Команда как разновидность коллектива: основные признаки и особенности управ-ления.

Содержание

Введение
Глава 1. Определение и основные признаки команды
Глава 2. Особенности управления командой
Заключение
Литература

Команда как разновидность коллектива: основные признаки и особенности управ-ления.

детальное описание каждого документа, который должен быть получен или передан, включая формат, содержание, уровень детальности и используемые определения;
план ввода в действие тех или иных видов коммуникаций;
методы обновления и совершенствования плана коммуникаций.
План коммуникаций формализуется и детализируется в зависимости от потребностей проекта.
В качестве основных потребителей информации проекта выступают:
проект-менеджер для анализа расхождений фактических показателей выполнения работ от запланированных и принятия решений по проекту;
заказчик для осведомленности о ходе выполнения работ проекта;
поставщики при возникновении потребности в материалах, оборудовании и т.п., необходимых для выполнения работ
проектировщики, когда необходимо внести изменения в проектную документацию;
непосредственные исполнители работ на местах1.
2. Управление коммуникациями проекта
Для успешного управления коммуникациями каждый проект должен иметь эффективное коммуникативное обеспечение. Это означает, что специалисты должны вовремя получать необходимую информацию по оптимальным каналам связи.
Недопонимание важности этого процесса является одним из самых распространенных источников ошибок в управлении проектами и работе с людьми. Часто люди неправильно интерпретируют поступающую информацию.
Обычно под коммуникациями понимают:
действие или факт передачи какой – либо информации;
устное или письменное сообщение;
процесс обмена смысловыми конструкциями между людьми с помощью общей системы условных обозначений2.
Необходимо взаимопонимание между участниками проекта, так как у каждого из них есть свои взгляды на то, как проект должен быть реализован. Нарушения в системе коммуникаций могут привести к самым неожиданным результатам. Управляющий проектом несет ответственность за непрерывный, достоверный и всесторонний поток информации между членами команды и другими участниками проекта. Особое внимание должно уделяться информации, которая может повлиять на успешную реализацию проекта. Эти коммуникации включают неформальные переговоры, встречи, совещания, деловую переписку, отчеты и презентации.
Значительную часть ежедневной работы выполняется с помощью неформального обмена информацией среди членов команды проекта (беседы, телефонные переговоры, электронные письма и т.д.). Несмотря на простоту подобных контактов, с их помощью члены команды могут влиять на работу коллег, принимаемые ими решения в отношении конкретных задач, распределение финансовых средств, последовательность производства работ и т.п. Подобные результаты неформального обмена информацией должны быть документально оформлены во время очередного собрания команды проекта.
Чистота информационных потоков между участниками проекта в процессе коммуникации является необходимым условием взаимопонимания (рис. 2).


Рис. 2. Схема информационных потоков между частниками проекта в процессе коммуникации
Эффективной коммуникации может препятствовать целый ряд причин, связанных с восприятием, личными качествами людей, различными очками зрения, настроением и пристрастным отношением к чему-либо.
Рассмотрим источники коммуникационных барьеров:
1) Барьеры восприятия возникают, когда люди оценивают одно и то же сообщение с разных сторон. Среди факторов, оказывающих влияние на восприятие, можно отметить различие в уровне образования и сферу предыдущей работы. Можно свести к минимуму проблемы восприятия, если использовать слова, которые имеют предельно ясное значение.
2) Личные качества и интересы, например вкусы или неприязнь, сильно влияют на коммуникации. Обычно люди внимательно слушают только в том случае, если разговор идет на темы, которые им интересны, и не обращают внимания, когда тема разговора им скучна или просто незнакома.
3) Мнения, эмоции и предубеждения являются причиной искаженной интерпретации. Люди, которые чего-то боятся, сильно любят или ненавидят, будут стараться защитить себя, искажая процесс коммуникации. Сильные эмоции лишают людей способности правильно оценивать события.
Приведем практические рекомендации об использовании различных типов коммуникаций в управлении проектами.
Презентации часто используются управляющим проектом, чтобы в наглядной форме показать заказчику, руководству и другим заинтересованным лицам важные стороны реализуемого проекта. Чтобы презентация прошла эффективно, необходимо досконально изучить предполагаемую аудиторию и подготовить весь материал с точки зрения будущих зрителей. Организация презентации должна быть подчинена единой логической структуре. Например: от проблемы к решению, от неизвестного к известному, от причины к следствию или же в хронологическом порядке.
Обычно время презентации ограничено, поэтому следует представлять только самые необходимые сведения, самые важные таблицы и диаграммы. Подробную информацию заинтересованные лица смогут прочесть в соответствующих отчетах. Презентацию необходимо проводить доброжелательно, избегая оправданий и негативных высказываний в адрес конкурентов. В самом конце следует подвести итоги, предусмотреть время для вопросов и ответов.
Встречи команды проводятся в течение всего срока реализации проекта с принятой периодичностью. Повестку дня необходимо разработать заранее, это способствует эффективному протеканию дискуссии. При возникновении непредвиденных проблем возможно проведение внеочередных собраний. Все встречи команды должны быть запротоколированы, независимо от того, являются ли они плановыми.
Деловая переписка и отчеты имеют огромное значение при принятии решений о расходах, графиках работ и по правовым вопросам. Все официальные документы должны быть датированы, иметь четкую структуру и лаконичное содержание. Для эффективного контроля проекта управляющий должен периодически составлять отчет о состоянии проекта, описывающий успехи в его реализации. Сегодня существуют специальные компьютерные программы, и многие отчеты могут быть написаны в стандартизированной форме. Задача управляющего – написать отчет, отражающий особенности конкретного проекта и дающий объективную оценку работы команды.
3. Информационные технологии управления проектами
Под информационной технологией понимают совокупность процессов сбора, передачи, переработки, хранения и доведения до пользователей информации, реализуемых с помощью современных программных средств.
Информационная система управления проектом – организационно – технологический комплекс методических, технических, программных и информационных средств, направленный на поддержку и повышение эффективности процессов управления проектом3.
В процессе реализации проекта менеджерам приходится оперировать значительными объемами данных, которые могут быть собраны и организованы с использованием компьютера. Кроме того, многие аналитические средства, например, пересчет графика работ с учетом фактических данных, ресурсный и стоимостной анализ подразумевают достаточно сложные для неавтоматизированного расчета алгоритмы.
В последние годы успехи в области информационной технологии позволяют усовершенствовать обмен информацией. Электронная почта, видеоконференции, телефонные конференции с синхронным переводом – все это и многое другое уже сегодня предлагается на рынке телекоммуникационных услуг. Программные продукты по управлению проектами позволяют участникам проекта обмениваться информацией, непосредственно не контактируя друг с другом – через общую базу данных, причем все фактические события отображаются с привязкой к календарно-сетевому графику выполнения работ по проекту.
Современные информационные технологии позволяют более эффективно использовать время, оперативно получать и передавать информацию и практически мгновенно реагировать на любые изменения в проекте. Использование компьютерных программ способствует сокращению сроков реализации проекта повышению эффективности работы всех участвующих в нем предприятий.
На сегодняшний день применение информационных технологий для управления проектами можно представить так, как изображено на рис. 3.
Персональные компьютерные
системы для поддержки
принятия решений
Распределенные
интегрированные системы
Internet/ Intranet,
видеоконференции
рис. 3. Автоматизация управления проектами
.Рассмотрим более подробно каждый из этих аспектов.
Персональные компьютерные системы, оснащенные программным обеспечением для управления проектами, должны обеспечивать выполнение функций:
работа в многопроектной среде;
разработка календарно-сетевого графика выполнения работ;
оптимизация распределения и учет ограниченных ресурсов;
проведение анализа «что – если»;
сбор и учет фактической информации о сроках, ресурсах и затратах, автоматизированной генерации отчетов;
планирование и контроль договорных обязательств;
централизованное хранение информации по реализуемым и завершенным проектам и т.д.
Распределенные интегрированные системы в качестве основных инструментов используют:
архитектуру клиент – сервер. Она позволяет рабочим станциям («клиентам») и одному или нескольким центральным ПК («серверам») распределять выполнение приложений, используя вычислительную мощность каждого компьютера. Большинство систем клиент – север используют базы данных (БД) и системы управления базами данных (СУБД). Для успешного управления проектом необходимо, чтобы данные, полученные во время планирования и выполнения проекта, были всегда доступны всем участникам проекта;
системы телекоммуникаций (передача цифровых данных оп оптово-волоконным кабелям, локально-вычислительные сети и т.д.);
портативные компьютеры;
программное обеспечение поддержки групповой работы, обеспечивающее:
обмен электронной почтой;
документооборот;
групповое планирование деятельности;
участие удаленных членов команды в интерактивных дискуссиях средствами поддержки и ведения обсуждений;
проведение «мозгового штурма», давая возможность его участникам высказывать свои мнения с помощью компьютеров, подключенных к одному большому экрану.
Internet/ Intranet - являются технологиями, сближающими предприятия и проекты. Они предоставляют доступ к информации проектов, не требуя на его организацию значительных средств. Размещение сайта проекта в сети Интернет является самым оптимальным и, наверное, единственным способом информирования участников о его состоянии в тех случаях, когда они находятся в различных точках земного шара.