Жизненный цикл управленческих документов

Нет содержания

Жизненный цикл управленческих документов

е) Классификация документов по каналу восприятия информации:
визуальные;
тактильные;
аудиальные;
аудиовизуальные.
ж) Классификация документов по степени их распространенности:
опубликованные;
неопубликованные;
непубликуемые.
и) Классификация документов по способу документирования:
рукописные;
печатные;
механические;
магнитные;
фотографические;
оптические;
лазерные;
электронные.
1.2.2 Классификация по материальной составляющей документа
Вторая атрибутивная составляющая документа его вещественная форма, материальная основа носителя информации, особенности которого составляют вторую группу относительно самостоятельных оснований деления документов на виды и подвиды по материалу носителя информации, по материальной конструкции и др.
а) Классификация документов по материалу носителя информации:
искусственные:
- бумажные;
- полимерные (полимерно-пленочные, полимерно-пластиночные).
естественные.
б) Классификация по материальной конструкции или форме носителя информации:
листовые;
кодексовые;
карточные;
ленточные;
дисковые;
комбинированные.
1.2.3 Классификация документов по обстоятельствам их функционирования во внешней среде
Общим признаком классификации, не относящимся ни к содержанию, ни к форме документа, является признак деления совокупности документов по обстоятельствам их функционирования во внешней среде, т.е. во времени и пространстве. Сюда относят: регулярность выхода в свет, место и время появления документа во внешней среде и другие.
а) Классификация документов по регулярности выхода в свет:
периодические;
непериодические.
б) Классификация документов по времени появления во внешней среде:
подлинник;
оригинал;
копия;
дубликат.
в) Классификация документов по месту происхождения:
местные;
региональные;
национальные;
зарубежные.
1.3 Документооборот и его значение в управленческой деятельности
Документы находятся в постоянном движении, что отражает их принципиальное назначение как носителя информации.
Движение документов связывается с понятием документооборота, который входит в сферу технологических основ документационного обеспечения управления (ДОУ) [12, C.56-57].
Под внутренним документооборотом понимается движение документов внутри учреждения, фирмы с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. Движение документов также наблюдается между учреждениями, организациями и предприятиями. Оно именуется внешним документооборотом. Движение документов на бумажных, магнитных или других носителях, по линиям связи объективно сопровождает любую управленческую деятельность.
Процесс управления и документооборот жестко связаны единой технологией реализации функций управления.
Целью документооборота является информационное обеспечение управленческой деятельности, т.е. своевременная доставка ценной, полезной, своевременной, полной и достоверной информации руководителям и специалистам учреждения, фирмы, необходимой им для выполнения возложенных на них функций, принятия решений и фактического претворения их в жизнь. При этом необходимо учитывать, что этим лицам нужны не сами документы, а содержащиеся в них сведения, данные и факты.
В связи с этим движение документов нельзя рассматривать только как механическое перемещение их по инстанциям, как функцию почтовой доставки корреспонденции адресатам. Основной характеристикой движения документированной информации является целевая комплексность документооборота, т.е. соединение в единую совокупность его управленческой, делопроизводственной и почтовой функций.
Документооборот отражает весь “жизненный цикл” документа - период его активной жизни в управленческом процессе и период его достаточно пассивной архивной жизни.
Движение документов, документированной информации в учреждении, фирме не может быть хаотичным, случайным или определяться субъективными факторами. Оно должно целенаправленно регулироваться и главное быть регламентированным.
К документообороту предъявляется ряд принципиальных требований, обязательных для соблюдения во всех учреждениях, фирмах при движении документов на любых носителях, а именно:
-прямоточность движения документов, прохождение документов до потребителя информации (исполнителя) кратчайшим путем через наименьшее количество пунктов (инстанций), исключающее или сводящее к минимуму возвратные перемещения документов;
-избирательность распределения документов между руководителями и специалистами в соответствии с их функциональными обязанностями;
-обусловленность перемещения документов деловой необходимостью, исключение лишних, дублирующих инстанций и действий;
-единообразие маршрута движения и состава технологических процедур и операций для массовых категорий документов, однократность выполнения каждой процедуры;
-приспособленность организационной и технологической характеристик документооборота к новой информационной технологии, регламентирующей состав и назначение автоматизированных рабочих мест и баз данных, способы и условия передачи информации между центральной и локальными базами данных [11, C.65-68].
Документооборот в соответствии с требованиями к информационному обеспечению управленческих функций и существующими стандартными элементами структуры управления (учреждение, структурное подразделение, направление деятельности, конкретный сотрудник, решаемая задача) делится на несколько составляющих его частей - документопотоков:
- поток поступающих документов (входной, входящий документопоток);
- поток отправляемых документов (выходной, исходящий документопоток);
- поток внутренних документов (внутренний документопоток).
Последние два потока характеризуются значительным технологическим единообразием и могут рассматриваться как единый поток или документопоток подготовленных и изданных документов.
Под документопотоком понимается структурированная совокупность перемещаемых в заданном направлении документов (документированной информации), предназначенных для обеспечения выполнения персоналом управленческих функций и принятия решений.
Документооборот одновременно с технологическими характеристиками обеспечения документированной информацией процесса управления обладает количественными показателями, также имеющими большое значение для организации управления.
Количество документов в сумме документопотоков за определенный промежуток времени (месяц, квартал, год) составляет объем документооборота.
Основными причинами роста объема документооборота можно назвать следующие:
- отсутствие четкого разграничения функций между сотрудниками учреждения, фирмы, включая руководителей;
- отсутствие регламентированных требований к составу издаваемых документов в той или иной ситуации, к процессу документирования информации;
- отсутствие профессионализма у менеджеров и работников служб ДОУ;
- боязнь ответственности за принимаемые, часто ошибочные решения, создание документов для подстраховки и т.д.
Знание динамики объема документооборота является обязательным элементом аналитических исследований любого руководителя, который естественно стремится к совершенствованию работы учреждения, фирмы. Результаты учета документов с этой целью обобщаются службой ДОУ и предоставляются руководителю одновременно с разработанными мерами по повышению эффективности ДОУ и сокращению документооборота.
Следовательно, совокупность стадий каждого документопотока - основополагающий элемент, связывающий управленческий процесс и информационно-документационное обеспечение этого процесса в единый технологический комплекс. Составляющие документооборот документопотоки носят стандартный характер и не подвержены изменениям при активной смене систем обработки документов в условиях информатизации управленческой деятельности.
Глава 2 Жизненный цикл управленческих документов и порядок действий производимых с ними
2.1 Основные документы управления
Деятельность любого предприятия сопровождается составлением разных видов документов. Однако при всем их многообразии вне зависимости от специфики предприятия можно выделить следующие основные группы документов:
1. Организационно - правовые документы предприятия (устав, учредительный договор, структура и штатная численность, штатное расписание, должностные инструкции, правила внутреннего трудового распорядка);
2. Распорядительные документы предприятия (приказы по основной деятельности, распоряжения, решения);
Документы по личному составу предприятия (приказы по л/с, трудовые контракты (договоры), личные дела, личные карточки ф. Т-2, лицевые счета по зарплате, трудовые книжки);
3. Финансово-бухгалтерские документы предприятия (главная книга, годовые отчеты, бухгалтерские балансы, счета прибылей и убытков, акты ревизий, инвентаризаций, планы, отчеты, сметы, счета, кассовые книги и др.);
4. Информационно-справочные документы предприятия (акты, письма, факсы справки, телефонограммы, докладные записки, протоколы и др.) [8, C. 134-136].
От государственных и муниципальных организаций могут поступать на предприятие документы, регулирующие различные вопросы его деятельности (налоги, охрана окружающей среды и т. п.).
Эти документы составляют отдельную группу - нормативные документы вышестоящих органов.
В самостоятельную группу можно выделить коммерческие контракты (договоры), которые являются основными документами предпринимательской деятельности.
Все перечисленные документы относятся к управленческим или организационно-распорядительным документам (ОРД).
Исключением являются финансово-бухгалтерские документы, имеющие специфические особенности составления и обработки.
В зависимости от объективных (профиль предприятия) и субъективных (требования руководителя предприятия или деловых партнеров) факторов какая-либо группа документов может преобладать или быть незначительной.
Часть документов ОРД, мало используемых на практике или имеющих незначительные отличия от других, не рассматривается в данной лекции.
Например, такие документы, как распоряжения и решения оформляются аналогично приказам, меняется лишь реквизит “название вида документа” и в тексте, вместо слова “ПРИКАЗЫВАЮ”, употребляются слова “ПРЕДЛАГАЮ” или “ОБЯЗЫВАЮ” для распоряжений и “РЕШИЛ” или “РЕШИЛИ” для решений.
Распоряжения издаются, как правило, по оперативным административно-хозяйственным вопросам руководителем предприятия или его заместителями,
Решение представляет собой документ коллегиального органа (совета директоров, общего собрания и т. п.), составляемый по производственным вопросам.