Информационные технологии в образовании

Введение
Глава 1 Информационное обеспечение управления
1.1Информационное обеспечение, его состав и роль в управлении
1.2Информационная технология управления, характеристика и назначение
1.3Автоматизация рабочего места работника
1.4 Современные средства передачи информации
1.5 Как избежать лишних ИТ-затрат
Глава 2 Технико-экономическая характеристика информационных технологий и предприятия
2.1 Видиоконференцсзь
2.3 Информационные технологии: Объединенные коммуникации
2.4 Потенциальные преимущества объединенных коммуникаций
Глава 3 Реализация информационных технологий – объединенных коммуникаций в ООО «Сингента»
3.1Общая характеристика предприятия
3.2 Экономический климат в 2009 г. и в последующие годы
3.3 Экономические показатели ООО «Сингента» до внедрения ИТ
3.4 Ситуация вООО «Сингента»
3.5 Полученные преимущества
3.6 Экономические показатели после внедрения Информационных технологий
Заключение

Информационные технологии в образовании

Безопасность
В условиях высокой конкуренции во многих областях бизнеса передача данных по открытым сетям недопустима - ведь даже минимальная утечка сведений может привести к краху компании. Поэтому при организации видеоконференции на предприятии немаловажную роль играют вопросы защиты информации, особенно при реализации связи с удаленными филиалами по глобальным сетям. В настоящее время на российском рынке имеются программно-аппаратные комплексы криптозащиты, разработанные отечественными специалистами и показавшие в испытаниях достаточно хорошие результаты. В основе такого комплекса обычно лежит криптографический шлюз, гарантирующий сохранность конфиденциальных сведений путем создания защищенных туннелей связи. Эти устройства устанавливаются на входах в локальную сеть компании и обеспечивают шифрование/дешифрование информации с помощью специализированных программных или аппаратных средств. Криптографические комплексы, использующие российские и зарубежные стандарты защиты информации, гарантируют:
конфиденциальность передаваемых и обрабатываемых данных;
целостность данных;
аутентификацию источника данных;
сокрытие топологии защищаемой сети и ее отдельных сегментов;
защиту от анализа трафика.
Технические проблемы
Одна из проблем заключается в скорости обработки аудио- и видеопотока, т. е. в эффективном кодировании передаваемых и декодировании получаемых данных в реальном масштабе времени. Дело в том, что в видеоконференциях используются специальные и весьма эффективные алгоритмы сжатия потока в десятки (а подчас и в сотни) раз. Можно сказать, что передаются не сами аудио- и видеосигналы, а только их важнейшие параметры, которые позволяют восстанавливать сигнал на приемном конце с приемлемым качеством. Если принимающая сторона не успевает обрабатывать поток, то появляются пропущенные кадры, сбои в речевом канале и т. п.
Алгоритмы обработки сигнала весьма требовательны к вычислительным ресурсам. Хотя и существуют их чисто программные реализации, однако они требуют значительных ресурсов от базовой платформы ПК. В результате даже на самых современных настольных компьютерах сильно замедляется работа других приложений, да и приемлемое качество видеосвязи получить не удается. Общепринятая мировая практика состоит в использовании аппаратных решений - специализированных систем видеоконференций (кодеков), которые реализуются и как платы, вставляющиеся в свободные слоты ПК, и как функционально законченные решения. Кодеки сжимают сигнал и кодируют его для канала связи (соответственно разжимают его и декодируют на принимающей стороне). Одной из основных тенденций в производстве терминалов для видеоконференцсвязи сегодня стало снижение требований к полосе пропускания за счет применения новых алгоритмов видео- и аудиокомпрессии (H.264, MPEG и т. д.).
Другая важная проблема при передаче аудио- и видеоинформации заключается в том, что канал связи, по которому передается эта информация, должен быть достаточно скоростным, иными словами, обладать высокой пропускной способностью. Обычные телефонные каналы вполне подходят для передачи аудиосигнала, но качественную передачу видеопотока они не обеспечивают. Исторически проведение видеоконференции подразумевало связь между терминалами ВКС по линиям ISDN (цифровая сеть с интеграцией услуг, рис. 1). Использование каналов ISDN, а также других сетей и линий с гарантированным качеством связи - V.35, E1/T1 и т. д. регламентируется серией рекомендаций H.320, разработанных комитетом по стандартизации телекоммуникаций Международного союза электросвязи (ITU-Т).
Однако время не стоит на месте, и в последние годы все более широкое распространение получают видеоконференции, использующие IP-сети, - как локальные , так и территориально распределенные и глобальные.
Как выбирать поставщика оборудования видеоконференцсвязи?
При выборе компании - поставщика оборудования видеосвязи необходимо обратить внимание на целый ряд параметров ее деятельности. Идеальная компания должна иметь следующие характеристики:
Крепкое финансовое состояние и устойчивая бизнес-модель
Безупречная история деятельности компании на рынке
Наличие серьезной технической поддержки
Возможность качественного технического обслуживания
Развитая инженерная служба
Довольные заказчики
2.3 Информационные технологии: Объединенные коммуникации
Система объединенных коммуникаций является важным источником благоприятных возможностей в создавшейся экономической ситуации, поскольку она способна обеспечить как незамедлительное сокращение затрат, так и долговременную эффективность использования ресурсов.
На начальном уровне объединенные коммуникации представляют собой функциональное объединение разных коммуникационных технологий в единое решение, обеспечивающее экономичную консолидацию прежде отдельных систем и услуг в единый эффективный комплекс средств текстовой, голосовой и видео связи, доступной практически в любом месте с помощью ПК, смартфона и аналогичных устройств. В число этих технологий входят электронная почта, текстовые сообщения, обмен мгновенными сообщениями, групповые разговоры, голосовые звонки, видео звонки, конференции, каталоги, календари задачи, а также различные сочетания этих функциональных возможностей в рамках специализированных приложений, например мобильных приложений или общих рабочих областей.
На более высоком уровне эти программные функциональные возможности объединенных коммуникаций можно интегрировать в бизнес –процессы отдельных пользователей и целых групп с целью сокращения объемов дублирования, излишних трат и исправлений в деятельности с высокой интенсивностью использования коммуникаций, что обеспечит успешное управление не обходимыми временными увольнениями или сокращением штата сотрудников путем повышения эффективности производственных процессов и снижения их трудоемкости.
Что касается незамедлительного сокращения затрат благодаря использованию объединенных коммуникаций, коммуникации почти всегда означают значительные переменные издержки, возрастающие по мере глобализации бизнеса. Расходы на международную телефонную и сотовую связь, услуг и конференц -связи, командировки и собрания представляют собой формы затрат на коммуникации, которые можно быстро снизить эффективным применением решений для объединенных коммуникаций. Кроме того, можно достичь значительной экономии, объединив несколько устаревших систем коммуникаций в единую, интегрированную платформу объединенных коммуникаций.
Возможности экономии финансовых средств и ресурсов при использовании и решений для объединенных коммуникаций
С учетом ранее изложенных проблем приведены три основные категории возможностей:
1. Сокращение наличных затрат ближайшего периода. Особое внимание уделено незамедлительному сокращению затрат на командировки, услуги конференц -связи, международную телефонную и сотовую телефонную связь, а также вложений в производственные объекты.
Возможности экономии:
Командировочные расходы как на местные поездки, так и поездки на значительные расстояния являются одной из самых очевидных категорий затрат и при этом – главной возможностью сэкономить при использовании объединенных коммуникаций.
Незамедлительного сокращения текущих затрат можно достичь , ограничив число командировок сотрудников. Информационные технологии с использованием объединенных коммуникаций обеспечивает эту возможность без нарушения эффективной бизнес деятельности. Аудио-, веб- и видеоконференции. Дополнительные возможности записи и публикации содержания собрания в общей рабочей области позволит членам рабочей группы, не посетившим его быть в курсе событий. Все это способствует большой экономии.
Оценка потенциала экономии
А) Экономия составит некоторую долю от текущих командировочных расходов, а также от возможного сокращения персонала и будет определяться регистрацией и суммированием величин сэкономленного времени командировок. При целенаправленном развертывании решения на компьютерах пользователей, часто находящихся в командировках, можно обеспечить его окупаемость в течение 6 месяцев.
Если отдел финансов или руководство сможет предоставить анализ фактических затрат на командировки сотрудников различных отделов, это стало бы наилучшей основой для оценки потенциала экономии. Модели рентабельности инвестиций показывают, что стандартная экономия на каждого сотрудника составляет 913 долларов США.
Б) Любое предприятие, использующее одну или несколько внешних услуг для проведения аудио-, видео – или веб - конференций, тарифицируемых по интенсивности их использования, может оперативно сократить затраты на них, перейдя на внутреннюю систему конференц –связи или на использование размещаемых в глобальной сети услуг с фиксированными тарифами.
По всей вероятности, максимальной экономии можно достичь в сфере веб –конференций (осуществляя общий доступ к настольным компьютерам, презентациям и приложениям) и видео конференций, поскольку эти услуги отличаются наивысшей стоимостью за минуту использования. Экономии так же можно достичь, организовав в фирме внутреннюю систему для проведения аудио конференций; хотя минутная стоимость аудио конференции значительно ниже, чем для видеоконференции, ее использование за частую имеет более широкое применение ,что обеспечивает значительную экономию. Конечно, экономия станет постоянной стечением времени и даже будет увеличиваться по мере расширения масштабов конференц –связи без использования командировок и с применением новых методов ведения бизнеса.
Продукт Microsoft Live Meeting,каквсоставе OCS R2,так и виде размещаемой в глобальной сети службы, является очень эффективным решением для сокращения или аннулирования расходов на внешние услуги. Как изложено выше о сокращении командировочных расходов, Live Meeting является ведущим «объединенным» решением для конференц -связи, которое обеспечивает полный спектр функциональных возможностей голосовой связи, проведения веб – и видеоконференций и включает уникальные возможности, например модуль RoundTable для голосовой и видео связи в конференц -залах. Указанные функциональные возможности обеспечивают интеграцию и замену всех внешних услуг. Совокупная стоимость владения является низкой как для функций в составе OCS R2,так и для размещаемых в глобальной сети очень экономичных услуг по фиксированной цене на одного пользователя (~5долларов
США на одного пользователя в месяц).
Период окупаемости внутреннего решения для конференц – связи обычно является очень коротким — менее шести месяцев, и он, безусловно, будет малым при использовании единой системы конференц –связи Microsoft Live Meeting. Поскольку стоимость услуг аудиоконференций обычно составляет около 0,10 доллара США за минуту, а стоимость услуг видео конференций колеблется в районе 0,35 доллара США за минуту, затраты на пользованием и для ста пользователей могут легко превысить 10тыс. долларов США в месяц. Поскольку стоимость владения локальным решением для конференц –связи OCS R2 Live Meeting значительно ниже 10 долларов США на одного пользователя в месяц, а стоимость размещаемых в глобальной сети услуг на основе Live Meeting находится в аналогичном диапазоне, итоговые периоды окупаемости обычно меньше одного календарного квартала, а последующее время их использования характеризуется непрерывной экономией. Оценка экономии на тысячу пользователей такова:
(Затраты на использование в размере 100 долларов США на одного пользователя в месяц — затраты на Live Meeting OCS R2 в размере 10 долларов США на одного пользователя в месяц) x 1000 x 12 месяцев = 1,08 млн долларов США ежегодной экономии.
В) Имеются значительные возможности сокращения платы за международные телефонные звонки или звонки по телефонной карте, взимаемой операторами международной телефонной и сотовой связи. Не смотря на то что ставки на междугородную телефонную связь по территории страны значительно снизились, затраты на нее все еще значительны и обычно находятся в диапазоне от 0,19 доллара США за минуту звонка в другую страну. Аналогично, затраты на сотовую телефонную связь зачастую колеблются в районе 100 долларов США в месяц на каждого пользователя, часто работающего вне офиса, и могут быть значительно выше при международных звонках по сотовому телефону сотрудникам, клиентам или партнерам, особенно находящимся в других странах.
Использование решения для защищенной голосовой связи по протоколу IP (VoIP) (например, OCS R2) способно сократить затраты на услуги международной телефонной связи, оказываемые внешними поставщиками, за счет направления таких звонков по корпоративной сети передачи данных или через Интернет , что позволяет обойти платные сети международной телефонной связи. Другим проверенным методом сокращения затрат на международную телефонную и сотовую связь является использование системы индикации присутствия, помогающей полностью избежать напрасных звонков, особенно с мобильных устройств, и перенести большой объем коммуникаций в систему обмена мгновенными сообщениями, заменив ими множество кратковременных телефонных звонков.
Для звонков по сотовой сети в странах, где действует правило «платит вызывающий абонент», решение для объединенных коммуникаций способно обеспечить ответный
Звонок системы объединенных коммуникаций предприятия мобильному пользователю и его последующее соединение с вызываемым абонентом, исключающее расходы на сотовую связь.
Применение объединенных коммуникаций Майкрософт в целях экономии. Решение OCS R2 включает в себя модуль защищенной связи по протоколу VoIP, способный кардинально сократить на личные затраты ближайшего периода на международную телефонную и сотовую связь. Для достижения такой экономии используется три основных метода .
1)OCS R2 обеспечивает чрезвычайно легкую «связь одним щелчком» между пользователями с помощью ПК, веб -браузеров или устройств голосовой связи по протоколу IP, поставляемых партнерами корпорации Майкрософт. OCS R2
заметно выделяется среди прочих аналогичных решений благодаря спектру поддерживаемых им устройств и возможности подключать любых клиентов или бизнес-партнеров к защищенным вызовам, что максимально сокращает затраты на международную телефонную связь.
2) С помощью клиента Communicator Mobile пользователи услуг сотовой связи могут использовать свои смартфоны на базе Windows Mobile, BlackBerry или Nokia для проверки состояния с помощью системы сведений о присутствии, перед тем как позвонить, а в некоторых случаях вместо звонка использовать систему обмена мгновенными сообщениями.
3) Чтобы исключить расходы на международную телефонную связь или сотовую связь в странах, где действует правило «платит вызывающий абонент», сервер внутри фирмы с установленным решением OCS R2 может выполнять бесплатный ответный звонок на сотовый телефон пользователя. Например, расходы на международную телефонную связь исключаются, когда сотрудник, находящийся в международной командировке, входит в систему OCS R2, находясь в другой стране, использует интернет – соединение по протоколу VoIP для установки связи с офисом своей компании бесплатно разговаривает с коллегами или выполняет местные звонки с сервера OCS R2. Расходы на сотовую связь исключаются и у мобильных пользователей: когда они нажимают кнопку вызова абонента, система OCS R2 выполняет ответный вызов на их сотовые телефоны, а затем соединяет их связываемыми абонентами по корпоративным тарифам телефонной связи.
Экономия финансовых средств и ресурсов с помощью системы объединенных коммуникаций
(Средние расходы на международную связь (50 долларов США x 70 % е сокращение) + (средняя интенсивность использования сотовой связи ( 90 долларов США x 30-процентное сокращение для США) x 12месяцев x 1000 пользователей = 744тыс. долларов США ежегодной экономии .
Величина экономии будет различной в зависимости от должности пользователя и интенсивности международных звонков. Окупаемость со сроком менее 6месяцев достижима при целенаправленном охвате пользователей, которым необходима высокая интенсивность международной телефонной связи.
Г) Затраты на производственные объекты, включая арендную плату и эксплуатационные расходы, например расходы на освещение, отопление, электроснабжение, охрану, и иные расходы являются важной статьей сокращения затрат.
Многие компании используют решения для объединенных коммуникаций в целях организации работы персонала в удаленном режиме хотя бы часть рабочего времени при совместном использовании рабочих мест в случаях, когда сотруднику необходимо посетить офис. Исследования, проводимые на фоне роста масштабов предприятий и удлинения ежедневного пути сотрудников до работы, показывают, что при внедрении функциональных возможностей для эффективной удаленной работы удовлетворенность и производительность сотрудников повышается. После внедрения этих программ экономии можно достичь путем сбора оставшегося в офисе компании персонала в одном помещении отключения освещения, электроснабжения и отопления целыми секциями, этажами и зданиями. Если перспективы экономии расходов на производственные площади носят долгосрочный характер, их можно сдать в субаренду, расторгнуть договоры об аренде или про дать принадлежащие компании производственные объекты.
Конечно, величина экономии и затрат на обеспечение рабочих условий (освещение, отопление, кондиционирование) и чистых затрат на квадратный метр будет различна для разных отраслей и регионов. Что касается рабочей площади офиса, которая наиболее пригодна для экономии затрат ее использование варьируется от 14м2 до 28м2 на одного сотрудника, в среднем составляя 20,4м2. При уровне цен большого города около 291 доллара США за м2 в год ежегодная экономия может составлять от нескольких сотен долларов на каждого сотрудника просто благодаря выключению освещения в помещениях и экономии электроэнергии до 6тыс. долларов США на каждого сотрудника в год, если отказаться от аренды или исключить аренду Период окупаемости в 3-6 месяцев типичен в случае отказа от аренды.
2. Оптимизация инфраструктуры коммуникаций. Рекомендации по сокращению затрат и экономии на наборе ИТ –кадров в краткосрочной и долгосрочной перспективе за счет объединения и вывода из эксплуатации устаревающего
или излишнего оборудования и приложений для коммуникаций.
3. Максимальное использование всех возможностей человеческого капитала. Особое внимание уделено способам снижения трудоемкости работ, связанных с использованием коммуникаций, как для смягчения последствий незамедлительного снижения расходов, так и для управления сокращением времени сверхурочной работы, временными увольнениями и естественной убылью рабочей силы.
2.4 Потенциальные преимущества объединенных коммуникаций
Каждая крупная категория содержит убедительные возможности экономии. Выбор действий будет зависеть от потребностей компании и наличия времени. Почти в каждом
Случае значительной экономии можно достичь всего за несколько месяцев путем сокращения командировок, затрат на услуги конференц –связи и расходов на обычную и сотовую телефонную связь. Аналогично, оптимизация процедур лицензирования программного обеспечения способна обеспечить экономию финансовых средств за несколько месяцев. Выгоды от оптимизации инфраструктуры проявляются, как правило, позднее— через один или два квартала, поскольку необходимо осуществить физические изменения и изменить конфигурацию программного обеспечения, однако достигаемая экономия и преимущества являются значительными и долгосрочными. Максимальное использование всех возможностей человеческого капитала обеспечивает несколько более масштабную потенциальную экономию или исключение затрат и может оказаться чрезвычайно важным в условиях сокращения штата сотрудников, однако для реализации всего имеющегося потенциала экономии может потребоваться изменение методов и процедур ведения бизнеса.
Для облегчения планирования и реализации экономии корпорация у Майкрософта есть калькулятор экономической выгоды чтоб оценить экономии выгодности объединенных коммуникаций; представители по связям с клиентами и партнеры