Обеспечение достоверности и сохранности документной информации

Содержание
Введение
1.Обеспечение сохранности документной информации
1.1 Экспертные комиссии организаций
1.2 Критерии оценки информационного содержания документов
2. Общие требования к формированию и хранению дел
2.1 Номенклатура дел организации
2.2 Установление сроков хранения дел
3. Обеспечение сохранности документов
3.1 Основные положения хранения документов
3.2 Размещение документов в хранилищах
3.3 Акт о выделении документов к уничтожению
Заключение
Список литературы

Обеспечение достоверности и сохранности документной информации

Номенклатура дел является также учетным документом для дел временного (до 10 лет) хранения.
Единая форма бланка для номенклатуры дел установлена Федеральным архивным агентством, опубликована ГСДОУ, в Основных правилах работы ведомственных архивов и является обязательной для всех учреждений, организаций и предприятий независимо от ведомственной подчиненности и форм собственности.
Номенклатура дел разрабатывается во всех структурных подразделениях организации. В структурных подразделениях номенклатуры дел обычно разрабатываются ответственными за документацию с привлечением ведущих специалистов. 5
Одним из первых этапов составления номенклатуры дел является изучение документов организации. В номенклатуру дел включаются все документы, составляемые в данной организации и поступившие в нее издругих организаций. Также включаются документы общественных организаций (профсоюзной, добровольных обществ и т.д.). Документы с грифом «Для служебного пользования» (ДСП) и справочные картотеки, журналы учета документов и изданий с грифом ДСП подлежат обязательному включению в номенклатуру дел организации.
Также включаются незаконченные делопроизводственные дела, которые поступили из других организаций для их продолжения. В номенклатуре должны быть учтены все справочные картотеки и журналы к документам.
Номенклатура дел организации на следующий календарный год составляется в 3-4-м кварталах текущего года, визируется руководителем организации и подписывается руководителем службы ДОУ, а потом направляется на согласование с ЭПК соответствующего архивного учреждения.
После всех необходимых согласований номенклатура дел вводится в силу грифом утверждения руководителя организации до начала нового делопроизводственного года и действует в течение 5 лет. Она подлежит пересоставлению лишь в случаях коренного изменения функций и структуры организации (структурного подразделения). При отсутствии таких изменений номенклатуру в конце каждого года уточняют, при необходимости корректируют и автоматически вводят в действие с 1 января следующего года.
При оформлении используется титульный лист, если это министерство, ведомство, или общий бланк организации.
В качестве первой графы номенклатуры дел указывают наименования структурных подразделений (отделов), их индексы (номера) включаются в номенклатуру и, дополненные порядковым номером дела в пределах подразделения, составляют индекс дела.
При сложной иерархической структуре индекс может состоять из индекса управления, индекса внутри управления и порядкового номера дела. Например, управление делами имеет индекс 01, его структурные подразделения будут иметь индексы: канцелярия - 01.1, отдел правительственной переписки - 01.2 и т.д. А индексы дел внутри подразделений - 01.1-1, 01.2-1, 01.2-2 и т.д.
Во второй графе указываются полные заголовки дел. При этом в разделе может быть использована следующая последовательность наименований дел:
организационно-распорядительная документация;
плановая документация;
отчетная документация;
документация, относящаяся к выполнению вопросов основной деятельности;
документация, относящаяся к проверкам (ревизиям) выполнения основной деятельности;
документация, относящаяся к учетно-справочной работе с документами.
Внутри каждого раздела наименования дел рекомендуется систематизировать по степени их важности: документация вышестоящих организаций, собственная документация организации. Например, сначала в номенклатуре будут указаны дела, в которых сгруппированы распорядительные документы вышестоящих органов, а потом дела с распорядительными документами своего руководства, коллегиального органа и т.д.
Целесообразно соблюдать последовательность расположения заголовков дел в разных разделах номенклатуры одной организации.
Первый экземпляр номенклатуры дел, утвержденный руководителем организации, полностью заполненный по итогам прошедшего года и подписанный руководителем службы ДОУ, является документом постоянного срока хранения организации.6
После окончания делопроизводственного года к номенклатуре дел службой ДОУ составляется итоговая запись со статистическими сведениями о количестве заведенных дел по группам:
дела со сроками хранения до 10 лет;
дела со сроками хранения свыше 10 лет;
дела со сроком хранения «постоянно».
Арифметический подсчет должен вестись с учетом «переходящих» дел и дел, сроки хранения которых определены не окончательно, - «с пометкой ЭК (ЭПК)».
Итоговые сведения о количестве дел, картотек, файлов и других единиц хранения сообщаются в архив своей организации и в государственный (муниципальный) архив, если он принимает документы данной организации на хранение. Данные сведения необходимы архиву для приема и размещения дел постоянного и временного хранения.
В организациях дела формируются централизованно секретарем фирмы или делопроизводственной службой или децентрализованно - несколькими структурными подразделениями.
Формирование дел в структурных подразделениях осуществляется либо исполнителями, ведущими определенный круг вопросов в своем структурном подразделении, либо централизованно по подразделению специально выделенным сотрудником. Во втором случае легче обеспечить методическое единство и качество формирования дел, контроль за ними со стороны руководства и службы ДОУ.
Правильность формирования дел устанавливается, а при проверках оценивается органами архивной службы, другими контролирующими органами (в своей сфере деятельности) и достигается соблюдением ряда правил, обязательных для государственных организаций.
Целесообразна и не противоречит правилам практика сбора документов при их незначительном количестве за несколько лет с оформлением дела как переходящего с соответствующими отметками за все годы накопления документов в деле.
Документы следует группировать в дела постоянного и временного сроков хранения раздельно. Например, следует хранить в различных делах оригиналы и копии документов, годовые и квартальные планы работы и т.д., поскольку эти документы имеют различные сроки хранения.
Допускается временная группировка в одном деле документов различных сроков хранения, если они относятся к одному вопросу. По окончании календарного года и решения вопроса такие документы рекомендуется перегруппировать в самостоятельные дела.
2.2 Установление сроков хранения дел
Значение документов, откладывающихся в организации фондо-образователе, неодинаково. Одни необходимы только для оперативной работы в течение определенного времени и их долговременное хранение нецелесообразно и неэффективно из-за ограниченных площадей ведомственных архивов организаций. Другие документы имеют большой период практического использования, обладают научным, историческим значением и должны храниться постоянно в государственных архивах. Проставление сроков хранения проводится на основе специальных перечней типовых и ведомственных документов.
При установлении сроков хранения надо также учитывать, что некоторые статьи перечней могут быть разбиты на пункты, содержащие документы, имеющие с разные сроки хранения, поэтому из перечня следует выбирать тот пункт и срок хранения, к которому относятся конкретные документы.
При установлении сроков типовым перечнем следует пользоваться лишь при отсутствии ведомственного перечня, так как в ведомственном перечне состав и содержание документов организации отражены с большой полнотой и конкретизацией. Сроки хранения документов, не предусмотренных типовым или ведомственным перечнями, устанавливаются ЭПК соответствующего архивного учреждения после представления необходимых материалов ведомственным архивом и ЦЭК (ЭК) организации.
В номенклатуру дел организации должны переноситься из перечней и специальные отметки, относящиеся к срокам хранения документов. Отметка в перечне «5 л. ЭПК» означает, что по истечении указанного срока вопрос о дальнейшем хранении документов решается ЭК организации в ЭПК архивного органа. В зависимости от принятого решения срок хранения этих дел может оставаться временным без отметки «ЭПК» или заменяться на постоянный, если ЭК и ЭПК придут к выводу, что документы уничтожать рано.
О сроках хранения отдельных категорий документов делаются следующие отметки. К документам распорядительного, нормативного, методического характера в организации, не являющейся автором, в номенклатуре проставляются отметки «До замены новыми», «До минования надобности». Отметка «Хранить до передачи в государственный архив, не принятые уничтожаются по миновании надобности», означает, что вопрос об окончательном сроке хранения данной категории дел решается по усмотрению государственного архива.
Правильное определение сроков хранения недостаточно проводить лишь на основании заголовков дел и их соотнесения со статьями перечня. Необходимо проводить и анализ фактического содержания имеющихся в делах документов. Если в деле содержатся документы по одному вопросу, но различной значимости, с разными сроками хранения (например, 3 года, 5 лет, 10 лет), то время хранения устанавливается по документам, имеющим более длительный срок хранения (в приведенном случае - 10 лет).
Исчисление сроков хранения документов, законченных делопроизводством в текущем году, начинается с 1 января следующего года.
3. Обеспечение сохранности документов
3.1 Основные положения хранения документов
Дела кратковременного (до 10 лет), долговременного (свыше 10 лет) и постоянного сроков хранения сохраняются в организации:
до завершения установленного срока и выделения их к уничтожению;
до сдачи дел на государственное хранение;
до ликвидации организации.
В течение всего установленного срока хранения должны обеспечиваться не только учет документов, но и их физическая сохранность и использование. Это предъявляет определенные требования к обработке самих дел и оборудованию архивохранилищ. Документы архива подразделяются на документы общего и обособленного хранения, на бумажной и пленочной основе. В состав последних включают не только пленки для фото, видео - и, фонозаписи, но и другие компьютерные носители информации, еще не оформившиеся в самостоятельную группу.
Срок хранения документной информации на компьютерных носителях данных определяется на общих основаниях по соответствующим статьям Перечней. Согласно принципам архивного дела документ должен храниться на том носителе информации, на котором он был создан. Поэтому хранение офисных документов на компьютерных носителях не запрещено, но и не приветствуется в силу объективных причин.
До настоящего времени более надежного и дешевого, чем бумага (документ на бумаге уже есть, он бесплатен!), носителя с более универсальной и автономной системой записи и чтения информации пока в офисных технологиях не появилось.
Необходимо также помнить, что длительное хранение документов на нестабильных съемных носителях, например дискетах, требует частых, не реже чем полугодовых, проверок и перезаписи хранимой информации на новые носители в двух экземплярах. Длительное, т. е. свыше 10 лет, хранение архивной информации на жестком диске компьютера также рискованно из-за возможных сбоев и вирусных атак.
В настоящее время единственно возможным носителем для записи архивируемых документов может считаться неперезаписываемый (документы править нельзя!) оптический диск (CD-R), хотя в последнее время возросли претензии и к его качеству.
Постепенно практика подходит к тому, что все больше фирм признают целесообразным размещать на оптических дисках документы со сроками хранения только до 10 лет. А в качестве рабочей копии для каждодневного использования возможно создание электронной копий документов с более длительными сроками хранения, например личных дел сотрудников. Надежнее при этом сканировать и хранить документы в графическом формате для сохранения всех визуальных особенностей документов. 7
При значительном объеме документов на компьютерных носителях и документных баз данных, образовавшихся в процессе электронного документирования, для их хранения организуется самостоятельное или в составе действующего архива хранилище электронных документов.
3.2 Размещение документов в хранилищах
Продуманное размещение документов позволяет рационально использовать помещение и сократить затраты на поиск дел, обеспечить оптимальные условия хранения и возможность эвакуации архива при возникновении чрезвычайных обстоятельств.
В основе размещения архивных документов в организациях лежит создание наилучших условий для документов постоянного хранения, удобства оперативного использования документов. Документы общего делопроизводства, конфиденциальные, по личному составу и технические хранятся обособленно, по возможности в различных хранилищах.
При определении помещений, необходимых для размещения дел, учитывается динамика движения дел. Так, в архиве организации более целесообразно размещать дела не только по структурным подразделениям в соответствии с описями и номенклатурами дел, но и по срокам их выделения к уничтожению. Для ориентации в динамично изменяющемся составе дел составляются топографические указатели, а все помещения, стеллажи в них нумеруются слева направо от входа. Полки также нумеруются в соответствии с установкой дел, т.е. стеллажно сверху вниз.
Документы должны храниться в помещениях, отделенных от рабочих комнат сотрудников и защищенных от доступа посторонних лиц. Хранилища должны быть дополнительно защищены открывающимися изнутри решетками (для экстремальной эвакуации) на окнах первого этажа архивохранилища, двери дополнительно укреплены и снабжены замками. От прямых солнечных лучей окна защищают специальным остеклением, краской, плотными шторами. Из-за повышенной пожароопасности хранилища документов оборудуются светильниками закрытого типа, вынесенными вне хранилищ выключателями и предохранительными щитами. Обязательной принадлежностью архивохранилища являются многовариантные средства пожаротушения (в том числе и нежидкостные, например песок и брезент).
Архивы должны иметь:
специальные передвижные или стационарные стеллажи с шириной полок не менее 25 см;