Нормативно-методическое обеспечение деятельности кадровой службы

3. Совершенствование системы управления нормативно–методического обеспечение кадровой службы
3.1 Рекомендации по совершенствованию нормативно–методического обеспечения кадровой службы
3.2 Рекомендации по организации кадрового и делопроизводственного обеспечения системы управления персоналом
3.3 Автоматизация нормативно-методического обеспечения деятельности кадровой службы
4. Социально-экономическая эффективность предложений по нормативно-методическому обеспечению кадровой службы
4.1 Социальная эффективность предложений по нормативно-методическому обеспечению кадровой службы
4.2 Экономическая эффективность предложений по нормативно-методическому обеспечению кадровой службы
5. Организационно-правовое обеспечение кадровой службы в НГДУ «Джалильнефть»
5.1 Совершенствование организационной структуры управления в НГДУ «Джалильнефть»
5.2 Регламентация и правовые основы нормативно-методического обеспечения кадровой службы в НГДУ «Джалильнефть»
Заключение
Список литературы

Нормативно-методическое обеспечение деятельности кадровой службы

К конкретным ожидаемым результатам автоматизации — возможностям и функциям, реализуемым современными комплексными информационными системами обеспечения управления персоналом организации нежно отнести следующие:- проведение штатной политики на основе приказов и поддержка кадрового документооборота;- введение и моделирование структуры организации любойсложности, в том числе включающей выделенные балансовыеединицы;- выполнение всех функций оперативного кадрового учета;- планирование и оперативное маневрирование кадровымиресурсами: от работы с кадровым резервом до учета программповышения квалификации персонала;- расчет заработной платы, включая автоматическую разноску результатов расчета по проводкам и статьям затрат;- составление всех стандартных отчетных форм и возможность подготовки любыхпроизвольных отчетов;- возможность интеграции с другими программными системами управления предприятием;- формирование отчетности для вышестоящих организацийи государственных органов.Внедряемая автоматизированная система НГДУ «Джалильнефть» должна включать в себя следующие блоки упраления:Блок «Штатное расписание», который позволяет описать структуру предприятия и вести его штатное расписание. Важными и необходимыми элементами ведения штатного расписания являются подготовка и учет документов (приказов, распоряжений и пр.), описывающих изменения структуры организации и ее штатного расписания. Структура организации задается в виде иерархически организованного «дерева» подразделений. Для каждого из подразделений задается перечень штатных единиц с соответствующими характеристиками (атрибутами). Обеспечивается возможность формирования таких документов при проведении соответствующих операций, их учет и ввод в действие, а также подготовка внутренней и внешней отчетности.Блок «Учет кадров» должен позволять выполнять основные операции по приему, перемещению и увольнению сотрудников, для чего могут использоваться личные карточки сотрудников и кандидатов на работу. Движение кадров в организации сопровождается подготовкой и учетом кадровых документов (приказов, распоряжений и пр.), которые автоматически должны формироваться в блоке при проведении соответствующих операций. По введенной информации о сотрудника должно быть возможным осуществления структурированного поиска. Пользователи должны мочь самостоятельно готовить различные отчеты по персоналу организации, формировать списки на основании произвольно сформированного запроса.Блок «Табельный учет» может использоваться как специально выделенным сотрудником, так и специалистом - расчетчиком заработной платы. С помощью блока должен вестись ежедневный учет рабочего времени, формироваться табель за определенный период с учетом данных о неявках (отпусках, больничных, командировках и пр.), введенных в отделе кадров. Табель может формироваться как по подразделениям, так и по организации в целом.Таким образом, предлагаемая нами система автоматизации ведения нормативно-методического документооборота кадровой службы должна способствовать упрощению и усовершенствованию кадрового учета НГДУ «Джалильнефть».4. Социально-экономическая эффективность предложений по нормативно-методическому обеспечению кадровой службы4.1 Социальная эффективность предложений по нормативно-методическому обеспечению кадровой службыВ современной организации руководитель должен уделяет значительное внимание кадровой политике и механизму ее реализации, так как учет кадров и кадровое планирование являются неотъемлемой частью единого процесса управления. Автоматизированная система управления персоналом способна обеспечить руководство организации необходимой информацией для принятия обоснованных кадровых решений по формированию и развитию кадрового состава. Автоматизация управления персоналом обеспечивает такую оптимизацию и автоматизацию кадровых процессов, при которой субъекты управления персоналом могут сосредоточить свое внимание на контроле и планировании человеческих ресурсов для их эффективного использования, а специалисты кадровых служб получают надежное и удобное средство выполнения своих должностных обязанностей.Рассмотрим показатели социально эффективности предложений по нормативно-методическому обеспечению кадровой службы.Система управления персоналом организации это система, вкоторой реализуются функции управления персоналом. Она включает подсистему общего и линейного руководства, а также ряд функциональных подсистем, специализирующихся на выполнении однородных функций (см. рис. 4.1). Внедрение рекомендаций по совершенствованию ведения нормативно-методического обеспечения кадровой службы приносит существенные изменения в подсистемы различного уровня управления персоналом.Рисунок 4.1 Структура системы управления персоналомВлияние на подсистему общего и линейного руководства проявиться в совершенствовании самой системы управления организацией в целом, а также управления отдельными функциональными и производственными подразделениями.В данном контексте совершенствуется работа руководителя организации, его заместителей, руководителя отдела кадров. Эффект внедрения мероприятия отразится также на подсистеме планирования и маркетинга персонала. В рамках данной подсистемы будут усовершенствованы процессы: разработки кадровой политики и стратегии управления персоналом, анализ кадрового потенциала, анализ рынка труда, организацию кадрового планирования, планирование и прогнозирование потребности в персонале, организацию рекламы, поддержание взаимосвязи с внешними источниками, обеспечивающими организацию кадрами. В рамках подсистемы управления и учетом персонала будут получены такие эффекты как: усовершенствование и упрощение процедуры найма персонала, организации собеседования, оценки, отбора и приемаперсонала, учет приема, перемещений, поощрений и увольнения персонала,профессиональную ориентацию и организацию рационального использования персонала, управление занятостью, делопроизводственное обеспечение системы управления персоналом. В рамках данной подсистемы сотрудники отдела кадров получат возможность систематизировать и организовать свой труд в организации более продуктивно и эффективно.В подсистеме управления трудовыми отношениями будут прослеживаться следующие изменения: будет упрощена система анализаи регулирования групповых и личностных взаимоотношений, анализ и регулирование отношений руководства, управление производственными конфликтами и стрессами, социально-психологическую диагностику, соблюдение этических норм взаимоотношений и т.п. Внедряемые мероприятия позволят достичь реализации функционирования подсистемы управления развитием персонала. В рамках данной подсистемы сотрудники отдела кадров получат возможность совершенствования своих знаний, навыков и умений в области учета кадровых документов, персонала предприятия в целом.Посредством внедрения новой системы ведения нормативно-методического обеспечения сотрудники отдела кадров должны будут пройти обучение, переподготовку и повышение квалификации, что непосредственно отразиться и на мотивации выполнения профессиональной деятельности.В рамках подсистемы управления социальным развитием мы сможем достичь улучшения организации условий трудовой деятельности. Также внедряемые мероприятия позволят усовершенствовать подсистему развития организационной структуры управления, подсистему правого обеспечения, так как потребуется разработка новых нормативных документов. Таким образом, внедряемые мероприятия принесут существенные изменения в социальные функции управления персоналом организации в целом. Данные факты и нововведения существенно отразятся на трудоспособности персонала и мотивационной оставляющей выполнения профессиональной деятельности сотрудниками службы персонала.4.2 Экономическая эффективность предложений по нормативно-методическому обеспечению кадровой службыРассмотрим составляющие экономической эффективности от внедрения системы автоматизации на предприятие НГДУ «Джалильнефть».Известно, что оценка эффективности проекта внедрения системы электронного делопроизводства может быть выражена через отношение результата проекта к его затратам. Предлагаемая модель прогноза организационно-управленческой результативности совершенствования системы документационного обеспечения управления персоналом основана на Методических рекомендациях по оценке эффективности инвестиционных проектов и построена в последовательности этапов инвестиционного цикла от замысла до его практической реализации.Постоянно возрастающий объем документооборота, в случае отказа от внедрения системы автоматизации, в итоге приведет руководство НГДУ «Джалильнефть» к решению о приеме на работу в службу персонала дополнительных сотрудников.После внедрения системы автоматизации на предприятие удастся снизить потребность в количестве сотрудников, и тем самым сэкономить на фонде оплаты труда.Планируется, что проект будет реализован с помощью команды из двух сотрудников: руководителя по управлению персоналом и специалиста по разработке программного продукта - программиста.При этом план затрат проекта будет складываться из затрат на заработную плату, затрат на материалы, затрат на косвенные расходы.Экономия проекта, формируется в процессе его реализации.Экономия денежных, материальных или людских ресурсов возникает за счет автоматизации процесса обработки потока входящих, исходящих и внутренних документов, связанных с управлением персоналом.После внедрения программного продукта в деятельность руководителя, специалистов службы управления персоналом, ожидается рост производительности труда сотрудников, уменьшается время обработки документов, уменьшаются расходы на оплату площадей для хранения документов. Кроме того, в дальнейшем, ожидается снижение потребности в дополнительных сотрудниках, т.е. происходит экономия фонда оплаты труда.Ожидаемая экономия от проекта по совершенствованию системы нормативно-методического обеспечения управления персоналом рассчитывается по формуле 1:Э = Бпл - Бф, (1)где Э - размер экономии;Бпл - плановый бюджет расходов на систему;Бф - фактический бюджет расходов на систему.Бюджет расходов на автоматизированную систему НГДУ «Джалильнефть» будет включать – расходы по зарплате и расходы по хранению документов.1) Без внедрения автоматизированной системы для обработки данных в 2011 году может потребоваться введение трех дополнительных единиц сотрудников с заработной платой по 15 тыс. руб. в месяц.Расходы по зарплате исполнителей Ззп определяются по формуле 2 - расчета фонда заработной платы:Фзп = Зосн*(1+Кдоп)*(1+Кс.ф.), (2)где Зосн - основная заработная плата работников;Кдоп, Кс.ф.- коэффициенты, учитывающие дополнительную заработную плату и отчисления в социальные внебюджетные фонды.Значения Кдоп, Кс.ф. можно принимать в размере Кдоп = 0,08 ÷ 0,1; Ксф.= 0,34.Тогда, расходы на заработную плату 3-х исполнителей за время эксплуатационного периода (12 месяцев) рассчитаем по формуле (2):ФЗП = 48,00 * 1,1 * 1,34 * 12 = 849,024 тыс. руб.2) расчет расходов на материалы представлен в таблице 4.1.Таблица 4.1Расчет затрат на материалыНаименование затрат на материалыКол-воСумма, руб.1. Бумага, пач.285000,02. Канцелярские товары, компл.6800,03. Расходные материалы (картриджи), шт.89200Всего-150003) Расходы на хранение архива:- площадь архива – 15м2- стоимость аренды 1 м2 - 300 руб./ м2, включая НДС.Расходы на хранение архива планируются на 2011 год в размере: 15*300 * 12 = 54 000 руб.Расчет затрат на отопление архива осуществляется по следующей формуле:Зот = Sпл * (T.кален./365) * Wтепл , (4)где W тепл - тариф на тепловую энергию, руб./кв.м. в мес.W тепл = 46,2 руб./кв.м. в мес.Тогда затраты отопление будут равны:Зот = 15 * 200/365 *46,2*12 = 4,5 тыс. руб.Таким образом, расходы на хранение архива планируются на 2011 год в размере: 54,0 + 4,5 = 59,5 тыс. руб.Планируемый бюджет расходов на автоматизированную систему в 2011 представлен в таблице 4.2.Таблица 4.2 Планируемый бюджет расходов на автоматизированную системуНаименование статьи расходовСумма затрат, тыс. руб.1. Расходы по зарплате исполнителей, в т. ч.:949,0241.1 Основная заработная плата676,01.2 Дополнительная заработная плата67,61.3 Отчисления в социальные внебюджетные фонды315,4242. Материальные затраты20,63. Арендная плата за помещение64,04. Затраты на освещение и отопление28,35. Общая сумма расходов1031,924Фактический бюджет расходов в 2011 году при внедрении электронной системы документационного обеспечения может составить:1) инвестиционные затраты на внедрение электронного документооборота;2) расходы на содержание специалистов по персоналу на уровне 2010 года с учетом ставок 2011 года во внебюджетные фонды.Затраты на внедрение системы электронного документооборота представлены в таблице 4.3.Таблица 4.3Затраты на внедрение электронного документооборотаНаименование затратСумма, тыс. руб.1. Программное обеспечение68,02. Аппаратное обеспечение внутренней локальной сети(локальный сервер)22,03. Перевод документов на бумажных носителях в электронный вариант25,04. Программа автоматизированной системы20,55. Материальные затраты (электронные накопители)1,5Всего затрат106,0Таким образом, ожидаемые затраты после внедрения системы электронного документооборота могут составить: 96,0 + 583,704 = 679,704 тыс. руб. Ожидаемая экономия от проекта по совершенствованию системы документационного обеспечения управления персоналом составит:Э = Бпл - Бф = 931,924 - 679,704 = 252,22 тыс. руб.Итак, в ходе исследования и анализа процесса организации и технологии документационного обеспечения управления, НГДУ «Джалильнефть» были выявлены недостатки, которые послужили основанием для разработки предложений по совершенствованию документационного обеспечения управления.Компьютерная система, предусматривающая автоматизацию как традиционных функций делопроизводства, так и реализацию современных и принципиально новых возможностей управления документооборотом кадровой службы и в целом по организации, выполнение справочно-аналитической работы, а также использование элементов электронного документооборота, позволит поднять работу специалистов по управлению персоналом на качественно иной уровень и будет способствовать повышению оперативности деятельности НГДУ «Джалильнефть» в целом.5. Организационно-правовое обеспечение кадровой службы в НГДУ «Джалильнефть»5.1 Совершенствование организационной структуры управления в НГДУ «Джалильнефть»В результате проведения исследования, выявлены особенности управления НГДУ «Джалильнефть» это: - показатели организационной структуры; - организационно-регламентирующее обеспечение системы менеджмента; - целостность объекта управления; - эффективность системы целеполагания; - степень использования внешних возможностей (внешняя эффективность); - степень использования организацией ее внутренних возможностей, характеризующих потенциал организации (внутренняя эффективность); - соответствие организационной структуры управления производственной структуре; - степень рациональности перераспределения задач и функций между разными структурными звеньями организации; - качество реализации функций и затрат на их исполнение. Характеристика существующей организационной структуры НГДУ «Джалильнефть» осуществляется по следующим направлениям: - численность и функциональное распределение персонала, степень формализации и сложности организационной структуры; - органиграмма; - анализ нормы управляемости; - анализ уровней управления. НГДУ «Джалильнефть» имеет определенную структурную систему организационно-регламентирующих документов. Данная система изначально высоко формализована и негибка, но она принципиально влияет на всю систему менеджмента предприятия.НГДУ «Джалильнефть» является целостным объектом управления. Направления деятельности предприятия являются соответствующими, взаимообусловленными и неразрывными друг с другом.Анализ исполнения целевых показателей НГДУ «Джалильнефть» за 2010 год, свидетельствует об экономических проблемах. Следовательно, работа отделов и структурных подразделений НГДУ «Джалильнефть» недостаточно скоординирована и соответственно эффективна. Решение этих проблем возможно при обязательных организационных преобразованиях структуры НГДУ «Джалильнефть».Исходя из перечня и характера внешних возможностей и угроз, существующая линейно-функциональная организационная структура НГДУ «Джалильнефть» включает в себя направления основной деятельности, но плохо отвечает тенденциям развития в связи с недостаточной ее гибкостью, что является общим недостатком всех организационных структур линейно-функционального типа.Организационная структура НГДУ «Джалильнефть» обеспечивает взаимоотношения между элементами системы функционирования, однако ее механизм управления слабо регламентирует взаимодействие структурных подразделений и их развитие при реализации общих целевых установок, а также имеет необоснованно высокие затраты на достижение стратегических целей. Уровень специализации в НГДУ «Джалильнефть» высок, набор услуг ограничен и обусловлен существующими стандартами и технологиями, а также условиями лицензии. В НГДУ «Джалильнефть» имеется четкое разделение подразделений на основную производственную систему и вспомогательные структуры, что обусловлено спецификой бизнеса и характерной особенностью организационной структуры. Таким образом, организационная структура управления НГДУ «Джалильнефть» соответствует его производственной структуре. По результатам проведенного анализа, механизм распределения задач, прав и ответственности между различными структурными подразделениями НГДУ «Джалильнефть» имеет следующие недостатки: - имеются нереализуемые функции практически во всех подразделениях; - решения принимаются на необоснованно высоком уровне управления, что снижает их оперативность и отвлекает руководство от стратегических задач; - неравномерное распределение топ-менеджментом прав и ответственности между структурными подразделениями (в том числе и реализующими стратегические функциональные направления), что приводит к стратегически несбалансированным результатам их деятельности; - практически во всех структурных подразделениях наблюдается избыток руководителей среднего и низшего звена; - при внедрении новых услуг, как основы для поддержания конкурентоспособности НГДУ «Джалильнефть», координация проекта осуществляется отделом управления проектов крайне неэффективно, что выражается в длительных сроках реализации проектов, низком уровне профессиональной компетенции менеджеров проектов, недостаточности их полномочий и ответственности для управления проектными группами; - абсолютное большинство руководителей НГДУ «Джалильнефть», включая топ-менеджмент, не имеет современного бизнес - образования. Показателями эффективности управления НГДУ «Джалильнефть» является степень достижения плановых стратегических показателей. Можно говорить о наличии низкой эффективности реализации функций и высокой степени затрат на их исполнение. Степень формализации, определяемая через наличие в НГДУ «Джалильнефть» формализованных процедур, должностных инструкций работников и положений об организационной структуре и подразделениях, фактически является полной. Максимальное значение коэффициента сложности организационной структуры в НГДУ «Джалильнефть» достигает 0,21, что определяется численностью персонала и масштабом деятельности. Более 80% персонала занято в продукционной функциональной сфере, что соответствует профилю деятельности НГДУ «Джалильнефть» и стратегически значимым производственным функциям.Анализ управления в структурных подразделениях иллюстрирует схему линейно-функциональной структуры, что выражается в четком функциональном разделении департаментов на втором уровне управления и наличии отношений «сверху - вниз» в виде линейного подчинения. Таким образом, линейное подчинение является подавляющим в организационной структуре управления линейно-функционального типа НГДУ «Джалильнефть».