Проектирование организационной структуры туристкой организации .Вариан №7

СОДЕРЖАНИЕ
ВВЕДЕНИЕ
1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ ОРГАНИЗАЦИОННЫХ СТРУКТУР УПРАВЛЕНИЯ
1.1. Понятие организации
1.2. Организационные структуры управления
2. ПРОЕКТИРОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИОННОЙ СТРУКТУРЫ УПРАВЛЕНИЯ ХОСТЕЛА «НОЧЛЕГ»
2.1. Миссия и цели хостела «Ночлег»
2.2. Проектирование организационной структуры управления
2.3. Документооборот в организации
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ
ПРИЛОЖЕНИЕ 1
ПРИЛОЖЕНИЕ 2

Проектирование организационной структуры туристкой организации .Вариан №7

Управление хостелом осуществляется ее учредителем (директором), который в большей степени заинтересован в достижении стабильного положения организации, чем в текущих личных выгодах на ближайшее время.
В состав персонала хостела планируется включить главного бухгалтера, администраторов, вспомогательную службу, управляющий.
Проектная численность персонала хостела «Ночлег» приведена в таблице 2.1.
Таблица 2.1.
Проектная численность персонала
№
Должность
Кол-во человек
1
Директор
1
2
Управляющий
1
3
Главный бухгалтер
1
4
Администратор
3
5
Горничные
2
6
Охранник
2
Итого
10
Хостел — это не только важнейший вид предприятий экономической деятельности, но и сложная организационная структура, характеризуемая распределением целей и задач управления между целыми подразделениями и отдельными работниками.
Под организационной структурой управления необходимо понимать совокупность управленческих звеньев, расположенных в строгой соподчиненности и обеспечивающих взаимосвязь между управляющей и управляемой системами.
Организационная структура управления складывается из состава, соотношения, расположения и взаимосвязи отдельных подсистем организации. Создание такой структуры направлено, прежде всего, на распределение между отдельными подразделениями организации прав и ответственности.
Структура проектируемой организации должна быть такой, чтобы обеспечить реализацию ее миссии, достижение ее целей и эффективное решение стоящих перед организацией задач. Для проектируемой организации в соответствии с обозначенными миссией и целями, численностью персонала и управления учредителем наиболее подходящей является линейно-функциональная структура.
В такой структуре управления вся законченность власти понесена линейным руководителем, возглавляющей определенный коллектив. При разработке конкретных вопросов и подготовки соответствующих решений, программ, планов ему помогает специальный аппарат, состоящий из функциональных отделений (управлений, отделов, бюро и т.д.)
В этом случае функциональные структуры подразделения находятся в подчинении главного линейного руководителя. Свои решения они осуществляют или через главного руководителя, или (в пределах своих полномочий) непосредственно через соответствующих руководителей служб - исполнителей. Таким образом, линейно - функциональная структура включает в себя специальные подразделения при линейных руководителях.
Линейно - функциональная структура также имеет положительные моменты и недостатки.
Преимущества линейно функциональной структуры:
1) лучшая подготовка решений и планов, связанных со специализацией рабочих;
2) клиринг главного линейного менеджера детального анализа проблем;
3) возможность привлекательности консультантов и экспертов.
Недостатки линейно функциональной структуры7:
1) отсутствие близких взаимосвязей и взаимодействия на горизонтальном уровне между индустриальными ветвями;
2) недостаточно точная ответственность как подготовка решения, как правило, в его реализации не участвует;
3) чрезмерно развитая система коммуникаций на вертикальном, которое является тенденцией к чрезмерной централизации.
Организационная структура гостиницы определена его назначением, способностью фонда числа, спецификой посетителей и многих других факторов.
Уровнями управления проектируемой организационной структуры выступают:
- высший - институциональный уровень (директор). Деятельность руководителя обусловлена целями и стратегиями развития системы в це­лом, здесь реализуется большая часть внешних связей;
- средний - управленческий уровень, объединяющий руководителей среднего звена и их аппарат.
- низший - производственно-технический уровень, объединяющий руководителей низового звена, находящихся непосредственно над рабочими (старший мастер, мастер). Они ответственны за обеспечение производственного процесса всеми видами услуг и за работу с клиентами.
Отношения между элементами структуры управления поддерживаются благодаря связям. В организации выделяются вертикальные и горизонтальные, линейные и функциональные связи8.
Вертикальные связи соединяют иерархические уровни в организации и в ее частях.
Горизонтальные связи образуют связи между двумя и более равными по положению в иерархии или статусу частями или членами организации.
Линейные связи определяют отношения, в которых директор реализует свои властные права и осуществляет прямое руководство подчиненными, т.е. эти связи идут в организационной иерархии сверху вниз и выступают, как правило, в форме приказа, распоряжения, команды, указания и т.п.
Функциональные связи реализуются посредством информационного обеспечения координации деятельности.
Организационная структура управления проектируемого коллективного средства размещения «Ночлег» представлена на рис.2.1.
Рис. 2.1. Организационная структура управления хостела «Ночлег»
Отдел по работе с клиентами имеет свою внутреннюю структуру.
Возглавляет отделы управляющий, которому непосредственно подчиняются администраторы и вспомогательная служба (горничные и охранники).
Структура отдела по работе с клиентами представлена на рис.2.2.
Рис. 2.2. Структура отдела по работе с клиентами «Ночлег»
Для эффективной работы созданной организационной структуры важно четко и ясно определить функциональные обязанности и полномочия каждой службы и работников.
Основные обязанности и полномочия функциональных подразделений хостела коротко изложены в таблице 2.2.
Таблица 2.2.
Обязанности и полномочия функциональных подразделений коллективного размещения «Ночлег»
Функциональное
подразделение
Обязанности и полномочия
Главный бухгалтер
Обеспечение правильной постановки и достоверности учета, контроль за сохранностью собственности, правильным расходованием денежных средств и материальных ценностей, финансовых ресурсов.
Управляющий
Управляющий мини-гостиницы выполняет функции отдела продаж, они состоят в заключении агентских договоров с туристическими фирмами, которые занимаются приемом туристов, и с агентствами по бронированию. Занимается продвижение на рынке туристских услуг г. Санкт-Петербурга.
Администраторы
Обязанность администратора состоит в том, чтобы улучшать обслуживание гостей:
- Они оценивают заполняемость номеров;
- Рассчитывают среднюю выручку с номера за прошедшую ночь;
- Уточняют коллективные заявки на ближайший месяц;
- Просматривают список убывающих и прибывающих гостей в этот день;
- Просматривают список важных гостей и подготовить бумаги для регистрации;
- Проверяют график работы;
Выполняют функции службы бронирования, т.е. принимает звонки клиентов и заявки на броню номеров.
Вспомогательная служба
Вспомогательные службы (охранники и горничные) обеспечивают процесс работы гостиничного комплекса, предлагая услуги прачечной, бельевой служб, уборка помещений. С точки зрения гостей вспомогательная служба является важной и необходимой, так как персонал именно этой службы выполняет все функции, связанные с их непосредственным обслуживанием.
Таким образом, каждый сотрудник знает свои непосредственные обязанности и функции, но и хорошо понимает, каким именно образом его работа соотносится с той, которую выполняют другие сотрудники, и каким образом их общая деятельность влияет на эффективность работы отеля.
Для эффективного функционирования всего хостела необходимо взаимодействие между собой всех служб. Главным моментов во взаимодействии является процесс коммуникации, вся информация должна циркулировать и переходить от одной службы к другой. Существует несколько уровней коммуникаций. Первый между управляющим и администраторами. Средства передачи информации – ежедневные планерки, электронная почта, официальные распоряжения и др. Коммуникации между департаментами: как правило, роль координатора работы всех служб возлагается на управляющего, информационного центра хостела. И последний этап коммуникаций – внутри отдела. Средства – доска объявлений, журнал передачи смены (в котором записывается важная, новая информация, на которую следует обратить внимание, просьбы, задания, поручение, все то, что помогает профессиональному выполнению должностных обязанностей), собрания коллектива и др.
И так, от эффективного функционирования хостела, от правильной сформированной структуры управления и успешной взаимосвязи между всеми отделами, нацеленными на достижение единой цели, зависит качество предоставляемых услуг, профессиональный уровень персонала, доходность, репутация, престижность и будущее хостела.
Обязанности, задачи, полномочия каждой управленческой должности определяются в должностной инструкции9.
Должностная инструкция – это один из локальных нормативных актов, принимаемых работодателем. Согласно статье 8 ТК РФ работодатели, за исключением работодателей - физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями, могут принимать локальные нормативные акты, содержащие нормы трудового права, в пределах своей компетенции в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективными договорами, соглашениями.
С целью повышения эффективности работы для проектируемого обеспечить наличие обобщенных формальных правил и стандартов работы, обеспечивающих однородность выполнения сотрудниками своих обязанностей.
2.3. Документооборот в организации
Документооборот охватывает всю последовательность перемещений документов в аппарате управления, в ходе которых осуществляются операции по приему, передаче, рассмотрению, подготовке, оформлению и отправке документов. Рационально организованный документооборот обеспечивает оперативное прохождение документов по наиболее короткому пути с минимальными затратами времени.
Эффективный документооборот является обязательной составляющей эффективного управления организацией. Документооборот исключительно важен для правильной организации финансового и управленческого учета, его нельзя рассматривать в отрыве от специфических бизнес-процессов хостела «Ночлег». Упорядочивание документооборота начинается с составления полного реестра используемых в организации документов. Для каждого типа документа определяется схема движения по этапам развития от момента его возникновения (создания или получения) до списания и отправки в архив. Такой подход позволяет оптимизировать документооборот, исключить дублирующие друг друга документы и операции, ускорить работу над документами.
Основными принципами организации документооборота являются следующие:
1. прохождение документов должно быть оперативным. Чтобы сократить время их пребывания в сфере делопроизводства, следует различные операции по обработке документов выполнять параллельно (например, копирование и раздача копий документа лицам, в исполнении которого они участвуют одновременно, и т. д.);
2. каждое перемещение документа должно быть оправданным, необходимо исключить или ограничить возвратные перемещения документов;
3. порядок прохождения и процессы обработки основных видов документов должны быть единообразными10.
Существует три основные формы организации работы с документами: централизованная, децентрализованная и смешанная.
В данной мини-гостинице централизованная форма организации документооборота. Так как имеет не большой документооборот.
Наиболее распространенным документом в хостеле является документ регистрации клиента.
Прибыв в гостиницу, клиент должен зарегистрироваться. Процесс регистрации клиента в гостиницах различен, но информация о госте везде одинаковая.
Продолжительность регистрации зависит от того, какой гость прибыл в гостиницу: по брони или без брони.
Поселение по брони в гостиницах, где организован автоматизированный учет, занимает всего несколько минут, так как практически вся необходимая информация указана в предварительной заявке.
Процесс регистрации без предварительного заказа длится несколько дольше, при этом администратор и гость должны обсудить такие вопросы, как стоимость номера, сроки размещения, порядок оплаты. Если стороны приходят к взаимному согласию, то в соответствии с Правилами, исполнитель (гостиница) обязан заключить с потребителем (гость) «договор» на оказание услуг.
Для этого гость обязан предъявить документ, удостоверяющий его личность (паспорт чаще всего). Сделать он это обязан в соответствии с Постановлением Правительства Российской Федерации от 17 июля 1995 года №713 «Об утверждении правил регистрации и снятия граждан Российской Федерации с регистрационного учета по месту пребывания и по месту жительства в пределах Российской Федерации и перечня должностных лиц, ответственных за регистрацию»:
«Регистрация граждан по месту пребывания в гостинице, санатории, доме отдыха, пансионате, кемпинге, больнице, на туристской базе, а также в ином подобном учреждении осуществляется по их прибытии администрацией этих учреждений на основании документов, удостоверяющих личность»11.
Клиент должен заполнить анкету формы №1-Г (утвержденная форма). В хостеле «Ночлег» форму №1-Г заполняют сами администраторы на основании паспорта (дополнительный сервис гостиницы). Заполнение данной анкеты свидетельствует о заключении договора между клиентом и гостиницей. Администратор должен проследить за тем, чтобы постоялец правильно заполнил данный документ, дату заселения, дату отбытия, указал свой домашний адрес. Ведь в дальнейшем неправильно указанные данные осложнят, например, возврат забытых вещей в номере, кроме того, правильно заполненный адрес гарантирует получение оплаты, если гость выехал, не заплатив за предоставленные услуги. Неверно указанная дата выезда может привести в дальнейшем к простою номера, а если гость планирует остаться дольше, номер может быть продан, что в результате приведет к конфликту между администрацией и проживающим.
Граждане, прибывшие в командировку, на совещания, конференции, сборы, заполняют анкету формы №1-Г в одном экземпляре, остальные - в двух.
После проверки личные документы возвращаются владельцам.
Для хранения анкет и работы с ними в администраторской должны быть две картотеки:
в первой хранятся анкеты на лиц, проживающих в гостинице,
во второй - на лиц, выбывших из гостиницы в течение месяца.
Анкеты в картотеках расставляются в алфавитном порядке.
Проверив данные анкеты, администратор выписывает разрешение на поселение – документ (документ не утвержденной формы), подтверждающий право гостя на заселение. Такое разрешение выписывается в двух экземплярах:
- один – для кассира для выписки счета за проживание (если оплату за проживание принимает другой сотрудник гостиницы, а не администратор и если гостиница не автоматизирована специализированной гостиничной системой)12,
- второй для дежурного по этажу (или для администраторов других корпусов, если корпусов у гостиницы несколько).
Как правило, выглядит данный документ представлено в приложение 1.
В процессе движения входящих документов выполняются следующие операции: прием входящих документов; первоначальная (экспедиционная) обработка; предварительное рассмотрение и распределение; регистрация; рассмотрение документов руководством; исполнение резолюций; отправка ответных документов.
В данной организации всю обработку документации производят администраторы.
К числу важнейших организационных документов, закрепляющих правовой статус работников относятся Положение об отделе и должностные инструкции. Они должны разрабатываться на основе действующего законодательства, государственных нормативно-методических документов и организационных документов, определяющих деятельность самой организации (устав, учредительный договор)13. Создание положения и должностных инструкций направлено на распределение функций и обязанностей, а также на регламентацию принятой технологии работы с документами. Данные документы являются инструментом разграничения функций между отдельными работниками в конкретной организации.
В данном случае будет разработано Положение об отделе вспомогательной службы. В состав вспомогательной службы входят горничные и отдел охраны.
Положение об отделе охраны разработана на основании типовых либо примерных положений или инструкций, а также организационных документов, регламентирующих деятельность самой компании (устава, положений о структурных подразделениях). При разработке положения были четко сформулированы, не допускающие разногласий в вопросе о том, кто и что должен делать, кто кому подчинен и т.д.
Рассмотрим более подробно каждый раздел данного Положения, который представлен в приложение 2.
Формуляр положения и структура текста унифицированы в УСОРД14. Первый пункт раздела «Общие положения» устанавливают точное название отдела охраны, ее место в организационной структуре организации, степень самостоятельности службы. Рассмотрим формулировку этого пункта: «Отдел охраны входит в состав в вспомогательной службы и подчиняется управляющему и директору.
Второй раздел Положения формулирует основные задачи Отдел охраны. При формулировке задач службы их нельзя сужать до задач его руководителя. Одной таких задач является организация, и осуществление комплекса мер по обеспечению безопасности гостиничной деятельности.
Третий раздел Положения составляет отдела охраны. Непосредственно, какие должностные единицы входят в данный состав отдела. В нашем случаи всего два человека, которые отвечают за сектор режима и охраны.
Четвертый раздел Положения. Данный раздел содержит всестороннюю характеристику деятельности отдела охраны и называется «Функции». Их описание имеют четкие формулировки и включают все функции, выполняемые отделом. Например, в соответствии с основными задачами отдел по режиму и охране выполняет следующую функцию «Организует работу по выполнению решений, приказов и распоряжений руководства гостиничного предприятия по обеспечению безопасности гостей, персонала и посетителей».
Пятый раздел Положения «Права» содержит перечисление прав, которые закрепляются за службой в целом для реализации возложенных на нее задач и функций. В права охраны включают право Регулярно проверять правильность ведения службы в подразделениях, указывать руководителям подразделений на выявленные недостатки и требовать их устранения.15
Шестой раздел Положения «Взаимоотношения и связи секретариата с другими отделами организации». Пункты положения, определяют взаимоотношения службы охраны с другими подразделениями хостела, которые были согласованы с этими подразделениями.
На основании Положения об отделе разрабатывается должностная инструкция для каждого работника службы. Должностная инструкция определяет организационно-правовое положение работника в структурном подразделении и условия для его эффективной работы, регламентирует разграничение обязанностей и прав между другими сотрудниками, а также служит основой для устранения параллелизма и дублирования в выполнении отдельных операций, для установления взаимосвязей отдельных должностей16. Кроме того, должностные инструкции позволяют объективно оценивать деятельность каждого работника службы и применять соответствующие меры воздействия.
Без правильных и грамотно составленных основных документов просто невозможно эффективное управление персоналом, причем, вне зависимости от размеров организации
Во второй главе данной работы была спроектирован организационная структура управления коллективного средства размещения хостел «Ночлег».
Хостел « Ночлег» - самое дешевое средство переночевать на чистой кровати с завтраком и горячим душем. Преимущества хостела «Ночлег:
Первый, и главный плюс - выигрыш в цене по сравнению с гостиницами.
Второе - это великолепная возможность познакомиться и пообщаться с другими путешественниками, обычно из самых разных стран мира.
Гостиница имеет четкую иерархию управления, все члены (работники отеля) занимают определенное место в соответствии со своим статусом. Состав данной гостиницы состоит всего из 10 человек. Обязанности, задачи, полномочия каждой должности определяются в должностной инструкции.
Также в данной работе было разработано положение об отделе охраны входящий в состав вспомогательной службы. Так как положение об отделе относится к числу важнейших организационных документов, закрепляющих правовой статус работников любого предприятия вне зависимости от форм и размеров организации.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ