Функции управления в работе руководителя отдела оптовых продаж.

Содержание

Введение
1. Об организации «Планета Электрика»
2. Основные функции управления, реализуемые руководителем отдела оптовых продаж
3. Вспомогательные функции руководителя отдела оптовых продаж
Заключение
Список литературы

Функции управления в работе руководителя отдела оптовых продаж.

Перед руководителем отдела оптовых продаж стоит множество задач, от которых зависит успех всей организации. Для решения таких задач, руководителю необходимо пользоваться вспомогательными функциями управления.
В основе грамотной стратегии планирования продаж лежит анализ достоверной информации о состоянии дел за минувший период. С помощью планирования деятельности будущих периодов можно проследить, насколько эффективным был каждый отчетный период компании, какой была активность каждого менеджера в отделе, что именно и в каких объемах было реализовано. Данная функция позволяет руководителю отдела оптовых продаж узнать, сколько средств было потрачено на маркетинг, и запланировать дальнейшие расходы продвижение товара.
Уровень сервиса, а следовательно, и количество продаж напрямую зависятот личностных и профессиональных качеств руководителя отдела. Поэтому важнейшими функциями руководителя отдела продаж являются создание определенных стандартов обслуживания клиентов и контроль за их соблюдением.
В успешной компании, как в хорошо отлаженном механизме, каждый сотрудник должен эффективно выполнять свою функцию. Чтобы добиться такой согласованности, руководителю отдела продаж нужно распределять обязанности между сотрудниками, контролировать все стадии выполнения поручений, корректировать нагрузку, делегировать полномочия.
Сегодня самой распространенной системой мотивации сотрудника является схема, по которой он получает фиксированную ставку и определенный процент с объема продаж. Однако данная система имеет явный недостаток: менеджер не заинтересован в небольших заказах. В результате определенная часть клиентов может оказаться «за бортом», что невыгодно компании в целом. Руководитель отдела оптовых продаж должен избежать конфликта интересов сотрудника и компании. Он должен анализировать и объемы продаж каждого менеджера, и количество привлеченных клиентов, и их проведение. Это дает возможность руководителю отдела продаж устанавливать бонусы сотрудникам, а также выплачивать дополнительные проценты, например, от маржи.
Справится со всеми функциями руководителя отдела оптовых продаж может только квалификационный работник с лидерскими качествами (умеющий мотивировать и наделять других людей полномочиями для достижения целей организации), знающий коммерческие принципы (умеющий рассматривать проблемы в терминах издержек и прибылей); владеющий умением оказывать влияние, убеждать (способный к воздействию на других людей с целью добиться от них согласия или изменения поведения); имеющий стратегическое мышление (способный оценить, какое значение будут иметь проблемы, события или деятельность, и к каким последствиям они приведут); организованный и способный к планированию (умеющий определять планы действий, графики и контролировать их соблюдение); коммуникативный (умеющий говорить ясно, четко и с учетом особенностей собеседников, как при общении с отдельными людьми, так и с группой).7
Руководитель отдела оптовых продаж должен знать методы и порядок разработки прогнозов, перспективных и текущих планов производства и реализации продукции; перспективы развития рынков сбыта; методы изучения спроса на продукцию предприятия; методы и порядок разработки нормативов запасов готовой продукции; порядок заключения договоров на поставку продукции, определения потребности в погрузочных и транспортных средствах; правила оформления сбытовой документации; основы трудового законодательства; правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты; деловой этикет.
Руководитель отдела оптовых продаж имеет право:
Действовать от имени структурного подразделения и представлять его интересы во взаимоотношениях с иными структурными подразделениями организации в пределах своей компетенции.
Давать подчиненным ему сотрудникам поручения, задания по кругу вопросов, входящих в его функциональные обязанности. Контролировать выполнение плановых заданий и работу, своевременное выполнение отдельных поручений и заданий.
Вносить на рассмотрение руководителя организации представления о назначении, перемещении и увольнении сотрудников структурного подразделения; предложения об их поощрении или о наложении на них взысканий.
Знакомиться с проектами решений генерального директора, Коммерческого директора, иных должностных лиц, касающихся продаж предприятия.
Вступать во взаимоотношения с подразделениями сторонних учреждений и организаций для решения оперативных вопросов производственной деятельности, входящей в компетенцию руководителя отдела оптовых продаж.
Подписывать и визировать организационно-распорядительные документы по вопросам, входящим в его функциональные обязанности.
Вносить предложения по совершенствованию работы отдела продаж, связанной с предусмотренными данной должностной инструкцией обязанностями.
Сообщать руководителям иных структурных подразделений о выявленных во вверенных им отделах недостатках.
Руководитель отдела оптовых продаж несет ответственность за:
Неисполнение, некачественное и (или) несвоевременное исполнение возложенных на него должностных обязанностей, указанных в должностной инструкции, в соответствии с действующим трудовым законодательством.
Недостоверную информацию о состоянии выполнения планов работ отделом продаж.
Правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, в соответствии с действующим административным, уголовным и гражданским законодательством
Несоблюдение правил внутреннего трудового распорядка организации и (или) инструкции о сохранении коммерческой тайны.
Необеспечение соблюдения трудовой и исполнительской дисциплины сотрудниками отдела продаж.
Некорректное отношение к подчиненным, нарушение субординации.
Непринятие мер по пресечению выявленных нарушений правил техники безопасности, противопожарным и другим правилам создающих угрозу деятельности предприятия, его сотрудникам.
Причинение материального ущерба и (или) ущерба деловой репутации компании в соответствии с действующим трудовым и гражданским законодательством.8
Руководитель отдела продаж в процессе работы взаимодействует:
Со всеми руководителями структурных подразделений организации – по вопросам, связанным с работой отдела продаж
С сотрудниками структурных подразделений организации по вопросам подготовки прогнозов, проектов перспективных и текущих планов производства и реализации продукции; проведения маркетинговых исследований по изучению спроса на продукцию предприятия; перспектив развития рынков сбыта; разработки предложений и рекомендаций по изменению технических, экономических и других характеристик продукции с целью улучшения ее потребительских качеств и стимулирования сбыта.
С юридическим отделом – по правовым вопросам, связанным с подготовкой документов.
С отделом кадров – по вопросам подбора, приема, увольнения, повышения квалификации и расстановки кадров отдела, документационного обеспечения.
С финансовым отделом – по вопросам согласования условий поставок, плана реализации продукции, своевременного поступления средств за реализованную продукцию и другим финансовым вопросам.
Со складом – по вопросам организации работы складского хозяйства, условий хранения продукции.
С отделом реставрации – по вопросам стандартов и технических условий на выпускаемую предприятием продукцию, претензий потребителей и ответов на поступающие претензии.
С отделом рекламы и связей с общественностью – по вопросам изучения спроса на продукцию предприятия, проведения рекламных акций.
С отделом сервиса – по вопросам транспортировки продукции, определения потребности в погрузочных и транспортных средствах.9
Организация работы отдела оптовых продаж:
1. формировать команду, способную реализовывать поставленные перед отделом цели и задачи. Участвовать в процессе профессионального отбора;
2. работать в соответствии с утвержденными нормами и стандартами деятельности;
3. осуществлять распределение плановых показателей отдела на руководителей отделов розничных и оптовых продаж и менеджеров по продажам, составляя совместно планы каждого;
4. распределять полномочия между сотрудниками в соответствии с их квалификацией и профессиональными достижениями;
5. осуществлять контроль и анализ выполнения поставленных задач перед сотрудниками отдела;
6. проводить еженедельные совещания с целью информирования сотрудников о ситуации с выполнением плановых показателей, новостях компании, получения обратной связи о ситуации на рынке, у клиентов и т.д.;
7. контролировать соответствие деятельности менеджеров в соответствии с утвержденными стандартами работы и документами, регламентирующими взаимодействие с другими функциональными службами;
8. принимать участие в разработке, внедрении и постоянном совершенствовании системы оплаты труда и мотивации персонала отдела, осуществлять оценку ее эффективности и результативности;
9. принимать участие в отборе персонала на заключительном этапе. Давать заключение о целесообразности продолжения их работы в компании по окончании испытательного срока;
10. принимать участие в проведении аттестации сотрудников отдела, формировании плана их развития и обучения;
11. повышать профессиональную квалификацию свою  и сотрудников отдела.10
Осуществление маркетинговой функции в рамках работы отдела оптовых продаж:
1. осуществлять личные контакты с лицами, принимающими решения и всеми сотрудниками клиента, принимающими решение по выбору поставщика;
2. контролировать своевременность заполнения баз данных по каждому клиенту, полноту и достоверность отражаемой в ней информации;
3. способствовать эффективному взаимодействию своего отдела с отделом маркетинга (ЦКГ, ассортиментная и ценовая политика, активность конкурентов и т.д.);
4. организовывать исследование рынка сотрудниками отдела в соответствии с запросом  отдела маркетинга, постоянный сбор информации о потенциальных клиентах и конкурентах;
5. выявлять пользующиеся спросом товары, отсутствующие в ассортименте, инициировать их введение в прайс-лист;
6. аргументировать целесообразность вывода продукции из прайс-листа
7. вносить предложения по изменению цен на продукцию;
8. принимать участие в разработке и оценке эффективности методов стимулирования и продвижения продаж .11
Управление продажами:
1. обеспечивать выполнение плана по отгрузке, коммерческому доходу, обеспечивать поступление выручки и управление дебиторской задолженностью в установленных размерах и лимитах;
2. осуществлять распределение клиентов по менеджерам в соответствии с их квалификацией, спецификой клиента и стандартами взаимодействия
3. управлять процессом формирования клиентской базы отдела. Контролировать соответствие обслуживаемых клиентов профилю отдела;
4. управлять процессом приема и передачи клиентов;
5. организовывать и контролировать уровень обслуживания клиентов.
6. контролировать грамотность оформления документов сотрудниками отдела;
7. осуществлять личные продажи нескольким клиентам с тем, чтобы принимать эффективные управленческие решения, держать «руку на пульсе»;
8. предотвращать и принимать участие в разрешении конфликтных ситуаций с клиентами, урегулировании их  претензий. Организовывать и контролировать работу по рекламациям от клиентов;
9. согласовывать свои действия с непосредственным руководителем в нестандартных ситуациях;
10. в рамках своих полномочий принимать решения по специальным условиям для отдельных клиентов (цены, скидки, отсрочка платежа). Выходящие за рамки льготы обосновывать и согласовывать с непосредственным руководителем;
11. участвовать в разработке систем учета деятельности отдела, в т.ч. и автоматизированных.12
Аналитика, стратегическое развитие:
1. принимать активное участие в разработке стратегии развития предприятия и своего отдела;
2. принимать активное участие в разработке текущих и перспективных планов своего отдела;
3. анализировать рыночные тенденции, обратную связь от клиентов, действия конкурентов;
4. инициировать предложения по мероприятиям, направленным на повышение конкурентоспособности компании;
5. инициировать изменения в структуре отдела для повышения эффективности его деятельности;
6. принимать участие в реорганизации отдела под задачи компании;
7. проводить аналитическую работу по состоянию продаж, причинам отклонения фактических показателей от плановых, эффективности взаимодействия с клиентами, выявлению зон развития персонала;
8. оценивать качество обслуживания клиентов.13
Заключение
Исследование функций управления имеет большое практическое значение, поскольку они в значительной мере определяют структуру органов управления.
Наиболее распространенными функциями управления руководителя отдела оптовых продаж являются:
1. Общие функции управления являются обязательными для успешной работы любой организации. Сюда входят: планирование, организация, мотивация и контроль. Эти функции были выделены французским практиком и ученым Анри Файолем в его работе "Общее и промышленное управление" в 1916 г., которая была результатом процесса исследования факторов, оказывающих мотивирующее и демотивирующее воздействие на поведение человека.
Последовательность выполнения данных функций управления обеспечивает управление любым объектом (национальной экономикой, отраслью, предприятием).