Информационное обеспечение процесса принятия решений в организации (на примере организации)

СОДЕРЖАНИЕ
ВВЕДЕНИЕ……………………………………………………………….

1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ПРОЦЕССА РАЗРАБОТКИ И РЕАЛИЗАЦИИ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ РЕШЕНИЙ ………………
6
1.1. Этапы процесса разработки управленческих решений …………..
1.2 Виды управленческих решений……………………………….……..
1.3. Основные черты управленческой информации и информационных систем…………………………………………………
13

2. АНАЛИЗ ПРИНЯТИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ РЕШЕНИЙ С ПРИМЕНЕНИЕМ ИНФОРМАЦИОННЫХ СИСТЕМ В ООО «КОРПУС 2»……………………………..………………………………

23
2.1 Общая характеристика ООО «Корпус 2»…………………………..
2.2. SWOT-анализ информационной системы организации…………...

3. МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ ПО РАЗРАБОТКЕ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ РЕШЕНИЙ С ИСПОЛЬЗОВАНИЕМ ИНФОРМАЦИОННЫХ СИСТЕМ……………………………………
3.1. Обоснование методов совершенствования информационного обеспечения в ООО «Корпус 2»
3.2. Методические рекомендации по реализации процесса принятия управленческих решений

ЗАКЛЮЧЕНИЕ…………………………………………………………
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ…………………
ПРИЛОЖЕНИЕ Финансово-экономические показатели ООО «Корпус 2»………………………………………………………………...
39

Информационное обеспечение процесса принятия решений в организации (на примере организации)

- экономических и финансовых служб;
- юридических служб.
Информационная система организации задействована при выполнении следующих задач:
- обеспечение своевременной, полной и объективной информации о результатах деятельности за определенный промежуток времени;
- обмен информацией между персональными компьютерами (ПК) сотрудников организации через локальную сеть;
- обмен информацией между персональными компьютерами, расположенными не в данном помещении через удаленный доступ;
- получение информации через электронную почту;
- ведение документооборота и делопроизводства организации;
- хранение данных деятельности организации в электронном виде.
Информатизация организации – это комплексное системное внедрение информационных технологий во все виды и формы деятельности компании. Создание единой информационной среды необходимо для обеспечения согласованного доступа к информации и эффективной работы с ней всеми субъектами организации. Единое информационное пространство – это совокупность информационных образовательных ресурсов, средств их хранения и передачи, которая обеспечивает любому пользователю возможность полного информационного обеспечения своей деятельности, а также возможность обмена между пользователями. С появлением глобальной сети Интернет скорость обмена информацией, доступ к ней возросли на несколько порядков. На сегодня Интернет – это мощная информационно-коммуникационная технология по влиянию на развитие мирового общества, в эту сферу включается все большее число пользователей.
Накоплен и подвергся осмыслению значительный и ценный опыт использования информационно-коммуникационных технологий в управлении.
Выделим также основные цели информатизации управления:
- формирование единого информационного пространства;
- интеграция организационных систем в единое информационное пространство;
- создание технических, программных, телекоммуникационных условий для обработки хранения базы данных в системе управления;
- совершенствование управленческой работы;
- повышение качества управления.
Отметим, что в рамках информатизации управления могут быть выделены основные направления.
1. Организация системы электронного документооборота:
- разработка комплекса мероприятий по учету, передаче, хранению электронной документации;
- отработка механизма обмена электронной документацией между подразделениями, внедрение и освоение новых информационных технологий в управленческую деятельность.
2. Информационное обеспечение:
- организация информационного взаимодействия с органами управления организацией, различными подразделениями;
- создание баз данных.
3. Ресурсное обеспечение процесса информатизации:
- нормативно-правовое;
- программно-методическое (методическое сопровождение информатизации; обеспечение программными средствами, анализ существующих, а также используемых пакетов программных средств с целью изучения возможности их применения; оснащение программными средствами, отработка их совместимости);
- обеспечение методического сопровождения внедрения информационных систем и технологий;
- кадровое (обучение работников информационным технологиям, использованию телекоммуникационных средств, формированию и использованию информационных ресурсов).
4. Материально-техническое:
- обеспечение компьютерами, модемами и др. техникой, в том числе – множительной, а также расходными материалами;
- создание программы дальнейшей компьютеризации организации;
- обеспечение компьютерной техникой управленческих работников;
- создание базы данных компьютерной техники организации, фиксирующей наличие техники, ее характеристики, процент износа, сервисное обслуживание;
- создание локальной сети организации;
- проведение мероприятий по организации сервисного обслуживания компьютерной техники.
Таким образом, можно сделать вывод, что информация – это совокупность данных, которые сопровождаются смысловой нагрузкой, и помещены в определенный контекст. Информация может быть оценена субъектом, которым может являться как человек, так и организация в целом. Отметим, что эффективная деятельность организации в настоящее время во многом зависит от процесса управления информацией, так как система знаний нуждается в развитой системе управления. Процесс управления информацией обеспечивает стратегическое управление развитием информационной системы организации. Информационная система – это интегрированная, многомашинная, распределенная система одного предприятия, имеющего территориальную рассредоточенность, состоящая из взаимодействующих локальных вычислительных сетей структурных подразделений и подсистемы связи для передачи информации.
2. АНАЛИЗ ПРИНЯТИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ РЕШЕНИЙ С ПРИМЕНЕНИЕМ ИНФОРМАЦИОННЫХ СИСТЕМ В ООО «КОРПУС 2»
2.1. Общая характеристика ООО «Корпус 2»
Объектом исследования является ООО «Корпус 2» – предприятие, ведущее свою деятельность на рынке коммерческой недвижимости. Предприятие занимается управлением коммерческой недвижимостью, эксплуатацией, строительством. Основной целью деятельности предприятия является извлечение прибыли за счет сдачи в аренду коммерческих площадей и управления недвижимостью (эксплуатация, ремонт, реконструкция).
Выход на рынок состоялся сравнительно недавно в 2004 году, но благодаря умелому и грамотному управлению предприятием со стороны руководства и совместной работе всех отделов предприятия, компания добилась значительных успехов за короткий промежуток времени. На сегодняшний день – это управляющая компания, владеющая 7 объектами коммерческой недвижимостью. В собственности находятся: бизнес-центр класса В общей площадью 5 000 кв./м; бизнес-центр класса В, площадь 1 000 кв./м; здание площадью 700 кв./м, которое после полной реконструкции из производственного в административное сдается в аренду; складской комплекс (2-х этажные ангары) площадь 600 кв./м; помещения площадью 160 кв./м и 260 кв./м, оборудованные под продуктовый магазин и магазин автозапчастей, также сдаются в аренду частным предпринимателям. Еще один объект площадью 185 кв./м – это водно-оздоровительный комплекс: был построен на территории бизнес-центра класса В и сдан в эксплуатацию в 2006 году. Коммерческая недвижимость вся была полностью реконструирована, отремонтирована или заново построена силами ООО «Корпус 2» или с привлечением подрядных организаций. Все здания, помещения, и сооружения имеют качественную отделку, ремонт и современные внутренние сети (электроснабжение, отопление, водоснабжение, канализация, связь, телефония, интернет) соответствующие нормам и стандартам. Все объекты зарегистрированы в ГБР.
Основной целью деятельности предприятия является извлечение прибыли за счет сдачи в аренду коммерческих площадей и управления недвижимостью (эксплуатация, ремонт, реконструкция).
Общество с ограниченной ответственностью «Корпус 2» является юридическим лицом, созданным в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации на основании решения собрания учредителей Общества с ограниченной ответственностью «Корпус 2» от 4 декабря 2004 года для осуществления хозяйственной деятельности в соответствии с Гражданским кодексом Российской Федерации, Федеральным законом «Об обществах с ограниченной ответственностью», действующим законодательством Российской Федерации и настоящим Уставом.
Место нахождения ООО «Корпус 2»: 194044, Российская Федерация, город Санкт-Петербург, улица Чугунная, дом 20, литера З.
Своим Клиентам ООО «Корпус 2» предлагает следующие услуги:
- аренда помещений;
- аренда офисных помещений;
- аренда складских помещений;
- аренда оборудованных помещений под определенный вид коммерческой деятельности;
- услуги по содержанию, ремонту и обслуживанию инженерных сетей;
- специальные условия для корпоративных клиентов.
Основные финансово-экономические показатели деятельности компании за 2007-2009 гг. приведены в приложении. В фирме «Корпус 2» структура управления носит линейно-функциональной характер. При такой структуре управления всю полноту власти берет на себя линейный руководитель – директор предприятия «Корпус 2», возглавляющий коллектив. Ему при разработке конкретных вопросов и подготовке соответствующих решений, программ, планов помогает специальный аппарат, состоящий из функциональных единиц – заместителей директора и главного бухгалтера. В данном случае функциональные структуры находятся в подчинении главного линейного руководителя. Свои решения они проводят в жизнь либо через директора, либо (в пределах своих полномочий) непосредственно через соответствующих исполнителей.
Рассматривая типичные управленческие решения, принимаемые в ООО «Корпус 2», необходимо отметить какие вопросы обсуждаются на еженедельном собрании совета учредителей:
- поддержание и повышение качества предоставляемых услуг;
- перспектива роста и развития;
- финансовое и налоговое планирование;
- кадровая политика.
По данным вопросам, после коллективного обсуждения, принимаются управленческие решения. Решения по поддержанию и повышению качества предоставляемых услуг направлены на то, чтобы услуги предоставлялись качественно, чтобы все потребности арендаторов были удовлетворены, и репутация предприятия не была запятнана. Решения по перспективам роста и развития направлены на расширение предприятия и повышение конкурентоспособности. Решения по финансовому и налоговому планированию принимаются с целью недопущения трений с государственными органами и для более удобного и простого осуществления финансовых операций. Решения по кадровой политике необходимы для поддержания крепкой и надежной организационной культуры на предприятии.
Если рассматривать деятельность ООО «Корпус 2» в условиях риска и неопределенности, следует отметить, что сложно говорить о каких-либо рисках и неопределенности. Так как речь идет об использовании недвижимости, а сдача недвижимости в аренду – один из самых стабильных видов деятельности. Даже при кризисах недвижимость в меньшей степени подвержена резким перекосам. Неопределенность гораздо меньше, чем в любой другой отрасли. Максимальный риск, которому может быть подвержено предприятие: банкротство его клиента (арендатора). В данном случае «Корпус 2» теряет часть прибыли, та как идет недоплата аренды. Или если в наличии нестабильное законодательство в области налогообложения, в этом случае тоже есть риск потери прибыли.
2.2. SWOT-анализ информационной системы организации
Для того чтобы провести анализ информационного обеспечения процесса принятия управленческих решений в организации, необходимо провести SWOT-анализ. Внутренние факторы – это сильные и слабые стороны, внешние – возможности и угрозы. Сильные и слабые стороны фирмы «Корпус 2» представлены в таблице 1.
Таблица 1
SWOT-анализ
Сильные стороны
Слабые стороны
1
2
1.В компании создана локальная сеть с возможностью обмена информацией
2.Эффективное администрирование локальной сети
3.Информационная система снабжена всеми необходимыми дополнительными устройствами (принтеры, сканеры и пр.)
4.Параметры информационной системы соответствуют ТСО 95-99
1.Возможность несанкционированного доступа к компьютерной информации
2.Отсутствие соответствующих инструкций по политике безопасности у руководства организации, штатных сотрудников, сетевого администратора (внештатного сотрудника)
Окончание таблицы 1
1
2
5.Современная информационная система организации
3.Отсутствие регламента, обеспечивающего безопасность от лиц, посещающих фирму (просмотр содержимого экранов, документов печати, предоставление возможности работы на ПК)
4.Использование услуг компьютерной фирмы – возможна утечка информации
5.Несанкционированный просмотр информации информационной системы через удаленный доступ
Возможности
Угрозы
1.Создание удаленного доступа к корпоративной сети структурных подразделений компании
2.Использование дополнительных накопителей информации
3.Расширение каналов доступа к информации информационной системы
4.Совершенствование программного обеспечения компании
1.Модификация компьютерной информации
2.Компьютерный саботаж
3.Неправомерное завладение компьютерной информацией
4.Распространение вредоносных программ
5.Нарушение правил эксплуатации компьютерной системы или сети
Таким образом, анализ информационной системы ООО «Корпус 2» выявил ряд острых проблем, которые требуют своего решения, в особенности в условиях риска и неопределенности. Во-первых, на предприятии необходимо обеспечить защиту информации от несанкционированного доступа. Во-вторых, необходимо усовершенствовать программное обеспечение предприятия. Кроме того, руководство ООО «Корпус 2» уделяет мало внимания обеспечению безопасности компьютерной сети и всей информационной системы, что также негативно сказывается на результатах его деятельности. Все это предопределяет необходимость разработки мероприятий, направленных на совершенствование информационного обеспечения процесса принятия управленческих решений в организации.
3. МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ ПО РАЗРАБОТКЕ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ РЕШЕНИЙ С ИСПОЛЬЗОВАНИЕМ ИНФОРМАЦИОННЫХ СИСТЕМ В ООО «КОРПУС 2»
3.1. Обоснование методов совершенствования информационного обеспечения в ООО «Корпус 2»
Для совершенствования информационного обеспечения в ООО «Корпус 2» предлагаем установить систему электронного документооборота и автоматизации бизнес-процессов «ЕВФРАТ», которая предназначена для построения полноценной системы управления бизнес-процессами и документами организации. Инструментарий, входящий в комплект поставки системы «ЕВФРАТ», позволяет реализовать технологии электронного документооборота в любой компании, независимо от ее численности и формы собственности. Система рассчитана на работу как в рамках небольшой структуры, например, канцелярии, отдела, департамента или локальной организации в целом, так и в рамках территориально-распределенной организации со сложной схемой информационных потоков.
Система «ЕВФРАТ» разработана в полном соответствии с рекомендациями WfMC (Workflow Management Coalition) и удовлетворяет требованиям стандарта ISO 9000. Гибкость системы позволяет реализовать поддержку бизнес-процессов организации, обеспечивая:
- автоматизацию традиционного делопроизводства в соответствии с требованиями ГОСТ;
- электронный документооборот в соответствии с требованиями регламентов, положений и инструкций по работе с документами, разработанными и применяемыми организацией.
Также предлагаем мероприятия по обеспечению информационной безопасности организации. Руководству организации необходимо с помощью технического персонала и сетевого администратора разработать руководящий документ, определяющий основные направления политики безопасности организации, обязанности и формы ответственности сотрудников организации, определяемые политикой, порядок и регламент работы с компьютерной техникой. В качестве предложений для разработки данного документа следует сформулировать следующие положения:
- назначить сотрудника, ответственного за контроль мер информационной защиты организации;
- закрепить ПК за конкретными пользователями, исключив возможность их работы за другими ПК;
- определить задачу сетевому администратору на запрет доступа пользователей друг к другу и организацию обмена файлами через общие папки сервера;
- предусмотреть меры административной и материальной ответственности за нарушение требований политики безопасности организации;
- в области кадровой политики определить приоритетность использования на должностях технического персонала и сетевого администратора штатных сотрудников, практикуя при приеме на работу установление испытательного срока;
- в целях исключения несанкционированного доступа к информации организации посетителей предусмотреть приобретения системы наблюдения за офисом;
- определить сотрудникам организации регламент и технологию дублирования и хранения информации своих ПК;
- ввести тщательный учет и форму проверки информации, выдаваемой заказчикам;
- предусмотреть в обязанностях сотрудников обязательную защиту разрабатываемых документов с помощью паролей на открытие и изменение содержания документа;
- определить в политике порядок размещения рабочих мест пользователей, исключающий просмотр содержания мониторов посетителями;
- предусмотреть порядок уничтожения бракованной и черновой документации, выводимой на принтер;
- для большей безопасности организации необходимо приобретение охранной сигнализации.
Таким образом, основными мероприятиями по улучшению информационного обеспечения процесса принятия решений в организации ООО «Корпус 2» являются: установка системы электронного документооборота и автоматизации бизнес-процессов «ЕВФРАТ»; введение мер по защите информационной системы в компании.
3.2. Методические рекомендации по реализации процесса принятия управленческих решений
Реализация процесса принятия решения в современных кризисных условиях имеет свои характерные особенности. Она отличается от принятия и реализации управленческих решений в условиях определенности тем, что руководитель, принимая решение, очень часто не владеет полной информацией о решаемой проблеме.
Дадим определенные методические рекомендации по реализации процесса принятия стратегических решений в кризисных условиях. Необходимо помнить, что среда принятия решения изменяется в зависимости от степени риска. В условиях риска вероятность результата определенного управленческого решения может быть определена с определенной достоверностью. В условиях риска и неопределенности именно руководитель определяет степень и вероятность возможных последствий решений, основываясь на собственном мнении.
При принятии управленческих решений лицо, принимающее управленческое решение, должно обязательно соблюдать правила и методы по разработке и реализации данных решений.
Отметим, что при разработке управленческого решения необходимо руководствоваться функцией полезности. Полезность и выгода от принятия того или иного управленческого решения в условиях неопределенности и риска может быть выражена несколькими функциями полезности. Функция полезности может содержать как один, так и несколько аргументов (например, прибыль или доход от управленческого решения).
Функция полезности – это оценка последствий принятого решения (положительных или отрицательных), которая учитывает все существенные факторы. Функция полезности показывает, что руководитель, принимая решение, руководствуется собственным индивидуальным восприятием риска. То, какое решение примет руководитель, во многом зависит от его психологии, опыта, компетентности.
Неопределенность и риск при принятии решения также могут быть уменьшены путем повышения достоверности и актуализации информации.
Решения в условиях неопределенности всегда содержат риск в той мере, в которой существует опасность принять ошибочное или неоптимальное решение. Без предположений о характере предпочтений в области риска лица, принимающего решения, никакие решения в условиях неопределенности приниматься не могут.
При принятии управленческого решения необходимо принимать во внимание, что разработка управленческого решения – это процесс, состоящий из следующих этапов:
- диагностика проблемы;
- поиск ограничений и критериев для решения;
- описание альтернатив;
- оценка альтернатив;
- окончательный выбор.
При принятии управленческого решения руководитель должен учитывать алгоритм принятия управленческого решения. При этом он всегда имеет несколько вариантов принятия решения. Руководитель может использовать две основные возможности. Во-первых, получить дополнительную информацию и еще раз проанализировать проблему. Этим часто удается уменьшить новизну и сложность проблемы. Руководитель сочетает эту информацию и анализ с накопленным опытом, чтобы придать ряду альтернатив определенную вероятность. Вторая возможность – действие в точном соответствии с прошлым опытом, суждениями или интуицией для того, чтобы сделать предположение о вероятности событий. Это необходимо когда нет времени на сбор дополнительной информации или затраты на нее очень высокие.
Таким образом, можно сделать вывод, что процесс принятия решения в кризисных условиях требует особого подхода для выбора оптимального решения, которое будет наиболее эффективно в конкретной ситуации и для определенной организации.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Таким образом, после всех проведенных исследовательских мероприятий, можно подвести итог проделанной работы.