Документационное обеспечение управления ЗАО ИКГ "Профконсалт" и его совершенствования

ВВЕДЕНИЕ
Глава 1. ОРГАНИЗАЦИОННОЕ УСТРОЙСТВО ЗАО ИКГ «ПРОФКОНСАЛТ» И НОРМАТИВНО-МЕТОДИЧЕСКОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ СЛУЖБЕ ДОУ
1.1. История организации
1.2. Организация документационного обеспечения управления ЗАО ИКГ «Профконсалт»
ГЛАВА 2. АНАЛИЗ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА: ЗАО ИКГ «ПРОФКОНСАЛТ»
2.1. Документирование управленческой деятельности
2.1.1. Анализ оформления бланков организации
2.1.2. Анализ оформления отдельных видов документов
2.2. Состав и объем документооборота
2.3. Прием и первичная обработка документов
2.4. Регистрация документов
2.5. Организация контроля за исполнением документов
2.6. Экспертиза ценности документов и подготовка к сдаче в архив
ГЛАВА 3. ОСНОВНЫЕ НАПРАВЛЕНИЯ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ ДОУ ЗАО ИКГ «ПРОФКОНСАЛТ»
3.1. Доработка локальных нормативных правовых актов
3.2. Совершенствование делопроизводства на основе электронного документооборота
3.3. Разработка номенклатуры дел для ЗАО ИКГ «Профконсалт»
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ
Приложение 1
Приложение 2
Приложение 3
Приложение 4
Приложение 5
Приложение 6
Приложение 7
Приложение 8

Документационное обеспечение управления ЗАО ИКГ "Профконсалт" и его совершенствования

Специалист по кадровому обеспечению
2
Начальник отдела финансового консультирования
1
Специалист по финансовому консультированию
5
Начальник отдела управления бизнесом
1
Специалист отдела управления бизнесом
5
Руководитель отдела ценных бумаг
1
Специалист отдела ценных бумаг
4
ИТОГО
30
Данная структура весьма эффективна для средних предприятий, занимающихся диверсифицированной деятельностью, поскольку позволяет выстроить финансовую структуру на базе подразделений, обеспечивающих управление в соответствии с их функциональными обязанностями.
Рассмотрим структуру предприятия в целом и по отдельным структурным подразделениям: бухгалтерия; отдел кадров; секретариат; отдел финансовых консультаций; отдел управления бизнесом; отдел ценных бумаг (дочернее общество ООО «Профконсалт»).
Бухгалтерия ее основная задача сводится к управлению финансово-экономическим состоянием предприятия, разработке финансовой политики и укреплению финансовой устойчивости.
Трудоустройство на работу работников начинается с отдела кадров. Коллектив отдела кадров состоит из 3 человек.
Основные задачи отдела кадров – обеспечение предприятия кадрами требуемых профессий, в соответствии с квалификацией требуемых на предприятии, обеспечение взаимодействия со структурными подразделениями компании по вопросам правового положения работников фирмы, организация работы по оформлению трудовых отношений сотрудников фирмы, повышению квалификации работников компании, подготовка документов к аттестации, конкурсам на замещение вакантных должностей, формирование и ведение банка данных кадровой информации.
1.2. Организация документационного обеспечения управления ЗАО ИКГ «Профконсалт»
Согласно Основным положениям государственной службы документационного обеспечения управления9 в состав делопроизводственной службы, как правило, включаются: подразделения по учету и регистрации, контролю, совершенствованию работы с документами и внедрению технических средств, рассмотрению писем, секретариат, архив.
В ЗАО ИКГ «Профконсалт» служба делопроизводства как самостоятельное структурное подразделение отсутствует, все соответствующие функции по организации документооборота выполняет, секретариат, состоящий из пяти сотрудников. Все сотрудники данного отдела непосредственно подчиняются генеральному директору. На рисунке 1 схематично представлена организационная структура отдела секретариата.
Рис.1. Организационная структура отдела секретариат
Основной целью службы делопроизводства, независимо от ее названия, является организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению. Выполнение этой цели предусматривает решение следующих задач10:
1. Документационное обеспечение работы руководства Общества: генерального директора, его заместителей и коллегиальных органов Общества – собрания учредителей и Правления;
2. Организационное обеспечение работы руководства Общества;
3. Справочно-информационное обеспечение работы руководства Общества;
4. Техническое обеспечение работы руководства Общества.
Функции современной службы делопроизводства в России определяются из целей и задач ее деятельности и включают полный объем работы, которая выполняется службой. Состав функций отдела секретариата следующий:
1. Проведение обработки входящих, исходящих и внутренних документов Общества;
2. Осуществление приема, передачи и учета факсограмм, телефонограмм, телеграмм, электронных сообщений, поступающих в адрес руководства Общества и отправляемых от его имени;
3. Прием, рассмотрение и подготовка к докладу документов, поступающих в адрес руководства Общества;
4. Осуществление контроля за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству Общества;
5. Подготовка по поручению руководства Общества проектов отдельных приказов, распоряжений, служебных писем, справок и других документов, согласование их с руководителями отделов и специалистами;
6. По поручению руководства осуществление редактирования документов;
7. Обеспечение набором, распечаткой и оперативным размножением документов, используемых в деятельности руководства Общества;
8. В необходимых случаях обеспечение переводом документов с русского языка на английский и с английского языка на русский;
9. Обеспечение учета и своевременной регистрации документов, их сохранность11;
10. Организация рационального документооборота и контроль за движением документов в организации;
11. Контролирование правильности оформления документов и обеспечение методической и организационной помощью работников Общества в оформлении документов;
12. Обеспечение формирования дел секретариата в соответствии с утвержденной номенклатурой, их хранение, своевременной передачей дел на архивное хранение и выделение к уничтожению дел и документов с истекшими сроками хранения;
13. Организация планирования рабочего дня генерального директора Общества и его заместителей;
14. Осуществление телефонного обслуживания руководства и сотрудников Общества;
15. Составление проектных планов работы Правления Общества;
16. Подготовка материалов к заседаниям Правления Общества, обеспечение их своевременной рассылкой заинтересованным организациям и лицам;
17. Проведение своевременного информирование о проведении заседаний Правления Общества;
18. Осуществление подготовки и организация проведения оперативных совещаний, заседаний у руководства Общества;
19. Проведение мероприятий по материально-техническому обеспечению заседаний и совещаний, проводимых руководством Общества;
20. Проведение оформления протоколов заседаний руководства и Правления Общества, их рассылку;
21. Осуществление контроль за выполнением решений Правления Общества;
22. Организация приема посетителей руководством и соответствующими специалистами Общества.
Этот набор функций относится к типовым, так как регламентирован в Общих положениях ГСДОУ, и выполняются службой ЗАО ИКГ «Профконсалт».
В ЗАО ИКГ «Профконсалт» представлена смешанная форма организации работы с документами. Так как в секретариате работают 5 человек, в работе с документами информационные технологии применяются очень ограниченно.
Основным нормативным документом, регламентирующим наименование должностей работников СДОУ, является «Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей руководителей, специалистов и служащих», а также «Классификационный справочник должностей, руководителей, специалистов и других служащих»12.
Согласно этим нормативным документам, все работники СДОУ по характеру труда делятся на три категории: руководители, специалисты, технические исполнители.
В состав секретариата ЗАО ИКГ «Профконсалт» входят: секретарь генерального директора, секретарь-делопроизводитель, оператор баз данных, переводчик, курьер.
Ниже рассмотрим функции каждого специалиста входящего в состав секретариата данной компании.
На секретаря генерального директора возлагаются следующие функции: организационно техническое обеспечение административно-распорядительной деятельности руководителя организации, организация проведения телефонных переговоров директора, организационная подготовка совещаний, контроль за исполнением изданных приказов и распоряжений, взятых на контроль, организация приема посетителей, планирование рабочего дня руководителя, визовая поддержка руководителя.
Основными функциями делопроизводителя являются:
1. Прием, регистрация и направление корреспонденции в структурные подразделения, отправка исполненной документации по адресатам.
2. Учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизация и хранение документов.
3. Контроль за своевременным исполнением документов, выдача необходимых справок по зарегистрированным документам13.
За функции делопроизводителя в ЗАО ИКГ «Профконсалт» отвечает секретарь-делопроизводитель.
Переводчик также относится к категории специалистов. Функции переводчика: перевод научной, технической, общественно-политической, экономической и другой специальной литературы, нормативно-технической документации , материалы переписки с зарубежными организациями, а также материалы конференций, совещаний, семинаров и т.п.; выполнение в установленные сроки устных и письменных, полных и сокращенных переводов, осуществление редактирования переводов, Подготовка аннотации и научно-технической документации, ведение работы по унификации терминов, совершенствованию понятий и определений по тематике переводов по соответствующим отраслям экономики, учет и систематизация выполненных переводов, аннотаций.
Что касается специалиста оператора ПК, то в его функции входит следующие: выполнение различные вычислительные и графические работ, регистрация сделок и изменения в базе компании, редактирование агентской базы клиентов в основной базе, проверка информации, предоставляемая сотрудниками компании по базе, распечатывание документов необходимых в работе сотрудников (прайс-листы, гарантийные письма, тексты объявлений).
К техническим исполнителям также относят курьеров. Обязанности технических исполнителей сводятся к выполнению операций по передаче, фиксации, учету, доставке и хранению информации. Курьер ЗАО ИКГ «Профконсалт» выполняет следующие должностные обязанности14:
1. Получать в подразделениях компании задания по доставке или получению деловых бумаг, пакетов, писем, книг;
2. Своевременно и самостоятельно уточнять местонахождение адресатов, разрабатывать маршруты движения, согласовывать дни и часы приема в организациях-адресатах;
3. Своевременно получать доверенности, необходимые для выполнения поручений;
4. Выполнять поручения в указанные сроки, докладывать о выполнении либо о причинах, препятствующих выполнению, работнику, давшему поручение, или начальнику отдела;
5. Вести журнал поручений и еженедельно представлять непосредственному руководителю отчет о проделанной работе;
6. Выполняет отдельные служебные поручения руководства.
В числе организационных задач, решаемых в процессе создания службы делопроизводства, стоит и задача нормативной регламентации работы самой службы. Структура, функции, задачи службы закрепляются в ряде внутренних документов — положении, инструкциях, правилах, структуре и штатной численности, штатном расписании, приказах о распределении обязанностей.
К числу важнейших организационных документов, закрепляющих правовой статус работников службы делопроизводства, относятся Инструкция по делопроизводству, Положение о службе делопроизводства и должностные инструкции. Они должны разрабатываться на основе действующего законодательства, государственных нормативно-методических документов и организационных документов, определяющих деятельность самой организации (устав, учредительный договор). Создание положения и должностных инструкций направлено на распределение функций и обязанностей, а также на регламентацию принятой технологии работы с документами. Данные документы являются инструментом разграничения функций между отдельными работниками в конкретной организации.
Основным нормативным документом по делопроизводству любого предприятия является инструкция по делопроизводству.
Инструкция по делопроизводству строиться на действующем законодательстве в сфере документации и информации (т.е. на нормативно-методической базе делопроизводства) и отображает специфические особенности работы с документами, характерные для данной организации15.
Эффективный документооборот является обязательной составляющей эффективного управления организацией. Документооборот исключительно важен для правильной организации финансового и управленческого учета, его нельзя рассматривать в отрыве от специфических бизнес-процессов ЗАО ИКГ «Профконсалт». Упорядочивание документооборота начинается с составления полного реестра используемых в организации документов. Для каждого типа документа определяется схема движения по этапам развития от момента его возникновения (создания или получения) до списания и отправки в архив. Такой подход позволяет оптимизировать документооборот, исключить дублирующие друг друга документы и операции, ускорить работу над документами.
Инструкция ЗАО ИКГ «Профконсалт» разработана в соответствии с основными положениями Государственной системы документационного обеспечения управления и Типовой инструкцией по делопроизводству. Утверждена инструкция Генеральным директором. В структуру инструкции по делопроизводству включены следующие пункты:
1. Общие положения;
2. Правила подготовки и оформления документов;
3. Требования к реквизитам документов;
4. Организация документооборота:
порядок приема, регистрации, направления и рассмотрения входящей корреспонденции.
порядок подготовки и регистрации исходящих и внутренних документов.
организация контроля исполнения документов.
поисковая система по документам.
составление номенклатуры дел.
формирование и оформление дел.
экспертиза ценности документов.
передача дел в архив.
Положения инструкции по делопроизводству не противоречить действующему законодательству в области информации и документации16.
Инструкцией по делопроизводству ЗАО ИКГ «Профконсалт» предусмотрено три стадии подготовки управленческих документов:
1. Изучение существа вопроса и подготовка проекта документа;
2. Согласование документа;
3. Подписание.
Отдел секретариата осуществляют свою деятельность на основе «Положения о службе документационного обеспечения управления» данного подразделения, в котором определены основные цели, задачи, функции, обязанности и права руководителей. В данном Положении прописаны задачи и функции делопроизводства, которые описаны выше в данном параграфе.
Положение о службе ДОУ разработана на основании типовых либо примерных положений или инструкций, а также организационных документов, регламентирующих деятельность самой компании (устава, положений о структурных подразделениях). При разработке положения были четко сформулированы, не допускающие разногласий в вопросе о том, кто и что должен делать, кто кому подчинен и т.д.
Рассмотрим более подробно каждый раздел данного Положения.
Формуляр положения и структура текста унифицированы в УСОРД17. Первый пункт раздела «Общие положения» устанавливают точное название службы секретариата, ее место в организационной структуре организации, степень самостоятельности службы. Рассмотрим формулировку этого пункта: «Секретариат является отделом ЗАО ИКГ «Профконсалт» и подчиняется непосредственно генеральному директору». В данном случае секретариат закреплен как самостоятельный отдел.
Следующим пунктом дается перечень основных правовых, директивных, нормативных и инструктивных документов, которыми служба делопроизводства руководствуется в своей работе. Вначале перечисляются законодательные и общегосударственные нормативно-методические и нормативно-технические документы, затем - внутренние организационные и распорядительные.
Второй раздел Положения составляет структура Секретариата. Непосредственно, какие должностные единицы входят в данный состав секретариата.
Третий раздел Положения формулирует основные задачи службы делопроизводства. При формулировке задач службы их нельзя сужать до задач его руководителя.
Четвертый раздел Положения основной. Он содержит всестороннюю характеристику деятельности службы делопроизводства и называется «Функции». Их описание имеют четкие формулировки и включают все функции, выполняемые службой секретариата.
Пятый раздел Положения «Права» содержит перечисление прав, которые закрепляются за службой в целом для реализации возложенных на нее задач и функций. В права службы делопроизводства включают право проверять организацию работы с документами в структурных подразделениях, требовать от исполнителей доработки документов в случае нарушения правил их составления, запрашивать у структурных подразделений информацию, необходимую для выполнения своих функций, и т.д.18 Значительное влияние на состояние работы с документами может оказать наделение службы делопроизводства правом не принимать к регистрации и отправке внутренние и исходящие документы, оформленные с нарушением установленных требований (например, с отсутствием необходимых виз или подписей, с просроченными сроками и т.д.).
Шестой раздел Положения «Взаимоотношения и связи секретариата с другими отделами организации». Пункты положения, определяют взаимоотношения службы секретариата с другими подразделениями компании, которые были согласованы с этими подразделениями.
На основании Положения о службе ДОУ разрабатывается должностная инструкция для каждого работника службы. Должностная инструкция определяет организационно-правовое положение работника в структурном подразделении и условия для его эффективной работы, регламентирует разграничение обязанностей и прав между другими сотрудниками, а также служит основой для устранения параллелизма и дублирования в выполнении отдельных операций, для установления взаимосвязей отдельных должностей19. Кроме того, должностные инструкции позволяют объективно оценивать деятельность каждого работника службы и применять соответствующие меры воздействия.