Разработка PR компании для учереждения социально-культурной сферы(на примере Арт-центра "Пушкинская 10")

ВВЕДЕНИЕ
Глава 1. Теоретические аспекты паблик рилейшнз
1.1. PR как сфера деятельности. Основные понятия и определения PR.
1.2. PR в социальной сфере – особенности реализации PR-деятельности, основные инструменты взаимодействия в целевыми аудиториями.
1.3. Особенности разработки и реализации PR-проектов в социально-культурной сфере. Оценка эффективности PR-проекта.
ВЫВОДЫ ПО ПЕРВОЙ ГЛАВЕ
Глава 2. PR-компания «Арт-центра «Пушкинская10» «Фестиваль современного искусства».
2.1. «Арт-центр «Пушкинская10» как некоммерческая организация.
2.2.Анализ PR-деятельности организации
2.3.Проект «Фестиваль современного искусства» - идея, цели и задачи, анализ целевой аудитории.
2.4. Основные этапы разработки проекта.
2.5. Оценка эффективности.
ВЫВОДЫ ПО ВТОРОЙ ГЛАВЕ
ЗАКЛЮЧЕНИЕ.
СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ.

Разработка PR компании для учереждения социально-культурной сферы(на примере Арт-центра "Пушкинская 10")

10.00
1.8%
Участники (творческие деятели)
25.00
4.5%
Зрители, посетители выставок и пр. мероприятий фестиваля
500.00
89.3%
Спонсоры
15.00
2.7%
Представители властных структур
10.00
1.8%
Итого
560.00
100%
Табл.2.3.1. Сегментирование целевой аудитории
В графическом представлении целевые группы выглядят, как представлено на рис. 2.3.2. На нем наглядно представлено, что основная масса – это зрители, так называемые «потребители» искусства. Чем больше их посетит мероприятия фестиваля, тем сам фестиваль будет более интересным ключевым целевым группам, от которых зависит существование самого арт-центра – спонсоры, СМИ и представители власти.
Рис.2.3.2. Сегментирование целевой аудитории
Следует обратить внимание, что количество участников – прогнозное. Данный прогноз сформирован на основе посещаемости подобных мероприятий, проводимых арт-центром «Пушкинская-10».
Отклонение в группах СМИ, Участники, Спонсоры и представители властных структур могут быть незначительными, т.к. в список попали постоянные участники фестивалей данного направления искусства.
Значительное отклонение может быть в группе «Зрители, посетители выставок и пр. мероприятий фестиваля». Тут может быть как большая неявка, так и наоборот. На явку повлияет в первую очередь наличие информации в нужных средствах массовой информации и сезонность – фестиваль планируется проводить летом 2012 года, когда большинство находятся в отпусках.
Прогнозное количество зрителей было высчитано путем анализа посещаемости с периода 2006 года подобных фестивалей, среднее значение получилось 528 человек.
Период проведения
количество зритетелй, чел
зима 2006
590
весна 2007
542
лето 2008
380
зима 2009
620
осень 2010
550
осень 2011
490
лето 2012
500
Среднее значение
528.67
Табл.2.3.3. Посещаемость фестивалей с 2006 года.
На основе этих данных был составлен график посещаемости:
Рис.2.3.4. График посещаемости фестиваля современного искусства.
В 2008 году наблюдается спад посещения подобных мероприятий. Причин тут прослеживается две:
1. Сезонность (о которой говорилось выше) – лето, многие «потребители» искусства в отпусках.
2. 2008 год – период экономического кризиса в нашей стране и большинство жителей нашей страны были озабочены куда более насущными проблемами, чем проводимый арт-центром фестиваль.
2.4. Основные этапы разработки проекта.
Работа над проектом начинается с проработки плана. План включает в себя основные пункты:
1. Мероприятие;
2. Срок исполнения;
3. Ответственное лицо.
План нашего мероприятия выглядит следующим образом:
Мероприятие
Срок исполнения
Ответственное лицо
Описание целей и задач мероприятия
01.12.11
Руководитель отдела PR и рекламы
Составление сметы проекта
05.12.11
Руководитель отдела PR и рекламы
Создание сценария фестиваля
15.12.11
Руководитель отдела PR и рекламы и пресс-секретарь
Составление списка потенциальных участников – творческих деятелей, спонсоров, информационных партнеров, представителей властных структур.
15.12.11
Руководитель отдела PR и рекламы
Сегментирование целевых групп – прогнозирование количества участников каждой целевой группы.
20.12.11
Руководитель отдела PR и рекламы
Подготовка текстов сообщений для каждого типа участников
30.12.11
Пресс-секретарь
Рассылка писем и сообщений по факту начала подготовки к проекту
10.01.12
Специалист по Интернет-продвижению
Размещение информации в сети Internet (сайт и дружественные порталы)
10.01.12
Специалист по Интернет-продвижению
Подготовка и рассылка пресс-релизов
10.01.12
Пресс-секретарь
Проведение переговоров с потенциальными спонсорами
20.01.12
Руководитель отдела PR и рекламы
Подготовка уточненных списков участников
01.02.12
Пресс-секретарь
Анализ вышедших анонсов в СМИ
С 01.02.12 и до подведения итогов мероприятия
Пресс-секретарь
Сбор заявок на участие творческих деятелей
С 15.02.12 по 15.05.12
Пресс-секретарь
Подготовка приглашений для официальных лиц и VIP-гостей
01.03.12
Пресс-секретарь
Рассылка (раздача) приглашений
20.03.12
Пресс-секретарь
Организация пресс-конференции по факту начала работы фестиваля
15.05.12
Руководитель отдела PR и рекламы и пресс-секретарь
Проведение пресс-конференции
01.06.12
Руководитель отдела PR и рекламы и пресс-секретарь
Организация работы фестиваля согласно сценарию
01.06.12 – 10.06.12
Руководитель отдела PR и рекламы и пресс-секретарь
Написание текстов по итогам проведения мероприятия
10.06.12
Пресс-секретарь
Оценка эффективности мероприятия
11.06.12 - 20.06.12
Руководитель отдела PR и рекламы и пресс-секретарь
Табл. 2.4.1. План работы над фестивалем современного искусства
Один из первых пунктов начала разработки проекта является составление сметы мероприятия:
Смета мероприятия
Мероприятие
Сумма
Комментарии
Реклама
Информация в СМИ
спонсоры
Информация в сети Интернет
15000
возможно привлечение спонсора
Директ мейл (рассылка смс)
5000
 
Директ мейл (рассылка электронных писем)
7000
 
Полиграфия
Печать пригласительных. . "Евро", 4+0, бумага мелованная, 220 гр.
7000
 
Печать информационных листовок о начале фестиваля для распространения срди студентов ВУЗов. Ф. А5, бумага мелованная, 130 гр., 4+0. Тираж - 3000 шт.
6900
 
Печать пресс-релиза фестиваля для "раздатки " журналистам во вемя пресс-конференции. Ф. А4, бумага офсетная, 90 гр. Тираж 50 шт.
75
 
Печать карточек для голосования. Размер 10*10 см, бумага - картон одностороннего мелования - 350 гр
4500
 
Продукты питания
Вода минеральня для участников выставок и пр. мероприятий фестиваля, бутылочки 0.25 мл
10000
возможно привлечение спонсора
Фуршет для СМИ и парнтеров после аукциона
12500
 
Фуршет для СМИ и пертнеров после тордественной церемонии передачи вырученных средств детскому дому и закрытие фестиваля
35000
 
Художественное оформление залов арт-центра
Услуги оформителя
8000
 
Реквизит для оформления
20000
 
Итого:
130975
 
Табл. 2.4.2. Смета мероприятия.
Далее, на основе составленного плана разработан сценарий PR-проекта арт-центра «Пушкинская-10».
Сценарий.
Фестиваль начинает работать 1 июня 2012 года в день защиты детей. Дата выбрана не случайно, т.к. этот день отмечается нашей страной как «день защиты детей», а одной из задач фестиваля – собрать денежные средства в пользу детского дома.
Открытие фестиваля начинается с утренней пресс-конференции, на которой участвуют журналисты, организаторы фестиваля и авторы выставленных работ.
Пресс-конференции предшествует рассылка пресс-релизов в редакции средств массовой информации с указанием темы, даты, времени и места проведения пресс-конференции.
Аккредитации журналистов в подобных мероприятиях, как правило, не проводится, т.к. отношения со СМИ выстраиваются в первую очередь дружественные, в силу того, что СМИ от работы с некоммерческой организацией не получают материальной выгоды. Главный плюс такого сотрудничества для СМИ – причастность своего издания в миру искусства.
Ведущий пресс-конференции – пресс-секретарь, дающий пресс-конференцию – руководитель отдела PR и рекламы.
В связи с тем, что фестиваль рассчитан на несколько дней (с 01.06.12 по 10.06.12), необходимо разделить его на тематические блоки:
Блок 1. Открытие фестиваля, освещение списка участников в конкурсе.
Блок 2. Проведение конкурса, определение победителя.
Блок 3. Организация аукциона на продажу работы автора-победителя, торжественная передача вырученных средств детскому дому, закрытие фестиваля.
Блок 1 пройдет в период с 1 по 3 июня 2012 года.
Пресс-конференция пройдет 01.06.12, на ней же будет озвучен список участников в конкурсе и представлены конкурсные работы.
На конкурсе, как уже упоминалось выше, будет объявлено две номинации:
1. «Начинающий художник»;
2. «Мастер своего направления».
В каждой номинации будет объявлен победитель. Участие в конкурсе не обязательное, если автор работ не хочет выставлять работу на конкурс он сохраняет за собой право выставить их в рамках фестиваля.
Обязательным условием к каждому конкурсанту – согласие на продажу своей работы в случае выигрыша в пользу детского дома.
Планируемое количество конкурсантов – 10.
Блок 2. Период: 04.06.12 – 06.06.12.
Для работ конкурсантов будет выделен отдельный зал арт-центра. У каждого автора работ будет своя площадь, отмеченная табличками с информацией об имени автора, его стиле и номере для голосования.
Для голосования допущены все зрители, пришедшие на фестиваль. Окончательное решение будет приниматься членами жюри.
Состав жюри конкурса:
1. Представитель генерального конкурса;
2. Представитель генерального информационного партнера (определяется в зависимости от выделенной площади в СМИ под информацию о фестивале и от известности самого СМИ);
3. Представители арт-центра «Пушкинская-10» - заслуженные деятели искусства;
4. Представитель властной структуры – министерства культуры (должен быть назначен самой властной структурой).
Работы выставляются с 01 июня, в том числе и конкурсные, но голосование начинается с 04 июня.
Для голосования зрителей будет отведен специальный ящик сбора голосов. В него будут опускаться карточки с номером участника и работы за которую голосует зритель.
06.06.12 день заседания членов жюри, которым представляются результаты голосования зрителей.
После принятия решения пресс-секретарь пишет пресс-релиз и рассылает его в СМИ-партнеры фестиваля с именами победителей в каждой номинации.
3 блок. Организация аукциона на продажу работы автора-победителя, торжественная передача вырученных средств детскому дому, закрытие фестиваля.
07.06.12 в холле арт-центра представлены афиши с именами победителей и выставлены их работы, занявшие призовые места.
08.06.12 – день аукциона. Данное мероприятие рассчитано на спонсоров и состоятельных граждан. В присутствии средств массовой информации работы-победительницы будут проданы за максимальную данную за них цену.
09.06.12 – открытое мероприятие, в присутствии СМИ, участников, зрителей вырученные средства за продажу работ будут переданы детскому дому.
10.06.12 – закрытие фестиваля. Последний день работы выставок.
В результате разработки сценария, становится понятным необходимый персонал для качественной проработки мероприятия:
1. Студенты-волонтеры для раздачи листовок, доставки приглашений;
2. Ведущий торжественных мероприятий (открытие фестиваля, аукцион, вручение денег детскому дому, закрытие фестиваля и пр.);
3. Дизайнер для оформление POS-материалов;
4. Специалист по обработке баз с данными участников.
Для качественной работы со средствами массовой информации разрабатывается медиа-план, который отражает дату, объем и вид информации, выходящей в том или ином средстве массовой информации.
Медиа-план PR-кампании.
Средства массовой информации в данном проекте должны делится на:
1. Общественные издания;
2. Глянцевые издания (для привлечения внимания молодежи к миру искусства);
3. Тематические (издания, посвященные миру искусства и культуре);
4. Телевидение (1 местный телеканал);
5. Радио (музыкальная радиостанция);
6. Сеть Internet (сайт арт-центра и дружественные сайты).
В раздел «общественные» попали газеты:
1. Аргументы и факты, Санкт-Петербург. Еженедельник  «Аргументы и факты»  - одно из самых авторитетных и успешных изданий России, лидер среди  общественно-политических еженедельников.
2. Вести Ленинградской области. "Вести" - главная газета Ленинградской области. Здесь у нее более 80 тысяч подписчиков. "Вести" распространяются ВО ВСЕХ 29 муниципальных образованиях Ленинградской области. Газета также является источником официальной информации из областного Правительства.
Раздел «Глянцевые издания (для привлечения внимания молодежи к миру искусства)»:
1. «На Невском». Журнал "На Невском" - яркое городское издание о жизни культурной столицы. На страницах журнала - рассказ о новых тенденциях современной жизни, анонсы культурных событий, репортажи с модных показов, интервью с интересными личностями, журналистские проекты и мнения, обзоры, исторические статьи и биографические очерки.
2. Собака.ru: Петербургский городской журнал. Обзор культурных событий города, эксклюзивные интервью, репортажи.
Тематические (издания, посвященные миру искусства и культуре):
1. «Арт город». Журнал о современной художественной культуре для любителей красивой жизни. За время выхода «Арт город» опубликовал множество уникальных материалов о современном изобразительном искусстве России: выставочной и аукционной деятельности в живописи, архитектуре и дизайне. В разные годы на страницах журнала гостили самые яркие творцы современности.
2. «Светский Петербург» — это новый качественный журнал для чтения, возрождающий традиции высшего общества и создающий новую среду общения. Современное и классическое искусство, арт-менеджмент, музыкальная, театральная и художественная жизнь Петербурга, Москвы и европейских столиц.
3. Журнал «Арт-менеджер» — деловое издание, рассматривающее культуру и искусство как ресурс социально-экономического развития общества и предлагающий различные технологии и методологии управления этим процессом (ежеквартальное издание, как раз успеваем разместить анонс проекта).
4. Time Out. Обзоры культурных событий Петербурга. Расписания театров, ночных клубов, выставок. Обзор кафе и ресторанов города. Рецензии на книги, спектакли, фильмы, выставки.
Телевидение:
1. Всероссийская государственная телевизионная и радиовещательная компания. Дирекция Санкт-Петербург – Телеканал «Россия 2».
Радиостанция:
1. Радио «Балтика». Радиовещательная станция Санкт-Петербурга. Новости, музыка.
Периодичность выхода материалов:
СМИ
Вид материала
Дата выхода
Аргументы и факты, Санкт-Петербург
Анонс. Публикация
11.01.12
Итоговая статья
11.06.12
Вести Ленинградской области
Анонс. Публикация
11.01.12
Публикация об открытии фестиваля
20.05.12
Итоговая статья
11.06.12
«На Невском»
Анонс. Статья
01.02.12
Итоговая статья с фотоотчетом
01.07.12
Собака.ru
Анонс. Интервью с организатором
01.02.12
Статья об открытии фестиваля
01.05.12
Итоговая статья с фотоотчетом
01.07.12
«Арт город»
Анонс. Статья
01.02.12
Информация об открытии фестиваля в разделе «Афиша»
01.05.12
Итоговая статья с фотоотчетом
01.07.12
«Светский Петербург»
Анонс. Публикация
01.02.12
Информация об открытии фестиваля в разделе «Афиша»
01.05.12
Итоговая статья с фотоотчетом
01.07.12
«Арт-менеджер»
Анонс. Статья с представлением всех участников, спонсоров и конкурсе
01.06.12
Time Out
Анонс. В разделе «Афиша»
01.05.12
Итоговая статья с фотоотчетом
01.07.12
Телеканал «Россия 2»
Анонс. Новостной блок
01.05.12
Материал о событиях, происходящих на фестивале
С 01.06.12 по 10.06.12
Радио «Балтика»
Выходы в последнюю неделю перед открытием фесиваля. Утренние и вечерние выходы ролика по 15 секнд
15.05.12 – 01.06.12
Все СМИ
Пресс-конференция
01.06.12
Все СМИ
Аукцион
08.06.12
Все СМИ
Торжественное вручение вырученных денег с аукциона детскому дому
09.06.12
Табл. 2.4.3. Медиа-план PR-проекта арт-центра «Пушкинская-10»
2.5. Оценка эффективности.
В завершении проекта необходимо оценить его эффективность. Полученные данные позволят проанализировать хронологию подобных фестивалей и спрогнозировать дальнейшую PR-активность арт-центра «Пушкинская-10».
Как уже было отмечено в первой главе – основные методы оценки эффективности, которые применяются при разработке PR-проектов в бизнесе и политической сфере – не могут быть применимы в социальной отрасли по причине высокой стоимости (фокус-группы, опросы и пр.).
Но тем не менее, опросы могут быть использованы путем привлечения к работы интервьюеров студентов-волонтеров. Главный минус такой рабочей силы в данной деятельности – низкая квалификация, но с другой стороны – безусловный плюс – отсутствие необходимости оплачивать их работы, студенты работают для получения практических навыков.
Итак, план работы по оценки эффективности:
Мероприятие
Дата
Отвественный
Контент-анализ
01.07.12
Пресс-секретарь
Социологический опрос участников
01.06.12 – 10.06.12
Куратор пресс-секретарь, исполнители – студенты волонтеры, 5 чел.
Экономическая эффективность
15.06.12
Руководитель отдела PR и рекламы
Анализ коммуникативной кампании в сети Internet
15.06.12
Специалист по Интернет-продвижению
Табл. 2.5.1. План работы по оценке эффективности PR-кампании арт-центра «Пушкинская-10».
Контент-анализ предполагает количественный и качественный анализ информации, вышедшей в СМИ в процессе подготовки, во время и по итогам PR-кампании.
Количественный анализ предполагает подсчет количества упоминаний о проекте в средствах массовой информации.
Далее, полученные результаты сравниваются с предыдущим аналогичным периодом и результатами контент-анализа прошлых фестивалей.
Прогнозируемая эффективность коммуникативной кампании в СМИ фестиваля 2012 года:
Период проведения
Общее количество
Телевидение
Радио
Печатные СМИ
зима 2006
121
30
45
46
весна 2007
118
18
37