Организация архивного делопроизводства

Введение
Глава I Особенности организации архивного делопроизводства в Российской Федерации
1.1. Организация архивного дела в Российской Федерации :
общая характеристика
1.2. Законодательство об архивном деле в Российской Федерации
Глава II Управление архивным делом в Российской федерации
2.1. Создание архивов в РФ
2.2. Организация управления архивным делом в Российской Федерации
2.3. Финансовое и материально-техническое обеспечение архивного дела
2.4. Хранение и учет архивных документов
Заключение
Cсылки:

Организация архивного делопроизводства

Законом устанавливается, что государственное управление архивным делом в Российской Федерации осуществляют федеральные органы государственной власти, в том числе специально уполномоченные Правительством Российской Федерации федеральные органы исполнительной власти.
В соответствии с данным решением были разработаны и приняты следующие документы:
1) Положение о Федеральном архивном агентстве, утвержденное Постановлением Правительства РФ от 17 июня 2004 г. N 290, согласно которому Федеральное архивное агентство является федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по оказанию государственных услуг, управлению федеральным имуществом в сфере архивного дела, и находится в ведении Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации.
Федеральное архивное агентство осуществляет свою деятельность непосредственно и через подведомственные ему организации во взаимодействии с другими федеральными органами исполнительной власти, органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации, органами местного самоуправления, общественными объединениями и иными организациями;
2) Регламент Федерального архивного агентства, утвержденный Приказом Федерального архивного агентства от 9 марта 2005 г. N 17. Регламент Росархива разработан на основе федеральных законов, актов Президента Российской Федерации и Правительства, в том числе Федерального закона от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", Постановления Правительства Российской Федерации от 19 января 2005 г. N 30 "О Типовом регламенте взаимодействия федеральных органов исполнительной власти", Положения о Министерстве культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации, утвержденного Постановлением Правительства Российской Федерации от 17 июня 2004 г. N 289, Положения о Федеральном архивном агентстве, утвержденного Постановлением Правительства Российской Федерации от 17 июня 2004 г. N 290, Постановления Правительства Российской Федерации от 7 апреля 2004 г. N 177 "Вопросы Федерального архивного агентства".13
В соответствии с данным Регламентом Росархив самостоятельно осуществляет свои полномочия, установленные федеральными законами, актами Президента Российской Федерации и Правительства. При этом Росархив непосредственно взаимодействует с другими органами государственной власти и органами местного самоуправления, если иной порядок не установлен федеральными законами, актами Президента Российской Федерации и Правительства.
Законом об архивном деле также устанавливается, что государственное управление архивным делом в субъектах Российской Федерации осуществляют органы государственной власти субъектов Российской Федерации, в том числе уполномоченные органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела.
Органы исполнительной власти субъекта РФ выполняют государственные функции по предметам совместного ведения Российской Федерации и ее субъектов. Согласно ст. 17 Федерального закона от 6 октября 1999 г. N 184-ФЗ "Об общих принципах организации законодательных (представительных) и исполнительных органов государственной власти субъектов Российской Федерации", одним из субъектов системы органов исполнительной власти субъекта Российской Федерации является высший исполнительный орган субъекта РФ. Обычно это правительство, администрация, кабинет министров, коллегия администрации субъекта РФ. Также на основании названного Федерального закона органы исполнительной власти субъекта РФ относятся к субъектам системы органов исполнительной власти. Это министерства, департаменты, главные управления, управления, инспекции, комитеты, отделы, комиссии, то есть органы, наделенные общей, функциональной или отраслевой компетенцией. Именно эти органы, как правило, выполняют управленческие функции: принимают управленческие решения в порученной сфере, несут ответственность за состояние дел в ней и т.д. К числу субъектов, обеспечивающих деятельность высшего органа исполнительной власти, высшего должностного лица и иных органов исполнительной власти субъекта РФ, должны быть отнесены органы власти или государственные организации (учреждения), осуществляющие правовое, материально-техническое, финансовое, информационное и иное обеспечение. Отдельными государственными полномочиями субъекта Федерации могут быть наделены государственные учреждения и организации. В таком случае они также будут являться элементом системы органов исполнительной власти субъекта РФ. Для осуществления полномочий органов исполнительной власти субъекта могут быть созданы территориальные (местные) органы исполнительной власти субъекта РФ, которые будут являться субъектами системы органов исполнительной власти субъектов Федерации.
Так, например, уполномоченными органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела в Саратовской области является управление по делам архивов правительства Саратовской.
Управление архивным делом в муниципальных образованиях осуществляют органы местного самоуправления.
Например, своим Постановлением глава администрации Хвалынского муниципального района Саратовской области от 6 июня 2006 г. N 520 "Об утверждении Положения о секторе по делам архивов администрации Хвалынского муниципального района" образует в своем составе сектор по делам архивов, выполняющий одновременно функции муниципального архива. Согласно данному Постановлению, сектор по делам архивов является самостоятельным структурным подразделением администрации без статуса юридического лица, имеет печать с изображением государственного герба Российской Федерации для заверения архивных справок, копий и выписок из документов, а также угловой штамп и бланки со своим наименованием.
Сектор по делам архивов взаимодействует с управлением по делам архивов управления делами правительства области по организационно-методическим вопросам и по его поручению осуществляет в установленном порядке отдельные полномочия в деле обеспечения сохранности, комплектования и использования документов Архивного фонда области.
Положение о секторе по делам архивов утверждается главой администрации муниципального района по согласованию с управлением по делам архивов. В положении закрепляются организационно-правовой статус сектора по делам архивов, задачи и функции по руководству архивным делом, полномочия по их реализации, ответственность за состояние, развитие и совершенствование архивного дела.
Закон об архивном деле устанавливает порядок, которым руководствуются государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане в целях обеспечения единых принципов организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов, в соответствии с которым государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане руководствуются в работе с архивными документами законодательством Российской Федерации, в том числе правилами, установленными специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти, законодательством субъектов Российской Федерации и муниципальными правовыми актами.
2.3. Финансовое и материально-техническое обеспечение архивного дела
Закон об архивном деле обязывает государственные органы, органы местного самоуправления, а также организации и граждан, занимающихся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица:
обеспечивать финансовые, материально-технические и иные условия, необходимые для комплектования, хранения, учета и использования архивных документов;
предоставлять создаваемым ими архивам здания и (или) помещения, отвечающие нормативным требованиям хранения архивных документов и условиям труда работников архивов.
С этой целью, как уже отмечалось, был принят Указ Президента РФ от 12 ноября 1992 г. N 1352 "О закреплении имущества за органами и учреждениями Государственной архивной службы России". Этот Указ направлен на обеспечение сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации и укрепление материально-технической базы органов и учреждений Государственной архивной службы России.
В нем, в частности, говорится, что имущество, в том числе недвижимое, находящееся или передаваемое в оперативное управление органам и учреждениям Государственной архивной службы России, закрепляется за ними на праве бессрочного владения, пользования и распоряжения им. А также запрещается собственникам закрепленного за органами и учреждениями Государственной архивной службы России имущества, передаваемого им в оперативное управление, изымать это имущество или перераспределять его между другими созданными ими юридическими лицами.
Закон обязывает государственный орган, а также орган местного самоуправления, принимающий решение о реконструкции, передаче или сносе здания, в котором размещен государственный или муниципальный архив, предоставлять этому архиву здание, отвечающее нормативным требованиям хранения архивных документов.
В законе определено право государственных и муниципальных архивов осуществлять приносящую доход деятельность, в соответствии с их учредительными документами, а также, если это соответствует достижению целей, ради которых они созданы. Кроме того, государственные и муниципальные архивы могут покрывать свои расходы за счет иных поступлений, разрешенных законодательством Российской Федерации.
Исключение составляет деятельность структурных подразделений органов местного самоуправления, которым запрещено заниматься данным видом деятельности.
К платным услугам, предоставляемым государственными и муниципальными архивами, относятся услуги по:
подготовке нормативно-методических документов по организации документов в делопроизводстве (инструкций по делопроизводству, номенклатур дел, перечней документов со сроками хранения и др.);
проведению экспертизы ценности документов и отбору их на дальнейшее хранение и уничтожение;
упорядочению документов, составлению научно-справочного аппарата к ним (описей дел, титульных листов, исторических справок, предисловий к описям, указателей, актов о выделении документов к уничтожению и др.);
вопросам обеспечения сохранности документов, их учета и использования.
Данные услуги реализуются в рамках полномочий, определенных уставами федеральных государственных архивов, а также должны соответствовать выданному Минфином России Росархиву генеральному разрешению N 155039 от 14 апреля 2005 года и Дополнению к нему N 155039101 от 12 августа 2005 года на открытие лицевых счетов, полученных от предпринимательской и иной, приносящей доход, деятельности, в территориальных органах Федерального казначейства, главному распорядителю средств федерального бюджета и подведомственным ему учреждениям.
2.4. Хранение и учет архивных документов
Статья 17 закона об архивном деле регламентирует обязанности государственных органов, органов местного самоуправления, организаций и граждан, занимающихся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, по обеспечению сохранности архивных документов.
Так, Закон обязывает государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждан, занимающихся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.
К данному виду нормативных актов относятся:
Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденные Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 г. N 19. Данные Правила регулируют деятельность государственных и муниципальных архивов, музеев и библиотек, организаций Российской академии наук, которые в соответствии с законодательством Российской Федерации осуществляют постоянное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, а также временное хранение других архивных документов, принятых от ликвидированных органов государственной власти, иных государственных органов, органов местного самоуправления и организаций;
а также перечни документов, предусмотренные ч. 3 ст. 6 настоящего Федерального закона. К данному виду документов относится, например, Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный Росархивом 6 октября 2000 г. (с изменениями от 27 октября 2003 г.). Перечень включает документы, образующиеся при документировании однотипных управленческих функций, выполняемых учреждениями, организациями и предприятиями, независимо от функционально-целевого назначения, уровня и масштаба деятельности, форм собственности;
а также часть 1 ст. 23 Федерального закона об архивном деле в РФ, согласно которой федеральные органы государственной власти и иные государственные органы Российской Федерации разрабатывают и утверждают по согласованию со специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти перечни документов, образующихся в процессе их деятельности, а также в процессе деятельности подведомственных им организаций, с указанием сроков хранения.
К данному виду документов относятся, например:
а) Приказ Федеральной налоговой службы от 8 апреля 2005 г. N САЭ-3-18/145 "Об утверждении состава и Положения о Центральной экспертной комиссии ФНС России";
б) Постановление Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг от 16 июля 2003 г. N 03-33/пс "Об утверждении Положения о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ".
Законом запрещается уничтожение документов Архивного фонда Российской Федерации.
Иными словами, ни один документ, отнесенный к документам Архивного фонда Российской Федерации, не может быть уничтожен даже в том случае, если документы Архивного фонда Российской Федерации с высокой степенью разрушения материальных носителей, угрожающей физической целостности документов, признаны находящимися в неудовлетворительном физическом состоянии.
Решение о признании документа Архивного фонда Российской Федерации находящимся в неудовлетворительном физическом состоянии и его постановке на специальный учет для организации в срочном порядке специальной обработки принимает руководитель архива на основании экспертного заключения реставратора и руководителя подразделения, ответственного за хранение архивных документов.
Неисправимо поврежденными архивными документами признаются архивные документы, физическое состояние которых исключает возможность восстановления их материальных носителей и использования содержащейся в них документной информации.
Решение о признании архивного документа неисправимо поврежденным и снятии его с учета принимает соответствующий уполномоченный орган исполнительной власти в сфере архивного дела на основании представляемых руководством архива экспертного заключения реставратора и руководителя подразделения, ответственного за хранение архивных документов, и акта о неисправимых повреждениях документов.
На основании письменного решения вышестоящего уполномоченного органа исполнительной власти в сфере архивного дела издается приказ руководителя архива о снятии неисправимо поврежденных архивных документов с учета.
Однако снятие с учета и уничтожение неисправимо поврежденных уникальных документов не допускаются.
В случаях хищения или повреждения архивных документов, в том числе внесения в их текст изменений (если это может быть квалифицировано как повреждение архивного документа), архив обращается с соответствующим заявлением в орган внутренних дел по месту расположения архива, в трехдневный срок информирует специально уполномоченный федеральный орган исполнительной власти, уполномоченные органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации, осуществляющие контроль за соблюдением законодательства об архивном деле в Российской Федерации, принимает другие меры к возмещению ущерба в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Закон об архивном деле устанавливает особый режим учета, хранения и использования особо ценных документов, в том числе уникальных документов. А также устанавливает обязательное правило - создание страховых копий особо ценных, в том числе уникальных, документов.
Согласно Регламенту государственного реестра уникальных документов Архивного фонда Российской, утвержденного Приказом Федеральной архивной службы России от 9 октября 2001 г. N 75, в целях сохранения документной информации на случай утраты или повреждения оригиналов этих документов создается страховой фонд копий уникальных и особо ценных документов Архивного фонда Российской Федерации и хранится территориально обособленно от оригиналов уникальных документов и особо ценных документов в специальных архивохранилищах.
Первоочередному копированию подлежат оригиналы наиболее интенсивно используемые, с повреждениями материального носителя и документной информации. При страховом копировании дела расшивка производится в исключительных случаях по согласованию с руководством архива при полной невозможности копировать переплетенное дело. По окончании работы дело переплетается лабораторией или организацией-изготовителем страховых копий заново.
Выделим перечень страховых копий; страховой копией:
архивного документа на бумажной основе является негативная микроформа, например микрофильм или микрофиша 1-го поколения, изготовленная на фотографической галогенидосеребряной пленке соответствующего типа методом оптического фотографирования документов;
кинодокумента является первая совмещенная копия оригинала, изготовленная на пленке соответствующего типа методом контактной печати;
фотодокумента является первая копия оригинала, изготовленная на фотопленке соответствующего типа методом репродуцирования или контактной печати;
фонодокумента является первая копия оригинала, изготовленная современной системой записи;
видеодокумента является первая копия оригинала, изготовленная в формате оригинала способом видеозвукозаписи на магнитной ленте.
Закон об архивном деле устанавливает порядок отнесения документов Архивного фонда Российской Федерации к особо ценным документам, в том числе уникальным документам, порядок учета таких документов, создания и хранения их страховых копий определяются специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти, то есть Федеральной архивная службой России.
С этой целью был разработан и утвержден Приказом Федеральной архивной службой России от 9 октября 2001 г. N 75 Регламент государственного реестра уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации. Регламент разработан в соответствии с Основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах, Федеральным законом "О вывозе и ввозе культурных ценностей", Указом Президента Российской Федерации от 17 марта 1994 г. N 552 "Об утверждении Положения об Архивном фонде Российской Федерации", Постановлением Правительства Российской Федерации от 28 декабря 1998 г. N 1562 "Об утверждении Положения о Федеральной архивной службе России", Постановлением Правительства Российской Федерации от 27 апреля 2001 г. N 322 "Об утверждении Положения о проведении экспертизы и контроля за вывозом культурных ценностей".
Регламент устанавливает порядок формирования, ведения и использования Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации - общероссийского свода уникальных архивных документов.
Государственный реестр ведется Федеральной архивной службой России (Росархивом) в целях централизованного государственного учета уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации, обеспечения контроля за их сохранностью, информирования пользователей. Включению в Государственный реестр подлежат уникальные документы независимо от места их хранения и формы собственности.