Вход

Проблемы экспертизы ценности документов в делопроизводстве

Рекомендуемая категория для самостоятельной подготовки:
Курсовая работа*
Код 328766
Дата создания 08 июля 2013
Страниц 31
Мы сможем обработать ваш заказ (!) 29 марта в 12:00 [мск]
Файлы будут доступны для скачивания только после обработки заказа.
1 310руб.
КУПИТЬ

Содержание

СОДЕРЖАНИЕ
ВВЕДЕНИЕ
ГЛАВА 1. ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ И ЕЕ НОРМАТИВНО-МЕТОДОЛОГИЧЕСКА БАЗА
1.1. Организация хранения документов
1.2. Характеристика экспертизы ценности документов
1.3. Нормативно-методологическое регулирование
ГЛАВА 2. СОВРЕМЕННАЯ ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ
2.1. Порядок создания экспертной политики в организациях
2.2.Экспертные комиссии их права и функции
2.3. Проведение экспертизы в делопроизводстве
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ

Введение

Проблемы экспертизы ценности документов в делопроизводстве

Фрагмент работы для ознакомления

И, наконец, усилилось значение архивов в развитии исторической науки, всех обществоведческих дисциплин. Это особенно проявилось после передачи документов, ранее недоступных общественности, на открытый режим хранения. Они впервые стали предметом углубленных исследований историков. Таким образом, сегодня архивы активно востребованы современной гуманитарной наукой.
Оглядываясь на десять лет назад, сознаешь, над какой пропастью мы пролетели.
В 1997 г. на уровне правительства всерьез рассматривался вопрос о консервации архивов, а сегодня мы говорим о стабилизации и даже некотором развитии архивного дела. Великие потрясения, обрушившиеся в последнее десятилетие на все общество и архивный мир, изменили контекст, в котором ранее находились наши представления о месте и роли архивов.
Можно простоконстатировать потери, порой необратимые, которые произошли в архивной инфраструктуре. Однако этот путь легко может привести к оправданию любых, в том числе и крайне нежелательных, тенденций.
ГЛАВА 2. СОВРЕМЕННАЯ ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ
2.1. Порядок создания экспертной политики в организациях
Пополнение Архивного Фонда РФ идет непрерывно. При этом учитываются изменения, происходящие в обществе во всех аспектах его жизнедеятельности. Меняется состав документов, меняется их содержание, меняются наши представления и возможности в отборе документов. В каждый период времени мы имеем дело с двумя большими группами документов: созданными ранее и по тем или иным причинам, нормативно обусловленным или субъективным, не принятыми в архивы и создаваемыми в настоящий момент13.
Создаваемая в настоящий момент и в будущем современная документация с точки зрения ее отбора на хранение требует от нас решения ряда проблем, которые традиционно объединяются в две большие группы: определение источников комплектования архивов и определение состава принимаемых документов14. Все остальные вопросы или входят в данные группы, или непосредственно связаны с ними.
Под экспертизой ценности документов понимается изучение документов на основании принципов и критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на государственное хранение.
В архивном деле это один из основных и наиболее ответственных процессов работы с документами, заключающийся в их источниковедческой оценке, в результате которой осуществляются комплектование государственных архивов полноценными документами и формирование15.
Необходимость проведения экспертизы объясняется неравноценностью документов как источников информации.16 Одни документы несут ценную информацию о политической, научной и культурной жизни общества, развитии народного хозяйства, работе государственного аппарата и т. п. Они могут служить источниками изучения различных областей знания и отраслей государственной и общественной жизни. Информационное значение других документов не выходит за рамки узкопрактических целей. Отражая организационные, административные и хозяйственные вопросы, они служат лишь средством обеспечения оперативной деятельности учреждений. Роль их как источников научных исследований невелика. Встречаются документы, информация которых теряет свое значение почти тотчас же после их возникновения.
Таким образом, если отпала необходимость в информации, то теряют значение и первичные источники информации - документы, которые могут быть уничтожены. Следовательно, значение информации предопределяет возможность и длительность использования документов и обусловливает в связи с этим продолжительность их жизни.
Назначение экспертизы состоит в том, чтобы определить, какие документы с наибольшей полнотой удовлетворяют целям обеспечения государства, науки, общества, а также и отдельных граждан необходимой информацией17. Соответствующие сроки их хранения устанавливаются экспертизой. Документы, содержащие ценную научную информацию, по истечении сроков возможного их использования в оперативной деятельности учреждений поступают на вечное хранение в государственные архивы. Материалы же справочного информационного значения хранятся только в архивах ведомств и учреждений в течение сроков возможного их использования, после чего уничтожаются.
В учреждении документы, содержащие ценную научную информацию, составляют сравнительно небольшую часть18. Отношение же их удельного веса к общему объему документации колеблется. В крупных центральных учреждениях с большим объемом документооборота возникает больше документов оперативного значения, поэтому процент документов постоянного хранения снижается, а в небольших учреждениях, повышается. При проведении экспертизы, прежде всего, обращается внимание на выявление и отбор документации научного значения. Установить, какие документы несут ценную информацию, и отобрать их для передачи в государственные архивы — первая и основная задача экспертизы. С целью ее разрешения изучению подвергаются как документы отдельных учреждений, так и комплексы документов учреждений определенных ведомств (могут быть привлечены документы учреждений других ведомств в том случае, если эти учреждения взаимосвязаны друг с другом в управлении). Изучение документальных фондов позволяет выявить примерно две основные группы документов: имеющих научную ценность и имеющих справочное значение.
Вторая задача экспертизы - определение сроков хранения документов. Задача эта менее сложная. Разрешается она изучением документов справочного значения и распределением их на группы долговременного, временного и кратковременного хранения. Конкретные сроки хранения для документов каждой группы устанавливаются с учетом интересов ведомств и на основе соответствующих правовых норм - государственной и общественной жизни, а также многолетнего опыта работы учреждений и архивов по использованию документов.
Третья задача экспертизы - установление степени сохранности документов и в случае частичной их утраты обеспечение полноты состава архивных фондов путем восполнения недостающих материалов. Экспертиза позволяет определить, какие категории документов отсутствуют в составе архивного фонда и какими документами идентичного содержания в составе других фондов они могут быть восполнены.
При проведении экспертизы нельзя забывать, что утраченное восполнить трудно, а часто и невозможно, поэтому надо тщательно отбирать документы на государственное хранение. Однако нельзя впадать и в другую крайность: оставлять на хранение документы второстепенного значения19. Особенно это важно в связи с ростом числа учреждений, организаций и предприятий и расширением сфер их деятельности. Ежегодно в учреждениях, предприятиях и организациях страны образуется примерно до 100 млрд. документов, что составляет не менее 1 млрд. дел.
Поэтому одна из существенных задач экспертизы на современном этапе - изыскание путей уменьшения количества документов, оставляемых на хранение, но при условии обеспечения целей науки и государства необходимой информацией о политической, экономической, культурной и другой жизни страны.
В целях расширения состава документов и увеличения сроков хранения некоторых категорий на основе Типового перечня могут создавать ведомственные (отраслевые) перечни, имеющие нормативный характер для организаций данной отрасли после их утверждения совместно с архивной службой. Экспертиза ценности проводится обязательно в следующих случаях:
при составлении номенклатуры дел;
при формировании дел и проверке правильности отнесения документов к делам;
при подготовке дел к последующему хранению в архиве;
в процессе подготовки дел к передаче из организации на хранение в государственный архив20.
Владельцем архивных документов является государственный орган, орган местного самоуправления либо юридическое или физическое лицо, осуществляющее владение и пользование архивными документами и реализующее полномочия по распоряжению ими в пределах, установленных законом или договором. В процессе деятельности учреждений образуются документы, ценность которых как источников информации различна. Одни несут действительно ценную информацию о политической, научной и культурной жизни общества, другие лишь обеспечивают оперативную деятельность учреждений и организаций, теряют свое значение вскоре после возникновения и по истечении определенных сроков хранения могут быть уничтожены. В связи с этим возникает необходимость проведения экспертизы ценности документов в учреждениях, организациях, на предприятиях.
Экспертиза ценности документов осуществляется Архивом совместно с владельцем архивных документов в соответствии с установленными критериями их ценности (происхождения, содержания и внешних особенностей документа). В Правилах организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, организациях Российской академии наук изложены следующие основные требования к организации проведения данной работы:
«…при проведении экспертизы ценности документов и определении сроков хранения документов необходимо руководствоваться перечнями документов с указанием сроков хранения (типовыми, отраслевыми);
решения о включении в состав Архивного фонда Российской Федерации конкретных документов принимаются экспертно-проверочными комиссиями (ЭПК) уполномоченных органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации;
архив рассматривает и готовит к утверждению ЭПК описи дел (или их годовые разделы) постоянного срока хранения, образовавшихся в деятельности его источника комплектования;
архив готовит к согласованию ЭПК описи дел по личному составу (или их годовые разделы), акты о неисправимых повреждениях документов»
2.2.Экспертные комиссии их права и функции
Для проведения экспертизы ценности документов, а также рассмотрения нормативно-методических документов его работе службы делопроизводства и архива во всех организациях создаются постоянно действующие экспертные комиссии (ЭК). В ведомствах создаются центральные экспертные комиссии (ЦЭК), основные задачи которых дополняются рассмотрением и согласованием результатов работы экспертной комиссии подведомственных организаций. Основанием для работы ЭК и ЦЭК являются типовое положение, утвержденное государственной архивной службой России.
Экспертиза ценности документов в учреждении проводится: в делопроизводстве: при составлении номенклатуры дел, формировании дел и подготовке их к передаче в архив и в архиве: в ходе подготовки дел к передаче на постоянное хранение.
Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов приказом руководителя создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК). В организациях, имеющих подведомственную сеть (например, филиалы), создаются постоянно действующие центральные экспертные комиссии (ЦЭК).
В состав экспертной комиссии (ЦЭК) включаются квалифицированные и опытные работники основных структурных подразделений организации, хорошо знающие состав и содержание, а также значение и ценность информации документов, создаваемых тем структурным подразделением, в котором они работают. В обязательном порядке в состав комиссии включается руководитель службы документационного обеспечения управления и архива организации (или лицо, ответственное за архив организации). В случае если организация передает свои документы на хранение в государственный или муниципальный архив, рекомендуется включать в состав комиссии его представителя.
Как правило, председателем комиссии назначают заместителя руководителя организации, курирующего вопросы делопроизводства и архива. Секретарем комиссии является заведующий архивом или ответственный за архив организации.
Функции и права экспертной комиссии (ЦЭК), а также организация ее работы определяются положением об этой комиссии, разрабатываемым на основе Примерного положения о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия, утвержденного приказом Росархива от 19.01.1995 № 2.
При разработке положения следует учитывать рекомендации действующего законодательства. В структуру этого важного документа должны входить следующие пункты21:
1. - общие положения. Здесь приводится описание состава экспертной комиссии, указывается, кто руководитель комиссии; определяются основные нормативные акты, которыми должна руководствоваться в своей деятельности комиссия;
2. основные задачи экспертной комиссии;
3. основные функции;
4. права экспертной комиссии;
5. организация работы экспертной комиссии. Здесь фиксируются взаимодействия в рамках совместной работы комиссии и структурных подразделений.
Положение о комиссии по проведению экспертизы должен составлять квалифицированный специалист в области делопроизводства, утверждаться Генеральным директором организации.
Экспертная комиссия имеет право:
1. Приглашать на заседания комиссии в качестве консультантов и экспертов специалистов структурных подразделений, представителей учреждений Государственной архивной службы России, сторонних организаций.
2. ЭК в лице ее председателя, его заместителя и секретаря комиссии имеет право не принимать к рассмотрению и возвращать для доработки некачественно и небрежно подготовленные документы.
3. Информировать руководство учреждения по вопросам, относящимся к компетенции комиссии.
4. В установленном порядке представлять свое учреждение в органах Государственной архивной службы России.
Основными функциями экспертной комиссии и ЦЭК являются:
организация ежегодного отбора документов для хранения и уничтожения;
рассмотрение и вынесение на утверждение, и согласование ЭПК архивного органа проектов номенклатур дел организации, описей дел постоянного и долговременного хранения, в т.ч. по личному составу, актов о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению22;
подготовка и вынесение на рассмотрение ЭПК архивного органа предложений об изменении сроков хранения категорий документов, установленных перечнями, и об определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнями;
участие в подготовке и рассмотрении проектов нормативных и методических документов по вопросам работы с документами в организации.
Итоги работы комиссии оформляются протоколом.
Экспертная комиссия проводит заседания по мере необходимости, но не реже 2 раз в год. На них рассматривается достаточно широкий спектр вопросов, касающихся организации документооборота и архивного дела на предприятии. При необходимости рекомендуется составлять план работы. Заседания экспертной комиссии протоколируются. Протоколы подписывают председатель и секретарь комиссии. Решения экспертной комиссии вступают в силу после утверждения руководителем организации. Заседания следует проводить в конце года – для согласования номенклатуры дел организации, и/или в начале года – для рассмотрения и согласования актов на уничтожение дел с истекшими сроками хранения.
Методическое руководство работой экспертных комиссий осуществляют экспертнопроверочные комиссии (ЭПК), созданные в органах архивного управления при администрации края, области, города, а также в федеральных государственных архивах23.
Если экспертная комиссия и центральная экспертная комиссия - первая, то экспертнопроверочные комиссии - вторая инстанция контроля над отбором документов на хранение и уничтожение.
При Росархиве и архивных управлениях созданы центральные экспертно-проверочные комиссии (ЦЭПК) — это высшая инстанция по вопросам экспертизы ценности документов. ЦЭПК действуют на основании Положения о центральной экспертно-проверочной комиссии при Федеральном агентстве, утвержденном Приказом Росархива в 2007 году.
В государственных архивах есть экспертно-методические комиссии (ЭМК); в их ведении находятся:
экспертиза ценности документов внутри госархива;
рассмотрение разработанных в архиве методических пособий;
работа по комплектованию Госархива.
Таким образом, система экспертной службы состоит из: архивных учреждений — ЦЭПК, ЭПК, ЭМК и прочих учреждений — ЭК, ЦЭК.
2.3. Проведение экспертизы в делопроизводстве
Результатом управленческой деятельности является документ. Ценность создаваемых или получаемых организацией документов неодинакова. Одни документы необходимы для работы до тех пор, пока в них есть надобность, и сроки хранения таких документов «до минования надобности» или «до замены новыми». Как правило, это документы для оперативной работы, присланные в организацию в виде копий: копии изданных инструкций, положений, приказов.
Другие документы отражают работу организации, ее достижения, имеют определенное экономическое, научно-техническое, историческое значение и должны храниться максимально долго, т. е., следуя принятой терминологии, постоянно.
Проведение экспертизы ценности документов является неотъемлемой частью любых архивных работ. Составление описей, передача документов на хранение при ликвидации, уничтожение бухгалтерских документов, - при всех этих процедурах необходимо проведение экспертизы ценности документов. Формально проведение экспертизы ценности документов – это процесс изучения архивных документов с целью определения сроков их хранения и последующей сдачи на государственное хранение24. Рассмотрим подробнее, что же представляет собой этот процесс. Проведение экспертизы ценности документов – это не разовая акция, а планомерное, систематическое мероприятие.
Выделяют несколько этапов экспертизы ценности документов. Первым этапом считается составление номенклатуры дел. По сути, номенклатура дел предопределяет документооборот на предприятии и устанавливает предполагаемые сроки хранения документов. При проведении экспертизы ценности документов этот этап не стоит недооценивать.
Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
При составлении номенклатуры следует руководствоваться уставом или положение организации, положениями ее структурных подразделений, штатными расписаниями, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за предшествующие годы.
Номенклатура дел на предстоящий календарный год составляется секретарем организации или сотрудником, ответственным за делопроизводство, в 4 квартале предшествующего года, т.е. номенклатура дел на 2011 год составляется в 4 квартале 2010 года. После утверждения руководителем организации (не позднее конца текущего года) она вводится в действие с 1 января следующего календарного года.
Внутри дела документы должны быть расположены так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы. При этом документы располагаются в хронологическом порядке (входящие - по датам поступления, исходящие - по датам отправления) или по алфавиту фамилий авторов и корреспондентов.
Приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым они относятся.
Второй этап проведения экспертизы ценности документов наступает при сдаче документов на хранение в архив.25
Почему запрещается уничтожение документов с истекшими сроками хранения без проведения всего комплекса работ по упорядочению документов как постоянного, так и долговременного хранения, в том числе по личному составу?
Это связано, прежде всего, с тем, что в ходе подготовки дел к постоянному или длительному хранению может обнаружиться, что часть документов утрачена, и восполнить информацию, содержащуюся в утраченных документах, могут только те документы с временными сроками хранения, которые были несвоевременно уничтожены.
При этом одновременно проверяются качество и полнота номенклатуры дел, правильность определения сроков хранения.
И, наконец, третий этап проведения экспертизы ценности документов – это подготовка документов к передаче на постоянное хранение в государственный архив. В итоге проведения экспертизы ценности документов происходит полное комплектование государственных архивов и, если рассматривать проблемы, совсем глобально, всего Архивного фонда страны.

Список литературы

"1.Гражданский кодекс Российской Федерации // Парламентская газета, 2006 № 214-215.
2.Федеральный закон Российской Федерации от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»
3.Указ Президента Российской Федерации «Об утверждении Положения об Архивном фонде Российской Федерации» от 17.03.94 №552//Отечественные архивы, 1994. №3. С.3-8.
4.Постановление Правительства Российской Федерации от 28.12.98. №1562 «О Федеральной архивной службе России»//Собрание актов Президента РФ и Правительства РФ. 1999. №1. Ст.203.
5.Алексеева Е.В., Афанасьева П.П., Бурова Е.М, Осичкина Г.А. Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: экспертиза ценности документов // Секретарское дело 1999. №1. с. 79-83
6.Алексеева Е.В., Афанасьева П.П., Бурова Е.М, Осичкина Г.А. Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: организация документов и дел в пределах архива // Секретарское дело 2000. №4
7.Березина Н.М., Лысенко Л.М., Воронцова Е.П. «Современное делопроизводство» 3-е изд.- СПб. ПИТЕР, 2007-224с.
8.Булюлина Е.В. Актуальные проблемы архивоведения: Уч. пособие - Волгоград: Изд-во. ВолГУ 2008. – 92с.
9.Вовкотруб О.В. Фионова Л.Р. Архивоведение. Учебное пособие. - Пенза: Изд-во ПГУ, 2005. - 132с.
10.Журнал «В курсе дела» № 12, 2006г.
11.Журнал «Делопроизводство» №3, 2008г.
12.Журнал «Секретарское дело» №4, 2008г.
13.Журнал «Секретарское дело» №5, 2009г.
14.Журнал «Секретарь», №6, 2008г.
15.Журнал «Секретарь-референт» № 11 (71) ноябрь 2008г.
16.Журнал «Справочник кадровика», номер №1, 2006г
17.Кирсанова М.В. Современное делопроизводство: — М.: ИНФРА-М; Новосибирск, 2003-267с.
18.Кудряев В.А.Организация работы с документами: Учебник. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: ИНФРА-М, 2002. – 592с.
19.Лысенко, Н.А. Документирование управленческой деятельности на предприятии: делопроизводство и корреспонденция / Н.А. Лысенко // Учеб.-метод. пособие / Р-на-Д: МарТ. – 2002. – 272с.
20.Охотников А.В., Документоведение и делопроизводство : учеб. пособ. / А.В. Охотников, Е.А. Булавина. – М.: МарТ, 2004. – 287 с.
21.Рогожин М.Ю. Справочник по делопроизводству. - ЗАО Юстицинформ, 2005-192с.
22.Филенко Е.Н. Развитие понятия «документ» с внедрением новых информационных технологий / Е.Н. Филенко// – Делопроизводство. – 2006. – № 3 – С. 64–65.
23.Информационно - справочная система Консультант www.consultant.ru
24.Журнал делопроизводство www.delo-press.ru
25.Журнал секретарское дело www.sekretarskoe-delo.ru
26.Официальный сайт секретаря - референта www.sekretariat.ru
27.Сайт архивы России www.rusarchives.ru
28.Сайт делопроизводство и электронный документооборот www.termika.ru
29.Сайт секретарское дело www.sekretarskoe-delo.ru
30.Сайт секретарь – инфо www.sekretar-info.ru
Очень похожие работы
Пожалуйста, внимательно изучайте содержание и фрагменты работы. Деньги за приобретённые готовые работы по причине несоответствия данной работы вашим требованиям или её уникальности не возвращаются.
* Категория работы носит оценочный характер в соответствии с качественными и количественными параметрами предоставляемого материала. Данный материал ни целиком, ни любая из его частей не является готовым научным трудом, выпускной квалификационной работой, научным докладом или иной работой, предусмотренной государственной системой научной аттестации или необходимой для прохождения промежуточной или итоговой аттестации. Данный материал представляет собой субъективный результат обработки, структурирования и форматирования собранной его автором информации и предназначен, прежде всего, для использования в качестве источника для самостоятельной подготовки работы указанной тематики.
bmt: 0.00621
© Рефератбанк, 2002 - 2024