Функциональный анализ систем управления и его особенности.

Содержание

Содержание
Введение
1.Система управления
1.1.Понятие системы управления
1.2.Понятийный аппарат системы управления
1.3. Типы систем управления
2. Функциональный анализ систем управления и его особенности
2.1. Функциональный анализ и его особенности
2.2. Анализ функций систем управления
3.Процесс и методы исследования функций систем управления
3.1.Процесс и методы исследований функций управления
3.2. Последовательность функций
Заключение
Список использованной литературы

Функциональный анализ систем управления и его особенности.

Принцип разомкнутого управления означает:
знание преобразований Хо в Yо в объекте управления в явной форме, что является практически неразрешимой задачей. В кибернетике для характеристики объекта, поведение которого непредсказуемо, существует понятие «черный ящик». Это понятие можно распространить на большинство производственных систем, относящихся к классу очень сложных вероятных систем;
система управления должна быть способна реагировать на любое воздействие внешней среды, являясь как бы фильтром, через который проходят все воздействия внешней среды на объект управления. Следовательно, система управления должна быть способна воспринять всю информацию, предназначенную объекту управления, и преобразовать ее, обладая таким же разнообразием, как и внешняя среда, что невозможно. Устранить указанные недостатки позволяет принцип обратной связи.
Обратная связь в системе управления позволяет устранять даже те воздействия, природа которых неизвестна или их трудно предусмотреть заранее. Кроме того, совершенно не нужно знать все элементы процесса преобразования входа в выход в объекте управления. Использование обратной связи практически исключает ситуацию увеличения разнообразия выхода по сравнению с установленным. Однако, система успешно работает в условиях относительно небольших отклонений; значительные отклонения требуют от органа управления специального анализа возникшей ситуации.
Комбинированная система управления использует одновременно принципы управления по отклонениям и по возмущениям (рис.6). Она совмещает преимущества разомкнутых и замкнутых систем, но ее реализация требует значительных затрат.
Механизм управления для самоорганизующихся систем требует наличия двух контуров обратных связей (рис.7).
Рис.6. Комбинированная система управления

Рис. 7. Модель управления саморазвивающейся системой
В первом контуре оперативная информация обеспечивает устойчивость системы. Во втором осуществляется целенаправленный отбор информации, формирование опыта управления, на основе которого принимаются решения об изменении органа управления, происходит зарождение новых структур и реорганизация или ликвидация устаревших. Таким образом, второй контур – это контур отбора и накопления информации и опыта, контур адаптации, самообучения и, следовательно, самоорганизации.
2. Функциональный анализ систем управления и его особенности
2.1. Функциональный анализ и его особенности
Цель функционального анализа - исследование динамических характеристик системы путем определения: процессов изменения ее состояния с течением времени на основании принятых алгоритмов функционирования. Объектами исследования функционального анализа являются реализуемые системой методы и алгоритмы управления.
К основным показателям процессов функционирования относятся:
продолжительность реализации полного цикла управления;
время достижения поставленной цели;
степень соответствия полученных результатов цели управления;
ресурсы, затраченные на достижение поставленной цели управления;
показатели всей совокупности частных задач, решаемых в процессе функционирования системы управления.
Общая процедура функционального анализа включает следующие этапы:
определение и описание общего процесса управления, реализуемого исследуемой системой;
декомпозицию общего процесса управления на ряд частных функций (задач, операций), выполняемых элементами системы управления;
определение качественных и количественных характеристик исследуемых процессов и функций управления;
формирование критериев и оценку эффективности функционирования системы управления;
принятие решения о необходимости совершенствования функциональных характеристик системы управления.
Функциональный анализ систем управления имеет следующие особенности и включает:
определение целей управления и построение "дерева целей", соответствующего иерархической структуре системы управления;
определение перечня и содержания основных задач управления, установление их взаимосвязи по входной и выходной информации
анализ и рациональное распределение функций управления между органами и отдельными руководителями;
анализ и определение обязанностей, прав, ответственности и соподчиненности органов и отдельных должностных лиц при решении задач управления;
исследование и разработку эффективных методов решения задач управления.
2.2. Анализ функций систем управления
Функция управления представляет собой определенный вид трудовой деятельности, обособившийся в процессе специализации управленческого труда.
Функция менеджмента – действие, обеспечивающее выполнение специфического вида управленческой деятельности.
Функции характеризуют общие задачи и направления управленческих работ. Состав и содержание этих работ в наименьшей степени зависят от специфики конкретной организации, ее отраслевой принадлежности, размера, организационно-правовой формы и т.п.
Функции менеджмента характеризуются однородностью целей, действий или объектов их приложения.
Выделение функций менеджмента позволяет регламентировать правила и процедуры выполнения задач и видов управленческой деятельности.
Общие функции менеджмента отражают содержание основных стадий процесса управления на всех иерархических уровнях и по всем объектам управления.
К общим функциям менеджмента относятся следующие:
Формирование целей
Планирование
Организация
Контроль
Регулирование
Технологические функции менеджмента включают два основных вида деятельности, которые составляют содержание технологии труда менеджера любого уровня иерархии. Менеджер любого уровня принимает решения и выстраивает коммуникации.
Социально-психологические функции менеджмента связаны с возникающими в коллективе производственными отношениями. К социально-психологическим функциям относятся делегирование и мотивация.
Все три группы функций, дополняя друг друга, создают целостную систему менеджмента. Иными словами, менеджер любого уровня в любой организации выполняет перечисленные функции в различной последовательности и в различном сочетании.
В общем виде, функция – это совокупность действий относительно однородных по некоторому признаку, направленных на достижение частной цели и в то же время подчиненных общей цели управления4.
В теории управления различают:
-общие (основные) и
-специальные (конкретные) функции управления.
Общие функции – это виды деятельности, не связанные с особой спецификой объекта управления и общие для всех органов управления.
К ним, как правило, относят:
-планирование;
-организацию и координацию;
-мотивацию;
-контроль и регулирование
-руководство.
Перечень достаточно полно отражает этапы управленческого цикла.
Все общие (основные) функции управления должны выполняться в каждом подразделении и на каждом уровне управления. Характерная особенность общих функций – их взаимопроникновение друг в друга.
Планирование – это вид управленческой деятельности, направленной на постановку цели развития объекта и разработку программы ее достижения. Данная функция считается ведущей в цикле управления, поскольку реализация других подчинена задаче достижения общих целей.
Организация – это вид управленческой деятельности, направленной на обеспечение достижения целей. Это процесс создания структуры организации, дающей возможность людям эффективно работать вместе и обеспечивать их работу всем необходимым (персоналом, материалами, оборудованием, помещениями, денежными средствами и т.п.). Организация включает разделение на части и делегирование выполнения общей управленческой задачи путем распределения ответственности и полномочий, а также установление взаимосвязей между различными видами работ.
Координация – вид управленческой деятельности, обеспечивающей согласованное взаимодействие всех управленческих действий и функций, бесперебойность и непрерывность процесса управления.
Мотивация – это вид управленческой деятельность, целью которой является активизация деятельности отдельного человека и группы людей, направленной на достижение целей организации.
Контроль – вид управленческой деятельности, задачей которой является учет результатов работы организации, их количественная и качественная оценка.
Регулирование – это вид управленческой деятельности, посредством которой осуществляется удержание характеристик системы на определенной траектории. Регулирование направлено на предотвращение или исправление сбоев в процессе функционирования организации по отношению к цели.
Руководство – это «надфункция», «сверхфункция» управления, представляющая собой определение общего замысла управления и обеспечение необходимой направленности развития организации.
Реализация каждой функции управления осуществляется в соответствии с принципами системного подхода (рис.8)5.
Рис. 8. Принципы реализации функций управления
Помимо общих, выделяются также специализированные функции управления, обладающие специфическими характеристиками, индивидуальными для каждой конкретной организации.
Специальные (или конкретные) функции управления – это функции менеджмента, которые определяются по принадлежности управления к деятельности организации в целом или к конкретным стадиям производственного процесса.
Например, по воздействию на отдельные стадии производственного процесса выделяют:
-управление технической подготовкой производства;
-организацию основного производства;
-организацию обслуживающего производства;
-маркетинг.
По признаку воздействия на отдельные факторы производства различают:
-управление персоналом;
-управление организацией труда и заработной платой;
-материально-техническое снабжение;
-организацию финансовой деятельности.
Каждая специальная функция включает виды работ, соответствующие общим функциям.
На практике соотношение специальных и общих функций закрепляется в структуре управления. В зависимости от важности функций и конкретных объемов работ могут организовываться специальные подразделения и, наоборот, возможно объединение однородных общих функций по различным видам конкретной деятельности.
В последнее время в ряде научных работ акцент делается на две важнейшие функции менеджмента – маркетинг и инновации.
Маркетинг – широкий комплекс мероприятий, увязывающих деятельности организаций с предпочтениями потребителей и призванных обеспечить наличие нужных продуктов в нужном месте и в нужное время. Маркетинг охватывает все сферы деятельности предприятия в той мере, в какой они влияют на реализуемость производимой продукции и услуг: от исследований и разработок до закупки сырья, производства, упаковки, транспортировки, продажи клиентам, обслуживания и т.п.
Инновации включают в себя проведение научно-технических исследований и разработку новых товаров и услуг, а также осуществление каких-либо изменений в стиле работы предприятия. Нововведения осуществляются на этапе когда:
-их уже требует рынок (концепция «втягивания рынком»);
-разработан принципиально новый продукт (услуга), и встает задача вывода его на рынок (концепция «технологического проталкивания»).
Особенностью современного управления служит обеспечение сбалансированности обоих подходов к управлению организацией.
3.Процесс и методы исследования функций систем управления
3.1.Процесс и методы исследований функций управления
Процесс исследования осуществляется в рамках управляемой системы и управляющих подсистем, следо­вательно, касается всех аспектов деятельности организа­ции. Исследованию подлежат сильные и слабые стороны организации, процесс производства и сбыта (на предприятии), финансовое состояние, службы маркетинга, персонал, а также организационная культура.
Для анализа сильных и слабых сторон организации руководство предприятия должно оценить: обладает ли фирма силами, чтобы воспользоваться возможностями, и какие внутренние слабости могут осложнить буду­щие проблемы. Метод, который используется для ди­агностики внутренних проблем, называют управленче­ским обследованием. Данный метод основан на ком­плексном исследовании различных функциональных зон организации. Для целей стратегического планирования в обследование рекомендуется включить пять функцио­нальных зон:
• маркетинг;
• финансы (бухгалтерский учет);
• производство;
• персонал;
• организационную культуру;
• имидж организации.
Методика анализа производственной зоны организа­ции существенно отличается от широко известной мето­дики оценки организационно-технического уровня про­изводства. Это отличие обьясняется направленностью анализа на стратегическое управление и развивающиеся рыночные отношения. В ходе анализа производящих функций акцент делается на следующие вопросы: может ли предприятие производить товары с меньшими из­держками по сравнению с конкурентами; имеет ли дос­туп организация к новым материальным ресурсам; каков технический уровень предприятия; обладает ли предпри­ятие оптимальной системой контроля качества продух Чии; насколько хорошо организован и спланирован про­цесс производства.
Финансовое отношение организации во многом оп­ределяет, какую стратегию выберет руководство на будущее. Детальный анализ финансового состояния помо­ет выявить уже имеющиеся и потенциальные слабости организации.
При анализе маркетинговой деятельности выделяют ряд важнейших элементов исследования: доля рынка и конкурентоспособность предприятия; разнообразие и качество ассортимента товаров; рыночная демография; рыночные исследования и разработки; предпродажное и последовательное обслуживание клиентов: сбыт, рекла­ма, продвижение товара.
Решение многих проблем современного предприятия зависит от обеспеченности как производства, так и уп­равления квалифицированными кадрами. При исследо­вании кадрового потенциала анализируется кадровый состав организации на текущий момент и потребность в кадрах в будущем; компетентность и подготовка высшего руководства предприятия; система мотивации работни­ков; соответствие персонала текущим и стратегическим целям и задачам.
Исследования в области организационной культуры и имиджа фирмы дают возможность оценить нефор­мальную структуру организации; систему общения и по­ведения работников; последовательность предприятия в своей деятельности и достижении целей; положение предприятия по сравнению с другими организациями: способность привлекать высококвалифицированных специалистов.
Сказанное выше относится к факторам внутренней среды организации. Однако проводимые исследования как составная часть менеджмента анализируют и факто­ры внешней среды организации.
Анализ внешней среды служит инструментом, при по­мощи которого разработчики стратегии контролируют внешние по отношению к организации факторы с целью предвидеть потенциальные угрозы и открывающиеся но­вые возможности. Анализ внешней среды позволяет своевременно спрогнозировать появление угроз и воз­можностей, разработать ситуационные планы на случай возникновения непредвиденных обстоятельств, разрабо­тать стратегию, которая позволит организации достиг­нуть целей и превратить потенциальные угрозы в выгод­ные возможности.
Угрозы и возможности могут проявляться в областях внешнего окружения, соответственно им группируются факторы, подвергаемые анализу.
При анализе экономических факторов рассматривают­ся темпы инфляции (дефляции), налоговые ставки, меж­дународный платежный баланс, уровень занятости насе­ления, платежеспособность предприятий.
Анализ политических факторов дает возможность на­блюдать современную ситуацию, учитывая: соглашения по тарифам и торговле между странами; протекционист­скую таможенную политику, направленную против дру­гих стран; нормативные акты федерального правительст­ва и местных органов власти, уровни развития правового регулирования экономики, отношение государства и ве­дущих политиков к антимонопольному законодательст­ву, кредитную политику властей и т.д.
Рыночные факторы включают многочисленные харак­теристики, которые оказывают непосредственное влия­ние на эффективность работы организации. Их анализ позволяет руководителям разработать оптимальную стра­тегию организации и укрепить ее позиции на рынке. При этом исследуются демографические условия дея­тельности предприятия, уровень доходов населения и их распределение, жизненные циклы различных товаров и услуг, уровень конкуренции, доля рынка, занимаемая организацией и его емкость.
При анализе социальных факторов учитывают обост­ренные национальные чувства, отношение основной массы населения к предпринимательству, развитие дви­жения в защиту прав потребителей, изменение общест­венных ценностей, изменение роли управляющих в про­изводстве и их социальных установок.
Контроль за технологической внешней средой позво­ляет не упустить моменты появления в ней изменений, которые представляют угрозу самому существованию Организации. Анализ технологической внешней среды Должен учитывать изменения в технологии производства, конструкционных материалах, в применении вычислительной техники для проектирования новых товаров и услуг, в управлении, изменении в технологии сбора, обработки и передаче информации, в средствах связи.
Анализ факторов конкуренции предполагает постоян­ный контроль со стороны руководства за действиями конкурентов. В анализе конкурентов выделяются четыре диагностические зоны:
• анализ будущих целей конкурентов;
• оценка их текущей стратегии;
• оценка предпосылок относительно конкурентов и перспектив развития отрасли;
• изучение сильных и слабых сторон конкурентов.
Контроль деятельности конкурентов позволяет руко­водству организации постоянно быть готовым к потен­циальным угрозам.
Анализ международных факторов приобрел важное значение для отечественных организаций после отмены государственной монополии на внешнюю торговлю. При этом отслеживается политика правительств других стран, направление развития совместного предпринимательства и международных отношений, уровень экономического развития зарубежных фирм-партнеров.
Анализ внешней среды, проведенный посредством исследования рассмотренных групп факторов, облегча­ет руководству организации получить ответы на инте­ресующие его вопросы: какие изменения во внешнем окружении воздействуют на текущую стратегию орга­низации; какие факторы представляют угрозу для те­кущей стратегии организации; какие факторы пред­ставляют большие возможности для достижения обще фирменных целей.
Таким образом, исследования как составная часть менеджмента организации — это совокупность методов организационного и технико-экономического исследо­вания всех указанных выше факторов и системных ха­рактеристик конкретной организации. Поиск путей и методов совершенствования системных характеристик является основной целью исследований как составной части менеджмента.
К таким характеристикам с позиции общего менедж­мента относятся6:
• цели системы управления;
• функции управления;
• управленческие решения;
• структура управления,
В основу исследования как составной части менедж­мента организации положены следующие принципы.
• системный подход, означающий исследование кон­кретного объекта как системы, включающей в себя все составные элементы или характеристики орга­низации как системы, т.е. характеристики «входа», «процесса» и «выхода».
Сюда также включаются методы управления, тех­нология управления, организационная структура, кад­ры управления, технические средства управления, ин­формация. Рассматриваются связи объекта между эле­ментами, а также внешние связи объекта, позволяю­щие рассматривать его как подсистему для более вы­сокого уровня:
• функциональный подход, который означает исследо­вание функций управления, обеспечивающих при­нятие управленческих решений заданного уровня качества при минимальных затратах на управление или производство;