Учет и аудит денежных средств и денежных документов.на примере государственной торговой организации

СОДЕРЖАНИЕ


ВВЕДЕНИЕ
1.ТЕОРЕТИЧЕСИЕ ОСНОВЫ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА И АУДИТА ДЕНЕЖНЫХ СРЕДСТВ И ДЕНЕЖНЫХ ДОКУМЕНТОВ
1.1.Экономическая сущность и функции денежных средств
1.2.Нормативно-правовое обеспечение бухгалтерского учета денежных средств
1.3.Документальное оформление операций с денежными средствами
1.4.Теоретические основы аудита денежных средств
2.ВЕДЕНИЕ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА ДЕНЕЖНЫХ СРЕДСТВ И ДЕНЕЖНЫХ ДОКУМЕНТОВ НА ПРИМЕРЕ СПБ ГУП ПО КНИЖНОЙ ТОРГОВЛЕ «ДЕТСКИЙ КНИЖНЫЙ МИР»
2.1.Общая характеристика организации
2.2.Синтетический и аналитический учет денежных средств
2.3.Инвентаризация денежных средств
3.АУДИТ ОПЕРАЦИЙ С ДЕНЕЖНЫМИ СРЕДСТВАМИ И ДЕНЕЖНЫМИ ДОКУМЕНТАМИ НА ПРИМЕРЕ СПБ ГУП ПО КНИЖНОЙ ТОРГОВЛЕ «ДЕТСКИЙ КНИЖНЫЙ МИР»
3.1.Планирование аудита операций с денежными средствами
3.2.Основные направления аудиторской проверки операций с денежными средствами и денежными документами
3.3.Отчет по проверке правильности учета денежных средств и рекомендации по совершенствованию учета и контроля за денежными средствами
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ
ПРИЛОЖЕНИЕ 1
ПРИЛОЖЕНИЕ 2
ПРИЛОЖЕНИЕ 3
ПРИЛОЖЕНИЕ 4
ПРИЛОЖЕНИЕ 5
ПРИЛОЖЕНИЕ 6
ПРИЛОЖЕНИЕ 7
ПРИЛОЖЕНИЕ 8

Учет и аудит денежных средств и денежных документов.на примере государственной торговой организации

500 000
05.03.2008
-
05.03.2008
230 000
230 000
00974
230 000
05.03.2008
-
10.03.2008
80 000
80 000
00975
80 000
10.03.2008
-
13.03.2008
200 000
200 000
00976
200 000
13.03.2008
-
Аудитор тщательно проверил полноту оприходования выручки от реализации товаров. Поступление выручки изучалось путем сверки сумм в приходных кассовых ордерах, накладных и счетах-фактурах, на лентах кассового аппарата и др. Данная проверка нарушений не выявила.
Возврат неиспользованных авансов анализировался по приходным кассовым ордерам.
4. Проверяя расходование наличных денег из кассы, аудитор обращал внимание на документальную обоснованность выдачи денег (наличие приказов на премирование сотрудников, оказание материальной помощи, командировки, выдачу средств на представительские расходы, доверенностей от сторонних организаций, исполнительных листов). Устанавливается также целевое использование средств, полученных из банка по чеку, соблюдение лимита кассы.
Также аудитор обязан удостовериться в соблюдении порядка выдачи денег по доверенности. Выдать наличные деньги из кассы можно только лицу, указанному в расходном ордере (заменяющем его документе), либо другому лицу, действующему на основании доверенности. Доверенность на получение платежей, связанных с трудовыми отношениями (оплата труда и пр.), может быть удостоверена, например, организацией, в которой работает или учится доверитель, администрацией лечебного учреждения.
Доверенность от имени юридического лица должна быть подписана руководителем (иным уполномоченным лицом) организации и скреплена печатью. Срок доверенности не может превышать трех лет. Если срок в доверенности не указан, она действует в течение года со дня ее выписки. Доверенность, в которой не указан срок выписки, недействительна. При выдаче денег по доверенности последняя должна быть приложена к расходному ордеру или ведомости, в которых кассир обязан сделать надпись «По доверенности».
Аудитор устанавливает и факты оплаты сотрудникам произведенных хозяйственных расходов без оформления авансовых отчетов, повторной оплаты по ранее оформленным документам, присвоения денежных сумм по подложным документам и др. Исследуется правильность указанной в учетных регистрах по счету 50 «Касса» корреспонденции счетов, подсчета оборотов, наличных средств и их остатков.
Для этого сверяются данные кассовой книги, отчета кассира и учетного регистра за соответствующий месяц периода по датам. Расхождения означают наличие ошибок, которые могут быть как непреднамеренными, вызванными невнимательностью бухгалтера при подсчете, так и преднамеренными. Последние требуют получения письменных объяснений и оперативного информирования руководителя предприятия. В любом случае обнаруженные аудитором ошибки и недостоверные данные обязательно регистрируются в его рабочих документах.
В данном разделе аудита нарушения отсутствуют.
5. Затем аудитор проверяет соблюдение установленного лимита расчета наличными деньгами между юридическими лицами, предпринимателями и лимита хранения наличных денег в кассе. Лимит расчетов не должен превышать 100 000 руб. (Указание Банка России от 20 июня 2007г. № 1843-У) – табл.3.5.
Таблица 3.5
Выписка из рабочего документа аудитора. Реестр соблюдения установленного размера проведения наличных расчетов
Первичный учетный документ
Наименование контрагента
Основание платежа
Сумма, руб.
Лимит расчета наличными денежными средствами, руб.
Превышение установленного лимита, руб.
Квитанция ПКО № 394 от 04.03.2008
Поставщик ЗАО «Апгрейд»
Заправка картриджей, счета-фактура № 381 от 04.03.2008
3 961,07
100 000
-
Квитанция ПКО №81 от 10.03.2008
Поставщик ООО «МБС»
Услуги, акт №72 от 10.03.2008
59 940,00
100 000
-
ПКО № 381 от 10.03.2008
Покупатель ООО «КБК»
Услуги, акт №293 от 10.03.2008
98 275,00
100 000
-
Наличные деньги в кассе организации должны храниться только в пределах лимита, который устанавливает банк. Денежную наличность, поступившую сверх лимита, следует сдавать в банк. Наличные деньги сверх установленного лимита могут находиться в кассе организации только для оплаты труда, выплаты социальных пособий, стипендий в течение трех рабочих дней, включая день получения денег в банке.
В результате выборочной проверки кассовых отчетов на предмет соблюдения на предприятии лимита остатка денежных средств в кассе на конец рабочего дня, нарушений не выявлено – табл.3.6.
Таблица 3.6
Выписка из рабочего документа аудитора. Реестр кассовых отчетов, остаток денежных средств в которых на конец рабочего дня превышает установленный лимит
№ к/о
Дата
Фактический остаток (руб.)
Установленный лимит (тыс.руб.)
Отклонение (тыс.руб.)
№ 42
09.03.2008
8 600
10 000
-
№ 43
10.03.2008
9 390
10 000
-
№ 44
11.03.2008
7 093
10 000
-
№ 45
12.03.2008
9 073
10 000
-
№ 46
13.03.2008
9 850
10 000
-
При проверке учете денежных средств в кассе аудитор использовал следующие приемы:
участие в инвентаризации кассовой наличности;
наблюдение за проведением кассовых операций;
устный опрос;
получение письменного подтверждения;
проверка арифметических подсчетов;
анализ полученных данных.
Аудиторская практика показывает, что наибольшее число нарушений при расходовании средств из кассы связано с денежными выплатами работникам и подотчетными суммами. Заработная плата, пособия по временной нетрудоспособности, премии выдаются из кассы не по кассовым ордерам, а по платежным и расчетно-платежным ведомостям, которые подписывают руководитель организации и главный бухгалтер. При проверке правильности выплаты денег по платежным ведомостям следует установить, все ли внесенные в них лица являются работниками данной организации. Для предупреждения подобных нарушений отдел кадров должен визировать платежные ведомости до выплаты денег по ним.
Все случаи неполного набора документов по кассовым операциям должны быть зафиксированы аудитором. По ним подсчитывают итог, который соизмеряют с кредитовым оборотом по счету 50 «Касса».
При аудиторской проверке следует учитывать возможные нарушения при ведении операции с наличностью. Основные нарушения – это злоупотребления, кражи, ошибки в учете кассовых операций, которые можно проклассифицировать следующим образом:
1. Прямая кража денежных средств:
ничем не скрытая;
скрытая неоформленными документами и расписками.
2. Неоприходование и присвоение денежных средств, которые не поступили из банка или от разных юридических и физических лиц по приходным ордерам.
3. Излишнее списание денег по кассе:
повторное использование одних и тех же документов;
неправильный подсчет итогов в кассовых документах и отчетах;
списание сумм без основания или по фальсифицированным документам;
подделка в законно оформленных документах с увеличением суммы списания.
4. Присвоение сумм, законно начисленных разным лицам и организациям:
присвоение депонированной зарплаты;
присвоение средств, которые принадлежат другим организациям;
5. Расчеты суммами наличных денежных средств, которые превышают граничную величину:
с другими юридическими лицами и предприятиями, действующими без создания юридического лица;
которые поступают в кассу предприятия, которое проверяется.
6. Превышение лимита наличности в кассе на конец дня.
7. Несвоевременные отчеты подотчетных лиц по использованным денежным средствам.
При проведении аудита операций на расчетном счете в банке аудитор оценивал полноту и правильность синтетического учета операций по расчетному счету.
Аудиторские операции на банковских счетах проводились по двум направлениям:
1. Проведение инвентаризации средств на банковских счетах (сверка остатков сумм на счетах в банке с данными выписок банка).
2. Установление соответствия первичных документов регистрам бухгалтерского учета.
В связи с тем, что по договору банковского счета предусмотрена выплата банком процентов за пользование денежными средствами, аудитор проверял, начисляет ли ГУП «Детский книжный мир» доходы ежемесячно или отражает их по факту зачисления процентов на расчетный счет.
При аудите операций по расчетному счету аудитор также проверял:
порядок ведения учетных регистров;
ведутся ли регистры синтетического учета по каждому расчетному счету, открытому в банке, составляется ли сводный регистр;
своевременность отражения в регистрах синтетического учета операций по движению денежных средств на расчетном счете; производятся ли записи в учетные регистры по каждой выписке банка;
тождественность записей в учетных регистрах и в выписке банка.
Проверка тождественности данных бухгалтерского учета данным выписок банка расхождений не выявила – табл.3.7.
Таблица 3.7
Выписка из рабочего документа аудитора. Реестр проверки тождественности данных бухгалтерского учета данным выписок банка
Дата
Реквизиты корреспондента
Сумма по выписке, руб.
Сумма по данным бухгалтерского учета
Отклонение
09.03.2008
ИНН 7703640945
40702810700000006373 ООО «ЛАКОНИЯ»
16 515,19
16 515,19
-
10.03.2008
ИНН 7701509215 40702810800000040927 ООО «Санта»
17 300
17 300
-
11.03.2008
ИНН 7743614719 40702810238060147141 ООО «ГРАНДЪ»
27 682,81
27 682,81
-
Проверяя полноту зачисления денежных средств, перечисленных покупателями и заказчиками в оплату товаров, работ и услуг, аудитор проводил сверку записи по дебету счета 51 «Расчетные счета» с кредитовыми записями учетных регистров по счетам 60 «Расчеты с покупателями и заказчиками», 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами».
Поступление денежных средств от финансово-кредитных организаций в виде кредитов проверяют путем встречной сверки записей по регистрам бухгалтерского учета по счетам 66 «Расчеты по краткосрочным кредитам и займам», 67 «Расчеты по долгосрочным кредитам и займам», 51 «Расчетные счета», а также сверки выписок и приложенных к ним документов.
Перечисление денежных средств с расчетного счета в погашение задолженности поставщикам следует анализировать в разделе аудита расчетных операций по счету 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», чтобы установить, насколько реально и обоснованно они использованы.
Детальной проверке были подвергнуты операции по счету 51 «Расчетные счета» в сопоставлении со счетами учета затрат (20,23,25,26 и др.), так как в данном случае может быть сокрыто перечисление средств за невыполненные работы, неоказанные услуги.
Пересекающейся процедурой проверки операций по расчетному счету является проверка списания денежных средств со счета и полноты оприходования наличных денег в кассу. Аудитор при этом проверяет:
приложена ли к выписке банка по операции снятия наличных денег квитанция к приходному кассовому ордеру;
тождественность записей в регистрах синтетического учета по кредиту счета 51 «Расчетные счета» и дебету счета 50 «Касса».
Кроме того, аудитором проверялись регистры учета по движению денежных средств на расчетном счете – табл. 3.8.
Таблица 3.8
Выписка из рабочего документа аудитора. Реестр проверки соответствия сумм оборотных ведомостей по счету 51 данным главной книги (март 2008г.)
С кредита счетов
В дебет счетов
Сумма по оборотной ведомости
Сумма по главной книге
Отклонение
50
6 511 360
6 511 360
-
62
38 814 341.90
38 814 341.90
-
60
44 700 328,64
44 700 328,64
-
62
482 244,37
482 244,37
-
68
520 445,00
520 445,00
-
69
16 978,00
16 978,00
-
70
110 490,00
110 490,00
-
91
13 157,72
13 157,72
В ходе проверки аудитором операций по расчетному счету нарушения зафиксированы не были.
На заключительном этапе проверки учета денежных средств оформляются рабочие документы аудитора и аудиторское заключение в виде письменной информации руководству ГУП «Детский книжный мир» о состоянии учета денежных средств.
3.3.Отчет по проверке правильности учета денежных средств и рекомендации по совершенствованию учета и контроля за денежными средствами
После проведения аудита денежных средств на предприятии аудитором было произведено обобщение результатов аудиторской проверки.
Документальное оформление аудиторской проверки было проведено на основании ст. 10 Закона № 119-ФЗ и национальных стандартов аудита:
№2 – «Документирование аудита»;
№6 – «Аудиторское заключение по финансовой (бухгалтерской) отчетности»;
№22 – «Сообщение информации, полученной по результатам аудита, руководству аудируемого лица и представителям его собственника».
Согласно этим документам документальное оформление аудита состоит из двух видов документов: рабочей документации и заключительной (итоговой).
Рабочие документы (письменная информация) – это записи, в которых аудитор фиксирует использованные процедуры, тесты, полученную информацию и заключения, сделанные в результате проведения аудита. Письменная информация являются собственностью аудитора. Она содержит в себе сведения, оказывающие существенное влияние на достоверность бухгалтерской отчетности:
об ошибках и недостатках, допущенных при оформлении хозяйственных операций;
о системе внутреннего контроля в организации;
рекомендации по исправлению ошибок, совершенствованию бухгалтерского учета и внутреннего контроля.
В обязательном порядке в письменной информации указываются:
реквизиты аудиторской фирмы, а также перечень всех аудиторов и специалистов, принимавших участие в аудите;
реквизиты аудируемого лица, а также перечень должностных лиц, ответственных за составление бухгалтерской отчетности;
период времени, к которому относится проверенная документация, дата подписания письменной информации;
существенные нарушения установлены при ведении бухгалтерского учета и составлении финансовой (бухгалтерской) отчетности, оказывающие влияние на ее достоверность;
результаты проверки организации и ведения бухгалтерского учета, составления установленной отчетности.
В связи с тем, что в письменной информации не могут быть отражены все существующие ошибки и недостатки, аудитор ООО «ИНТЕЛИС-аудит» отразил в ней только те, которые были обнаружены при проведении проверки – табл.3.9.
Таблица 3.9
Выписка из рабочего документа аудитора. Ведомость проверки кассовых операций за 2008г.
№
п/п
Реквизиты первичного документа
Содержание операции
Сумма, руб.
Кор-ия счетов
Характер и сущность нарушения
Дт
Кт
1
РКО № 10 от 11.01.2008
Выплачена заработная плата физ.лицу по договору подряда
12 600
70
50
Отсутствуют паспортные данные получателя
2
ПКО № 93
от 15.01.2008
Возврат подотчетной суммы
360
50
71
Не указана фамилия и подпись кассира
3
ПКО № 135 от 26.01.2008
Оприходована выручка за услуги
1 934
50
62
Не выделен НДС
4
ПКО № 142 от 28.01.2008
Возврат подотчетной суммы
1 790
50
71
Исправлена сумма (зачеркнута) с 1920 на 1790
5
РКО № 305 от 12.04.2008
Сдана на расчетный счет депонированная заработная плата
56 700
51
50
Сумма подчищена
По итогам аудиторской проверки операций с денежными средствами ГУП «Детский книжный мир» за 2008 год в работе бухгалтерии предприятия в области учета денежных средств, выявлены следующие недостатки:
заполняются не все реквизиты кассовых документов;
имеют место подчистки, помарки и исправления в кассовых документах;
в отчетах кассира было зафиксировано невыведение остатка на конец дня;
не указанны паспортные данные получателя в РКО, на выдачу заработной платы, работнику, не состоящему в списочном составе предприятия.
По согласованию с главным бухгалтером ГУП «Детский книжный мир» сначала был подготовлен предварительный вариант письменной информации. После ознакомления с ней и исправления части обнаруженных ошибок аудитором был сформирован окончательный вариант письменной информации.
В письменной информации, подготовленной аудитором, содержались предложения по устранению выявленных недостатков:
исправление обнаруженных ошибок;
рекомендации по ведению кассовых операций в соответствии с требованиями законодательства РФ;
проведение внезапной инвентаризации кассы с периодичностью один раз в месяц;
максимальна автоматизация данного участка бухгалтерского учета;
создание службы внутреннего аудита.
Далее на основании рабочей документации, аудитором было подготовлено аудиторское заключение.
Так как, по мнению аудитора, были выполнены следующие условия:
аудитору предоставлена вся информация и объяснения, необходимые для целей аудита;
информация является достаточной для отражения реального состояния субъекта проверки;
финансовая документация составлена на основе принятой на предприятии системы бухгалтерского учета, а сама система удовлетворяет существующие законодательные и нормативные требования;
отчетность составлена в установленном порядке и в установленной форме – аудиторское заключение является безоговорочно положительным.
Таким образом, с учетом названных замечаний, можно судить о достоверности финансовой (бухгалтерской) отчетности ГУП «Детский книжный мир».
Следует отметить, что предприятие ни разу не было оштрафовано за нарушение порядка ведения кассовых операций. Безналичные формы расчетов на предприятии основаны на Положении «О безналичных расчетах в Российской Федерации». Правильное ведение наличных и безналичных форм расчетов на предприятии подтверждено проведенной аудиторской проверкой.
Несмотря на то, что учет денежных средств не является особенно трудоемким участком учета, использование компьютерных технологий при обработке информации по данному участку учета достаточно эффективно.
Автоматизация учета денежных средств позволяет значительно повысить достоверность информации и оперативность ее обработки.
Для дистанционного проведения операций по расчетному счету организации следует подключиться к системе «Банк-клиент» в КБ «БИН Банк».
Она предоставляет широкий набор функций для оперативного формирования и защищенного обмена финансовыми документами между банком и организацией. Система позволяет легко и быстро создавать различные документы и отправлять их в банк, не покидая рабочего места. В любой момент можно получить выписку по своим счетам и информацию об отправленных в банк документах, и, таким образом, контролировать состояние своих счетов в режиме реального времени.
Система «Банк-клиент» реализована с учетом всех требований Банка России и позволяет отправлять в банк следующие финансовые документы: платежное поручение; платежное требование; инкассовое поручение; аккредитив; заявление об отказе от акцепта; кассовая заявка; реестр переданных на инкассо расчетных документов; заявление на перевод валюты; поручение на покупку валюты; поручение на продажу валюты; поручение на обязательную продажу валюты; поручение на конвертацию валюты; заявление на открытие импортного аккредитива; заявка на выдачу наличной валюты; справка о валютных операциях;
Система позволяет получать из банка следующие типы документов:
выписка по счету за произвольный период;
оборотно-сальдовая ведомость за произвольный период;
платежное требование, выставленное клиенту.
Система обладает следующими преимуществами [60. с.36]:
обеспечивает гарантированный уровень безопасности. Все данные шифруются с использованием криптографических алгоритмов. Осуществляется контроль целостности передаваемой информации. Проводится взаимная аутентификация Банка и Клиента;
содержит механизм Электронной Цифровой Подписи клиента под всеми финансовыми документами, имеет мощную и гибкую систему аудита. Юридически четко проработана процедура разрешения конфликтных ситуаций;
поддерживает требуемое количество ЭЦП по каждому типу документа, позволяет регистрировать требуемое количество сотрудников компании. Предусмотрена возможность для каждого сотрудника настраивать необходимые права доступа к банковским счетам компании.
Система осуществляет прием электронных документов независимо от достаточности средств на счете организации для их исполнения. А именно, при недостаточности средств, электронный платежный документ будет находиться в статусе «на обработке» до момента его исполнения.
В системе «Банк-клиент» реализованы функции обмена документами с бухгалтерскими программами. Поддерживается импорт и экспорт всех типов документов через обмен файлами в текстовом формате, встроена поддержка «1С-Бухгалтерии».
В настоящее время силами только независимых аудиторов не удается добиться прозрачности бухгалтерского учета и финансовой (бухгалтерской) отчетности экономических субъектов, что важно, поскольку является основным условием создания благоприятного инвестиционного климата [66, с.45].
В этой связи рекомендуется создать в организации службу внутреннего аудита. В этом случае ГУП «Детский книжный мир» будет иметь эффективно функционирующую контрольную систему, которая помогает руководству решать важнейшие для поддержания конкурентоспособности проблемы, а именно:
осуществлять действенный систематический контроль над структурными подразделениями экономического субъекта;