Учет денежных средств

Введение
1. Теоретические основы бухгалтерского учета денежных средств
1.1.Цели и задачи бухгалтерского учета денежных средств
1.2.Организация кассы на предприятии и ведение бухгалтерского учета
1.3.Бухгалтерский учет денежных средств на расчетных, валютных и специальным счетах
1.4.Контроль за денежными потоками
1.5.Типичные ошибки и нарушения при отражении в учете денежных средств
2.Бухгалтерский учет денежных средств на примере ООО «Дифарм»
2.1.Экономико-организационная характеристика организации
2.2.Бухгалтерский учет кассовых операций
2.3.Учет денежных средств на расчетном счете
2.4.Учет операций с денежными средствами в пути
2.5.Организация контроля за наличием и сохранностью денежных средств в организации
Заключение
Список литературы
Приложения

Учет денежных средств

1,46
1,56
+0,10
основные средства
609
748
+139
1,46
1,56
+0,10
Оборотные активы, в т.ч.
41083
47310
+6227
98,54
98,44
-0,10
запасы
26077
30383
+4306
62,55
63,23
+0,68
НДС
5181
5964
+783
11,95
12,39
+0,44
дебиторская задолженность
9812
10958
+1146
24,00
22,81
-1,19
денежные средства
13
5
-8
0,04
0,01
-0,03
БАЛАНС
41692
48058
+6366
100,00
100,00
-
ПАССИВ
Капитал и резервы
377
365
-12
0,91
0,76
-0,15
Краткосрочные обязательства,
в т.ч.
41315
47693
+6378
99,09
99,24
+0,15
кредиторская задолженность
37687
43439
+5752
90,38
90,38
-
прочие краткосрочные обязательства
3628
4254
+626
8,71
8,86
+0,15
БАЛАНС
41692
48058
+6366
100,00
100,00
-
Анализ динамики пассива баланса наглядно представляет увеличение краткосрочных обязательств и уменьшение собственного капитала.
Динамику актива и пассива баланса можно представить в виде диаграмм (см. рис.2.2, 2.3).
Рис.2.2. Динамика актива баланса ООО «Дифарм»
Рис.2.3. Динамика пассива баланса ООО «Дифарм»
Изменения в структуре имущества ООО «Дифарм» и источниках его образования проиллюстрированы на рисунках 2.4 и 2.5.
Рис.2.4. Структура актива баланса ООО «Дифарм»
Анализ структуры актива баланса по состоянию на 01.01.2007 года выявил увеличение доли внеоборотных активов и уменьшение доли оборотных. Оборотные активы, главным образом запасы, по-прежнему составляю основную долю активов предприятия. В структуре оборотных активов также произошло перераспределение: увеличилась доля запасов и величина налога на добавленную стоимость за счет снижения доли дебиторской задолженности и денежных средств.
Рис.2.5. Структура пассива баланса ООО «Дифарм»
Анализ пассива баланса наглядно представляет увеличение доли заемного капитала и уменьшение собственного соответственно на 0,15%. В структуре краткосрочных обязательств доля кредиторской задолженности не изменилась, а доля прочих краткосрочных обязательств по состоянию на 01.01.2007 года увеличилась.
В отчете о прибылях и убытках (форма №2) содержатся показатели прибыли (убытка) до налогообложения и чистой прибыли (нераспределенной прибыли (убытка) отчетного года).
На основе данных отчета о прибылях и убытках ООО «Дифарм» за 2006 год (Приложение 6) составим таблицу основных показателей деятельности организации и оценим динамику финансовых результатов.
Основные показатели деятельности ООО «Дифарм» за 2006 год
таблица 2.2
Показатели
Абсолютные величины, тыс.руб.
Изменение абсолютных величин
Удельный вес, %
Изменение в удельных весах, %
За 2005 год
За 2006 год
За 2005 год
За 2006 год
1
2
3
4
5
6
7
Выручка
74632
102481
+27849
100,00
100,00
-
Себестоимость
68565
94233
+25668
91,87
91,96
+0,09
Валовая прибыль
6067
8248
+2181
8,13
8,04
-0,09
Коммерческие расходы
5916
7982
+2066
7,93
7,79
-0,14
Прибыль от продаж
151
266
+115
0,20
0,25
+0,05
Прочие расходы
110
215
+105
0,14
0,21
+0,07
Отложенные налоговые обязательства
-
39
+39
-
0,04
+0,04
Текущий налог на прибыль
10
24
+14
0,02
0,02
-
Чистая прибыль (убыток)
31
-12
-43
0,04
-0,02
-0,06
Анализируя абсолютные величины таблицы 2.2 можно сделать вывод, что результаты деятельности предприятия за 2006 год по сравнению с 2005 годом ухудшились, так как за 2005 год получена прибыль в размере 31 000 рублей, а за 2006 год - убыток в размере 12 000 рублей.
Это происходило за счет увеличения доли себестоимости в процентах к изменению выручки от продаж, а также величины прочих расходов и образования отложенных налоговых обязательств.
2.2.Бухгалтерский учет кассовых операций
Для работы с наличными деньгами ООО «Дифарм» имеет кассу.
В соответствии с договором о полной индивидуальной материальной ответственности, ответственность за сохранность ценностей, находящихся в кассе организации, несет кассир.
В организации также имеется еще несколько приказов, касающихся денежных средств.
Так, установлен лимит на хозяйственные расходы в размере 20000 рублей ежемесячно и утвержден список подотчетных лиц.
Также приказом закреплен перечень лиц, имеющих право подписи первичных документов (Приложение 7).
Учет, хранение и выдача бланков строгой отчетности тоже производиться через кассу.
В ООО «Дифарм» для учета наличных денежных средств и денежных документов используется счет 50 «Касса» и к нему открыты следующие субсчета:
50-1 «Касса организации»;
50-3 «Денежные документы».
Банк, в котором обслуживается ООО «Дифарм» установил для организации лимит остатка наличных денег в кассе на 2006 год в размере 10 000 рублей.
Поступление и выдачу наличных денег бухгалтер ООО «Дифарм» оформляет на бланках, утвержденных постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 года №88.
Наличные деньги в кассу кассир принимает по приходному кассовому ордеру (форма № КО-1). Приходный ордер состоит из двух частей: собственно приходного ордера и отрывной квитанции. Ордер выписывают в одном экземпляре. Его подписывают кассир и главный бухгалтер. Отрывную квитанцию заверяют печатью и передают человеку, сдавшему деньги в кассу.
В строке «Основание» указывают содержание операции, в результате которой деньги поступили в кассу, например выручка от продаж, заем и так далее.
По строке «В том числе» указывают сумму налога на добавленную стоимость (НДС), уплаченную покупателем (заказчиком) в составе наличной выручки. Если проданная продукция НДС не облагается, то в этой строке пишут: «Без налога (НДС)».
По строке «Приложение» указывают дату и номер документа, по которому деньги поступают в кассу, например, «по договору от 10.05.2006 №23/4», «по счету-фактуре от 29.11.2004 №345».
Например, 9 января 2006 года сотрудник ООО «Вкус» пришел в кассу ООО «Дифарм» с намерением погасить задолженность предприятия за полученные товары. Кассир ООО «Дифарм» Иванова А.А. на сумму полученных денежных средств выбивает на ККМ чек и отдает его представителю ООО «Вкус» вместе с квитанцией к приходному кассовому ордеру №1 от 09 января 2006 года. Пример заполнения приходного кассового ордера представлен в Приложении 8.
Поступившие в кассу деньги бухгалтер ООО «Дифарм» отражает проводкой:
Дебет 50 «Касса» Кредит 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками».
Срок хранения приходного кассового ордера в архиве ООО «Дифарм» - пять лет.
Деньги из кассы кассир выдает по расходному кассовому ордеру (форма № КО-2) на основании платежных ведомостей, заявлений о произведенных расходах с приложенными к ним товарными чеками, квитанциями, справками, удостоверяющими факт расходования денег, и иными оправдательными документами.
Расходный кассовый ордер подписывают кассир, главный бухгалтер и директор ООО «Дифарм». Ордер регистрируют в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов и хранят в архиве организации пять лет.
По строке «Основание» указывают содержание операции, в результате которой деньги были выданы из кассы, например, «под отчет», «в оплату товаров».
По строке «Приложение» указывают дату и номер документа, на основании которого деньги были выданы из кассы, например, «по договору от 12.05.2006 №34/8», «по служебной записке от 15.12.2006».
Например, в бухгалтерии ООО «Дифарм» в недостаточном количестве имеются канцелярские товары. Главный бухгалтер оформляет на имя руководителя заявку на закупку канцелярских товаров с приложением расчета по наименованиям, количеству и сумме. Руководитель утверждает полученную заявку, о чем производит на ней визу. Для закупки канцелярских товаров кассиру Ивановой А.А. выдается согласованная сумма денежных средств по расходному кассовому ордеру №1 от 9 января 2006 года. На основании расходного кассового ордера бухгалтер ООО «Дифарм» делает соответствующие проводки:
Дебет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» Кредит 50 «Касса».
Пример заполнения расходного кассового представлен в Приложении 9. По совершении закупки канцелярских товаров оправдательные документы вместе с авансовым отчетом должны быть представлены в бухгалтерию.
Приходные и расходные кассовые ордера заполняются бухгалтером собственноручно, без подчисток и исправлений.
Приходные и расходные кассовые ордера имеют раздельную нумерацию и регистрируются в Журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров (форма № КО-3).
Все факты поступления и выдачи наличных денег отражаются в кассовой книге (форма № КО-4), страницы которой должны быть пронумерованы, прошнурованы, опечатаны сургучной бумагой и заверены подписями директора и главного бухгалтера.
Книгу заводят на один календарный год. На последнем листе книги указывают общее количество листов. Данную запись заверяют печатью ООО «Дифарм», подписью директора и главного бухгалтера.
На одном листе книги отражают операции по приходу или расходу наличных денег за один день. Записи в кассовой книге ведутся под копирку в двух экземплярах. Каждый лист кассовой книги состоит из двух одинаковых частей, разделенных линией разреза.
В графе 1 «Номер документа» указывают номер приходного или расходного кассового ордера, которым оформлено поступление (выдача) денег.
В графе «Номер корреспондирующего счета, субсчета» указывают номер того счета, по которому отражено поступление или выдача денег.
В графе «Приход, руб. коп.» отражают сумму денег, полученную в кассу по одному приходному кассовому ордеру.
В графе «Расход, руб. коп.» отражают сумму денег, выданную из кассы по одному расходному кассовому ордеру.
Графу «Остаток на конец дня» заполняют так:
Остаток денег на начало дня + Приход денег в течение дня – Расход денег в течение дня.
В конце дня заполненный лист кассовой книги подписывают кассир и бухгалтер, а второй (отрывной) лист, заполненный под копирку, отрезают.
Второй экземпляр представляет собой отчет кассира, является отрывным и ежедневно, в конце рабочего дня, передается в бухгалтерию с приложенными к нему приходными и расходными документами.
Отрывные листы и кассовую книгу хранят в архиве ООО «Дифарм» в течение пяти лет.
Например, в конце рабочего дня 9 января 2006 года кассир ООО «Дифарм» собирает все первичные документы по приходу и расходу за день и заносит их в кассовую книгу, затем прикладывает первичные документы к отрывному экземпляру отчета кассира и сдает в бухгалтерию. Пример заполнения листа кассовой книге представлен в Приложении 10.
Для учета кассовых операций в бухгалтерии ведут специальные регистры по счету Кассы в виде журнала-ордера №1 и ведомости накопительного характера. Ежедневно на основании первичных документов заполняется журнал-ордер №1 по счету 50 «Касса», с обязательным выведением остатка на начало и конец дня. Пример заполнения журнала-ордера №1 по ООО «Дифарм» представлен в Приложении 11. Итоговые данные журнала-ордера №1 в конце месяца переносятся в Главную книгу, пример заполнения которой по счету 50 «Касса» представлен в Приложении 12.
В ООО «Дифарм» наличные денежные средства выдаются подотчетным лицам:
- на командировочные расходы;
- на хозяйственные нужды;
- на оплату представительских расходов.
Установлен следующий порядок расхода наличных денежных средств:
- подотчетное лицо подает заявку с указанием цели расхода, подписанную директором или его заместителем;
- отчет о расходовании подотчетных сумм производиться в течении 2-х недель со дня получения подотчетной суммы, по не позднее 30 числа текущего месяца.
Так, за полученную в подотчет сумму на закупку канцелярских товаров кассиром Ивановой А.А. составляется авансовый отчет (Приложение 13), который сдается в бухгалтерию ООО «Дифарм» на проверку.
В случае образования неизрасходованного остатка подотчетной суммы, подотчетное лицо возвращает в кассу ООО «Дифарм» данную сумму по приходному кассовому ордеру и бухгалтер делает проводку:
Дебет 50 «Касса» Кредит 71 «Расчеты с подотчетными лицами».
Если работник не израсходовал аванс и не вернул по истечении установленного срока денежные средства в кассу организации, бухгалтер делает в учете запись:
Дебет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» Кредит 71 «Расчеты с подотчетными лицами».
В дальнейшем сумма неизрасходованного аванса может быть удержана из заработной платы работника:
Дебет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» Кредит 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».
Работники ООО «Дифарм» могут быть направлены в командировку – поездку в другую местность для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы по распоряжению работодателя.
Перед тем как направить работника в командировку оформляют служебное задание по форме №Т-10а.
После возвращения из командировки работник на том же бланке служебного задания должен заполнить раздел 11 «Краткий отчет о выполнении задания».
Образец заполнения формы № Т-10а приведен в Приложении 14.
На основании служебного задания составляют приказ о направлении работника в командировку по форме № Т-9 (Приложение 15).
На основании приказа о направлении работника в командировку выписывается командировочное удостоверение.
Работник, вернувшийся из командировки, не позднее трех дней после возвращения должен составить авансовый отчет и представить его в бухгалтерию.
Командированному работнику оплачиваются:
- расходы по найму жилого помещения;
- расходы по проезду к месту командировки и обратно;
- суточные;
- другие расходы (например, оплата услуг связи или почты).
На оплату таких расходов работнику перед его отъездом в командировку выдается аванс. Аванс выдается в рублях.
Пример авансового отчета по командировочным расходам представлен в Приложении 16.
В ходе изучения в ООО «Дифарм» участка бухгалтерского учета «Кассовые операции» необходимо провести проверку достоверности документов по следующим направлениям:
- своевременность внесения денежной наличности из банка в кассу;
- соблюдение установленного лимита хранения денежных средств в кассе;
- проверка тождественности показателей бухгалтерской отчетности и регистров бухгалтерского учета;
- соблюдение установленных предельных сумм расходования денежных средств;
- наличие и соответствие договора о полной материальной ответственности с кассиром;
- применением контрольно-кассовой техники при расчетах наличными денежными средствами.
Результаты проверки документов ООО «Дифарм» по участку бухгалтерского учета «Кассовые операции» представлены в таблицах 2.3- 2.8.
При проверке своевременности внесения денежной наличности из банка в кассу проверяются на соответствие даты и суммы выбытия денежных средств из ОАО «ИНКАСБАНК», в котором у ООО «Дифарм» открыт расчетный счет и внесения их в кассу предприятия.
Своевременность внесения денежной наличности из банка в кассу
таблица 2.3
№ п/п
Выбытие денежных средств из банка
Внесение денежных средств в кассу
Отклонение
в датах
№ РКО
Дата РКО
Валю-та
Сум-ма
Ф.И.О.
лица, получи-вшего деньги
Дата
Банк
Бан- ков-ский счет
№ док-та
Сум-ма, руб-лей
1.
48
22.01.06
Руб-лей
50000-00
Иванова А.А.
22.01.06
ОАО «Инкас-банк»
4070281 064 010
 4000042
23
50000-00
нет
2.
66
19.04.06
Руб-лей
7000-00
Иванова А.А.
19.04.06
ОАО «Инкас-банк»
4070281 064 010
 4000042
47
7000-00
нет
При проверке соблюдения установленного лимита хранения денежных средств в кассе проверяются остатки на начало и конец дня, выведенные в листах кассовой книги за каждый день. При необходимости проводится арифметическая проверка вывода остатка денежных средств на конец дня и его автоматический перенос на начало следующего дня.
Соблюдение установленного лимита по хранению денежных средств в кассе
Банк, установивший лимит ОАО «ИНКАСБАНК»
Лимит остатка денежных средств 10 000 рублей на период 2006 год
Разрешение банка по расходованию средств из выручки:
выплата заработной платы, социальные выплаты, командировки,
ГСМ, расчеты с поставщиками
таблица 2.4
рублей
Дата
Остаток денежных средств на конец периода
В том числе
Сумма превыше-ния лимита
На выплату заработной платы
На выплату пособий
Дата пос-туп-ления
ПКО
Сумма
Подт-верж-дение аудитора
Дата поступ-ления
ПКО
Сумма
Подт-верж-дение аудитора
20.04.06
10100-00
-
-
-
-
-
-
-
-
+100
Проверка тождественности показателей бухгалтерской отчетности и регистров бухгалтерского учета осуществляется путем сопоставления данных, отраженных по счету 50 в Главной книге ООО «Дифарм» с данными отраженными в балансе предприятия по строке 260 «Денежные средства», относительно наличных денежных средств.
Проверка тождественности показателей бухгалтерской отчетности и регистров бухгалтерского учета
таблица 2.5
тысяч рублей
Показатели
Код строки баланса
№ счета
Остатки по счетам
На начало периода
На конец периода
По балансу
По главной книге
Расхож-
дение
По балансу
По главной книге
Расхож-
дение
Денежные средства в кассе
260
50
2
2
При проверке соблюдения установленных предельных сумм расходования денежных средств просматриваются расходные кассовые ордера, по которым выплачивались наличные денежные средства сторонним организациям и проверяется размер выданной суммы относительно установленного ограничения.
В 2006 году относительно предельных размеров расчетов между юридическими лицами действовало указание Центрального банка Российской Федерации от 14 ноября 2001 года №1050-У. Ограничение устанавливалось в размере 60 000 рублей.
Перечень случаев расходования денежных средств из кассы сверх установленных предельных сумм
таблица 2.6
№ п/п
Наименование юридического лица, которому произведены выплаты из кассы
Номер договора
Дата и номер кассового ордера
Сумма, рублей
1.
ЗАО ЦВ «Протек»
9-01/458 от 03.01.06г
№54 от 28.04.06г
65000-00
При проверке договора о полной материальной ответственности с кассиром выявляется его наличие, а затем проверяются все обязательные реквизиты договора, их заполнение и делается заключение о юридической силе данного документа.
Наличие и соответствие договора о полной
материальной ответственности с кассиром
таблица 2.7
№ п/п
Источник сведений
Замечания аудитора
Примечания
1.
Договор о полной материальной ответственности с кассиром
Имеется в наличии, составлен в соответствии с законодательством РФ
-
В ходе проверки применения контрольно-кассовой техники при расчетах наличными денежными средствами выявляется наличие данной техники в организации, исправность, правильность эксплуатации, а также порядок регистрации контрольных лент в книге кассира-операциониста и соответствие данных.
Применение контрольно-кассовой техники при наличных расчетах
таблица 2.8
№ п/п
Источник сведений
Замечания аудитора
Примечания
1.
Книга кассира-операциониста
Книга кассира-операциониста ведется в хронологическом порядке, данные совпадают с показаниями контрольных лент и данными кассовой книги
-
Таким образом, в ходе анализа учета денежных средств в кассе ООО «Дифарм» в 2006 году были выявлены следующие нарушения:
- случаи превышения остатка наличных денег в кассе сверх установленного банком лимита;
- нарушения установленного порядка и лимита наличных расчетов с юридическими лицами.
2.3.Учет денежных средств на расчетном счете
Для хранения денежных средств и осуществления безналичных расчетов ООО «Дифарм» имеет расчетный счет в ОАО «ИНКАСБАНК» г.Санкт-Петербург.
На расчетный счет ООО «Дифарм» в банке зачисляются деньги, которые организация вносит наличными из кассы.
Для этого бухгалтер ООО «Дифарм» оформляет объявление на взнос наличными. Объявление на взнос наличными заполняется в одном экземпляре, одновременно оформляется расходный кассовый ордер на ту же сумму.
Во время сдачи наличных работником ООО «Дифарм» в кассу банка работник банка подписывает квитанцию, ставит на ней печать и возвращает сотруднику организации. Эта квитанция подшивается к расходному кассовому ордеру, которым оформлялось выбытие денег из кассы ООО «Дифарм».
Заполненный ордер со своими отметками банк передает организации вместе с банковской выпиской.
Внесение наличных денег из кассы в банк на расчетный счет оформляется следующей бухгалтерской проводкой:
Дебет 51 «Расчетные счета» Кредит 50 «Касса».
Также на расчетный счет ООО «Дифарм» поступает выручка за реализованные медикаменты от покупателей. О поступивших денежных средствах бухгалтер ООО «Дифарм» узнает из банковских выписок, в которых имеются копии платежных поручений покупателей.
На основании выписки банка поступление торговой выручки на расчетный счет оформляется следующей бухгалтерской проводкой:
Дебет 51 «Расчетные счета» Кредит 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками».
Списание денег с расчетного счета банк осуществляет на основании платежного поручения. Платежное поручение бухгалтер ООО «Дифарм» составляет в четырех экземплярах:
- первый экземпляр банк возвращает в организацию (этот экземпляр должен храниться не менее пяти лет);
- второй экземпляр остается в банке;
- третий и четвертый экземпляры направляются в банк, в котором открыт счет получателя денег.