Первичный учетный документ как основа налогового учета

Введение
1. Характеристика учетных документов
2. Порядок оформления первичных учетных документов
3. Хранение и изъятие первичных учетных документов
4. Документооборот первичных учетных документов
5. Налоговые санкции за отсутствие первичных учетных документов
Заключение
Список литературы

Первичный учетный документ как основа налогового учета

Первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения операции, а если это не представляется возможным - непосредственно после ее окончания.3
Своевременное и качественное оформление первичных учетных до­кументов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгал­терском учете, а также достоверность содержащихся в них данных обес­печивают лица, составившие и подписавшие эти документы.
Внесение исправлений в кассовые и банковские документы не до­пускается. В остальные первичные учетные документы исправления могут вноситься лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций. Исправления должны быть подтверждены подписями тех лиц, которые подписали документы, с указанием даты внесения ис­правлений.
Если сроки составления первичных учетных документов строго определены, то сроки внесения исправлений в законодательст­ве не оговариваются. Были случаи, когда исправленные первичные учетные документы предъявлялись на заседании арбитражного суда, ко­торый признавал их законными.
Порядок исправления ошибок в документах, заполненных вручную, определен в Положении о документах и документообороте в бухгалтер­ском учете, утвержденном письмом Минфина СССР от 29.07.1983 № 105.
Ошибки в первичных документах, созданных вручную (за исключе­нием кассовых и банковских), исправляются следующим образом: од­ной чертой так, чтобы можно было прочитать исправленное, зачеркива­ется неправильный текст или сумма и над зачеркнутым вписывается правильный текст или сумма.
Исправление ошибки в первичном учетном документе должно быть оговорено надписью «исправлено», подтверждено подписью лиц, под­писавших документ, с указанием даты внесения исправления.
«Штрих» для исправления первичных учетных документов приме­нять нельзя.
Если документ напечатан на пишущей машине или компьютере, за­писи в первичных учетных документах должны производиться чернила­ми, химическим карандашом, пастой шариковых ручек, при помощи пишущих машин, средств механизации и других средств, обеспечивающих сохранность этих записей в течение времени, установленного для их хранения в архиве. Поэтому в напечатанный документ можно внести исправления шариковой ручкой с соблюдением правил исправления ошибок, указанных выше. Запрещается использовать для записей про­стой карандаш.
После внесения исправлений следует сделать отметку об использо­вании исправленного документа, повторив дату записи в учетном реги­стре, если первичный учетный документ к тому времени уже прошел обработку в бухгалтерии.
3. Хранение и изъятие первичных учетных документов
Первичные учетные документы подлежат обязательному хранению в соответствии с установленными порядком и сроками. Ответствен­ность за их сохранность в период работы и своевременную передачу в архив несет главный бухгалтер. Первичные учетные документы могут изъять только органы дознания, предварительного следствия и проку­ратуры, суды, налоговые инспекции на основании их постановлений в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Главный бухгалтер или другое должностное лицо организации с разрешения и в присутствии представителей органов, проводящих изъ­ятие документов, вправе снять с них копии с указанием основания и да­ты изъятия.
В настоящее время для хранения первичных учетных документов также используются сроки, указанные в Перечне типовых управленче­ских документов, образующихся в деятельности организаций, с указа­нием сроков хранения, утвержденном Росархивом России 06.10.2000, а также в Перечне типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств pi других учреждений, организа­ций, предприятий, с указанием сроков хранения, утвержденном Глав­ным архивным управлением при Совмине СССР 15.08.1988.4
В частности, сроки хранения:
- первичных учетных документов и приложений к ним, зафикси­ровавших факт совершения хозяйственной операции и явившихся ос­нованием для внесения бухгалтерских записей (в том числе кассовых, банковских документов, корешков банковских чековых книжек, орде­ров, актов о приемке, сдаче, списании имущества и материалов, кви­танций, корешков к ним, счетов-фактур, накладных, авансовых отчетов и др., включая унифицированные формы первичных учетных докумен­тов по учету торговых операций, утвержденные постановлением Гос­комстата России от 25.12.1998) — 5 лет (в случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел — до вынесения окончатель­ного решения) (п. 150 Перечня);
- документов (актов, сведений, переписки) о взаимных расчетах и перерасчетах между организациями — 5 лет (п. 151 Перечня);
- лицевых счетов работников — 75 лет (п. 153 Перечня);
- документов на выдачу заработной платы, пособий, гонораров, материальной помощи и др. — 5 лет (при отсутствии лицевых счетов — 75 лет) (п. 155 Перечня);
- доверенностей на получение денежных сумм и товарно-матери­альных ценностей, в том числе аннулированных доверенностей, — 5 лет (в случае возникновения споров, разногласий, следственных и судеб­ных дел — до вынесения окончательного решения) (п. 155 Перечня);
- документов (протоколов, актов, расчетов, заключений) о пере­оценке основных средств фондов, об оценке стоимости имущества ор­ганизации — постоянно (п. 166 Перечня);
- документов (актов, выписок банков, ведомостей, расчетов, пере­писки), связанных с амортизационными отчислениями, — 5 лет (п. 167 Перечня).
Согласно подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ документы, необходимые для исчисления и уплаты налогов, подтверждающие получение доходов, произведение расходов и уплату налогов, должны храниться в течение четырех лет. Данный срок исчисляется с окончания налогового перио­да, поэтому можно считать, что минимальный срок хранения первич­ных учетных документов в рамках налогового законодательства — пять лет.
В соответствии с разделом 6 Положения о документах и документо­обороте первичные учетные документы, учетные регистры, бухгалтер­ские отчеты и балансы подлежат обязательному хранению в архиве, а до передачи в архив они должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах. Ответственность за сохранность данных документов несут лица, уполномоченные главным бухгал­тером.
Бланки строгой отчетности должны храниться в сейфах, металличе­ских шкафах или специальных помещениях.
Обработанные вручную первичные учетные документы текущего месяца, относящиеся к определенному учетному регистру, комплекту­ются в хронологическом порядке и переплетаются.
Отдельные виды документов (наряды на работу, сменные рапорты) могут не переплетаться, но должны быть подшиты в папки во избежа­ние их утери или связанных с ними злоупотреблений.
Сохранность первичных учетных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов, их оформление и передачу в архив обеспечивает главный бухгалтер организации.
Выдача первичных учетных документов, учетных регистров, бухгал­терских отчетов и балансов из бухгалтерии и из архива работникам дру­гих структурных подразделений организации, как правило, не допуска­ется. В отдельных случаях это возможно только по распоряжению глав­ного бухгалтера. I
В случае пропажи или гибели первичных учетных документов руко­водитель организации приказом назначает комиссию по расследованию причин возникновения такой ситуации. В необходимых случаях для участия в ее работе приглашаются представители следственных орга­нов, охраны и государственного пожарного надзора. По результатам ра­боты комиссии оформляется акт, который утверждает руководитель ор­ганизации. Копия акта направляется в вышестоящую организацию.
В отдельных случаях первичных учетные документы могут быть изъяты уполномоченными на то органами. Так, и соответствии с п. 8 ст. 9 Закона о бухучете первичные учетные документы могут быть изъя­ты органами дознания, предварительного следствия и прокуратуры, су­дами, налоговыми инспекциями на основании их постановлений в со­ответствии с законодательством Российской Федерации.
Работники налоговых органов при изъятии (выемке) первичных учетных документов, в частности, руководствуются ст. 93 и 94 НК РФ и Инструкцией о порядке изъятия должностным лицом государственной налоговой инспекции документов, свидетельствующих о сокрытии (за­нижении) прибыли (дохода) или сокрытии иных объектов от налогооб­ложения, у предприятий, учреждений, организаций и граждан, утвер­жденной письмом Минфина России от 26.07.1991 № 16/176.
Главный бухгалтер или другое должностное лицо с разрешения и в присутствии представителей органов, проводящих изъятие (выемку) документов, вправе снять с них копии с указанием основания и даты изъятия. Если изымаются недооформленные (неподшитые, непронумерованные и т. п.) документы, то с разрешения и в присутствии пред­ставителей органов, производящих изъятие (выемку) документов, со­ответствующие должностные лица организации могут дооформить эти документы (сделать опись, пронумеровать листы, прошнуровать их, опечатать, заверить своей подписью и печатью).
Во всех случаях изъятие (выемка) документов должно быть оформ­лено протоколом, копия которого вручается под расписку уполномо­ченному должностному лицу организации.
По истечении пяти лет первичные учетные документы могут быть уничтожены. Раздаточные ведомости должны быть переданы в архив.
Первичные учетные документы с истекшим сроком хранения унич­тожаются с соблюдением следующих условий:
- срок хранения документов полностью истек;
- должна пройти налоговая проверка;
- в организации должна быть создана экспертная комиссия, кото­рая подтверждает, что уничтожаемые документы не представляют исто­рической ценности;
- составляется акт о выделении документов к уничтожению. При сдаче раздаточных ведомостей в архив необходимо:
- убрать металлические скрепки;
- сшить документы в хронологическом порядке (с января по де­кабрь);
- пронумеровать страницы карандашом, проставив цифры в пра­вом верхнем углу (должно содержать до 250 страниц или иметь до 4 см толщины);
- составить опись дела;
- составить лист-заверитель: «В деле подшито ... листов»;
- переплести дело;
- составить опись дел в трех экземплярах (первый и второй экзем­пляры описи сдаются в архив, третий остается в организации).
Нарушение правил хранения, комплектации, учета или использова­ния архивных документов влечет за собой вынесение предупреждения или наложение административного штрафа на должностных лиц орга­низаций — от 3 до 5 МРОТ5.
4. Документооборот первичных учетных документов
Движение первичных учетных документов в бухгалтерском учете — их создание или получение от других организаций, принятие к учету, обработка, передача в архив —есть документооборот. Документооборот регламентирует график. Работы, связанные с составлением графика документооборота, организует главный бухгалтер. График документо­оборота утверждается приказом руководителя организации. График до­кументооборота должен быть рациональным, т. е. предусматривать оп­тимальное число подразделений и исполнителей, которые должны про­ходить каждый первичный учетный документ, определять минималь­ный срок его нахождения в подразделении. Он может быть оформлен в виде схемы или перечня работ (создание, проверка и обработка доку­ментов), выполняемых каждым подразделением организации, а также всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполне­ния работ.
Работники организации (начальники цехов, мастера, табельщики, работники планово-экономического, финансового отделов, отделов труда и заработной платы, снабжения, кладовщики, подотчетные лица, работники бухгалтерии и др.) создают и представляют документы, отно­сящиеся к сфере их деятельности, по графику документооборота. Каж­дому исполнителю вручается выписка из графика документооборота, где перечисляются документы, относящиеся к сфере его деятельности, сроки их представления и подразделения организации, в которые они представляются.
Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также своевременное и качественное составление документов, своевремен­ную их передачу для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, достоверность содержащихся в документах данных несут лица, соста­вившие и подписавшие эти документы.
Соблюдение исполнителями графика документооборота в органи­зации контролирует главный бухгалтер.
Требования главного бухгалтера к порядку оформления операций и представления в бухгалтерию или на вычислительные установки необ­ходимых документов и сведений обязательны для всех подразделений и служб организации.
Целесообразно с графиком документооборота доводить до его уча­стников описание и порядок составления документов.
5. Налоговые санкции за отсутствие первичных учетных документов
Санкции за отсутствие первичных учетных документов указаны в НК РФ. В соответствии со ст. 120 НК РФ за отсутствие первичных до­кументов, счетов-фактур и регистров бухгалтерского учета организа­ция может быть подвергнута штрафу в размере 5000 руб., если таковое нарушение было обнаружено в одном налоговом периоде, и в размере 15 тыс. руб., если оно было обнаружено в течение нескольких периодов.