Кадровое делопроизводство в современном документационном обеспечении управления

Оглавление

Введение
1. Теоретические и методические основы кадрового делопроизводства
2.Анализ эффективности управления персоналом ИП Ердякова
2.1.Краткая характеристика ИП Ердякова
2.2. Анализ состояния кадровой работы ИП Ердякова
3. Результаты исследования и выводы по состоянию кадрового делопроизводства ИП Ердякова
4. Рекомендации и мероприятия по улучшению ведения кадрового делопроизводства ИП Ердякова
Заключение
Библиографический список

Кадровое делопроизводство в современном документационном обеспечении управления

Главным управляющим магазина является генеральный директор Ердякова Галина Николаевна. Она организовала магазин бытовой химии и товаров народного потребления. В ее подчинении находится все сотрудники магазина «Гея». Рассмотрим поподробнее магазин «Гея».
В подчинении у директора находятся управляющий. Он определяет перспективы развития магазина, ищет новых поставщиков, обеспечивает высокое качество продукции и улучшение ее ассортимента.
Также в подчинении у директора магазина находится специалист по кадрам. Он занимается обеспечением магазина кадрами рабочих и служащих требуемых профессий и специальностей. Обеспечивает прием, размещение и расстановку молодых специалистов и рабочих, принимает трудящихся по вопросам найма, увольнения и перевода. Участвует в организации повышения квалификации специалистов и подготовка их к работе, отправляет на тренинги. Изучает, обобщает итоги работы с кадрами, анализирует причины текучести, прогулов и других нарушений трудовой дисциплины и др.
За учетом поступления финансовых средств, оплатой счетов, начислением заработной платы и сдачей отчетов занимается главный бухгалтер.
В подчинении у управляющего находятся четыре менеджера, которые являются специалистами в своем отделе. Они составляют заказ на товар, принимают его, а также следят за работой продавцов-консультантов. Которые, в свою очередь, ведут работу с покупателями, общаются с ними, помогают определиться с выбором, покупателей на кассу. Кассиры, затем, пробивают чек на оплату товара.
Данную организационную структуру можно отнести к линейно-функциональной структуре управления. Плюсом данной формы управления является качественное разделение труда в управлении, при котором линейные руководители сохранили за собой право отдавать распоряжение и принимать решения при участии и помощи функциональных работников. Минусом в такой организационной структуре управления является постоянная необходимость в согласовании принимаемых решений, что вызывается решением производственных задач, обусловленных новыми целями функционирования и требующих определенных знаний. Это приводит к замедлению сроков реализации товара, хотя при такой небольшой структуре, этот минус является незначительным.
Финансовые показатели можно изучать несколькими методами:
Анализ динамики товарооборота, прибыли, средней суммы покупки и количества покупок по дням недели – позволяет выявить товарные группы, которые притягивают покупателей и которые отталкивают. По результатам анализа надо подкорректировать ассортимент и ценовую стратегию в плохо работающих группах; анализ структуры товарооборота и прибыли (АВС-анализ) – помогает определить значения товарных групп, подгрупп и марок. В итоге оптимизируется ассортимент, происходит распределение площадей и полочного пространства; анализ эластичности товарооборота – можно проводить по товарным группам и по отдельным маркам. Необходим для изменения ассортимента и выкладки, определения марок, которые потребляет малая часть покупателей.
Для расчета производительности труда персонала, необходимо поделить весь персонал на категории: для продавца-консультанта считается товарооборот и количество позиций в час, которые он обслуживает, для кассира – количество пробитых чеков в час. Показатель работы конкретного сотрудника сравнивается со средним по магазину.
Анализ характеристик покупательской среды позволяет определить степень привлекательности торгового пространства для посетителей. Осуществляется путем визуального наблюдения. Состоит из нескольких методов:
Показатель эффективности использования торговых площадей
Результаты анализа можно нанести на план магазина, тогда станет понятно, какие участки торгового зала работают слабо или совсем не работают, куда покупатели не доходят из-за особенностей планировки или неудачного размещения товарных групп в зале.
Среднее время пребывания покупателей – этот показатель не слишком велик, значит, планировка торгового зала и выкладка товара не слишком удачны, «зацепить» покупателя не удалось;
Среднее количество покупателей и распределение количества посещений по дням недели;
Показатель среднего чека – лучше анализировать за месяц. Отражает динамику импульсных покупок. Данный показатель магазина довольно велик.
Прибыль магазина расходуется по следующим статьям: заработная плата; прочие выплаты; начисление на оплату труда; приобретение услуг; услуги связи; транспортные услуги, коммунальные услуги; арендная плата за пользование имуществом; услуги по содержанию имущества; прочие услуги; обслуживание долговых обязательств; обслуживание внутренних долговых обязательств; обслуживание внешних долговых обязательств; безвозмездные и безвозвратные перечисления организациям; безвозмездные и безвозвратные перечисления государственным и муниципальным организациям.
Стиль руководства – это привычная манера поведения руководителя по отношению к своим подчиненным с целью повлиять на них или побудить к действию (выполнению заданий).
В магазине «Гея», на мой взгляд, в связи со сложившейся ситуации в экономике сформировалась авторитарный стиль руководства. При этом создана видимость демократического. В общем виде стиль взаимоотношений руководитель-работник выглядит следующим образом: «мы посовещались и я решил». Весь объем полномочий сконцентрирован у Генерального директора – Г.Н. Ердяковой, но работники вправе высказывать свои мнения относительно улучшения работы магазина. Это позволяет стимулирует творческую деятельность работников; повышает мотивацию труда; улучшает психологический климат и удовлетворенность от выполненной работы
Авторитарный стиль управления состоит в том, что вся полнота власти находится у руководителя и все решения принимаются им единолично, не учитывая мнения подчиненных. В данном случае используется командный метод управления. Авторитарный стиль управления необходим в кризисной ситуации, когда решения должны приниматься быстро и быть четко скоординированы, что значительно затрудняется в условиях коллективной деятельности по разработке решений.
Положительные моменты: не требует особых материальных затрат; позволяет быстрее наладить взаимодействие между сотрудниками и подразделениями.
Отрицательные моменты: подавляет инициативу; требует громоздкой системы контроля работы персонала; повышает степень бюрократизма. В результате снижается удовлетворенность сотрудников своей деятельностью и повышается их зависимость от руководителя. Долгосрочное использование такого стиля управления приводит к существенному снижению степени эффективности работы предприятия.
При этом работники ИП Ердякова социально защищены – им обеспечен соц. пакет, они имеют все социальные гарантии своего труда.
2.2. Анализ состояния кадровой работы ИП Ердякова
Порядок приема граждан на работу в магазин «Гея» включает следующие процедуры: обращение гражданина к инспектору по кадрам по собственной инициативе или по направлению соответствующего учреждения, занимающегося трудоустройством; получение от гражданина необходимых документов и их изучение; собеседование, уточнение сведений, указанных в документах; заполнение бланка приказа о приеме на работу (форма Т-1); собеседование гражданина с инспектором по кадрам, прохождение инструктажа; составление, согласование и подписание трудового договора; выдача работнику экземпляра трудового договора; заполнение инспектором по кадрам унифицированной формы приказа о приеме на работу, распечатка бумажного экземпляра приказа, визирование приказа, его подписание Генеральным директором; ознакомление работника с приказом; выдача по его просьбе заверенной копии приказа; информирование сотрудников о приеме на работу нового работника и дате начала работы; внесение фамилии работника в табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы (форма Т-12); заполнение личной карточки формы №Т-2; внесение фамилии работника в первичные учетные бухгалтерские документы; внесение соответствующей записи в трудовую книжку работника.
Трудовой договор заключается в письменной форме в двух подлинных экземплярах. Подписывается руководителем организации и работником. Роспись руководителя заверяется печатью ИП Ердяковой. Один экземпляр передается работнику, другой хранится у работодателя. Возможно заключение срочных коллективных трудовых договоров, например, наем ремонтной бригады.
Все работники магазина «Гея» вовлекаются в учебный процесс, включающий в себя непосредственно обучение и аттестацию.
Обучение (повышение квалификации) – комплекс мероприятий, направленных на повышение уровня профессиональной подготовки работников, ознакомление их с нововведениями как в порядке и правилах действующих в организации, так и в законодательстве, а также на введение единообразия и выработку у работников фирменного стиля.
Аттестация – процедура оценки уровня знаний, приобретенных сотрудниками в процессе обучения и применения их в повседневной деятельности.
Ответственным за организацию и проведение процесса обучения и аттестации является инспектор по кадрам. Основой процесса обучения являются планы обучения, которые составляются инспектором по кадрам с учетом требований, предъявляемых к каждой из категорий работников, подлежащих обучению, и пожеланий Генерального директора.
План обучения составляется на один квартал, согласуется и утверждается Генеральным директором до 20 числа месяца, предшествующего наступающему кварталу. Генеральный директор в трехдневный срок принимает решение об утверждении плана. К плану прилагается ориентировочная смета расходов, которая тоже подлежит утверждению.
План обучения должен содержать информацию о теме и форме проводимых занятий, дате и времени проведения, количестве отводимых часов, месте проведения, лице, проводящем занятие и целях, которые ставятся перед ним, а также план должен быть разбит на тематические разделы, после изучения которых, обязательно проведение мероприятий по контролю усвоения материала с выставлением оценок.
Аттестация проводится в первом месяце квартала, следующего за отчетным, с 10 по 25 число. Для работников, не имеющих возможности сдачи аттестации в указанный период по уважительной причине (отпуск, болезнь и т.д.), представителем аттестационной комиссии назначается дополнительный день сдачи в первой декаде второго месяца квартала, следующего за отчетным. Для проведения аттестации создается аттестационная комиссия.
Аттестации подлежат все работники предприятия, кроме Генерального директора.
Документирование перевода сотрудника на другую работу или должность включает в себя составление ряда документов: личного заявления работника, представления (или докладной записки), нового трудового договора и приказа о переводе.
Основная проблема в данной организации состоит в том, что управленческие процессы недостаточно автоматизированы. Хотя широкое распространение в офисной деятельности многих организаций технологий работы, связанных с использованием компьютерной техники обусловлено упрощением офисной работы – возможностью компьютерной обработки документов. При всем разнообразии имеющихся программ существуют общие принципы и способы подготовки документов с использованием средств вычислительной техники.
В разнообразии предложений на рынке СЭД, возникает вопрос, какую систему выбрать потребителю, чем они отличаются друг от друга, как их систематизировать. Системы, можно характеризовать по ряду критериев: функционалу, производителю, используемым технологиям.
Каждый потребитель САДЭД желает получить в свое пользование идеальный в своем внешнем и внутреннем содержании продукт. Система должна удовлетворять требованиям не только конкретных пользователей, ежедневно работающих с ней на своем рабочем месте, но и администраторов, которым придется ее налаживать и обслуживать в дальнейшем, а также бухгалтеров и управленческий персонал, одним словом тех, кто принимает решения и выделяет средства на покупку и внедрение системы.
При решении широкого спектра задач предприятий каждый желает, чтобы система настраивалась «под себя» и в тоже время она должна быть «коробочным» продуктом, который будет внедряться, и поддерживаться силами коллектива. Конечно, можно получить идеальное настраиваемое решение, которое бы учитывало все бизнес-процессы компании, но внедрение таких систем, как правило, занимает от нескольких месяцев до года и даже более и требует немалых финансовых затрат. Но, как известно, сроки внедрения должны быть минимальным, а обучение персонала быстрым, «безболезненным» и желательно без отрыва от производственной деятельности.
Система должна поддерживать как бумажный, так и электронный документооборот, а также бизнес-процессы организации, что практически невозможно, так как системы поддерживают либо стандарт DMS (делопроизводство, системы управления документами) либо Workflow (автоматизация деловых процедур, проектирование и организация маршрутных бизнес-процессов).
Она должна служить таким решением, которое бы предусматривало дальнейшее и дальнейшее ее расширение (за счет добавления новых модулей, к примеру, ЭЦП, сканирования, электронных библиотек, хранилищ документов, web-приложений и т.д.).
Особое требование предъявляется к принципам реализации защиты данных в системе, то есть, как организована система прав, поддерживается ли использование ЭЦП и шифрования, интегрируется ли с антивирусными пакетами и т.д.
Не последнюю роль при выборе занимают такие вещи как СУБД, используемая системой, и средство разработки. Чем распространенней СУБД, тем проще с ней работать и тем независимей пользователь от разработчика системы, ему легче найти специалиста, который бы смог установить и настроить ее. На многих современных СУБД могут реализовываться несколько программных продуктов, а это еще один плюс в пользу их выбора. Также уделяется внимание средству разработки программы. Чем известнее и распространеннее средство разработки, тем больше специалистов, которые им владеют и смогут разрабатывать дополнительные компоненты для СЭД, опять же, тем меньше стоимость их услуг, т.к. они не являются «эксклюзивом».
Очень важным является способность программы к интеграции с другими продуктами. Многие пользователи хотели бы видеть свою используемую систему, в которой ведется работа с документами (делопроизводства, бухгалтерии, отдела кадров, сметной и проектной документации и т.д.) как единую корпоративную.
С одной стороны, продукт должен быть массовым, чтобы пользователь мог сам осуществлять некоторые настройки системы (например, такие как словари, справочники, типовые маршруты и т.п.), не прибегая лишний раз к услугам администратора. Администратор должен осуществлять только функции по обеспечению безопасности информации, контролируя права и действия пользователей.
В настоящий момент уже недостаточно предоставлять продукт с функционалом больше, чем у конкурента и лучше ориентированным на решение конкретных задач. Так устроен человек, что, прежде всего, он обращает внимание на обертку, а уж потом на содержание. В нашем случае оберткой является интерфейс программного продукта, и чем он привлекательнее (современнее, ярче) и доступнее в понимании, тем большим спросом пользуется. Еще разработчики часто специально «незашивают» некоторые функциональные возможности, которые программа могла бы выполнить и сама. Они предоставляют эту возможность в виде «конструктора», при использовании которого пользователь почувствует себя не меньше, чем продвинутым программистом. Наличие таких «игрушек» тоже оказывает свою роль при выборе систем. Но не стоит «заигрываться», так как данные возможности «съедают» определенное количество рабочего времени, хотя и бесспорно имеют некоторые свои достоинства.
Потребитель внимательно подходит и к выбору разработчика САДЭД. Оценивает, сколько он уже существует на рынке автоматизированных систем, как себя зарекомендовал среди пользователей и конкурентов, каким образом осуществляет техническую поддержку продуктов, как часто выпускает обновление системы и многое другое.
Таким образом, популярность той или иной автоматизированной системы зависит от дружественности ее интерфейса, простоты в установке и эксплуатации, легкости в освоении, надежности, актуальности времени, а также стоимости ее внедрения и поддержки. В погоне за рекламой и предлагаемыми супервозможностями покупаемого продукта компании нужно ясно представлять круг решаемых с ее помощью задач, каким образом они будут реализовываться и реальное соотношение цена-качество. Конечно, развитые функциональные возможности с учетом современных требований, безусловно, плюс. Но, стоит подумать об их востребованности в дальнейшем.
3. Результаты исследования и выводы по состоянию кадрового делопроизводства ИП Ердякова
В организации кадрового делопроизводства ИП Ердякова мною обнаружено несоответствие действующему законодательству. Сомнительно, если бы не было обнаружено одного упущения. Иметь абсолютно идеальное состояние дел еще не удавалось никому13.
Неправомерное заключение трудовых договоров на определенный срок. Многие организации, принимая сотрудника на работу, норовят использовать срочный трудовой договор для оформления работника на работу, тогда как такой вариант оформления трудовых отношений возможен лишь в строго определенных случаях. Все они перечислены в ст. 58 и 59 ТК РФ14. Причем даже личная просьба работника о заключении с ним трудового договора на определенный срок (при отсутствии к тому достаточных оснований) не может служить оправданием для отступления от требований закона.
Произвольное установление работодателем испытательного срока.
Испытание допускается законодательством в качестве своеобразной проверки деловых и профессиональных качеств работника. По результатам испытания работодатель имеет возможность судить о том, насколько тот или иной работник соответствует занимаемой должности. Процедура и условия установления испытания строго регламентированы Трудовым кодексом (ст. 70 ТКРФ)15. Суть допускаемых нарушений в том, что испытательный срок устанавливается на более длительный, чем предусмотрено в законе, период времени либо назначается для тех категорий работников, для которых он не может быть установлен по закону (ст. 70 ТКРФ)16.
Подмена трудового договора соглашениями гражданско-правового характера.
С некоторыми сотрудниками заключен гражданско-правовой договор, хотя отношения с ними носят трудовой характер и подлежат регулированию трудовым законодательством, т.е. в данном случае должен быть заключен трудовой договор. Не желая обеспечивать работника положенными по Трудовому кодексу льготами и привилегиями, работодатели при приеме на работу прибегают к заключению договора подряда или договора на оказание услуг. Несложная экспертиза договора, выдаваемого работодателем за гражданско-правовой, дает заключение о маскировке трудовых отношений под гражданско-правовые. Нахождение в гражданско-правовом договоре условий о подчинении сотрудника правилам внутреннего трудового распорядка, условия о месте и времени выполнения работы, фиксированный размер вознаграждения за труд – все это свидетельствует о незаконных действиях работодателя.
Несоблюдение установленных инструкцией правил по заполнению трудовой книжки: несоответствие наименования организации указанного в трудовой книжке, реальному наименованию юридического лица по учредительным документам. В данном случае запись в трудовй должна выглядеть следующим образом:
Индивидуальный предприниматель Ердякова (ИП Ердякова)
Принята на должность кассира
Внесение излишних данных в различные разделы трудовой книжки (внесение записи о выговоре в раздел «Сведения о награждении», времени учебы в вузе);
Отсутствие подписи работника под записью об увольнении.
Прием сотрудников на работу, которая противопоказанаим по тем или иным основаниям.
Например, направление женщины, имеющей малолетнего ребенка в возрасте до трех лет, на работу, производимую вахтовым методом (ст. 298 ТК РФ)17. Информацию о подобных нарушениях Инспектор может получить как во время беседы с работниками, так и из кадровых документов (журнала учета работников, не достигших возраста 18 лет, приказов по личному составу, личных дел работников).
Прием на работу без заключения письменного трудового договора или с заключением в одном экземпляре.