Информационные технологии в менеджменте

Введение
Глава 1. Классификация автоматизированных систем управления
Глава 2. Обзор информационных технологий, используемых в управлении
Заключение
Список использованной литературы
Приложение 1
Приложение 2

Информационные технологии в менеджменте

Основное достоинство отечественных систем делопроизводства и документооборота состоит в том, что лучшие из этих систем великолепно учитывают отечественную специфику и традиции работы с документами. В них заранее заложена соответствующая бизнес-логика работы.
Глава 2. Обзор информационных технологий, используемых в управлении
«МОТИВ» − автоматизированная система оперативного управления компанией относится к Web-ориентированным приложениям и является организующим инструментом управления для любой организации. Система содержит средства коллективной работы, позволяющие автоматизировать постановку поручений и задач, а также контроль их исполнения. Разработчиком системы «Мотив» является белгородская коммерческая организация «Институт высоких технологий БелГУ».
Данный программный продукт объединяет в себе возможность эффективной организации совместной работы сотрудников и управления электронными документами. Таким образом, «Мотив» призван контролировать и существенно ускорять процесс выполнения задач, оказывать влияние на подготовку, согласование и исполнение документов.
АС «Мотив» организует структуру кадровой подчиненности и ведет документирование деятельности современного предприятия. Рабочее место пользователя АС «Мотив» организовано посредством Web-интерфейса и ориентировано для инструментов Internet-просмотра (браузер) платформы MS Windows. Рекомендуемый браузер для работы – MS Internet Explorer версии 6.0, но возможно также использовать Mozilla или Opera.
Система была создана как программное решение для координации действий территориально удаленных структур для организации единого информационного пространства всех филиалов, выполняющих отдельные функции корпорации [4].
Главным преимуществом АС «Мотив» является возможность работы с удаленными подразделениями, партнерами, сотрудниками, находящимися в командировках, через web-интерфейс. Неограниченная коллективная работа над проектами и документами, синхронизация деятельности сотрудников, находящихся в офисах и командировках, мобильность обеспечивается с помощью версии системы для КПК, программы «Информер», SMS и e-mail уведомлений. Приложение «Информер» позволяет сотруднику работать автономно, когда сети Интернет/Интранет недоступны. При подключении к сети данные автоматически синхронизируются с данными АС «Мотив».
NAUDOC – система управления корпоративной информацией через Web, разработанная компанией NAUMEN (ЗАО «Наумен», www.naumen.ru).
Особенностью системы является использование оригинальной архитектуры: язык разработки высокого уровня Python, позволяющий быстро реализовать бизнес-логику, и объектная база данных ZODB с открытыми исходными кодами.
Рассмотрим характерные положительные стороны NauDoc: полноценный web-интерфейс, обеспечивающий удаленную работу и облегчающий внедрение системы; отсутствие затрат на дополнительные компоненты сторонних производителей: в ценах указана полная стоимость всего программного обеспечения, включая сервер приложений, базу данных и пр.; поставка с полным набором исходных кодов; работа на большинстве платформ: Windows, Linux/Unix, Solaris, FreeBSD, Mac OS X; Значительный опыт реализованных проектов и полный спектр услуг по обучению и поддержке обеспечивают успешное внедрение и качественное сопровождение системы.
Одним из преимуществ, делающих систему NauDoc популярной среди российских компаний, является ее web-ориентированность. Благодаря этому качеству для полноценной работы с документами и бизнес-процессами, включая функции редактирования, маршрутизации и контроля выполнения документов, пользователю NauDoc необходим только обычный интернет-браузер, установленный на компьютере пользователя. Заявлено о возможности работы из любой точки мира, вся функциональность доступна через интернет по защищенному каналу. Информация передается через Интернет-браузер только пользователям, прошедшим аутентификацию.
OPTiMA-WorkFlow является разработкой компании Оптима (www.optima.ru, www.optima-workflow.com).
OPTIMA-WorkFlow – комплексная система автоматизации управления потоками работ и организации конфиденциального документооборота является интегрированным аппаратно-программным решением, предназначенным для автоматизации создания и обработки вовлеченных в деловые процессы объектов или их электронных прототипов; для формирования правил и описания способов обработки и обеспечения доступа к ним пользователей со своих рабочих мест; для осуществления контроля над ходом выполнения работ над объектом и их результатами.
Основной принцип данной системы – это ориентированность ее на автоматизацию деловых процессов, управление потоками работ, организацию электронного документооборота, а не на действия, связанные с обработкой документов.
Система базируется на принципах открытой архитектуры и объектной интеграции, что обеспечивает возможность встраивания и взаимодействия с любыми другими системами - сканирования, распознавания текста, печати, использования средств электронной почты и факсимильной связи и т.д.
Особенностью системы является ее уникальная способность полностью адаптироваться к специфике любой организации.
Система автоматизированного документооборота и делопроизводства организации Гран-Док разработана в ГНПП «Гранит-Центр» (www.granit.ru), в соответствии с требованиями и стандартами российского делопроизводства [1].
Данное решение поддерживает схемы делового документооборота, присущие государственным и муниципальным структурам управления.
Основными клиентами компании является Правительство Москвы и московские муниципальные образования.
Отличительными особенностями системы Гран-Док являются функции: расширенного контроля исполнения, который делится на внешний, внутренний, депутатский, дополнительный и ОСОБЫЙ КОНТРОЛЬ; запись на прием руководителя и составление графика приема, привязка его к РК документа; интеграция системы с ИПС «Кодекс». Функция позволяет установить ссылки на документы из ИПС «Кодекс» и ссылки на документы, добавленные в БД «Кодекс» из системы «Гран-Док».
Программа содержит сервис сообщений, реализующий механизм обмена между пользователями сообщениями. Последние могут содержать разнородные объекты: папки документов, тексты сообщений, тексты документов, электронные формы, графики, отсканированное изображение, аудио и видеоинформацию. Но, к сожалению, система никак не уведомляет пользователя о поступлении новых сообщений.
Система Гран-Док, скорее предназначена для небольших муниципальных организаций, с малым количеством подразделений и персонала. Система не универсальна. Она требует значительной настройки словарей, формирования списка пользователей, построение индекса адресов, регистрацию печатных форм, настройку печатных форм с номенклатурой. Усложняет работу с системой отсутствие подробной инструкции. Скорее всего, система не ориентирована на максимально быстрое внедрение.
ДЕЛО является собственной разработкой компании «Электронные офисные системы» (ЭОС) (www.eos.ru).
Система разработана для использования в традиционных делопроизводственных службах: управлениях делами, секретариатах, канцеляриях, общих отделах, экспедициях и т.д.
Продукт реализует автоматизацию делопроизводства в классическом его понимании. ДЕЛО лучше остальных систем ориентирована на нормы отечественного делопроизводства и прекрасно учитывает российскую бизнес-логику работы с документами. Обладая всем необходимым функционалом, который предусматривает поддержку делопроизводства и документооборота в сложившихся традициях, она одинаково хорошо подходит для использования, как в государственных, так и коммерческих структурах.
САДЭД ДЕЛО, является готовым («коробочным») промышленным, настраиваемым решением, открытым для расширения и интеграции. Данный продукт отличается интуитивно понятным интерфейсом, быстрыми и безболезненными сроками внедрения, так как он не только не меняет сложившиеся процессы работы с документами, но и позволяет еще более их оптимизировать в соответствии с нормами российского делопроизводства. Кроме того, компания ЭОС имеет развитую сеть партнеров по всей России и странам СНГ, занимающихся внедрением и поддержкой системы ДЕЛО, что позволяет удерживать фиксированные цены на поставку и внедрение независимо от степени удаленности разработчика.
Примечательно, что ДЕЛО является первой системой документооборота в России, получившей государственный сертификат наивысшего качества.
«ЕВФРАТ-ДОКУМЕНТООБОРОТ» является разработкой российской компании – Cognitive Technologies Ltd (www.cognitive.ru).
Она имеет привычный дружелюбный интерфейс почтовой программы, понятный любому пользователю.
К преимуществам программы можно отнести приложение «мастер журналов и отчетов». Он предоставляет большой выбор отчетных форм (их подробность) и возможность создавать собственные формы отчетов. Но, создать более или менее серьезный отчет не обладая навыками программирования не получится, т.к. потребуется создавать запросы к БД.
В системе ЕВФРАТ-Документооборот предусмотрен способ обмена электронными сообщениями между пользователями через встроенный почтовый сервер. Сообщения, могут содержать текст и вложенные РКК документов, но нет возможности прикрепить обычный документ, например, отчет исполнителя (можно указать только адрес документа в локальной сети). Сотрудник с правами «Администратор» имеет функцию отправки сообщений всем работающим коллегам или конкретному работающему лицу. Функцией можно воспользоваться для одновременного оповещения работающих сотрудников, например, о завершении работы в системе или о начале совещания. Данная возможность используется самой системой для автоматической рассылки уведомлений и напоминаний, связанных с поручениями и согласованиями.
К недостаткам стандартной поставки ПО следует отнести, отсутствие возможности работы с обращениями граждан, а, следовательно, не предусмотрено создание справочника граждан, не поддерживаются специальные функции обработки обращений граждан (повторность, коллективность, анонимность, личное и т.п.). Хотя предоставляется возможность создать произвольную форму РКК «обращения граждан», создать словарь «вид обращения».
В ЕВФРАТ-Документооборот одновременно с документом может работать только 1 сотрудник. В то время как зачастую требуется коллективный труд, что повышает быстроту исполнения поручений.
Также нет регистрации документов из электронной почты в связи, с чем система не позволяет работать с удаленными филиалами и организациями, назначать соисполнителей по документу [5].
В стандартной поставке отсутствуют значимые функциональные возможности, такие как: опись дел, номенклатура дел, списание документа в дело, поддержка проектов документов, версий документов, реестра отправки документов, журнала ознакомления с документами, поточное сканирование, использование фильтра, наследование прав пользователя, отсутствие возможности пользователя создавать личную папку. Существует еще ряд недочетов делающих работу менее комфортной: отсутствие грифов доступа к документам, вида доставки документов, картотек подразделений, личных кабинетов пользователей.
В новой версии ЕВФРАТ-Документооборот v.12, предусматривается возможность интеграции ЕВФРАТ с электронной почтой, которая обеспечит отправку и получение электронной почты непосредственно на рабочих местах пользователей. Пользователи смогут импортировать обыкновенные почтовые сообщения произвольного формата (txt или html) и приложенные к ним файлы в документы системы ЕВФРАТ-Документооборот, и наоборот – отправлять документы системы в виде обычных писем электронной почты.
ЕВФРАТ-Документооборот ориентирована на работу сотрудников небольших промышленных частных и государственных организаций, высших учебных заведений, страховых и финансовых организаций, сервисных и IT-компаний. Выпуск новой версии ЕВФРАТ-Документооборот v.12 позволит расширить существующие рамки заказчиков, так как система способна будет работать на распространенных СУБД (Oracle и MS SQL Server), а также обеспечит работу удаленными подразделениями и филиалами, а весьма доступные цены на систему делают ее очень привлекательной для небольших организаций.
Система автоматизации делопроизводства DIS:Class Электронная канцелярия «Золушка» создана ЗАО «Научно-Технологический Центр Института Развития Москвы» (НТЦ ИРМ) (www.mdi.ru).
Золушка осуществляет поддержку управленческой деятельности за счет автоматизации классического делопроизводства.
К сожалению, в системе присутствует ограничение: система  работает в промышленном режиме при объеме до 20000 зарегистрированных документов в год [3].
Система «Золушка» одной из первых появилась на российском рынке автоматизации делопроизводства и приобрела себе имя и немалый круг заказчиков среди муниципальных и государственных учреждений. Имела очень высокие шансы оставаться лидером в этом сегменте. Сейчас данное предприятие занимается поддержкой ранее внедренных продуктов. Давно не происходило никакого обновления и развития системы. На существующем функционале она очень ограничена в заказчиках, а по имеющимся на нее ценам она практически недоступна мелким государственным и муниципальным организациям, на которые собственно и рассчитана. Скорее всего, через несколько лет данная компания уйдет с рынка автоматизации делопроизводства как полноценная система, по крайней мере, с решений, предназначенных для работы на MS SQL Server, так как на рынке присутствуют другие программные продукты более доступные по цене и наиболее развитые по предлагаемому функционалу.