы
Глава 2. Формирование системы управления в торговой фирме ЗАО «Валта Фуд»
2.1. Общая характеристика результативности деятельности торговой фирмы ЗАО «Валта Фуд»
2.2. Анализ проблем в сфере управления торговой фирмы ЗАО «Валта Фуд»
2.3. Рекомендации по разработке системы управления в торговой фирме ЗАО «Валта Фуд»
Выводы
Заключение
Список литературы
Приложения

Разработка системы управления в розничном торговом преприятии

доля (%)
Изменение суммы (тыс.р.)
Изменение доли
(%)
Прибыль от реализации услуг
2725
114,4
2940
103,89
+ 215
- 10,51
Прибыль от основной операционной деятельности
2382
100
2830
100
+ 448
-
Общая
сумма брутто-прибыли от обыч-
ной деятельности до выплаты про-
центов и налогов
2382
100
2830
100
+ 448
-
Прибыль отчетного периода от обычной деятельности до налогообложения
1951
81,91
2546
89,96
+ 595
+ 8,05
Налог на прибыль
541
22,71
716
25,3
+ 175
+ 2,59
Чистая прибыль отчетного периода
1410
59,19
1830
64,66
+ 420
+ 5,47
Данные из расчетной таблицы показывают, что общая сумма брутто-прибыли до выплаты процентов и налогов увеличилась на 18,8% за счет увеличения прибыли от операционной деятельности. Чистая прибыль за отчетный период значительноувеличилась на 29,8%.
Анализ рентабельности позволяет оценить способность предприятия приносить доход на вложенный в него (предприятие) капитал.
Таблица 2.4
Показатели рентабельности
Показатель, (%)
2006 год
2007 год
Рентабельность услуг
5,1
5,3
Рентабельность продаж (оборота)
3,98
4,23
Полученные результаты позволяют сделать вывод о том, что услуги, реализуемые торговой фирмой ЗАО «Валта Фуд», рентабельны, а коммерческая деятельность компании эффективна.

2.2. Анализ проблем в сфере управления торговой фирмы ЗАО «Валта Фуд»
Распределение работы и неструктурированность задач, необходимость принимать решения в условиях высокой неопределенности – все это обусловило существенную особенность работы торговой фирмы ЗАО «Валта Фуд» на первом этапе ее развития. Дело в том, что поначалу компания работала и развивалась, фактически не имея ни одной должностной инструкции. Конечно, в торговой фирме формально существовала организационная структура, и были распределены обязанности между сотрудниками, поскольку в ней работают профессионалы разного профиля.
В то же время между руководителями как самого высокого, так и среднего уровня распределялись не функции, а ответственность за области деятельности. Были распределены сферы деятельности, при этом конкретные функции и ответственность за результат не закреплялись жестко за исполнителями, что, по нашему мнению, напоминает организацию труда в крестьянском семейном хозяйстве.
Однако в настоящее время торговой фирмы ЗАО «Валта Фуд» необходимо обеспечить гибкость стратегии на рынке для того, чтобы сохранить одно из лидирующих положений в Санкт-Петербурге. Данный подход необходимо осуществлять, в том числе, и за счет разработки структуры управления торговой фирмы, что позволит рациональным образом распределить функциональные обязанности каждого подразделения компании и ее работников путем составления должностных инструкций.
Основное назначение торговой компании ЗАО «Валта Фуд», с точки зрения общества, определяется целями удовлетворения рыночной потребности в производимой продукции и услугах. Вместе с тем соответствие между системой целей и организационной структурой не может быть однозначным. Процесс перехода от целей организации к ее структуре представлен в Приложении 4. Таким образом, эффективность построения системы управления не может быть оценена каким-либо одним показателем. Поэтому целесообразно использовать набор нормативных характеристик аппарата управления: его производительность при переработке информации; оперативность принятия управленческих решений; надежность аппарата управления; адаптивность и гибкость.
Для эффективной работы торговой фирмы ЗАО «Валта Фуд» важно четко и ясно определить функциональные обязанности и полномочия работников, а также их взаимоотношение. Каждый сотрудник компании должен понимать, что ожидается от него, какими полномочиями он обладает, какими должны быть его взаимоотношения с другими служащими. Это достигается с помощью организационной схемы, дополненной соответствующими инструкциями и распределением обязанностей.
Также в ходе диагностики системы управления были выявлены определенные проблемы работы с персоналом. Необходимо отметить, что система управления персоналом рассматривается как одна из подсистем менеджмента любой организации. Она создается с целью обеспечения эффективной работы любой компании, рационального использования ее материальных, финансовых и трудовых ресурсов.
Главная задача менеджмента торговой фирмы ЗАО «Валта Фуд» – обеспечить отделы поставками продукции. При таком подходе к формированию плана автоматически закладывается возможность его невыполнения, потому что, например, не учитываются риски, связанные с изменением квалификационного состава сотрудников или их увольнением. При уходе квалифицированных сотрудников очень сложно быстро и оперативно найти соответствующую замену, что может грозить невыполнением обязательств, срывом сроков, что автоматически ведет к снижению доходов.
В целом существующую систему управления персоналом в торговой фирме ЗАО «Валта Фуд» можно охарактеризовать больше как «руководство кадрами». Сотрудники рассматриваются скорее как издержки или фактор производства, но не как стратегический ресурс, от которого в наибольшей степени зависит успех организации.
2.3. Рекомендации по разработке системы управления в торговой фирме ЗАО «Валта Фуд»
Для успешного развития любой компании необходимо четкое понимание ее желаемого состояния в будущем, а именно:
1) продукция и услуги, которые компания планирует производить и продавать;
2) рынки, на которых планирует работать;
3) способы выхода на эти рынки;
4) технологии и оборудование, необходимые для оказания услуг;
5) политика финансирования и управления капиталами
6) ценности и убеждения компании.
На этой основе можно разрабатывать уже конкретные стратегические цели и систему управления, привязанные к определенным субъектам деятельности и времени. Каждый этап расширения деятельности компании предполагает открытие новых возможностей. Разработка миссии торговой фирмы ЗАО «Валта Фуд» должна явиться первым этапом стратегического планирования деятельности организации.
Миссия компании ЗАО «Валта Фуд»: «Мы заботимся о качестве и продолжительности жизни домашних любимцев, формируя культуру отношений между людьми и их преданными друзьями. Мы верим, что радость общения со своими питомцами делает мир добрее». «Валта» – слово с древними фонетическими корнями олицетворяет мощь и энергию, и сотрудники компании стараются ему соответствовать. «Валта Фуд» – это качество и доверие. Фирма сотрудничает не только с крупными оптовыми компаниями и магазинами, работникам компании доверяют ветеринарные клиники, питомники и заводчики.
Из четырех вариантов стратегии повышения конкурентоспособности предприятия руководству торговой фирмы ЗАО «Валта Фуд» необходимо выбрать стратегию дифференцирования рынка (или имиджа товара), которая связана с созданием у покупателей положительного имиджа товаров и услуг компании.
После того как выбрана конкурентная стратегия, начинают следующий этап стратегического планирования – разработку системы стратегических целей. Для построения системы стратегических целей фирмы воспользуемся понятием «дерево целей». Обычное дерево выглядит следующим образом: основной ствол, от него отходят несколько крупных ветвей, от каждой крупной ветви отходят несколько менее крупных, и от них, в свою очередь, отходят еще более мелкие. Этот образ и используется в планировании и принятии решений. В рамках данной курсовой работы сформулированы цели, стоящие перед торговой фирмой ЗАО «Валта Фуд», которые представлены в Приложении 5 в виде дерева целей. Таким образом, основными целями торговой фирмой являются укрепление конкурентной позиции на рынке, расширение своего бизнеса в других регионах. Анализ дерева целей позволяет сделать вывод, что стратегические цели ЗАО «Валта Фуд» подчинены миссии торговой фирмы.
Достижение принятых стратегических целей предполагает разработку для каждой из них стратегической программы. Руководители торговой фирмы ЗАО «Валта Фуд» после утверждения программы будут обязаны заниматься ее реализацией. Глубокое знакомство с предстоящей работой позволит делать это более осознанно, хорошо представляя себе, какие конечные результаты и для чего должны быть получены. В рамках выполнения данной курсовой работы нами разработана программа по ассортиментной и ценовой политики торговой фирмы ЗАО «Валта Фуд», которая представлена в Приложении 6.
Работу по совершенствованию организационной структуры компании целесообразно проводить в следующих случаях:
1. Проектирование и построение организационной структуры необходимо в случае образования новой компании.
2. Оптимизация существующей организационной структуры в первую очередь нужна компаниям, чьи подразделения и сотрудники выполняют работу недостаточно согласованно, неэффективно, не в соответствии с целями компании.
3. Реструктуризация организационной структуры необходима для компаний, столкнувшихся с «проблемой роста», когда прежняя структура уже не соответствует новым целям и задачам компании.
Проведенный анализ показал, что для торговой фирмы ЗАО «Валта Фуд» характерен второй случай. Таким образом, необходимо построение организационной структуры компании, нацеленной на достижение стратегических целей, рассмотренных выше.
Усовершенствованная организационная структура торговой фирмы ЗАО «Валта Фуд» будет иметь следующий вид, показанный на схеме Приложения 7. Штатное расписание торговой фирмы ЗАО «Валта Фуд» представлено в Приложении 8.
Для успешной реализации стратегических целей необходимо создать отдел маркетинга, который снимался бы вопросами изучения рынка продажи товаров для животных, рекламой, ценообразованием, расширением сферы деятельности. В структуре предприятия этот отдел должен подчиняться непосредственно (линейно) главному менеджеру торговой фирмы ЗАО «Валта Фуд».
Таким образом, торговая фирма сможет осуществить:
1. Ориентацию работы всего предприятия на важнейшие стратегические цели.
2. Достижение конкурентного преимущества, улучшение маневренности, повышение скорости реакции на рыночные изменения.
3. Внедрение системы активного маркетинга в компании, обеспечивающей ориентацию всей фирмы на рынок.
В рамках программы по координации деятельности сотрудников торговой фирмы ЗАО «Валта Фуд» определены взаимоотношения между ее отделами. Отдел закупок для выполнения своих задач и реализации стратегических планов торговой фирмы взаимодействует:
1. С отделом продаж торговой фирмы ЗАО «Валта Фуд».
2. С бухгалтерией торговой фирмы.
3. С отделом маркетинга торговой фирмы.
Отдел продаж для выполнения своих задач и реализации стратегических планов торговой фирмы ЗАО «Валта Фуд» взаимодействует:
1. С отделом закупок торговой фирмы.
2. С бухгалтерией торговой фирмы.
3. С отделом маркетинга.
Бухгалтерия для выполнения своих задач и реализации стратегических планов торговой фирмы ЗАО «Валта Фуд» взаимодействует:
1. С генеральным директором по вопросам: выполнения финансового плана; утвержденного бюджета (валовой доход и издержки обращения); эффективности работы торговой фирмы (прибыль, чистая прибыль); расчетов с поставщиками и подразделениями; правила налично-денежного обращения в торговой фирме; расчетов по зарплате с сотрудниками торговой фирмы; расчетов с головным подразделением и пр.
2. С отделом продаж по вопросам: товарно-сопроводительной документации; отчетов об отгруженной продукции; первичных документов, подтверждающих оплаты; сведений о наличии товаров на складе и торговых точках в продажных ценах; установленной документации о возврате товара; информации о затратах, произведенных на отгрузку (продукции) в бюджет; данных о движении продукции, норм запасов продукции, норм естественной убыли; итогов инвентаризации.
3. С отделом закупок по вопросам: товарно-сопроводительная документация; отчётов об отгруженных контрагентами материально-технических ресурсах; сведений о наличии товаров на складе и торговых точках в закупочных ценах; бюджета закупок.
4. С менеджером по персоналу по вопросам: документации о приеме и увольнении работников; предоставления данных в пенсионный фонд; документов о предоставлении льгот, начислений и т. п.
Таким образом, происходит более четкое формирование горизонтальных связей между отделами торговой фирмы ЗАО «Валта Фуд».
В подразделении кадровой службы, в первую очередь, необходимо введение должности менеджера по персоналу, который должен выполнять координирующую функцию по работе с персоналом. Основными элементами новой стратегии работы кадровой службы торговой фирмы ЗАО «Валта Фуд» должны являться:
1) учет человеческого фактора, начиная со стадии выработки миссии торговой фирмы и стратегических программ;
2) повышение эффективности труда административно-управленческого персонала;
3) применение новых контрактных систем найма, включая контракты с оговоренными сроком действия и прекращения контракта и др.;
4) совершенствование процедур подбора кандидатов на вакантные должности с целью снижения текучести кадров;
5) разработка программ по адаптации, обучению и повышению квалификации работников торговой фирмы;
6) создание системы мотивации и стимулирования труда работников торговой фирмы для повышения производительности труда;
7) формирование организационной культуры торговой фирмы.
Выводы
Повышение эффективности системы управления дает:
1) увеличение объемов реализации;
2) снижение издержек;
3) повышение качества продукции, услуг, сервиса;
4) повышение имиджа торговой фирмы;
5) уменьшение времени реагирования на изменения внешней среды, связанные с рынком, законодательством, социальными нормами и другими факторами.
Заключение
Система управления предприятием – это целостный комплекс взаимосвязанных и регулярно выполняемых действий, позволяющий результативно управлять компанией и осуществлять долгосрочный предпринимательский успех с максимальной прибылью для конкретного бизнеса за счет обеспечения конкурентоспособности продукции и предприятия в целом.
Понимание руководителем организации технологии процесса, его стадий, циклов и характерных особенностей имеет большое значение для успешного и профессионального решения проблем управления предприятием.
В настоящее время основными факторами конкурентоспособности организаций стали следующие: обеспеченность рабочей силой, степень ее мотивации, организационные структуры и формы работы, определяющие эффективность использования персонала.
Стратегия развития компании предопределяет структуру управления, которая должна соответствовать намеченным ею изменениям. Размеры организации также оказывают большое влияние на выбор структуры управления. Наибольшее влияние технологии оказывают на структуру тех подразделений организации, которые непосредственно связаны с производством продукции и услуг.
Воздействие окружающей среды на разработку системы управления разных организаций предопределяется характером и теснотой связи между ними. Чем более динамичным является окружение, тем большей приспособляемости требует оно от компании.
В целом область деятельности, называемая менеджментом предприятия, может быть разделена на отдельные функции, которые сосредоточены в трех основных группах:
1) общее управление (установление нормативных требований и политики управления, политики инноваций, планирование, организация работы, мотивация, координация, контроль, ответственность);
2) управление структурой предприятия (его создание, предмет деятельности, правовые формы, связи с другими предприятиями, территориальные вопросы, организация, реконструкция, ликвидация);
3) конкретные области управления (маркетинг, НИОКР, производство, кадры, финансы, основные фонды).
В ходе выполнения данной курсовой работы проведен всесторонний анализ деятельности торговой фирмы ЗАО «Валта Фуд», а также ее системы управления, и на основе диагностики предложены рекомендации по реализации стратегических целей фирмы, совершенствованию организационной структуры и проведению кадровых мероприятий по работе с персоналом компании.
Эффективной называется та система управления, при наличии которой торговая фирма ЗАО «Валта Фуд» не испытывает сложностей как при взаимодействии с внешней средой, так и внутри организации. Такая фирма быстро ориентируется на рынке, всегда имеет существенные конкурентные преимущества и эффективно их реализует.
Список литературы
1. Бурков В.Н., Ириков В.А. Модели и методы управления организационными системами. М. 2004. 238 с.
2. Вейлл П. Искусство менеджмента. Новые идеи для мира хаотических перемен / Пер. с англ. М.: Новости, 2001. 224 с.
3. Виханский О.С., Наумов А.И. Менеджмент. Учебник, 3-е изд. М.: Гардарика, 1998. 274 с..
4. Гительман Л.Д. Преобразующий менеджмент: лидерам реорганизации и консультантам по управлению. Учебное пособие. М.: Дело, 2004. 496 с.
5. Дункан Дж. Основополагающие идеи в менеджменте: Уроки основоположников менеджмента и управленческой практики / Пер. с англ. М.: Дело, 1999. 272 с.
6. Иванов М.А., Шустерман Д.М. Организация как ваш инструмент: российский менталитет и практика бизнеса. 3 – е изд. М.: Альпина Бизнес Букс, 2006. С.92-94.
7. Лапин А. Формирование системы управления персоналом // Проблемы теории и практики управления. 2006. № 5. С. 85-87.
8. Львов Д.С., Освиенко Ю.В. Об основных направлениях социально-экономических преобразований // Экономическая наука современной России. 2005. № 3. С. 34-38.
9. Никишин Е.С., Окороков В.Р. Динамика экономического развития России. СПб.: Нестор. 2001. 154 с.
10. Прохоров А.П. Перспективы развития российской модели управления // Менеджмент в России и за рубежом. 2003. № 2. С.77-89.
11. Управление организацией: Учебник / Под ред. А.Г. Поршнева, З.П. Румянцевой, Н.А. Саломатина. - 3 -е изд., переработ. и доп. - М.: ИНФРА-М, 2005. 716 с.
12. Управление персоналом. Учебник под редакцией Т. Ю. Базарова, Б. Л. Ерёмина. М.: Инфра, 2002. 212 с.
Приложения
Приложение 1
Принципы управления (90-е гг. XX в.)
1. Лояльность к работающим
2. Ответственность как обязательное условие успешного менеджмента
3. Коммуникации, пронизывающие организацию снизу вверх, сверху вниз, по горизонтали
4. Атмосфера в организации, способствующая раскрытию способностей работающих
5. Обязательное установление долевого участия каждого работающего в общих результатах
6. Своевременная реакция на изменения в окружающей среде
7. Методы работы с людьми, обеспечивающие их удовлетворенность работой
8. Непосредственное участие менеджеров в работе групп на всех этапах как условие согласованной работы
9. Умение слушать всех, с кем сталкивается в своей работе менеджер: покупателей, поставщиков, исполнителей, руководителей и т.п.
10. Этика бизнеса
11. Честность и доверие к людям
12. Опора на фундаментальные основы менеджмента: качество, затраты, сервис, нововведения, контроль ресурсов, персонал
13. Видение организации, т.е. четкое представление о том, какой она должна быть
14. Качество личной работы и ее постоянное совершенствование
Приложение 2
Соотнесение стадий жизненного цикла, типов стратегии организации
и особенностей персонала
Стадия. Цель
Тип стратегии.
Краткое описание
Краткая характеристика стратегии
Характеристика особенностей персонала
Формирова-ние. “Заявка” на рынке товаров/
услуг
ПредпринимательскаяПривлечь внимание к товару, найти своего потребителя, организовать продажу и сервис, стать привлекательным для клиента
Принимаются проекты с высокой степенью финансового риска, минимальным количеством действий. Ресурсы недостаточны для удовлетворения всех требований заказчика. В центре внимания - быстрое осуществление ближайших мер
Работники должны быть новаторами, инициативными, контактными, с долговременной ориентацией, готовыми рисковать, не боящимися ответственности. Малая сменяемость ведущих сотрудников
Интенсив-
ный рост. “Размноже-
ние систем”
Динамический рост. Нарастающий рост объемов и качества услуг и соответственно числа структур
Степень риска - меньшая. Постоянное сопоставление текущих целей и создание фундамента для будущего. Письменная фиксация политики фирмы и основных процедур
Организационная закрепленность, тесное взаимодействие, гибкость в изменяющихся условиях, проблемная ориентация персонала
Стабилиза-
ция. Закрепле-
ние на рынке, достижение максималь-
ного уровня рентабельности
Прибыльность. Поддержание системы в равновесии
В центре внимания - сохранение существующего уровня прибыльности. Минимизация затрат, возможно прекращение найма. Хорошо развита управленческая система. Созданы и действуют различного рода процедурные правила