Использование информационных и компьютерных технологий в управлении гостиничным предприятием

СОДЕРЖАНИЕ

Введение
Глава 1. Роль информационных технологий в повышении эффективности управления гостиничным предприятием
1.1. Основные информационные программы в индустрии гостеприимства
1.2. Преимущества использования компьютерных программ
1.3. Этапы внедрения информационных технологий в систему управления гостиницы
Глава 2. Анализ использования информационных технологий в гостинице
2.1. Общая характеристика гостиницы
2.2. Анализ компьютерных программ в подразделениях гостиницы
2.3. Рекомендации по совершенствованию информационных технологий
Заключение
Список использованных источников

Использование информационных и компьютерных технологий в управлении гостиничным предприятием

- производит все расчеты с клиентами за проживание в гостинице предоставленные услуги;
- в случае причинения потребителем ущерба имуществу гостиницы либо его утраты принимает меры к возмещению ущерба, а при отказе оформляет документы в установленном порядке.
Отдел сервиса:
- сортирует и передает приходящую на имя гостей корреспонденцию;
- проводит необходимые организационно-технические мероприятия в соответствии с заявкой на обслуживание;
- дает устные справки, касающиеся распорядка работы служб гостиницы расположения местных достопримечательностей, маршрутов транспорте репертуара театров, времени работы музеев, выставок, магазинов и т.д;
- осуществляет заказ автотранспорта, автобусов;
- рекламирует и организовывает дополнительные услуги;
- контролирует своевременное обновление гостиничной информации и рекламы;
- контролирует исполнение заказов на питание в номер;
- организовывает оказание неотложной медицинской помощи гостям.
Жилые секции:
- обеспечивает чистоту, надлежащее техническое состояние и порядок в жилых помещениях, коридорах фойе и подсобных помещениях в соответствии со стандартами чистоты и гигиены, установленными в гостиницах;
- информирует отдел приема и расчетов о готовности номеров к заселению;
- обеспечивает загрузку мини-баров и своевременно информирует отдел приема и расчетов об их использовании;
- проявляет бдительность в вопросах безопасности гостей и их имущества, а также имущества гостиницы.
В течение года сильная сезонность загрузки гостиницы не наблюдается. В зимний период заполняемость гостиницы хуже, чем в летний. Сильная разгрузка номеров наблюдается в рождественские праздники в период с 25 декабря по 15 января, 23 февраля, 12 июня, 8 марта. Основными клиентами гостиницы являются:
- командировочные от крупных предприятий, которые приезжают несколько раз в год и являются постоянными клиентами гостиницы;
- спортивные команды. Клиенты, приезжающие с целю посещения, проведения спортивных мероприятий. Приезжают в основном в праздничные, выходные дни;
- корпоративные клиенты. Приезжают с целью проведения корпоративных мероприятий;
- клиенты с целью туризма. Туристические группы и самодеятельные туристы. Группы приезжают летом, самодеятельные туристы приезжают в любое время года;
Проведём анализ деятельности исследуемого предприятия на основе балансовых данных, сведения о которых, расположены в таблице 2. Таблица дает представление о структуре и динамике движения активов организации за отчетный год.
Таблица 2
Аналитическая группировка статей актива баланса гостиницы «Олимп» за 2006-2008 гг.
Актив баланса
2006 г.
2007 г.
2008 г.
Изменение 2008 г.
в %, к
2006 г.
2007 г.
Имущество, всего, тыс. руб.
270367
254974
236072
87,3
92,6
Иммобилизованные (внеоборотные) активы, тыс. руб.
243071
229828
217930
89,6
94,8
Мобильные (оборотные) активы, тыс. руб.
27296
25146
18142
66,5
72,1
Запасы (включая НДС), тыс. руб.
12037
10452
10540
87,6
100,8
Дебиторская задолженность, тыс. руб.
13481
12136
7536
55,9
62,1
Краткосрочные финансовые вложения
-
2550
-
-
-
Денежные средства и прочие оборотные активы, тыс. руб.
2095
301
137
6,5
45,5
Как видно из таблицы 2, за год общая стоимость имущества или активов организации уменьшилась в 2008 г. по сравнению с 2007 г. на 18902 тыс. руб. и с 2006 г. на 234295 тыс. руб. или на 10%. Отставание в росте имущества организации вызвано резким снижением оборотных и внеоборотных активов. При этом стоимость внеоборотных активов сократилась в 2008 г. по отношению к 2007 г. на 11898 тыс. руб. и к 2006 г. на 25141 тыс. руб. или в среднем на 20 %, также снизилась стоимость оборотных активов на 7004 тыс. руб. по отношению к 2007 г. и на 9154 тыс. руб. к 2006 г.
В целом приведённые изменения отрицательно отразились на работе всего предприятия. Понижение в росте активов не укрепляет экономический потенциал организации, и понижает её финансовую устойчивость. Рассмотрим динамику изменения имущества гостиницы «Олимп», за 2006-2008 гг. на рис. 2.
Рис. 2. Динамика изменения имущества гостиницы «Олимп»
Для большей убедительности в таком выводе сравним итоги хозяйственной деятельности этой организации за 2006-2008 год. Для этого используем данные, приведенные в отчете о прибылях и убытках, которые приведены в таблице 3.
Таблица 3
Основные показатели хозяйственной деятельности гостиницы «Олимп» за 2006-2008 гг.
Показатель
2006 г.
2007 г.
2008 г.
Изменения в 2008 г. в % по отношение к
2006 г.
2007 г.
1. Выручка (нетто) от продажи товаров, работ и услуг (за минусом налога на добавленную стоимость, акцизов и аналогичных обязательных платежей), всего, тыс. руб.
37965
33570
29261
77,1
87,2
2. Себестоимость проданных товаров, продукции, работ, услуг, тыс. руб.
41464
39862
39863
96,1
100,0
3. Валовая прибыль, тыс. руб.
3499
6292
10602
30,0
16,8
4. Прибыль (убыток) от продаж, всего, тыс. руб.
(16999)
(19273)
(25241)
14,8
13,1
5. Прочие операционные доходы, тыс. руб.
1651
316
11233
68,0
35,5
6. Прочие операционные расходы, тыс. руб.
17250
9881
923
5,3
9,3
7. Прочие внереализационные доходы, тыс. руб.
118
6299
4096
34,7
65,0
8. Прочие внереализационные расходы, тыс. руб.
131
20505
21128
161,3
103,0
9. Чистая прибыль, (убыток) тыс. руб.
(32712)
(33376)
(60510)
185,0
181,3
Показатели финансовых результатов характеризуют абсолютную эффективность хозяйствования предприятия. Важнейшими среди них являются показатели прибыли, которая в условиях перехода к рыночной экономике составляет основу экономического развития предприятия. Рост прибыли создаёт финансовую базу для самофинансирования, расширенного производства, решение проблем социальных и материальных потребности трудового коллектива.
Сравнение данных приведенных в таблицах 2 и 3 показывает, что снижение роста активов организации было вызвано сокращением ростом выручки от продажи товаров, продукции, работ и. услуг, которая сократилась в 2008 г. При снижении роста активов в среднем на 10% выручка уменьшилась на 24%. Следовательно, 14% уменьшения выручки (24 -10) получено за счет ухудшения использования имущества.
Из таблицы 3 можно сделать выводы, что из-за большого, увеличения роста себестоимости, и прочих операционных расходов, прибыль от продаж с каждым годом уменьшалась и в 2008 г. по сравнению с 2007 г. она уменьшилась на 5968 тыс. руб., или на 13 % в среднем, а по отношению к 2006 г. она сократилась на 8242 тыс. руб. Прибыль предприятие получает от прочих операционных доходов, которые к 2008 г. сильно возросли и составили 11233 тыс. руб.
В итоге при анализе чистой прибыли видно, что чистой прибыли предприятие не получает, и с каждым годом оно работает менее эффективно.
Таким образом, на основании проведённого сравнительного анализа роста активов и основных показателей хозяйственной деятельности, можно сделать вывод о том, что гостиница находится в сложном финансовом состоянии.
2.2. Анализ компьютерных программ в подразделениях гостиницы
В гостинице «Олимп» используется централизованная система управления «Эдельвейс».
Внедрение централизованной системы управления гостиницей позволяет создать успешную техноло­гию ведения бизнеса, достичь высокой эффективности управления, получить контроль над бизнес-процессами предприятия и повысить финансовые показатели.
Взаимосвязанные модули централизованной системы комплексно охватывают все происходящие на объекте процессы. При этом система отличается наглядностью и четкостью построения, что позволит персоналу приобрести необходимые навыки работы с ней быстро и легко.
Централизованная система управления – это комплексное решение для эффективного управления объектом. Сочетая новейшие технологии и отраслевые стандарты индустрии гостеприим­ства, система отличается такими преимуществами как высокая производительность, эксплуатацион­ная надежность и мощный функциональный инструментарий, направленный на сокращение издержек и повышение прибыли как в краткосрочной, так и в долгосрочной перспективе.
Комплекс услуг, предоставляемых в отношении систем, призван обеспечить наибольшую эффектив­ность проекта автоматизации с учетом особенностей и индивидуальных требований заказчика. Пред­лагаемые услуги включают:
предпроектный анализ объекта, разработку проектной документации,
составление технического задания на комплексную автоматизацию объекта,
создание информационно-вычислительной сети объекта,
поставку КИТСО (комплекс инженерно-технических средств охраны),
поставку КИС (комплекс информационных систем),
установку и настройку систем, консультации по использованию, тестовую эксплуатацию сис­тем,
настройку единого безналичного расчетно-платежного пространства,
ввод в эксплуатацию всего комплекса,
техническое сопровождение,
разработку дополнительных приложений по запросу Заказчика,
координацию проекта [7, c. 119].
Цели системы автоматизации «Эдельвейс»:
1. Создать единое информационное пространство для всех подразделений Гостиничного Комплекса (ГК).
2. Объединить все подразделения ГК в единое целое для организации и контроля над работой поль­зователей, тем самым усовершенствовать организацию бизнеса, а также методы управления.
3. Создать комплексную систему, работающую в режиме реального времени, предоставляющую опе­ративную отчетность на любом уровне в любой момент времени. Обеспечить руководство ГК не­обходимой информацией для оперативного принятия управленческих решений.
Система «Эдельвейс» решает следующие задачи:
Обеспечение уровня обслуживания клиентов Гостиничного Комплекса в соответствии с новейши­ми отраслевыми стандартами индустрии гостеприимства.
Повышение эффективности работы персонала, организация взаимосвязи подразделений.
Возможность продуктивного использования накапливающихся данных по клиентам и организаци­ям.
Проведение успешной маркетинговой политики, достигая при этом повышения уровня заполняе-мости ГК, увеличение доходов и совершенствования планирования.
Осуществление постоянного контроля за действиями персонала.
Графически возможности системы управления гостиницей «Эдельвейс» представлены на рис. 3.
Рис. 3. Возможности системы управления гостиницей «Эдельвейс»
Центральной системой в данном комплексе автоматизации является Система управления гости­ницей, которая предназначена в первую очередь для сбора, хранения и анализа всевозможных дан­ных о функционировании всех подразделений предприятия в целом. Кроме того, PMS (Property Man­agement system) также осуществляет автоматизацию нескольких подразделений ГК, непосредственно связанных с управлением номерным фондом: отдел бронирования, отдел портье, служба горничных, отдел продаж.
Модуль ведения счетов данной системы позволяет вести как счета клиентов самой гостиницы (про­живающих гостей), так и индивидуальные и корпоративные счета клиентов всего ГК, а также - внут­ренние счета предприятия, что позволяет аккумулировать доходы всего комплекса и другие стати­стические данные в единой базе данных предприятия для последующего их анализа.
Система автоматизации телекоммуникационных услуг
Тарификационная система учета телефонных звонков и пользования интернета из номеров и офисов гостиницы в сочетании с однонаправленными интерфейсами обеспечивает передачу данных о звон­ках и трафике интернета в PMS. Также возможно развертывание Wi-Fi зоны с использованием любых точек доступа любого производителя для предоставления гостям беспроводного доступа в сеть Ин­тернет из номеров гостиницы, холла, ресторана и конференц-залов.
Система контроля доступа
Система обеспечивает предварительную выписку и выписку по факту ключей-карт для гостей и об­служивающего персонала, контроль доступа в общие комнаты (конференц-залы, сауны, и др.). Ведется рабочий журнал по выдаче всех карт и всех событий комплекса управления с полной детализацией. Позволяет использовать ключ-карту гостя в системе внутреннего кредита.
Система автоматизации горнолыжного курорта
Система обеспечивает готовое решение для организации работы пункта проката горнолыжного и дру­гого спортивного инвентаря ( осуществление технологического процесса ( выдача, прием, фискализация), учет (склад и аналитика), оформление сдельной оплаты работников службы проката и др.), управления доступом клиентов к подъемникам и т.п.
Система управления предприятием
Управление финансами, бухгалтерский и налоговый учет по российским и западным стандартам, управление взаимоотношениями с клиентами, персонал, зарплата, логистика, полный управленче­ский учет и т.д.
Система платного / интерактивного телевидения
Система обеспечивает тарификацию просмотра платных каналов и в сочетании с однонаправленным интерфейсом передачи данных о просмотрах в PMS. Также поддерживает дополнительные функции по обслуживанию гостей на высоком уровне ( приветствие гостя, заказ услуг из номера и др.).
Интегрированная телекоммуникационная система
Интегрированная телекоммуникационная система состоит из следующих крупных подсистем:
Структурированная кабельная система (СКС) – физическая реализация среды передачи данных – кабели информационные, телевизионные, электрические, коммутационное оборудо­вание.
Локальная вычислительная сеть (ЛВС)– «мозг» среды передачи данных, активное обору­дование сети, сервера, ПК.
Внутренняя телефонная сеть гостиницы – она вынесена в отдельную подсистему вместе с автоматической телефонной станцией (АТС), терминалами (телефонными аппаратами) и спе­циальным оборудованием.
Единое расчетно-платежное пространство
На базе представленного программного комплекса настраивается единое расчетно-платежное пространство. Уникальность данного решения заключается в высокотехнологичном информацион­ном обмене в режиме реального времени между специализированными системами. Предлагаемая схема работы позволяет организовать обслуживание посетителей на принципиально новом качественном уровне:
организовать расчеты с использованием различных платежных механизмов (наличные, кредит­ные карты, карты постоянных клиентов, гостевые карты);
повысить качество обслуживания посетителей;
сократить время обслуживания посетителей;
повысить безопасность посетителей;
использовать индивидуальный подход к обслуживанию посетителей;
обеспечить функционирование объекта 7 дней в неделю, 24 часа в сутки;
получить возможность устанавливать различные схемы расчетов, системы скидок, маркетинговые акции, «специальные» мероприятия и т.д.
предоставлять особые возможности (в т.ч., кредиты) постоянным клиентам;
значительно сузить возможности для злоупотреблений со стороны персонала [7, c. 124].
Программа Эдельвейс позволяет оперативно, в любое удобное для пользователя время переносить данные в бухгалтерские программы. На данном этапе реализованы стыковки с программами 1С:Бухгалтерия (версии 7.7 и 8.0) и Microsoft® Dynamics NAV. Стыковка осуществлена на базе импорта-экспорта данных.
Интеграция с 1С:Бухгалтерия базируется на внешней обработке данных, предназначенной для опе­ративного переноса информации из АСУ гостиницы в бухгалтерскую программу. Обработка позволяет путем XML–обмена загружать из Эдельвейс/Medallion в типовые конфигурации программы 1С:Бухгалтерия элементы справочников «Контрагенты», «Договоры контрагентов», «Номенклатура», а также формировать документы:
«Оказание услуг» (в «1С:Бухгалтерия 8.0» - «Реализация товаров и услуг»);
«Услуги сторонних организаций» (в «1С:Бухгалтерия 8.0» - «Поступление товаров и услуг»);
«Приходный кассовый ордер», «Расходный кассовый ордер» (в «1С:Бухгалтерия 7.7» для от­ражения наличных оплат возможно формирование документа «Операция»);
Документ «Операция» для отражения оплаты по кредитным картам.
Пользователь может корректировать загруженные документы и элементы справочников. Обработка отражает бухгалтерские операции с юридическими и физическими лицами.