Учет и аудит движения денежных средств.

ВВЕДЕНИЕ
ГЛАВА 1. ЦЕЛИ, ЗАДАЧИ И НОРМАТИВНО-ПРАВОВОЕ РЕГУЛИРОВАНИЕ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА НАЛИЧНЫХ ДЕНЕЖНЫХ СРЕДСТВ
1.1. Нормативно-правовое регулирование бухгалтерского учета наличных денежных средств
1.2 Теоретическое обоснование темы
1.3 Учет и организация бухгалтерского учета наличных денежных средств
1.4 Бухгалтерская отчетность о движении денежных средств
ГЛАВА 2. УЧЁТ НАЛИЧНЫХ ДЕНЕЖНЫХ СРЕДСТВ В ФИЛИАЛЕ ОАО «СЕВЕРО-ЗАПАДНЫЙ ТЕЛЕКОМ»
2.1 Экономическая характеристика предприятия ОАО «Северо-Западный Телеком»
2.2 Организация бухгалтерского учета кассовых операций в филиале ОАО «Северо-Западный Телеком»
2.2.1 Учет поступления наличных денежных средств
2.2.2 Учет выбытия наличных денежных средств
2.2.3 Учет кассовых документов
2.3 Учёт денежных средств
ГЛАВА 3. АУДИТОРСКАЯПРОВЕРКА ДВИЖЕНИЯ ДЕНЕЖНЫХ СРЕДСТВ В ФИЛИАЛЕ ОАО «СЗТ»
3.1 Методика проведения аудита денежных средств
3.2 Инвентаризация наличных денежных средств
3.3 Аудит соблюдения правил ведения кассовых операций
3.4. Предложения по совершенствованию учета и отчетности о движении денежных средств
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ
ПРИЛОЖЕНИЯ

Учет и аудит движения денежных средств.

2.2.2 Учет выбытия наличных денежных средств
Операции по выдаче денежных средств из кассы ОАО «СЗТ» оформляются унифицированным первичным документом - Расходным кассовым ордером (форма КО-2). Расходный кассовый ордер может быть составлен на одну операцию или на группу однотипных операций (например: на выплату зарплаты оформляется Платежная ведомость и на общую сумму по ведомости выписывается один расходный кассовый ордер).
Выписанный расходный ордер регистрируется в Журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма КО-3) [2,5], и подшивается к отчету кассира (отрывной лист Кассовой книги).
Выдача наличных денег из кассы происходит в следующих случаях:
-выплата заработной платы и приравненных к ней платежей (премии, отпускные, пособия) ;
-выдача денег под отчет сотрудникам организации;
-сдача наличных денег в банк;
-выплаты поставщикам.
Расходные ордера подписывают руководитель предприятия и главный бухгалтер. Заработную плату, премии, пособия по временной нетрудоспособности выдают из кассы не по кассовым ордерам, а по платежным и расчетно-платежным ведомостям, подписанным руководителем и главным бухгалтером.
2.2.3 Учет кассовых документов
Денежные документы - документы, имеющие стоимостную оценку, приобретенные организацией и хранящиеся в его кассе: авиа- и железнодорожные билеты, телефонные карточки, почтовые марки, путевки для сотрудников, талоны на бензин или питание, проездные билеты и т. д18.
Место для их хранения отведено кассе исследуемой организации. Учитываются такие документы в бухгалтерии ОАО «СЗТ» на субсчете 50-3 "Денежные документы".
Стоимость таких активов определяется исходя из суммы затрат на приобретение. Аналитический учет денежных документов ведется по их видам.
Чаще всего в кассе бухгалтерии ОАО «СЗТ» имеются проездные билеты. При возврате транспортного талона в кассу принимать обратно от подотчетного лица по «возвратной» цене проездного билета, которая равна первоначальной, так как под отчет выдаются не денежные средства, а именно документ, за который лицо и отчитывается. Затраты по приобретению проездного билета относятся на себестоимость продукции в конце месяца.
При покупке транспортного талона к нему обязательно прилагается кассовый чек. Если в нем выделен НДС отдельной строкой, то бухгалтерия ОАО «СЗТ» принимает его к вычету.
Вместе с тем арбитражная практика вполне допускает, что принять НДС к вычету можно даже, когда налог не выделен (Постановление ФАС). Денежные документы учитываются в сумме фактических затрат на их приобретение. Приобретение денежных документов может осуществляться за наличный и безналичный расчет. Оприходованные в кассе денежные документы (путем оформления приходного кассового ордера) выдаются подотчетным лицам для использования или реализуются сотрудникам организации по льготным ценам (выбытие оформляется расходным кассовым ордером).
Документы строгой отчетности, к которым относятся бланки строгой отчетности, квитанции путевых листов и прочие документы, учитываются в исследуемой автором организации на забалансовом счете 006 «Бланки строгой отчетности».
Согласно перечня отдельных категорий организаций, предприятий, учреждений, их филиалов и других обособленных подразделений (в том числе физических лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, в случае осуществления ими торговых операций или оказания услуг), которые в силу специфики своей деятельности либо особенностей местонахождения могут осуществлять денежные расчеты с населением без применения контрольно - кассовых машин. В этот Перечень включены организации, предприятия, учреждения, а также физические лица, осуществляющие предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, оказывающие услуги населению. При этом все они должны выдавать физическим лицам документы строгой отчетности (приравниваемые к чекам) по формам, утвержденным Минфином России по согласованию с Государственной межведомственной экспертной комиссией по контрольно - кассовым машинам.
В настоящее время письмами и приказами Минфина России утверждено более двухсот форм бланков строгой отчетности. Наиболее часто встречающиеся формы для различных видов деятельности приведены в (Приложение 11).Утвержденные Минфином России бланки строгой отчетности для различных видов деятельности являются официальными государственными документами и распространяются на все организации, а также на физических лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, занимающихся подобными видами деятельности на территории РФ.
Организации и индивидуальные предприниматели могут осуществлять изготовление бланков строгой отчетности по установленным образцам в любой типографии.
Расходы, связанные с приобретением бланков строгой отчетности, учитываются при налогообложении прибыли как другие расходы, связанные с производством и реализацией.
Выдавая физическому лицу при оказании услуг за наличный расчет экземпляр бланка строгой отчетности, организации и индивидуальные предприниматели, являющиеся налогоплательщиками по НДС, выставляют счета – фактуры. Бланк строгой отчетности должен быть зарегистрирован в Книге продаж, в которой отражаются операции, облагаемые налогом на добавленную стоимость, а также освобожденные от налогообложения19.
В некоторых субъектах РФ работники налогового ведомства требуют осуществления регистрации бланков строгой отчетности в инспекциях. Федеральным законодательством это не установлено. При выдаче бланков строгой отчетности под отчет материально ответственным лицам делаются записи по дебету этого счета, а при получении отчета материально ответственного лица - по кредиту этого счета. Аналитика по счету 006 «Бланки строгой отчетности» учитывается по документам и местам хранения. Кроме рублевых поступлений и расходов по кассе предприятия, возможно движение валютных средств наличными, в частности при направлении работника в зарубежную командировку.
Для учета операций с наличной валютой к счету 50 «Касса» открываются субсчета «Касса организации в валюте» для обособленного движения наличной иностранной валюты по каждому наименованию. В этом случае приход и расход валютных наличных средств отражаются отдельно (в рублях РФ и в соответствующей иностранной валюте по курсу ЦБ РФ на дату проведения хозяйственной операции) в журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров и кассовой книге, используемых только для учета наличия и движения валюты. Поступление, выдача валюты оформляются ПКО и РКО в обычном порядке. Ордера выписываются в валюте, в которой производится платеж: долларах США, либо в немецких марках и т.д. Операции в кассовой книге записываются в валюте платежа и в ее рублевом эквиваленте по курсу ЦБ РФ на дату совершения операции.
В кассовой книге движение денежных документов отражается обособленно. Ежемесячно кассир сдает отчет о движении денежных документов.
2.3 Учёт денежных средств
В настоящее время уже никого не удивишь наличием у предприятия валютного счёта. Валюта с валютного счёта может использоваться не только для оплаты по экспортным и импортным контрактам, но и для многих других целей.
Для того, чтобы ОАО «СЗТ» могло вести учёт иностранной валюты, создаётся специальная касса.
Если банк принимает положительное решение, то на обратной стороне заявления работник банка указывает номер счёта и пишет разрешительные визы. После этого банк отправляет сведения в налоговую инспекцию[18, с.65].
После всего этого банк заключает с клиентом договор о расчётно-кассовом обслуживании. В нём оговариваются:
размер комиссионных за обслуживание;
сроки принятия банком претензий по списанию или зачислению денежных средств на валютный счёт;
способы разрешения конфликтных ситуаций и т.д.
Как и при операциях на расчётном счёте, при операциях на валютном счёте банк каждое своё действие сопровождает выпиской с валютного счёта, которую направляет предприятию.
ОАО «СЗТ» для отражения оборотов по валютному счёту использует бухгалтерский счёт 52 .Счёт является активным по отношению к балансу. По дебету счёта отражают поступление средств, по кредиту списание.
К счёту 52 открывают субсчета:
- 52/1;
- 52/2.
Операции по кредиту счёта 52/1 в ОАО «СЗТ» осуществляются в случаях:
при возвращении средств в валюте той организации от которой они поступили;
при перечислении экспортной валютной выручки посредническими и внешнеэкономическими организациями, не являющимися президентами РФ за вычетом комиссионного вознаграждения;
при обязательной продаже части валютной выручки и продажи средств в валюте, превышающей сумму обязательной продажи;
при переводе части валютной выручки после обязательной продажи валютных средств на ее текущий счет ;
при перечислении валютной выручки посредническими организациями на транзитные счета поставщиков экспортной продукции, являющимися резидентами, за вычетом комиссионного вознаграждения и т.д.
Денежные документы, находящиеся в кассе организации (почтовые и вексельные марки, марки государственной пошлины, в санатории и т.д.) учитывают на счёте 50-3 «Денежные документы». Аналитический учёт денежных документов ведут по их видам.
Все денежные документы в ОАО «СЗТ» учитываются по номинальной стоимости.
Для учёта денежных средств в рублях и иностранной валюте в пути, то есть внесённых в учреждения банков или отправленных по почте, но не поступивших по назначению, используется счёт 57 «Переводы в пути».
Основанием для зачисления денежных средств на счёт 57 является квитанция, выдаваемая учреждениями банков или почтовыми отделениями о принятии денежных средств, а также копии сопроводительных ведомостей на сдачу выручки инкассаторам банков и т.д. Для раздельного учёта рублёвых и валютных средств, находящихся в пути, на счёте 57 открываются отдельные субсчета.
Помимо счетов 50 и 51 в ОАО «СЗТ» предусмотрено использование счёта 55 «Специальные счета в банках».
На счёте 55 учитывают наличие и движение денежных средств, в отечественной и зарубежной валютах, находящихся в аккредитивах, чековых книжках, иных платёжных документах (кроме векселей), на текущих, особых и специальных счетах, а также движение средств целевого финансирования в той их части, которая подлежит обособленному хранению.
К счёту 55 открыты субсчета:
Чековые книжки (55/2) .
Порядок осуществления расчётов при аккредитивной форме расчётов регулируется центральным банком РФ.
На субсчёте 55/2 «Чековые книжки» учитывают движение средств, находящихся в чековых книжках. Порядок осуществления расчётов чеками регулируется банком.
Выданные чековые книжки в ОАО «СЗТ» отражают по дебету счёта 55/2 и кредиту счетов 51, 52, 90 и других подобных счетов. При использовании чековых книжек соответствующие суммы списывают со счёта 55 в дебет счёта 76 «Расчёты с разными дебиторами и кредиторами» или других подобных счетов (согласно выпискам банка). Суммы по чекам выданным, но не оплаченным банком (не предъявленным к оплате), остаются на счёте 55/2.
Суммы оставшихся неиспользованных чеков и возвращённых в банк списывают с кредита счёта 55/2 в дебет счетов 51, 52, 90 и т.д.
Аналитический учёт по счёту 55/2 ведут по каждой полученной чековой книжке.
На отдельных субсчетах счёта 55 учитывают движение обособленно хранящихся в банке средств целевого финансирования.:
средств, поступивших на содержание специальных учреждений от родителей и других источников;
средств на финансирование капитальных вложений;
аккумулируемых и расходуемых организацией с отдельного счёта;
субсидии правительственных органов и т.д.
Контрольные мероприятия по сохранности
наличных денежных средств
Осуществляемые в учреждениях и организациях контрольные мероприятия по сохранности наличных денежных средств всегда являются источником повышенного внимания со стороны всех проверяющих служб. При проверках ревизоры обращают внимание:
- на соблюдение лимитов расчетов наличными деньгами;
- на оснащение помещения кассы;
- на наличие договора о материальной ответственности, заключенного с кассиром учреждения;
- на проведение внезапных и плановых ревизий.
Лимит расчетов наличными денежными средствами
Бюджетным учреждениям при осуществлении расчетов с физическими и юридическими лицами за выполненные работы либо оказанные услуги следует обратить внимание на лимит расчетов денежными средствами. Указанием ЦБ РФ о предельном размере расчетов. - в отношении каждого договора по отдельности и не зависит от срока действия договора и периодичности расчетов, осуществляемых по нему. Он не распространяется на расчеты наличными деньгами, связанные с выдачей заработной платы и стипендий, иными выплатами (в том числе социального характера);
- когда полученные под отчет наличные деньги используются сотрудниками при расчетах по договорам, заключаемым ими на основании доверенности или по уже заключенным с другими юридическими лицами, индивидуальными предпринимателями договорам. В данном случае расчеты наличными денежными средствами фактически осуществляются между работодателем и организацией.
Ограничение в расчетах наличными денежными средствами не применяется, если командированное лицо от своего имени оплачивает полученной под отчет суммой оказанные ему услуги (проезд, проживание)20.
Оборудование и оснащенность помещения кассы
Единые требования по технической укрепленности и оборудованию сигнализацией помещений касс предприятий приведены в Приложении 3 к Порядку ведения кассовых операций. Согласно этому документу руководитель учреждения обязан обеспечить следующие условия хранения наличных денежных средств в кассе:
- помещение кассы должно быть изолированным;
- кассу следует располагать на промежуточных этажах (если здание многоэтажное);
- касса должна закрываться на две двери: внешнюю, открывающуюся наружу, и внутреннюю, изготовленную в виде стальной решетки, открывающейся в сторону внутреннего расположения кассы;
- необходимо оборудовать специальное окошко для выдачи денег;
- обязательно наличие сейфа или металлического шкафа для хранения денег, в обязательном порядке прочно прикрепленного к строительным конструкциям пола и стены стальными ершами;
- наличие огнетушителей;
- при больших поступлениях наличных денежных средств наличие специального оборудования для проверки подлинности денежных купюр.
Одним из основных факторов, определяющих уровень надежности охраны помещения кассы предприятия, оборудованного техническими средствами, является структура комплекса охранной сигнализации, которая определяется необходимым количеством рубежей охраны, охраняемых зон и шлейфов сигнализации в каждом рубеже.
Заключение договора о материальной ответственности
Непосредственно с наличными деньгами работает кассир бюджетного учреждения. При приеме кассира на работу издается приказ, затем данного работника обязаны ознакомить с порядком ведения кассовых операций под роспись, после чего с кассиром заключается договор о полной материальной ответственности.
Кассир в соответствии с действующим законодательством о материальной ответственности работников несет полную материальную ответственность за сохранность всех принятых им ценностей и за ущерб, причиненный учреждению как в результате умышленных действий, так и в результате небрежного или недобросовестного отношения к своим обязанностям. Кассиру запрещается передоверять выполнение порученной ему работы другим лицам.
В случае внезапного оставления кассиром работы (болезнь и др.) находящиеся у него под отчетом ценности немедленно пересчитываются другим кассиром, которому они передаются, в присутствии руководителя и главного бухгалтера учреждения или в присутствии комиссии из лиц, назначенных руководителем бюджетной организации. О результатах пересчета и передачи ценностей составляется акт за подписями указанных лиц.
В Перечень должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной материальной ответственности за недостачу вверенного имущества, утвержденный Постановлением Минтруда России от 31.12.2002 N 85 (далее - Постановление N 85), включены кассиры, контролеры, кассиры-контролеры (в том числе старшие), а также другие работники, выполняющие обязанности кассиров (контролеров).
Типовая форма договора о полной индивидуальной материальной ответственности представлена в Приложении 2 к Постановлению N 85. Договором о полной материальной ответственности должна быть предусмотрена ответственность кассира за сохранность ценностей и правильное оформление кассовых документов. Его составляют в двух экземплярах:
- один экземпляр остается у работника;
- второй передают в кадровую службу или бухгалтерию.
По общему правилу, закрепленному в ст. 241 ТК РФ, за причиненный ущерб работник несет материальную ответственность в пределах своего среднего месячного заработка, если иное не предусмотрено ТК РФ или другими федеральными законами.
Статьей 242 ТК РФ установлено, что полная материальная ответственность работника состоит в его обязанности возмещать причиненный работодателю прямой действительный ущерб в полном размере.
Перед заключением договора работника следует ознакомить под роспись с документами, за нарушение требований которых он должен понести материальную ответственность. Отказ работника от заключения договора о полной материальной ответственности можно квалифицировать как неисполнение или ненадлежащее исполнение им возложенных на него трудовых обязанностей. Это признается нарушением трудовых обязанностей, если работник при приеме на работу был извещен работодателем о заключении с ним в соответствии с действующим законодательством договора о полной материальной ответственности (п. 36 Постановления Пленума ВС РФ от 17.03.2004 N 2 "О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации").
Проведение инвентаризаций и ревизий в кассе учреждения
Действенной мерой контроля работы кассира является инвентаризация, она бывает плановой и внеплановой. Случаи, когда проведение инвентаризации обязательно, установлены п. 2 ст. 12 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете". В частности, к ним относятся:
- составление годовой бухгалтерской отчетности;
- смена материально ответственных лиц;
- выявление фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества и др.
Кроме того, в соответствии с п. 37 Порядка ведения кассовых операций должна проводиться внезапная ревизия кассы с полным полистным пересчетом денежной наличности и проверкой других ценностей, находящихся в кассе.
Инвентаризация, как плановая, так и внезапная, проводится комиссией, назначаемой руководителем учреждения, результаты ее фиксируются в акте по ф. 0504088, утвержденной Приказом Минфина России N 123н .
Перед началом ревизии кассир дает расписку в том, что все поступившие деньги или другие ценности (денежные документы, ювелирные изделия и т.д.) оприходованы, выбывшие - списаны, а все первичные документы по ним сданы в бухгалтерию. Во время проведения ревизии никакие операции, связанные с приемом или выдачей ценностей из кассы, не осуществляются.
Остаток денежной наличности в кассе сверяется с данными учета по кассовой книге. При обнаружении инвентаризацией недостачи или излишка ценностей в кассе в акте указывается их сумма и обстоятельства возникновения.
Акт подписывают все члены комиссии, а также кассир. Если акт не подписал хотя бы один из них, результаты инвентаризации считаются недействительными21.
Стоит также заметить, что ревизионный контроль в учреждениях и организациях за сохранностью наличных денежных средств должен осуществляться не только посредством обязательных плановых и внезапных инвентаризаций, но и каждодневно.
Как проконтролировать работу кассира по сдаче выручки? С какими показаниями следует сверять поступившие суммы денежной наличности? Письмом Минфина России от 30.08.1993 N 104 утверждены Типовые правила эксплуатации ККТ при осуществлении денежных расчетов с населением (далее - Типовые правила), которые применяются в части, не противоречащей Закону N 54-ФЗ
В п. 6.1 Типовых правил предусмотрено, что по окончании работы кассир должен подготовить денежную выручку и другие платежные документы, составить кассовый отчет.