Управление дебиторской задолженностью (на примере ООО "Оптима")

Содержание
Введение
1.Теоретические и методологические основы управления дебиторской задолженностью на предприятии
1.1.Понятие и сущность дебиторской задолженности
1.2.Политика управления дебиторской задолженностью
1.3.Процедуры управления дебиторской задолженностью
2.Анализ дебиторской задолженности на примере ООО «Оптима»
2.1.Характеристика предприятия
2.2.Анализ дебиторской задолженности предприятия
2.3.Анализ покупателей, контроля и управления дебиторской задолженностью на предприятии
3.Разработка рекомендаций и мероприятий по управлению дебиторской задолженностью на примере ООО «Оптима»
3.1.Прогноз поступлений денежных средств от дебиторов на основе коэффициентов инкассации
3.2.Разработка уровней управления дебиторской задолженностью
3.3.Автоматизация управления дебиторской задолженностью
3.4.Проведение мероприятий по возврату долгов
Заключение
Список использованных источников
Приложения

Управление дебиторской задолженностью (на примере ООО "Оптима")

150
98
115
73
-34,7
+17,3
-36,5
в т.ч. прочая
13
39
-100
+100
-100
2.Кредиторская задолженность, всего
50842
63530
60958
61027
+24,9
-4,0
+0,1
в т.ч. поставщики и подрядчики
49607
62386
58414
57002
+25,8
-6,4
-2,4
в т.ч. задолженность перед персоналом организации
220
302
256
182
+37,3
-15,2
-28,9
в т.ч. задолженность перед государственными внебюджетными фондами
80
56
48
31
-30,0
-60,7
-35,4
в т.ч. задолженность по налогам и сборам
893
634
1343
2513
-29,0
+111,8
+87,2
в т.ч. прочие кредиторы
42
152
897
1299
+261,9
+490,1
+44,8
Для сравнения дебиторской и кредиторской задолженности нужно рассчитать среднегодовую дебиторскую и кредиторскую задолженность, отнести полученные значения к валюте баланса и рассчитать отношение между ними.Расчетные показатели сведены в таблицу 6.
Таблица 6 - Сравнение дебиторской и кредиторской задолженности
Показатели
Алгоритм расчета
2007 год
2008 год
2009 год
Изменение за 2008 год
Изменение за 2009 год
1.Среднегодовое значение валюты баланса, тыс. руб.
ВБн+ВБк/2
68560,5
73984,5
88603,5
+5424,0
+14619,0
2. Среднегодовая дебиторская задолженность, тыс. руб.
ДЗн+ДЗк/2
12117,5
13218,0
30722,0
+1100,5
+17504,0
в % к валюте баланса
ДЗср/ВБсрх100
17,6
3,2
34,7
-14,4
+31,5
3. Среднегодовая кредиторская задолженность, тыс. руб.
КЗн+КЗк/2
57186,0
62244,0
60992,5
+5058,0
-1251,5
в % к валюте баланса
КЗср/ВБсрх100
83,4
84,1
68,8
+0,7
-15,3
4. Отношение дебиторской задолженности к кредиторской задолженности
ДЗср/КЗср
0,2119
0,2124
0,5037
+0,003
+0,2913
Из таблицы 6 видно, что за 2008 год увеличилась как кредиторская, так и дебиторская задолженность. По итогам 2009 года дебиторская задолженность увеличилась на 17504,0 тыс. рублей, а кредиторская снизилась на 1251,5 тыс. рублей.
Что касается отношения величин дебиторской и кредиторской задолженности в процентах к валюте баланса, то наблюдается различная динамика их изменений. Так, за 2008 год имело место снижение показателя среднегодовой дебиторской задолженности в процентах к валюте баланса на 14,4 пункта, и рост среднегодовой кредиторской задолженности в процентах к валюте баланса на 0,7 процентных пункта. В 2009 году, напротив, наблюдается рост показателя среднегодовой дебиторской задолженности в процентах к валюте баланса на 31,5 процентных пункта, и снижение среднегодовой кредиторской задолженности в процентах к валюте баланса на 15,3 процентных пункта.
Отношение дебиторской задолженности к кредиторской, к концу 2009 года увеличилось, что положительно. Однако, в суммах кредиторская задолженность больше, чем дебиторская. Это говорит о том, что ООО «Оптима» не может в полном объеме погасить свои обязательства.
Эффективность использования оборотных средств, в том числе дебиторской и кредиторской задолженности характеризуется, прежде всего, их оборачиваемостью.
Для реализации данного направления могут быть рассчитаны различные показатели, характеризующие эффективность использования материальных, трудовых и финансовых ресурсов. Данные показатели имеют большое значение для оценки финансового положения предприятия, поскольку скорость оборота средств, то есть скорость превращения их в денежную форму, оказывает непосредственное влияние на платежеспособность. Кроме того, увеличение скорости оборота средств отражается на повышении производительного потенциала предприятия, что в целом влияет на эффективность всей финансово-хозяйственной деятельности.
Данные для расчета показателей оборачиваемости ООО «Оптима» получены в ходе изучения бухгалтерской отчетности предприятия за 2007-2009 годы (Приложение 2-7) и обобщены в таблице 7.
Таблица 7 - Данные для расчета показателей оборачиваемости
В тыс.руб.
Показатели
2007 год
2008 год
2009 год
1.Выручка
40270,0
38453,0
60240,0
2.Себестоимость
32230,0
33412,0
53306,0
3.Средняя величина оборотных активов
60545,5
63429,0
78061,0
4. Среднегодовая дебиторская задолженность
12117,5
13218,0
30722,0
5. Среднегодовая кредиторская задолженность
57186,0
62244,0
60992,5
6.Среднегодовая просроченная дебиторская задолженность
9487,0
10802,0
16277,5
Оценку оборачиваемости дебиторской задолженности ООО «Оптима» проведем путем расчета следующих показателей таблица 8.
Таблица 8 - Коэффициенты оборачиваемости дебиторской задолженности ООО «Оптима»
Показатели
Алгоритм расчета
2007 год
2008 год
2009 год
Измене-ние за 2008 год
Измене-ние за 2009 год
Коэффициент оборачиваемости дебиторской задолженности, оборотов
КДЗ=
Выручка/
Дебиторская задолженность ср
3,32
2,91
1,96
-0,41
-0,95
Средний период инкассации дебиторской задолженности, дней
Д= Дебиторская задолженность ср х365/ Выручка
109,8
125,5
186,1
+15,7
+60,6
Коэффициент отвлечения оборотных активов в дебиторскую задолженность
УДЗ = Дебиторская задолженность ср/ Общий объем оборотных активов
0,20
0,21
0,39
+0,01
+0,18
Коэффициент отвлечения оборотных активов в просроченную дебиторскую задолженность
УпДЗ = Просроченная дебиторская задолженность ср/ Общий объем оборотных активов
0,16
0,17
0,21
+0,01
+0,04
Доля просроченной дебиторской задолженности в общем объеме задолженности, %
ДпДЗ = Просроченная дебиторская задолженность ср/ Дебиторская задолженность ср
78,3
81,7
53,0
+3,4
-28,7
Инвестиции в дебиторскую задолженность, тыс. руб.
ИнвДЗ = Дебиторская задолженность х Себестоимость/ Выручка
8487,7
13755,6
40362,6
+5267,9
+2660,7
Данные таблицы 8 показывают, что состояние расчетов с дебиторами за анализируемые периоды ухудшается.
По показателям таблицы 8 можно сказать, что снижение коэффициента оборачиваемости дебиторской задолженности свидетельствует об увеличении объема предоставляемого коммерческого кредита ООО «Оптима».
Увеличился период инкассации с 109,8 дней в 2007 году до 186,1 дней в 2009 году. Поскольку продолжительность периода погашения дебиторской задолженности значительно увеличилась, соответственно увеличился риск ее непогашения.
Возросла доля дебиторской задолженности в общем объеме текущих оборотных активов с 20% в 2007 году до 39% в 2009 году. Произошло это в основном отчасти из-за прироста краткосрочной дебиторской задолженности.
Если принять во внимание, что в 2009 году доля дебиторской задолженности увеличилась и составила 39%, а доля задолженности покупателей и заказчиков – 71% общего объема текущих активов организа­ции, то можно сделать вывод о повышении ликвидности текущих активов в целом из-за состояния дебиторской задолженности.
Другой важнейший показатель - удельный вес просроченной дебиторской задолженности.
Доля сомнительной задолженности в общей сумме дебиторской задолженности ООО «Оптима» в 2007 году составила 78,3%, в 2008 году – 81,7 %, а в 2009 году – 53,0%. Снижения показателя является положительной тенденцией, однако происшедшим изменениям нельзя дать положительную оценку, так как при некотором снижении оборачиваемости дебиторской задолженности и увеличении ее удельного веса в общей сумме оборотных активов также возросла доля сомнительной задолженности, часть которой почти всегда оказывается безнадежной. Хотя с ростом объема продаж общая сумма просроченной дебиторской задолженности должна возрастать, я ее удельный вес должен снижаться.
Показатель «инвестиции в дебиторскую задолженность» показывает, какие средства заморожены у покупателей и в первую очередь необходимы ООО «Оптима».
Из показателей таблицы 8 можно сделать вывод, что в 2009 году ООО «Оптима» в первую очередь необходимо изыскать средства на покрытие 40362,6 тыс. руб. инвестиций в дебиторскую задолженность, а не 45613 тыс. руб. всей дебиторской задолженности.
Методика расчета оборачиваемости кредиторской задолженности аналогична расчету дебиторской задолженности. Оборачиваемость кредиторской задолженности рассчитана в таблице 9.
Таблица 9 - Анализ оборачиваемости кредиторской задолженности
ООО «Оптима»
Показатели
Алгоритм расчета
2007 год
2008 год
2009 год
Измене-ние за 2008 год
Измене-ние за 2009 год
Коэффициент оборачиваемости кредиторской задолженности, оборотов
КДЗ=
Выручка/
Кредиторская задолженность ср
0,70
0,62
0,99
-0,08
+0,37
Средний период погашения кредиторской задолженности, дней
Д= Кредиторская задолженность ср х 365/ Выручка
518,3
590,8
369,6
+72,5
-221,2
Данные таблицы 9 показывают, что состояние расчетов с кредиторами улучшилось в 2009 году по сравнению с 2008 годом. Увеличился коэффициент оборачиваемости с 0,70 в 2007 году до 0,99 в 2009 году. Период обращения кредиторской задолженности в 2008 году возрос на 72,5 дня, в 2009 году снизился на 221,2 дней и составил 369,6 дней, что положительно.
Сравнительный анализ дебиторской и кредиторской задолженности ООО «Оптима» по показателям за 2009 год приведен в таблице 10.
Таблица 10 - Сравнительный анализ оборачиваемости дебиторской и кредиторской задолженности ООО «Оптима» за 2009 год
Показатели
Дебиторская задолженность
Кредиторская задолженность
Изменения
Темп роста, %
232,4
-2,0
+234,4
Оборачиваемость в оборотах
1,96
0,99
+0,97
Средний период инкассации дебиторской задолженности в днях
186,1
369,6
-183,5
Сравнение состояния дебиторской и кредиторской задолжен­ности, исходя из данных таблицы 10, позволяет сделать следующий вывод: в органи­зации в 2009 году преобладала сумма кредиторской задолженности, но темп ее прироста меньше, чем темп прироста дебиторской задол­женности. Причина этого – в более низкой скорости обраще­ния кредиторской задолженности по сравнению с дебиторской. Такая ситуация ведет к дефициту платежных средств, что может привести к неплатежеспособности организации.
Дебиторская задолженность является неотъемлемым элементом сбытовой деятельности предприятий оптовой торговли, к которым относится и фирма ООО «Оптима». Слишком высокая доля дебиторской задолженности в общей структуре активов снижает ликвидность и финансовую устойчивость предприятия, а также повышает риск финансовых потерь данной организации.
Поскольку в общей сумме дебиторской задолженности преобладает задолженность покупателей за поставленные им товары, то при анализе дебиторской задолженности целесообразно сопоставлять ее динамику с динамикой выручки от проданных товаров.
Темпы роста выручки от реализации продукции, работ, услуг (без НДС), по данным формы 2 «Отчет о прибылях и убытках» (Приложение 5-7), сопоставляются с темпами роста остатков дебиторской задолженности по балансу. Это наглядно проиллюстрировано на рисунке 4.
Рисунок 4 – Соотношение динамики дебиторской задолженности и выручки ООО «Оптима» за 2007-2009 годы
Темп роста выручки в 2007 году составляет 95,48%, а в 2008 году - 156,65%, а темп роста дебиторской задолженности в 2007 году составляет 149,28%, а в 2008 году - 288,12%. Следовательно, дебиторская задолженность за проданные товары растет быстрее выручки почти в 2 раза, что отрицательно.
Для контроля над платежной дисциплиной дебиторов в ООО «Оптима» используются различные отчеты. Проведем их анализ.
Отчет по расчетам с дебиторами призван контролировать своевременность погашения задолженности в соответствии с договорными условиями. Этот вид отчета составляется в ООО «Оптима» раз в неделю. Он отражает динамику платежной дисциплины всех клиентов в разрезе выставленных счетов таблица 11.
Отчет по расчетам с дебиторами бухгалтер ООО «Оптима» дополняет реестром инкассации дебиторской задолженности (таблица 12), который отражает распределение задолженности по срокам по каждому дебитору, а также процентную долю, приходящуюся на каждый из периодов просрочки  в разрезе клиентов и в целом по общей сумме дебиторской задолженности.
Таблица 11 - Отчет по расчетам с дебиторами
Группа
Клиент
Счет/ТТН
Дата отгрузки
Сумма к оплате, тыс.руб.
Норматив-ная дата оплаты
Период просроч-ки
Дата фактичес-кого платежа
Город
ООО «Бриг»
155/0155
11.01
350
12.01
30
11.02
Область
МУП «Аптека №435»
164/0164
11.01
280
12.01
15
27.01
Анализ показал, что данный вид отчета на предприятии составляют ежемесячно, а также за квартал и за год.
Таблица 12 - Реестр инкассации дебиторской задолженности на 01.01.2010 года
Группа
Клиент
Распределение задолженности по срокам
Общая сумма задол-жен-ности тыс. руб.
Доля в общем объеме , %
До 30 дней
30-60 дней
60-90 дней
Свыше 90 дней
тыс. руб.
%
тыс. руб.
%
тыс. руб.
%
тыс. руб.
%
Город
МУП «Аптека» №№1-115
16719
92
-
-
-
-
-
-
16719
36,6
Город
ООО «Терра»
1348
7
-
-
-
-
-
-
1348
3,0
Город
ООО «Айболит»
-
-
-
-
5785
100
-
-
5785
12,7
Город
ООО «Лекмед»
-
-
1250
100
-
-
-
-
1250
2,7
Область
МУП «Аптека №435»
-
-
-
-
-
-
1449
7
1449
3,2
Область
ООО «Медин»
-
-
-
-
-
-
6245
31
6245
13,7
Область
ООО «Инга»
-
-
-
-
-
-
12744
62
12744
27,9
Аванс
ООО «Нижфарм»
73
1
-
-
-
-
-
-
73
0,2
Итого
18140
100
1250
100
5785
100
20438
100
45613
100,0
ООО «Оптима» ожидает 39,6% платежей в качестве своевременной оплаты, а 60,4% уже после отгрузки товара. Из них 2,7% следует ожидать в течение 1-2 месяцев, 12,7% в течение 2-3 месяцев, а по 44,82% оплата поступит еще позже.
Реестр инкассации дебиторской задолженности, представленный в таблице 12, служит основным инструментом контроля дебиторской задолженности в ООО «Оптима».
Проведенный анализ документов по контролю дебиторской задолженности, составляемых в ООО «Оптима», с данными бухгалтерского учета нарушений не выявил.
2.3 Политика управления дебиторской задолженностью на предприятии
Анализ проводимой в ООО «Оптима» политики управления дебиторской задолженностью показал, что на предприятии используются следующие способы управления дебиторской задолженностью:
- оценка кредитоспособности контрагента;
- предоставление отсрочки платежа;
- определение критического срока оплаты.
В целях оценки кредитоспособности контрагента ООО «Оптима» выделяет категории контрагентов и заключаемых сделок, исходя из степени налоговых рисков. Далее в соответствии с этими категориями определяет порядок проверки контрагента в каждом конкретном случае.
На этапе заключения сделки специалисты ООО «Оптима» запрашивают у контрагента следующую информацию и документы от своих контрагентов.
1.Заверенные копии учредительных и регистрационных документов:
- решение об учреждении;
- учредительный договор;
- устав;
- свидетельства о регистрации и о постановке на учет в налоговом органе.
Указанные документы подтверждают надлежащую правоспособность контрагента, его гражданско-правовой статус, факт надлежащей регистрации контрагента.
2.Выписка из Единого государственного реестра юридических лиц (индивидуальных предпринимателей) либо ее заверенная копия. Указанная выписка содержит важнейшую информацию в отношении контрагента на конкретную дату: ИНН, ОГРН, полное и сокращенное наименования, место нахождения, данные об исполнительном органе (директор, генеральный директор, управляющая компания), размер уставного капитала, состав участников и распределение их долей в уставном капитале (для ООО), все регистрационные действия, ранее совершенные в отношении контрагента.
 Часто ООО «Оптима» использует возможность самостоятельно получить выписку из Единого государственного реестра в отношении своего контрагента на основании статьи 6 Федерального закона № 129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей».
 3.Заверенные копии документов, подтверждающих полномочия руководителя и главного бухгалтера:
- протокол об избрании руководителя;
- приказы о назначении на должность руководителя и главного
бухгалтера (с подписями указанных лиц об ознакомлении).
В случае если договор, первичные документы, счета-фактуры от имени контрагента будут подписываться иными лицами, ООО «Оптима» соответственно необходимо получить также заверенные копии надлежащим образом оформленных доверенностей на данных лиц.
Все перечисленное необходимо для подтверждения факта подписания документов от имени контрагента уполномоченными лицами.
 4.Заверенная копия лицензии контрагента, если деятельность, выполняемая по сделке, подлежит лицензированию.
Лицензия является необходимым документом, подтверждающим, что сделка заключена с уполномоченным хозяйствующим субъектом, имеющим право осуществлять деятельность по сделке; таким образом, ООО «Оптима» было вправе заключить сделку именно с этим контрагентом, производить оплаты в соответствии с данной сделкой и учитывать соответствующие вычеты по НДС и расходы по налогу на прибыль.
5.Информация о коммерческой деятельности контрагента:
- рекламные материалы и ценовые предложения контрагента;
- распечатки официальных сайтов контрагента;
- различные проспекты, буклеты и т. д.
Данная информация подтверждает разумную осмотрительность ООО «Оптима» при выборе контрагента и оценке его коммерческих качеств.
 6.Информация о «судебной истории» контрагента.
ООО «Оптима» имеет возможность получить часть такой информации самостоятельно с помощью справочных правовых систем, в которых публикуются все более-менее значительные решения арбитражных судов округов и некоторые решения апелляционных судов. Кроме того, возможно направить контрагенту на стадии преддоговорных переговоров соответствующий запрос с просьбой указать все судебные споры контрагента.
Информация о судебных спорах контрагента позволит ООО «Оптима» получить представление о статусе, добросовестности контрагента, о возможном клейме недобросовестности, которое налоговыми органами негласно присвоено данному контрагенту.
7.Копия годового бухгалтерского баланса за последний отчетный период с отметкой налогового органа о принятии.
В идеале следует получить также копии налоговых деклараций контрагента по НДС и налогу на прибыль за последний налоговый период с отметкой налогового органа о принятии (либо с подтверждением сдачи налоговой отчетности в электронном виде).
 Вряд ли контрагент с большим желанием согласится поделиться данными документами, однако, получив их, ООО «Оптима» установит факт сдачи контрагентом бухгалтерской и налоговой отчетности и, таким образом, косвенно подтвердит добросовестность контрагента.
 8.Справка от имени контрагента в произвольной форме об имеющихся на праве собственности и на праве аренды производственных и торговых мощностях (оборудование, складские и производственные помещения, транспорт и т. д.), а также о численности работников контрагента на момент совершения сделки, в том числе занятых в сферах деятельности, непосредственно связанных с исполнением сделки.
Указанная справка, безусловно, не является абсолютным подтверждением коммерческой «состоятельности» контрагента и его способности самостоятельно исполнить сделку (тем более, что никому не запрещено привлекать для исполнения сделки третьих лиц), однако поможет доказать, что налогоплательщик, выбирая контрагента, поинтересовался о его реальных возможностях.
9.В отношении «сомнительных» контрагентов ООО «Оптима» направляет запрос в налоговый орган по месту регистрации контрагента на предмет его (контрагента) добросовестности.
Из перечисленных выше действий по проверке контрагента пп. 1–4 ООО «Оптима» выполняет в отношении всех контрагентов. Действия, указанные в пп. 5–9, ООО «Оптима» выполняет при заключении сделок с повышенным налоговым риском (крупные сделки; сделки, заключаемые с сомнительными (непроверенными) контрагентами; сделки с товарами (работами, услугами), к которым имеется повышенное внимание со стороны налоговых органов и др.).
Предоставление отсрочки платежа осуществляется в ООО «Оптима» исходя из политики компании в области кредитования контрагентов. Максимально допустимый срок отсрочки платежа составляет - 30 дней.
Определение критического срока оплаты в ООО «Оптима» осуществляется на основе данных Реестра инкассации дебиторской задолженности. В ООО «Оптима» принято считать, что просрочка платежа в течение 30 дней допустима, при превышении этого срока следует активно работать с контрагентом по возврату дебиторской задолженности, а в случае просрочки более 60 дней обращаться в суд.
Выбор контрагента, главным образом покупателей, играет важную роль в работе ООО «Оптима». От добросовестности контрагента зависит финансовое положение ООО «Оптима», престиж организации и перспективы дальнейшего сотрудничества.
Рассмотрим по отношению к ООО «Оптима» умение «планировать риск», собирать конфиденциальную информацию о партнерах, контрагентах и дебиторах. Полученная информация необходима при разработке мероприятий по совершенствованию управления дебиторской задолженностью на предприятии, поскольку в случае выявления недобросовестных контрагентов повышается вероятность неплатежей.
В ООО «Оптима» работа по взысканию задолженности проводится работниками бухгалтерии совместно с юристом.