Унификация и стандартизация документов

Введение
1. Понятие о документах, их функции. Система документации
2. Унификация и стандартизация документов
3. Унифицированная форма документа
4. Основные требования к оформлению управленческих документов
Заключение
Список использованной литературы

Унификация и стандартизация документов

Существует 3 способа унификации текстов: трафарет, анкета и таблица.
Трафарет- это способ фиксации постоянной информации в виде связанного текста с пробелами для переменной информации. В форме трафарета создаются ряд приказов, заявлений.
Анкета- способ представления унифицированного текста, при котором постоянная информация располагается в левой части листа, а переменная вносится в документ в процессе его составления в правую часть листа. В унифицированной системе документации на организационно- распорядительные документы анкетным методом смоделированы приказы по приему, переводу, увольнению; кадровые докладные и объяснительные записки. Достоинства анкет: упрощается подготовка документа, облегчаются машинописные работы; создаются предпосылки для копирования информации.
Таблица - разорванный текст, расположенный по определенному принципу: постоянная информация расположена в заголовках граф и боковике, а переменная – на пересечении соответствующих граф и строк. Обладает большой информационной емкостью, позволяет строго классифицировать, кодировать информацию, легко суммировать данные. Однако он более сложен в машинописи. В табличной форме в УСД по ОРД представлены: штатное расписание, график отпусков, кадровые приказы.
Эффект от унификации и стандартизации управленческих документов бывает косвенным (повышение качества управления, эффективности использования оргтехники, ускорении оборачиваемости финансовых средств) и прямым (снижение затрат труда (а следовательно и затрат на заработную плату) при работе с документами, расхода материалов на их изготовление, удельных капвложений на оргтехнику, затрат на амортизацию и ремонт оргтехники).
Унификация документов производится в целях сокращения количе­ства применяемых в управленческой деятельности документов, типи­зации их форм, установления единообразных требований к оформле­нию документов, создаваемых при решении однотипных управленчес­ких задач, снижения трудовых, временных и материальных затрат на подготовку и обработку документов, достижения информационной со­вместимости баз данных, создаваемых в различных отраслях деятель­ности.
Объектами унификации и стандартизации в управленческой деятельности являются:
термины и определения, используемые при работе с управленческой информацией;
организационные структуры организаций, учреждений и предприятий;
управленческие функции;
управленческая документация.
Унификация управленческих документов предполагает унификацию состава документов, создаваемых при решении управленческих задач, и форм документов.
Унификация состава документов организации заключается в отборе и закреплении комплекса документов, необходимых и достаточных для решения управленческих задач. В результате унификации состава документов исключаются формы документов, не вызванные действительными потребностями управления, и состав документов организации может быть значительно сокращен.
Унификация форм документов заключается в отборе и закреплении в унифицированных формах документов информационных показателей и реквизитов, соответствующих назначению документов, и установлении единых требований к их составлению и оформлению.
Результаты унификации состава документов получают свое закрепление в Табеле форм документов, применяемых в деятельности организации, а результаты унификации форм документов получают свое выражение в Альбоме форм документов, применяемых в деятельности организации.
Унификация документов предполагает:
установление номенклатуры действующих в рамках системы уни­фицированных форм документов;
разработку единой модели (схемы) построения документов систе­мы с использованием, как правило, формуляра-образца;
разработку структур документов;
создание общих синтаксических правил построения документов.
Существо термина «стандартизация» характеризуется тремя основными моментами. Во-первых, стандартизация есть устанавливаемые на длительный промежуток времени общегосударственные общеобязательные нормы создания документов. Причем она не только вводит нормы, но и гарантирует их соблюдение. Во-вторых, это унификация свойств и качеств документа, введение единых размеров форм, правил, требований для всех документов и, в третьих, стандартизация - это закрепление и распространение лишь тех качеств и свойств документов, которые имеют наибольшую функциональную оправданность, обеспечивают наибольший управленческий эффект.
Унификация и стандартизация документов тесно связаны. Унификацию рассматривают часто как один из методов стандартизации. Унификация документов также может проводиться и самостоятельно. В этом случае стандартизация как правовое закрепление требований унификации будет лишь одним из методов ее практического выражения.
Общим для этих двух терминов является требование введения единообразия; различие заключается в правовой силе и сфере распространения, причем общим является понятие «унификация».
Правовая сила стандартов, включение в стандарты требования обязательной унификации документов, закрепление в стандартах лишь наилучших решений и комбинаций делают стандартизацию эффективным методом рационализации работы с документами.
Ведущим методом для достижения целей стандартизации является метод единого формуляра, который представляет собой концентрацию свойств и качеств определенного множества документов в единой матрице — формуляре.
Вообще при унификации документов необходимо строить их формы так, чтобы при заполнении и обработке можно было шире применять технические средства, чтобы сократить объем непроизводительного ручного труда.
При проведении унификации документов учитывались все требова­ния к документам на всех стадиях их создания, заполнения, обработки и хранения, а также психофизиологические возможности человека и параметры технических средств.
Результаты проведенной унификации документов доводятся до уров­ня обязательной правовой формы-стандарта (или других документов по стандартизации).
Стандарты разрабатываются на продукцию, работы, услуги. В соот­ветствии с Федеральным законом от 27 декабря 2002 г. № 184-ФЗ «О техническом регулировании», под стандартизацией понимается де­ятельность по установлению правил и характеристик в целях их добро­вольного многократного использования, направленная на достижение упорядоченности в сферах производства и обращения продукции и по­вышение конкурентоспособности продукции, работ или услуг. Одной из целей стандартизации является достижение технической и инфор­мационной совместимости.
С принятием данного Закона изменилось само понятие «стандарт». Если раньше это был нормативный документ, то теперь Закон закрепил принцип добровольного применения стандартов, а на смену государственным стандартам пришли национальные стандарты. Остались прежними другие документы по стандартизации — правила, нормы и рекомендации в области стандартизации, стандарты предприятий, а так­же общероссийские классификаторы (ОК) технико-экономической и социальной информации, обеспечивающие интегрированную автомати­зированную обработку данных, содержащихся в унифицированных до­кументах и системах документации (в настоящее время в стране разра­ботано 37 общероссийских классификаторов).
Однако государственные стандарты, принятые до 1 июля 200З г., в том числе и ГОСТ Р 630-2003 «Унифицированные системы докумен­тации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», продолжают действовать.
Постановлением Правительства Российской Федерации от 2 июня 2003 г № 316 «О мерах по реализации Федерального закона «О техни­ческом регулировании» Государственный комитет Российской Феде­рации по стандартизации и метрологии определен органом, уполномо­ченным исполнять функции национального органа Российской Феде­рации по стандартизации (Госстандарт России).
Государственные стандарты и общероссийские классификаторы тех­нико-экономической и социальной информации принимает Госстандарт России, и они вводятся в действие после их государственной регистра­ции. Контроль и надзор за соблюдением требований государственных стандартов осуществляют Госстандарт РФ и иные специально уполно­моченные государственные органы управления в пределах их компетен­ции.
Стандартизацию документов в течение длительного времени проводят и национальные организации по стандартизации других стран, а также различные международные организации. Национальные стандарты на документы существуют в Германии, Бельгии, Великобритании, Норвегии, Швеции, Финляндии, Болгарии и других странах.
В работе по унификации документов, в частности внешнеторговых, принимают участие более десяти международных организаций, в том числе Комитет по развитию внешней торговли Европейской Экономической Комиссии (ЕЭК), Международная организация стандартизации (ИСО) и др.
Результатом работы по унификации и стандартизации документов могут быть как стандарты на отдельные документы (например, отчет о научно-исследовательской работе) или на отдельные виды продукции (например, обложка дел длительных сроков хранения), так и на уни­фицированные системы документации.
Унифицированная система документации (УСД) - это система, документации, созданная по единым правилам и требованиям, содер­жащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.
В основе создания унифицированных систем документации лежит единообразие состава и формы управленческих документов:
•   унифицированная система организационно-распорядительной документации;
•   унифицированная система банковской документации;
•   унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций;
•   унифицированная система отчетно-статистической документации;
•   унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий;
•   унифицированная система документации по труду;
•   унифицированная система документации Пенсионного фонда Российской Федерации;
•   унифицированная система внешнеторговой документации.
На каждую унифицированную систему документации разработан государственный стандарт. Разработчиками УСД являются соответству­ющие министерства (ведомства), осуществляющие координацию в той или иной отрасли деятельности. Так, Министерство финансов РФ яв­ляется ответственным за бухгалтерскую документацию, Росархив РФ - за организационно-распорядительные документы.
Этими же министерствами и ведомствами утверждаются унифици­рованные формы документов, входящих в УСД.
Под унификацией в широком теоретическом смысле обычно понимают оптимальное сокращение числа элементов в объектах, составляющих какой-либо комплекс или систему.
Основная цель унификации и стандартизации управленческой документации — создание системы документов, которая может дать экономический эффект. Использование унифицированных документов должно одновременно способствовать росту творческих элементов в управленческом труде, повышению его культуры.
Экономическая эффективность унификации и стандартизации документов достигается в результате снижения затрат на составление, изготовление и оформление документов, их передачу, обработку, хранение, уничтожение. Кроме того, может быть получен косвенный эффект за счет совершенствования системы управления, выражающийся в повышении оперативности управления за счет сокращения времени на все виды работ с документами и приближении принимаемых решений к оптимальным вариантам в результате повышения качества документов. Следовательно, унификация документов будет представлять собой решение задач по совершенствованию их содержания и форм.
Роль и значение унификации и стандартизации документов особенно возросли в связи с применением в управлении компьютерных технологий.
3. Унифицированная форма документа
Содержание документа, применяемого в управлении, определяется составом и значением реквизитов, которые в него входят. Реквизиты могут быть разными, однако это не исключает возможности предъявления к ним общих требований. Кроме того, многие реквизиты, входящие в широкий круг документов, бывают одинаковыми.
Таким образом, объектами унификации и стандартизации документа должны быть как его форма, так и состав включаемых в нее реквизитов.
Основными задачами совершенствования содержания документа должны быть: при унификации — отбор реквизитов, соответствующих назначению документа и методам его обработки; при стандартизации — установление единых требований к реквизитам, включаемым в документы.
Унифицированная форма документа (УФД) - это совокупность рек­визитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации.
Основными задачами совершенствования форм документов следует считать: при унификации — целесообразное уменьшение разнообразия документов по форме и правилам оформления; при стандартизации — формирование и внедрение в качестве обязательной нормы ограничений, позволяющих отобрать наиболее эффективные формы и правила оформления документов и обеспечить их длительное хранение.
Реквизит документа - это обязательный элемент оформления офи­циального документа, например подпись, печать, текст и т.д.
Набор реквизитов официального письменного документа, располо­женных в определенной последовательности, называется формуляром документа.
Для каждого вида документа (приказа, акта, письма и т. д.) характе­рен свой набор реквизитов. Однако, унификация документов в каждой системе осуществлялась путем построения формуляра-образца доку­ментов для конкретной системы документации и установления на его основе оптимального состава реквизитов для данной системы докумен­тации, отдельных видов документов, конкретного документа и т. д. Фор­муляр-образец документа представляет собой модель построения до­кумента, устанавливающую область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты.
Таким образом, в каждой унифицированной системе есть форму­ляр-образец, на основе которого разрабатываются единые формы доку­ментов, единые требования к оформлению реквизитов документов. В УСД также должны быть разработаны унифицированные формы до­кументов, которым присваиваются коды в рамках данной системы.
Унифицированная система организационно-распорядительной доку­ментации (УСОРД) является системой документации, применяемой в любой организации, учреждении, предприятии.
Применение УСОРД регламентируется ГОСТ Р 6.30-2003. ГОСТ распространяется на организационно-распорядительные документы, предусмотренные УСОРД (далее - документы), - постановления, рас­поряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма, которые фик­сируют решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулиро­вания деятельности:
федеральных органов государственной власти субъектов Российской Федерации, включая субъекты Российской Федерации, имеющие наря­ду с русским языком в качестве государственного национальный язык, органов местного самоуправления;
предприятий, организаций и их объединений независимо от орга­низационно-правовой формы вида деятельности.
Настоящий стандарт устанавливает:
состав реквизитов;
требования к оформлению реквизитов;
требования к бланкам и оформлению документов;
требования к изготовлению, учету, использованию и хранению блан­ков с воспроизведением Государственного герба Российской Федера­ции, гербов субъектов Российской Федерации.
В приложениях к указанному ГОСТу приведены схемы расположе­ния реквизитов организационно-распорядительного документа, т.е. формуляр-образец ОРД с разными вариантами расположения реквизи­тов, образцы бланков документов.
4. Основные требования к оформлению управленческих документов
Каждый документ состоит из отдельных информационных элементов, которые называются реквизитами (подпись, печать, название вида документа и т. д.). Совокупность реквизитов, расположенных в документе определенным образом, составляет его формуляр. Формуляр, характерный для определенного множества документов, называется типовым формуляром, например, для всех управленческих документов типовой формуляр установлен ГОСТом 6.10.5-87.
Формуляр-образец разрабатывается при создании системы документирования и представляет собой графическую модель или схему построения документа. Он устанавливает форматы, размеры полей, расположение постоянных и переменных реквизитов.
Наиболее полно требования к составу и оформлению реквизитов изложены в двух нормативных актах — Государственной системе документационного обеспечения управления и ГОСТе Российской Федерации 6.30-97 «УСД. Система ОРД. Требования к оформлению документов». Они устанавливают почти максимальный набор реквизитов для любого из управленческих документов и их расположение на бумажном носителе информации. Всего установлено 29 реквизитов. Но, поскольку конкретный состав реквизитов зависит от вида документа, а часть из них — взаимоисключающие, постольку на конкретном документе реквизитов будет, безусловно, меньше.
Состав реквизитов следующий5:
— Государственный герб Российской Федерации;
— герб субъекта Российской Федерации;
— эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
— код организации;
— код формы документа;
— наименование организации;
— справочные данные об организации;
— наименование вида документа;
— дата документа;
— регистрационный номер документа;
— ссылка на регистрационный номер и дату документа;
— место составления или издания документа;
— гриф ограничения доступа к документу;
— адресат;
— гриф утверждения документа;
— резолюция;
— заголовок к тексту;
— отметка о контроле;
— текст документа;
— отметка о наличии приложения;
— подпись;
— гриф согласования документа;
— визы согласования документа;
— печать;
— отметка о заверении копии;
— отметка об исполнителе;
— отметка об исполнении документа и направлении его в дело;