На основе 2-3 выбранных книг(учебников) сделать сравнительный анализ по какой- либо проблеме.

Содержание
Введение
1. Определение коммуникационного процесса
2. Виды коммуникаций в организации
3. Виды коммуникативных барьеров
4. Пути повышения эффективности коммуникационного процесса
Заключение
Список использованной литературы

На основе 2-3 выбранных книг(учебников) сделать сравнительный анализ по какой- либо проблеме.

Авторы выделяют три вида коммуникационных сетей, которые создаются руководителем организации: вертикальные, горизонтальные и диагональные.
«Вертикальные связи строятся по линии руководства от начальника к подчиненным.
Горизонтальные связи осуществляются между равными по уровням индивидами или частями организации: между заместителями, между начальниками отделов, между подчиненными.
Диагональные связи — это связи с другими начальниками и с другими подчиненными. Сеть этих связей создает реальную структуру организации9.»
Основной задачей каждого вида коммуникационных сетей Виханский и Наумов видят в определении правильного направления коммуникационных потоков. При этом, развитие коммуникационной сети ставится авторами в зависимость от размера организации.
«Отсюда коммуникационная сетьв группе из 12 человек более разнообразная и сложная, чем в группе из трех человек. В зависимости от того, как построены коммуникационные сети, деятельность группы может отличаться большей или меньшей эффективностью10.»
Далее авторы представляют классификацию коммуникационных сетей по их направлению коммуникационных потоков в группе. Тип взаимодействий в коммуникационной сети ставится в зависимость от характера и размера группы.
«В сетях типа «кружок» члены группы могут коммуницировать только с теми, кто расположен рядом с ними. В сетях типа «колесо» представлена формальная, централизованная иерархия власти, при которой подчиненные коммуницируют друг с другом через своего начальника. Аналогичная картина наблюдается в сетях типа «Y». Такие сети называются централизованными и могут быть эффективны, если решаются простые проблемы. Другой тип властной иерархии представляют сети типа «цепочка», в которых появляются горизонтальные связи — элемент децентрализации. «Всеканальные» сети представляют полностью децентрализованные группы. Обычно это требуется, когда необходимо участие всех в решении сложных проблем. Такой подход называют еще открытыми коммуникациями11.»
В своей работе «Коммуникации в организациях. Научные подходы в теории организаций и проблема коммуникаций» С.С. Фролов также как и Виханский с Наумовым использует понятие «коммуникационные сети». По сравнению с авторами «Основ менеджмента» он дает развернутую и уточненную классификацию видов коммуникационных сетей. Основным классификационным признаком у С.С. Фролова выступает форма взаимосвязей внутри группы. Главными видами коммуникационных сетей у С.С. Фролова являются «радиальные сети» и «взаимосвязанные сети», которые в свою очередь подразделяются на различные по форме виды коммуникационных сетей.
«Радиальные сети характеризуются, прежде всего, взаимодействием различных подразделений или малых групп, осуществляемым через отдельных своих членов. Такие сети характеризуются непостоянными, однако, весьма полезными для группы и организации в целом связями. Организация будет успешной только в том случае, если все подразделения объединены функциональными связями. Поэтому создание радиальных сетей в организации является одной из важных задач ее руководства.
Взаимосвязанные сети характеризуются устойчивыми связями внутри малой группы. С точки зрения получения и обработки деловой информации группа с взаимосвязанной сетью считается самодостаточной. Благодаря многочисленным контактам между членами малой группы, постоянному обмену информацией и возможности ее быстрой проверки, члены группы пренебрегают внешними связями с другими группами и подразделениями и с недоверием относятся к получаемой извне информации, границы членства в группе становятся более жесткими. Разобщенность и недоверие — характеристики организации, в которой присутствуют в основном взаимосвязанные коммуникационные сети12.»
Кратко приведем список коммуникационных сетей, описанных С. Фроловым в своем труде.
а) “Круг” — децентрализованная сеть в малой группе, что выражается в положении лидера, подобного всем членам группы. При такой форме сети информация циркулирует по кругу, постоянно обновляясь, и каждый член группы способен повлиять на общий ход коммуникационного процесса, а роль лидера заключается в регулировании циркулирующих потоков информации и соблюдении направления ее движения строго по кругу, исключении хаотичности.
б) “Штурвал” — сильно централизованная сеть, т.е. информационный лидер группы находится в центре, к нему сходятся все коммуникационные потоки. Данная сеть не предусматривает общения членов группы между собой. Как правило, при такой конфигурации возникает большое количество ошибок вследствие слабости обратных связей и невозможности взаимных коррекций ошибок между членами группы.
в) “Цепь” — сеть со слабой централизацией. Такая сеть используется в условиях многозвенных технологий (при большом количестве последовательно выполняемых операций). Здесь лидер фиксирует лишь конечный результат и дает указание на выполнение следующего технологического цикла. Поскольку “цепь” содержит большое количество звеньев, происходит сильное искажение информации (обратная связь осуществляется последовательно через все звенья цепи к лидеру), когда, например, исполнитель (последнее звено цепи) вносит какое-либо предложение и оно проходит “по инстанциям” к высшему руководству, причем каждый следующий член сети может внести коррективы в это предложение.
г) “Игрек”, или “цепь со сторожем” — сеть, имеющая разветвления. Здесь “сторож”, перерабатывающий информацию для лидеров, ставится на разветвлении сети. Присутствие “сторожа” исключительно важно для лидера, так как позволяет ему получать обобщенную информацию сразу из двух цепей без информационной перегрузки. Конфигурация “игрек” характерна, в частности, для линейных иерархических структур; в этом случае к руководителю поступает обобщенная информация о деятельности нескольких отделов от заместителя, помощника или диспетчера. Цепи типа “игрек” или “шпора” наиболее характерны для функциональных структур организации.
д) “Тент” — конфигурация сети, которая часто используется в продуктовых или многопрофильных структурах управления. Здесь предусматривается прохождение информации по отдельным ветвям структуры с разделением по отдельным регионам или продуктам.
е) “Палатка” — сеть, в которой наряду с вертикальными официально допускаются горизонтальные каналы коммуникации, но не все, а только между верхними эшелонами управленческой структуры; горизонтальные связи не предусмотрены на средних и низших уровнях управления. Таким образом, “палатка” не предусматривает участие низших слоев организации в управлении процессами в организации, но она позволяет образовывать коалиции между представителями высшего уровня руководства.
ж) “Дом” — сеть, в которой существует постоянный обмен информацией между руководителями всех структурных уровней управления. Здесь информация может исходить от высшего органа управления и контролируется им по каналу обратной связи. Однако обратная связь, в которой задействованы представители разных подразделений одного уровня управления, может оказывать отрицательное воздействие на качество управленческих решений, так как в большинстве случаев представители разных структурных подразделений имеют разные интересы в организации и могут находиться даже в состоянии конфликта по причине распределения и перераспределения ресурсов между данными подразделениями.
з) “Паутина” — сеть, характеризуемая большим количеством беспорядочных коммуникационных связей, хаотичным контролем и сложностями при передаче строго дозированной и надежной информации. Представление о “паутине” дает группа, в которой каждый говорит с каждым и со всеми, улавливая в этом огромном потоке информации только ту, которая необходима ему в настоящий момент, а контролирующая и управляющая роль лидера сведена к минимуму. Такая сеть однозначно признается исследователями неэффективной для организации, но это не значит, что она будет неэффективной в условиях неформальной коалиции или в дружеской компании.
Также в труде С. Фролова выделяется классификация коммуникационных сетей по их предназначению в организации.
«По своему предназначению в деятельности организации коммуникационные сети делятся на следующие виды.
1. Сеть власти служит для передачи директив, команд, распоряжений, приказов и отчетности об их исполнении. Обычно имеет вертикальную направленность — в основном от верхних структурных составляющих к нижним, чаще всего официально оформлена, носит формальный характер.
2. Сеть обмена информацией служит для передачи сообщений о состоянии дел в организации, достижениях отдельных подразделений, научных или технических новостях, перемещениях внутри организации и за ее пределами. Каналы сети обмена информацией чаще всего не совпадают с властными вертикальными каналами информации.
3. Сеть задача — экспертиза представляет собой один из видов сетей обмена информации, которые обеспечивают передачу специализированных знаний, опыта и навыков, необходимых для достижения целей подразделений организации и в конечном итоге достижения общих целей заданий и целей системы13.»
Также автор работы «Коммуникации в организациях. Научные подходы в теории организаций и проблема коммуникаций» раскрывает такие понятия как формальные и неформальные коммуникационные связи: «Формальные коммуникационные связи стандартизируют взаимоотношения между коммуникатором (передающим информацию) и реципиентом (принимающим информацию) в организации, строго регламентируемые организационными нормами, правилами, основными ценностями. Неформальные коммуникационные связи возникают в том случае и там, где формальные связи не могут удовлетворять потребности членов социальных групп в организации. Данные связи обладают меньшей устойчивостью и направлены в основном на достижение целей малых социальных групп и отдельных личностей. Неформальные связи не носят иерархического характера, но могут быть как горизонтальными (в подавляющем большинстве), так и вертикальными (например, дружеское общение между лидером и рядовым членом группы)14.»
Направление коммуникационного процесса С.Фролов характеризует как канал коммуникации. Согласно его представлениям в организации выделяют вертикальные и горизонтальные каналы коммуникаций.
«Вертикальные каналы коммуникации должны связывать все уровни управления организации в единое целое. Для этого информацию следует направлять, прежде всего, сверху вниз. Восходящие потоки информации в направлении снизу вверх, т.е. в направлении подчиненные — руководитель, представляют собой каналы обратной связи процесса управления. Горизонтальные каналы коммуникации в организации представляют собой пути и средства передачи информации отдельно на каждом иерархическом уровне организации. Горизонтальные коммуникации реализуются в виде обмена информацией на совещаниях высших руководителей, руководителей среднего уровня, низшего звена управления, на собраниях исполнителей, а также в неформальных коалициях, кружках коллег, в ходе трудовой деятельности и т.д.».15
Таким образом, сравнивая представленную информацию о видах коммуникационных процессов в выбранных трудах, можно выявить существенные различия, а также аналогии в представлениях авторов.
Все труды объединяет наличие классификации видов коммуникационных процессов по их направлению воздействия. У Мескона и авторов это вертикальные (восходящие, нисходящие), горизонтальные и диагональные коммуникационные процессы. У О. Виханского и А. Наумова это вертикальные и горизонтальные коммуникационные сети. У С.С. Фролова – это каналы распространения коммуникаций.
В работе «Основы менеджмента» авторы выделяют неформальные коммуникации как отдельный вид коммуникаций в связи с их межличностным характером, однако подчеркивают роль данного процесса в общих коммуникациях организации. На этом классификация видов коммуникационных процессов у соавторов Мэскона, Майкла и Франклина заканчивается.
О.С. Виханский и А. Наумов дают развернутую классификацию видов коммуникационных процессов. В ней они рассматривают коммуникации не только по направлению связи и способу взаимодействия субъектов коммуникации.
Самой исчерпывающей классификацией видов коммуникационных процессов в организации можно назвать классификацию, представленную С.С. Фроловым в своем труде «Коммуникации в организациях. Научные подходы в теории организаций и проблема коммуникаций». Здесь он объединил различные научные подходы, что позволило углубить общее представление об существующих видах коммуникационных процессов в организации. Особого внимания заслуживает классификация коммуникаций С.С. Фролова по предназначению информации (власти, обмена информацией и задач). Другие анализируемые авторы коммуникации по данному признаку не рассматривают.
3. Виды коммуникативных барьеров
Коммуникативные барьеры – форма психологической защиты от постороннего влияния, механизм защиты от нежелательной информации.
С.С. Фролов в своем труде называет коммуникативные барьеры «искажениями в организационных коммуникациях» и выделяет следующие группы.
«Все искажения в организационных коммуникациях разделяются на три группы:
- непреднамеренные искажения, которые возникают в силу) недостатка информации, неясности ситуации или затруднений в межличностных контактах;
- сознательные искажения, которые представляют гораздо большую опасность при принятии решений в организации и постановке целей: в данном случае промежуточное звено в коммуникационной цепочке не согласно с содержанием сообщения (например, не согласно с распоряжением вышестоящего органа управления) и стремится изменить характер его воздействия;
- фильтрация информации в сообщении, когда отсекается ненужная в данный момент информация, остается только суть. Эта операция в коммуникационном процессе может привести к потере информации, вредным упрощениям, которые препятствуют принятию эффективных управленческих решений»16.
Также причинами возникновения непонимания в процессе коммуникации автор труда ««Коммуникации в организациях. Научные подходы в теории организаций и проблема коммуникаций» называет информационные перегрузки, недостатки в структуре организации, наличие конфликтов между отдельными группами и личностями в организации.
«Информационные перегрузки возможны в тех случаях, когда члены организации не в состоянии эффективно реагировать на всю необходимую им информацию и отсеивают определенную ее часть, по их мнению, наименее важную. Однако возможна ситуация, когда именно эта часть информации будет особенно необходима для обеспечения нормального функционирования организации или ее подразделения.
Недостатки в структуре организации оказывают существенное негативное влияние на функционирование коммуникационных сетей. Самым распространенным из таких недостатков следует признать неудачную конфигурацию — существование большого количества уровней управления, когда информация при прохождении от уровня к уровню теряется или искажается.
Другим важным структурным недостатком является отсутствие устойчивых горизонтальных связей между отдельными подразделениями организации, например, когда руководство организации допускает только вертикальные связи, а коммуникации между подразделениями одного уровня считаются незначимыми и ненужными.
Еще одним существенным недостатком следует признать наличие конфликтов между отдельными группами и подразделениями организации. Подразделения или отдельные руководители, находящиеся в состоянии конфликта, могут не только способствовать разрыву коммуникационных связей внутри организации, но и использовать коммуникационные сети для достижения собственных целей в борьбе с другими подразделениями или руководителями17.»
Таким образом, проблеме существования коммуникативных барьеров у автора уделяется мало внимания.
О. Виханский и А. Наумов в описании проблемы коммуникаций в организациях не выделяют существование каких-либо коммуникативных барьеров.
Эффективность коммуникации по их видению зависит от того, какой коммуникационный стиль использует индивид.
«Коммуникационный стиль — это способ, с помощью которого индивид предпочитает строить коммуникационное взаимодействие с другими. Существует много различных стилей, используемых людьми в межличностной коммуникации, так же как и много подходов к определению этих стилей. Знание стилей помогает определить то, как себя вести и чего можно ожидать от поведения, связанного, с определенным стилем18».
За основу измерения межличностной коммуникации авторы берут две переменные, открытость в коммуникации и адекватность обратной связи. Соответственно, различная степень выраженности данных переменных предопределяет коммуникационный стиль индивида. Авторы труда «Основы менеджмента» выделяют пять видов коммуникационных стилей:
- «открытие себя» - высокая степень открытости другим, но низкий уровень обратной связи;
- «реализация себя» - максимальная открытость и максимальная обратная связь;
- «замыкание в себе» - низкий уровень открытости и низкий уровень обратной связи;
- «защита себя» - низкий уровень открытости в сочетании с высоким уровнем обратной связи;
- «торговля за себя» - умеренная открытость и умеренная обратная связь.
М. Мэскон с соавторами в своей работе подробно рассматривают виды коммуникативных барьеров.
Виды коммуникативных барьеров по М.Мэскону, А. Майклу и Х. Франклину могут быть психологического и организационного характера.
Факторы психологического характера.
1. Преграды, обусловленные восприятием. Люди реагируют не на то, что в действительности происходит в их окружении, а на то, что воспринимается как происходящее.
Одна из таких преград возникает по причине конфликта между сферами компетенции, основами суждений отправителя и получателя. Люди могут интерпретировать одну и ту же информацию по-разному в зависимости от накопленного опыта. Расхождение между основами суждений может становиться причиной избирательного восприятия информации в зависимости от круга интересов, потребностей, эмоционального состояния и внешнего окружения людей.
Еще одна причина трудностей восприятия в процессе коммуникаций состоит в существовании преград, обусловленных социальными установками людей.
2. Семантические барьеры. Вступая в информационный контакт и используя символы, мы пытаемся обмениваться информацией и добиваться ее понимания. К используемым нами символам относятся слова, жесты и интонации. Отправитель кодирует сообщение с помощью вербальных и невербальных символов. В данном обсуждении наше внимание сосредоточено на проблемах, связанных с использованием слов в качестве символов. Семантические вариации часто становятся причиной неверного понимания, ибо во многих случаях вовсе не очевидно точное значение, приписываемое символу отправителем. Семантические затруднения могут быть также обусловлены расхождением способов, которыми люди приписывают значение группам символов. Этот момент имеет огромное значение для коммуникации. Семантические барьеры могут создавать коммуникативные проблемы для компаний, действующих в многонациональной среде.
3. Невербальные преграды. В невербальной коммуникации используются любые символы, кроме слов. Зачастую невербальная передача происходит одновременно с вербальной и может усиливать или изменять смысл слов. Как и семантические барьеры, культурные различия при обмене невербальной информацией могут создавать значительные преграды для понимания.
4. Плохая обратная связь. Другим ограничителем эффективности межличностного обмена информацией может быть отсутствие обратной связи по поводу посланного вами сообщения. Обратная связь важна, поскольку дает возможность установить, действительно ли ваше сообщение, принятое получателем, истолковано в том смысле, который вы изначально ему придали.
5. Неумение слушать. Эффективная коммуникация возможна, когда человек одинаково точен, отправляя и принимая сообщения. Необходимо уметь слушать. К несчастью, немногие научились слушать с той степенью эффективности, которая в принципе в наших силах. Когда вам сообщают о задании, новых приоритетах в работе, изменении рабочих процедур» проблемах, связанных с работой, или новых идеях, способных повысить эффективность отдела или организации, важно услышать конкретные излагаемые вопросы19.
Преграды в организационных коммуникациях