Организация информационного обеспечения системы управления организацией

Содержание
Введение
Раздел 1. Теоретические основы Организации информационного обеспечения управленческой деятельности в организации
1.1. Сущность информационного обеспечения и его значение для организации
1.2. Информационное обеспечение как компонент обеспечивающей системы управления организации
1.3. Классификация информационных ресурсов предприятия
Раздел 2. Анализ функционирования информационной системы управления ООО «Петролес»
2.1. Характеристика структуры и сферы деятельности ООО «Петролес»
2.2. Анализ технико-экономических показателей
2.3. Анализ автоматизированной информационной системы предприятия
Раздел 3. Практические рекомендации по оптимизация процесса информационного обеспечения системы управления организацией ООО «Петролес»
3.1. Систематизация процесса организации информационного обеспечения на предприятии «Петролес»
3.2. Оптимизация способов усовершенствования информационной системы
3.3. Разработка и внедрение информационной системы «1С управление» для совершенствования процесса управления, оценка риска и эффективности проекта
Заключение
Список использованной литературы

Организация информационного обеспечения системы управления организацией

- в качестве осведомления персонала о текущих событиях 1раз в две недели проводятся совещания;
- для повышения уровня квалификации - тренинги для продавцов консультантов;
- корпоративные праздники;
- внешний вид сотрудников.
2.3. Анализ автоматизированной информационной системы предприятия

Организацию информационного обеспечения на предприятии «Петролес» можно систематизировать следующим образом.
1. Кусочная (хаотичная) автоматизация. Хаотичная автоматизация на предприятии «Петролес» является одним из наиболее не­эффективных видов инвестирования средств в развитие предпри­ятия. Под хаотичностью процесса в данном случае понимается отсутствие стратегического плана. Как правило, при таком под­ходе процесс внедрения информационных технологий определя­ется краткосрочными локальными задачами, а не реальными по­требностями бизнеса. В качестве критериев принятия решений в этих случаях могут выступать: уровень знаний и предпочтений лиц, принимающих решения, возможность купить сейчас с экс­клюзивной скидкой какую-либо технику или программное обеспечение и т. д.
Как пра­вило, в результате предприятие в лучшем случае получает разроз­ненные прикладные системы, стоимость интеграции которых в некоторых случаях может быть сравнима с общей стоимостью комплек­сного решения. В худшем случае создаются незаконченные фраг­менты информационной инфраструктуры и прикладных систем, которые не могут применяться в практической деятельности предприятия. При этом предприятие несет дополнительные затраты на дублирование функций, которые должна была выполнять ин­формационная система, и обслуживание созданных незакончен­ных прикладных систем.
2. Автоматизация по участкам. Автоматизация по участкам подразумевает процесс автоматиза­ции отдельных производственных или управленческих подразделе­ний предприятия, объединенных по функциональному признаку. Например, литейный участок, бухгалтерия и т. д. По­добный путь автоматизации выбирается в следующих случаях:
• инвестиционные ресурсы предприятия недостаточны для ре­шения задачи автоматизации в полном объеме;
• существуют участки, где применение автоматизированных си­стем дает значительный экономический эффект, например за счет сокращения персонала;
• технология производства или иные условия не позволяют об­ходиться без использования автоматизированных систем.
Наиболее часто такой подход применяется для автоматизации производственных участков. Основное средство автоматизации спе­циализированные АСУ технологическим процессами. Применение принципа автоматизации предприятия по участкам для ряда предприятий - единственно воз­можный способ повысить экономические показатели в условиях ог­раниченных инвестиционных ресурсов. Чтобы автоматизация по уча­сткам была эффективна, необходимы стратегический и оператив­ный планы автоматизации. При этом стратегический план автомати­зации, если выбрана стратегия автоматизации по участкам, не реже раза в год пересматривается на предприятии «Петролес».
3. Автоматизация по направлениям. Автоматизация по направлениям подразумевает автоматизацию отдельных направлений деятельности предприятия, таких, как про­изводство, сбыт, управление финансами. Подход, связанный с ав­томатизацией по направлениям, часто применяется при использо­вании систем класса MRPII, ERP, когда конечной целью работ яв­ляется полная автоматизация предприятия.
От автоматизации по участкам этот подход отличается следую­щим. Автоматизация по направлениям деятельности предполагает участие в этом процессе всех организационных подразделений, фун­кционирование которых связано с автоматизируемым направлени­ем. Обычно любое направление деятельности охватывает практичес­ки все подразделения предприятия. Например, процесс снабжения. В этом процессе принимают участие все подразделения: от производ­ственных до управленческих и непосредственно сам отдел снабжения и транспортные службы. Поэтому подход, связанный с автоматизацией по направлениям, в принципе нельзя рассматривать как локальный. Его реализация свя­зана с созданием как минимум коммуникационной инфраструк­туры предприятия. В большинстве случаев автоматизация по направ­лениям связана с “реинжинирингом бизнес-процессов” и требует создания модели всего предприятия.
Все сказанное выше относительно повышения эффективности при использовании подхода автоматизации по участкам остается в силе и в рассматриваемом случае. Ревизия стратегического плана автоматизации должна производиться после окончания автоматиза­ции какого-либо направления и оценки полученных результатов.
Полная автоматизация управления предприятием. АСУП как система состоит из большого количества элементов различных уровней и различного назначения. К ним относятся под­системы, модули, блоки управления, задачи, управленческие про­цедуры, функции, операции и т. п. Базовые системы типа ERP, как правило, представляют собой иерархические структуры, состоящие в итоге из элементарных управленческих процедур, предназначен­ных для включения в АСУП.
Интеграция предполагает такое объединение и согласование уп­равленческих функций и процедур, чтобы в ходе процесса управле­ния предприятием обеспечивалась оптимизация его поведения.4
Интеграция проявляется во всех без исключения функциональ­ных и обеспечивающих подсистемах.
В подсистеме технического обеспечения - это локальные вычис­лительные сети и обеспечение связи предприятия с внешней сре­дой через глобальные сети. В подсистеме информационного обеспе­чения — это ведение баз данных под управлением СУБД. Интегра­ция математического обеспечения проявляется прежде всего в согласовании входов и выходов математических моделей, комплексировании различных моделей (например, прогнозирования и плани­рования), целостности и непротиворечивости системы математи­ческих моделей. Интеграция программного обеспечения проявляет­ся в том, что оно строится в виде сложного и вместе с тем гибкого программного комплекса, позволяющего выполнять программы в требуемой последовательности и в требуемых сочетаниях. Интегри­рованные АСУП, построенные на основе одной базовой системы ERP, выводят предприятие на новый уровень интеграции организа­ционного обеспечения благодаря унификации пользовательского интерфейса. Особенно ощутим этот эффект в больших АСУП, где новая система приходит на смену сотням старых локальных систем. Практическим результатом перехода к новой системе становится единый для всего предприятия стандарт способов взаимодействия пользователей с системой.
Главное, ради чего создаются на предприятиях автоматизиро­ванные системы, - это функциональная интеграция. Системы управления предприятием (ERP), автоматизации произ­водства (САМ), автоматизации проектирования продукции и тех­нологических процессов (CAD) объединяются в интегрированное компьютерное производство (CIM).
Единая компьютерная система позволяет обеспечить взаимную прозрачность систем. Например, уже на стадии проектирования мож­но моделировать возможное влияние конструкторских и технологи­ческих решений на ход производства.
Система ERP объединяется с объектами и системами, находя­щимися вне предприятия. Интеграция между подсистемами - это первый шаг к интегра­ции внутри ERP. Она выражается в обмене данными между подси­стемами ERP. Нередко эти данные инициируют события и процессы в других подсистемах.
Гибкость при реализации конкретных структур управления порождает новые моменты в интеграции функций базовой системы, поскольку состав функций, включаемых в подсистемы конкретной АСУП, может не полностью совпадать с функциональным напол­нением подсистем базовой системы.
АСУП строится с ориентацией на управление производствен­ным процессом как единым целым, а не на автоматизацию дея­тельности отдельных подразделений, занимающихся управлением. Таким образом, комплексная автоматизация управления способствует преодолению барьеров между различными службами управления.
Таким образом, можно утверждать, что для эффективно деятельности предприятия «Петролес» необходимо оптимизировать способы усовершенствования информационной системы.
Среди представленных на российском рынке систем автоматизации торговли можно отметить предложения фирм "Tandem-Soft" ("Торговля и учет" для Windows), "Эйс" ("Гепард"), "1С" (1С:Торговля"), "Информационные системы и технологии (система "Аспект"), "КомТех", "Атлант-Информ" (система "Садко"), "Парус", "Мета" (Комплекс автоматизации в розничной торговле), "Интеллект-Сервис", "Инфин", "Веста-С" (Управление товарооборотом на базе системы StorS). Анализ перечня свидетельствует об активности фирм, разрабатывающих бухгалтерские программы.
Место автоматизированной информационной системы (АИС) в управлении предприятием «Петролес» показано на рис.5. Проведение автоматизации работы экономических служб подразумевает построение на базе АИС некой автоматизированной системы управления.5
Автоматизированная система управления (АСУ) - это система управления, построенная на основе применения средств вычислительной техники, экономико-математических методов и информационных технологий.
Рис.5. Структура информационной системы на предприятии «Петролес»
Рассмотрим основные автоматизированные информационные системы на предприятии «Петролес».
Предприятие использует в процессе своей деятельности программу «Инфо-бухгалтер» фирмы «Информатик», которая относится к классу «Мини-бухгалтерия», но обладает многими интересными функциональными и техническими возможностями, которым бы могли позавидовать некоторые большие комплексы. Программа благодаря своим особым качествам (удобству в работе, гибкости, наглядности и простоте освоения, наличию пополняемых встроенных справочников, подсказок и пр.) быстро привлекла к себе внимание и вошла в число лидеров в этом классе.
Преимущества программы использования данной программы в следующем:
- в стандартную версию программы "Инфо-Бухгалтер" входит свыше 350 различных бланков;
- выгрузка документов бухгалтерской отчетности, деклараций и расчетов на магнитный носитель в формате, установленном налоговыми органами;
- передача в электронном виде данных о начислениях сотрудников по персонифицированному учету в формате пенсионного фонда РФ;
- автоматическое формирование справок о доходах физических лиц за год и печать их на специальных бланках, предоставляемых в налоговые органы;
- возможность интеграции с другими программами;
- наличие компилятора внутреннего языка, ускоряющего расчеты в 5-30 раз по сравнению с предыдущими версиями программы.
Отчетные формы и первичные документы, используемые в программе "Инфо-Бухгалтер", регулярно обновляются в соответствии с изменениями законодательства. Заключен договор с Министерством финансов Российской Федерации об оперативном предоставлении сборников, содержащих всю информацию Минфина РФ, официально направляемой всем финансовым органам субъектов РФ.
Программа "Инфо-Бухгалтер" позволяет формировать дерево счетов до девятого уровня в глубину. Для любого из субсчетов возможно ведение как суммового, так и количественно-суммового аналитического учета, а также использование как средней, так и фиксированной цены на единицу товара по этим субсчетам. В программе "Инфо-Бухгалтер" данные вводятся как непосредственно в журнал хозяйственных операций, так и путем заполнения первичных документов.
Телеграмма - обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста - по телеграфной сети общего пользования.
Телеграммы отправляются в тех случаях, когда отправление документов почтой не обеспечивает своевременного решения вопросов.
Телеграмма должна быть напечатана четко и без помарок на одной стороне телеграфного бланка или на светлой бумаге.
Телеграмма содержит следующие реквизиты: служебный заголовок; указание на категорию телеграммы; отметка о виде телеграммы; полный или условный телеграфный адрес получателя; текст - содержание телеграммы; регистрационный номер, дату регистрации; подпись; адрес и наименование отправителя (помещаются под чертой).
Служебный заголовок составляет работник связи, принимающий телеграмму для передачи.
Категория и вид телеграммы указываются составителем перед адресом.
Адрес получателя телеграммы печатается отдельной строкой. Это может быть полный почтовый адрес, условный или полный телеграфный адрес. В адресате указываются должность, инициалы и фамилия получателя или только инициалы и фамилия, если телеграмма адресуется частному лицу.
При адресовании телеграммы в четыре адреса и более прилагается список рассылки, составляемый и подписываемый исполнителем.
Текст телеграммы может начинаться с обращения. Текст ответной телеграммы следует начинать с указания индекса или названия инициативного документа, без добавления слов "номер НР", "Ваш" или "На Ваш".
Текст телеграммы излагается кратко, без союзов и предлогов, если при этом не искажается содержание (в частности, отрицание "не" опускать нельзя), с сокращенными обозначениями знаков препинания, например: точка - ТЧК, запятая - ЗПТ, двоеточие - ДВТЧ, тире - ТИРЕ, кавычки - КВЧ, скобки - СКБ, восклицательный знак - ВСКЛ, вопросительный знак - ВПРС.
Все цифровые данные в тексте пишутся словами. Сочетание из цифр и букв допускается только в заводских и торговых знаках и марках, в нумерации домов, индексах документов. Знаки №, -, + и другие следует писать словами: "номер" или "НР", "минус", "плюс" и т.д.
Телеграммы составляются с учетом лексических особенностей телеграфного стиля. Так, не используются сложные, многословные предложения, характерные для деловых писем; выбор делается в пользу более коротких слов; предпочтение отдается нейтральной и конкретной деловой лексике, употребление которой не вызывает ее различных толкований.
Текст телеграмм должен содержать конкретную информацию. Только в некоторых случаях допускается краткое изложение доказательства, аргументации.
Текст печатается без переноса слов, без абзацев, исправлений и не должен превышать двух машинописных страниц. Вставки в тексте делать нельзя.
Конец текста телеграммы заканчивается точкой. Текст телеграммы не должен заканчиваться цифрой. Подпись в телеграмме оформляется отдельной строкой и начинается с абзаца. В подписи должна быть указана фамилия и полное наименование должности руководителя, подписавшего телеграмму.
В телеграммах, подписываемых руководителями нескольких организаций, каждая подпись заверяется печатью соответствующей организации.
Полный почтовый адрес и наименование отправителя указываются под чертой в левом нижнем углу телеграммы.
Исходящий номер телеграммы проставляется так же, как и на документах, отправляемых по почте. Место, дата и время отправления (с указанием в часах и минутах) проставляются перед текстом телеграммы.
Предприятие связи может заверить какой-либо факт, сообщаемый в телеграмме, подпись отправителя, а также доверенность, пересылаемую при помощи телеграммы. Отправитель должен предъявить официальную справку, удостоверение или другие документы, подтверждающие факт, сообщаемый в телеграмме.
Документы, передаваемые по факсимильной связи.
Факсимильная связь обеспечивает передачу информации (текстов, таблиц, графиков, рисунков, чертежей, фотографий и т.д.) с бумажного носителя и прием этой информации в виде копии (факсимиле).
Требования к составлению и оформлению сообщений, передаваемых с помощью факсимильной связи, определяются видом отправляемого документа (письмо, договор, протокол и т.д.).
Факсограмма (телефакс, факс) - получаемая на бумажном носителе копия документа (письменного, графического, изобразительного), переданного по каналам факсимильной связи (при помощи факсимильной аппаратуры).
Передаваемые по факсу документы должны оформляться в соответствии с требованиями, предъявляемыми к соответствующему виду документа, печататься четким, контрастным шрифтом или написаны шариковой ручкой, тушью, контрастными чернилами.
Телефонограмма.
Телефонограмма - обобщенное название различных по содержанию документов, отличающихся особым способом передачи текста. Телефонограмма передается устно по каналам телефонной связи и записывается (печатается) получателем.
Обязательные реквизиты телефонограммы - исходящий регистрационный номер отправляемой телефонограммы; наименование должности, фамилия, имя, отчество лица, отправившего телефонограмму; должность, фамилия, имя, отчество и подпись лица, принявшего телефонограмму; входящий регистрационный номер полученной телефонограммы.
Телефонограммы следует использовать для оперативного решения вопросов в случаях, когда сообщения, передаваемые по телефону, требуют документального оформления. Телефонограммами передаются несложные тексты (приглашения на совещания, заседания и т.д.).
Телефонограммы составляются в одном экземпляре и подписываются руководителем или ответственным исполнителем.
Если телефонограмма передается нескольким адресатам, то к ней должен прилагаться их список с указанием номеров телефонов.
В тексте телефонограммы не должно быть более 50 слов, при этом не следует употреблять труднопроизносимые слова и сложные обороты.
Датой телефонограммы является дата ее передачи.
При отсутствии бланков телефонограмма записывается в журнал по следующей форме:
- должность, инициалы, фамилия, номер телефона сотрудника, передавшего телефонограмму;
- должность, инициалы, фамилия, номер телефона сотрудника, принявшего телефонограмму;
- дата, номер телефонограммы;
- время передачи;
- текст телефонограммы;
должность, инициалы, фамилия лица, от имени которого передается телефонограмма.
Сообщения, передаваемые электронной почтой.
Электронное сообщение - это документ, переданный электронной почтой по системе связи между электронно-вычислительными машинами, получаемый в виде видеограммы на экране монитора (телетекст) или в виде бумажной копии, отпечатанной на принтере.
Адресат электронной почты получает изображение документа (электронного сообщения) на экране монитора или в виде копии на бумажном носителе, полученной при помощи печатающего устройства (принтера).
Электронное сообщение состоит из адреса или нескольких адресов получателей, заголовка, содержащего служебную информацию, и текста.
Адрес в системе электронной почты состоит из имени электронного почтового ящика, которое обычно совпадает с регистрационным именем пользователя, и домена, который описывает место, компьютер или локальную систему, где этот электронный ящик находится. Имя и домен разделяются знаком @.
Домен состоит из нескольких поддоменов, разделенных точками.
Служебный заголовок электронного сообщения содержит несколько полей, которые задаются автором сообщения или автоматически добавляются системой.
Если нужно переслать файл, содержащий нетекстовую информацию, объективный код, файл базы данных или файл с изображением, его следует перекодировать в текстовую форму.
Посылать электронное сообщение, содержащее закодированную информацию, разрешается в том случае, если у получателя информации есть возможность его раскодировать.
«Петролес» в процессе своей деятельности использует систему MRP (Materials Requirements Planning) – данная система позволяет так спланировать поставку всех материалов и комплектующих, чтобы исключить простои и минимизировать запасы на складе. Уменьшение запасов, кроме очевидной разгрузки складов и уменьшения затрат на хранение дает ряд неоспоримых преимуществ, главное из которых - минимизация замороженных средств, вложенных в закупку материалов, не сразу идущих на производственные нужды, а подолгу пролеживающих на складах.
Модуль представляет собой компьютерную программу, которая может быть представлена логически при помощи схемы, изображенной на рисунке 6, где приведены ее основные информационные элементы.
Рис.6. Входные элементы и результаты работы модуля
MRP-программы
Необходимо отметить, что с помощью данной автоматизированной информационной системы предприятие организуется комплексный управленческий учет и экономический анализ производственно-хозяйственной деятельности предприятия, причем достигаются достоверность и оперативность получаемой и используемой в управлении и анализе информации.