Автоматизация учета и анализа конечной продукции в ООО "Артемовский хлебокомбинат"

Содержание
ВВЕДЕНИЕ
1. АНАЛИТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ
1.1. Технико-экономическая характеристика ООО «Артемовский хлебокомбинат». Организационная структура предприятия
1.2. Экономическая сущность комплекса экономических информационных задач
1.2.1. Общие сведения о задачах
1.2.2. Декомпозиция комплекса задач
1.3. Обоснование проектных решений по автоматизированному решению экономико-информационных задач
1.3.1. Обоснование выбора задач, входящих в комплекс
1.3.2. Обоснование необходимости использования вычислительной техники и создания программного обеспечения для решения данного комплекса задач
1.3.3. Обоснование проектных решений по информационному обеспечению комплекса задач
1.3.4. Обоснование проектных решений по технологии сбора, обработки и выдачи информации
1.3.5. Обоснование проектных решений по программному обеспечению комплекса задач
2. ПРОЕКТНАЯ ЧАСТЬ
2.1. Информационное обеспечение комплекса задач
2.1.1. Этапы жизненного цикла проекта системы автоматизации. Ожидаемые риски на этапах жизненного цикла
2.1.2. Внемашинное информационное обеспечение
2.1.3. Внутримашинная реализация системы автоматизации
2.2. Технологическое обеспечение
2.2.1. Организация технологии сбора, передачи, обработки и выдачи информации
2.2.2. Схема технологического процесса сбора, обработки и выдачи информации
2.3. Программное обеспечение для автоматизации учета и анализа конечной продукции предприятия
2.3.1. Общие положения
2.3.2. Структурная схема программного обеспечения
2.4. Руководство пользователя
3. ОБОСНОВАНИЕ ЭКОНОМИЧЕСКОЙ ЭФФЕКТИВНОСТИ ПРОЕКТА
3.1. Выбор и обоснование методики расчета экономической эффективности проекта
3.2. Расчет показателей экономической эффективности проекта
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК
ПРИЛОЖЕНИЯ
Приложение 1. Образец договора поставки
Приложение 2. Структура таблиц в среде Microsoft Access
Приложение 3. Схема БД
Приложение 4. Текст программных модулей на VBA

Автоматизация учета и анализа конечной продукции в ООО "Артемовский хлебокомбинат"

осуществлять правовой контроль за ведением кадрового делопроизводства;
обеспечивать качественное обслуживание работы руководителей предприятия;
контролировать исполнение по срокам распоряжений, приказов руководителей;
оформлять документы о привлечении работников к дисциплинарной и материальной ответственности;
определять основания для судебных претензий, исков, возражений по искам.
Инженер по технике безопасности проводит инструктаж по технике безопасности от несчастных случаев на производстве, по охране труда, оказание первой медицинской помощи и др.
Учетная политика организации является элементом системы регулирования бухгалтерского учета в Российской Федерации. Руководствуясь законодательством РФ о бухгалтерском учете, нормативными актами органов, регулирующих бухгалтерский учет,организации самостоятельно формируют свою учетную политику, исходя из своей структуры, отрасли и других особенностей деятельности.
Об учетной политике можно говорить как в широком смысле, так и в узком смысле слова.
Положение по бухгалтерскому учету «Учетная политика организации» ПБУ 1/98, утвержденное Приказом Минфина России от 9 декабря 1998 г., определяет учетную политику организации как принятую ее совокупность способов ведения бухгалтерского учета – первичного наблюдения, стоимостного измерения, текущей группировки и итогового обобщения фактов хозяйственной деятельности. Идентичность данного определения понятию «бухгалтерский учет» позволяет говорить об учетной политике в широком смысле слова как о системе ведения бухгалтерского учета на конкретном предприятии.
Можно сказать, что учетная политика (в широком смысле слова) представляет собой совокупность способов ведения бухгалтерского учета организации, имеющую методическую и организационно-техническую составляющие.
Рассмотрим учетную политику предприятия ООО «Артемовский хлебокомбинат» для целей бухгалтерского учета.
1. Ведение бухгалтерского учета и хранение первичных документов организации осуществляется бухгалтерской службой как структурным подразделением, возглавляемым главным бухгалтером.
2. Утверждена автоматизированная форма ведения бухгалтерского учета с использованием программы «1С: Предприятие» версии 7.7. в соответствии с утвержденным рабочим планом счетов бухгалтерского учета
3. Бухгалтерская информация формируется и хранится в течение года на машинных носителях, а в конце года оформляется на бумажных носителях и хранится в течение пяти лет.
4. Объекты основных средств, стоимостью не более 20000 рублей за единицу списываются на затраты на производство.
5. Применяется линейный способ начисления износа по основным средствам.
6. Применяется линейный способ начисления износа по нематериальным активам.
7. Готовая продукция учитывается в бухгалтерском учете по прямым статьям затрат, без включения условно-постоянных расходов. Счет 40 «выпуск продукции» не используется.
8. Учет затрат на производство и реализацию продукции ведется с разделением на прямые (счет 20 «основное производство») и косвенные (счет 26 «общехозяйственные расходы»).
9. Расходы, произведенные в отчетном периоде, но относящиеся к будущим отчетным периодам, отражаются на счете 97 «Расходы будущих периодов».
10. Поступления государственной помощи учитываются по поступлению – как возникновение целевого финансирования и увеличение счетов денежных средств, капитальных вложений и п.т. (Дт-50, 51, 55, 08, Кт -86).
11. Дебиторская задолженность, по которой срок исковой давности истек, другие долги, нереальные для взыскания, списываются по каждому обязательству на основании: данных проведенной инвентаризации и письменного обоснования (приказа) руководителя организации, и относятся на финансовые результаты деятельности организации.
1.2. Экономическая сущность комплекса экономических информационных задач
1.2.1. Общие сведения о задачах
В настоящее время исходя из современных требований, предъявляемых к качеству работы финансового звена предприятия, нельзя не отметить, что эффективная работа его всецело зависит от уровня оснащения компании автоматизированными средствами.
Компьютерный учет имеет свои особенности и радикально отличается от обычного. Компьютер не только облегчает учет, сокращая время, требующееся на оформление документов и обобщение накопленных данных для анализа хода деятельности, необходимого для управления ею. Отчеты, получаемые с помощью компьютера, можно получить и без него – никакой особой математики в компьютере не содержится – но на расчеты уйдет столько времени, что они уже ни на что не будут нужны; или ими придется занять такое количество расчетчиков, что на их зарплату уйдет значительно больше, чем будет получено прибыли в результате их расчетов. Таким образом, при применении компьютера «количество переходит в качество»: увеличение скорости расчетов делает возможным качественное улучшение самой схемы построения торговли.
Основное преимущество автоматизации - это сокращение избыточности хранимых данных, а следовательно, экономия объема используемой памяти, уменьшение затрат на многократные операции обновления избыточных копий и устранение возможности возникновения противоречий из-за хранения в разных местах сведений об одном и том же объекте, увеличение степени достоверности информации и увеличение скорости обработки информации; излишнее количество внутренних промежуточных документов, различных журналов, папок, заявок и т.д., повторное внесение одной и той же информации в различные промежуточные документы. Также значительно сокращает время автоматический поиск информации, который производится из специальных экранных форм, в которых указываются параметры поиска объекта.
Основой задачей данной проектируемой системы является учет и оперативное регулирование хозяйственных операций, подготовки стандартных документов для внешней среды. Автоматизация этих процессов позволит хранить информацию в одной базе, информация в которую вводится с помощью удобного интерфейса.
Информационная система позволит избавить сотрудника от рутинной повседневной работы. Чтобы сделать отчет, необходимо собрать нужные данные путем поиска их в соответствующих документах, если это отчет за год, то необходимо будет просмотреть все документы за этот год, на что уйдет огромное количество времени. При выведении итогов по отчету необходима огромная точность в расчетах, что не всегда получается даже у специалиста своего дела. Эти и многие другие задачи сможет решить проектируемая информационная система.
За счет сокращения времени на выполнение долгих рутинных работ можно повысить трудоемкость сотрудника, который может теперь выполнять не только свою работу, но и взять на себя ряд других обязанностей.
1.2.2. Декомпозиция комплекса задач
Создание программного средства в целях решения задачи дипломной работы, объясняется тем, что возросла необходимость заключения получения аналитических выходных форм для повышения эффективности управления предприятием.
Рассмотрим процесс заключения договора клиента с предприятием. Хлебокомбинат может предложить перечень хлебобулочных и кондитерских изделий, производством которых оно занимается. После ознакомления заказчиком со списком предоставляемых предприятием изделий и выбора нужной продукции клиент заключает договор на их поставку. После подписания договора заказчиком и директором фирмы клиент вносит в кассу предоплату или полностью оплачивает стоимость продукции. Затем копию договора получает экспедитор и бухгалтер, которые должны выполнить работы по договору и внести информацию о поступлении денежных средств соответственно. После выполнения работ по договору экспедитор должен отдать договор в бухгалтерию.
Для выполнения цели дипломного проектирования необходимо провести декомпозицию решаемых на предприятии задач и выбрать те из них, которые необходимо автоматизировать. В дипломном проектировании автоматизации подлежит комплекс задач, связанных с заключением договоров, а именно:
ввод данных о клиентах;
ввод данных о видах и ассортименте выпускаемой продукции;
ввод данных о договорах клиентов;
ввод данных об оплатах по договорам;
получение бухгалтерской и аналитической отчетности.
Для решения комплекса задач будут разработаны таблицы и другие объекты базы данных. Итогом решения комплекса задач будет получение выходных экранных и печатных форм, которые должны повысить эффективность управленческих решений.
Результатами автоматизации учета могут пользоваться: бухгалтерия предприятия, отдела сбыта и маркетинга, юридический отдел и административно-управленческий персонал.
1.3. Обоснование проектных решений по автоматизированному решению экономико-информационных задач
1.3.1. Обоснование выбора задач, входящих в комплекс
В последнее время во всех сферах человеческой деятельности наблюдается переход от ручного труда к автоматизированному. Это объясняется тем, что быстрыми темпами развивается информационная индустрия, повышается производительность вычислительной техники.
В настоящее время вычислительная техника является неотъемлемой частью в деятельности предприятия, так как вести учет, анализировать, контролировать, осуществлять выборку по определенным критериям очень сложно. На данном предприятии ведется автоматизированный учет, но частично. Например, чтобы составить договор поставки продукции, используется шаблон документа договора в текстовом редакторе Word. Это создает неудобства в работе, так как не контролируется правильность ввода данных, могут возникнуть новые ошибки в тексте документа, а при увеличении количества договоров, возникают трудности в поисках нужного договора. Кроме того, при изменении шаблона документа, хранящегося на разных машинах, не исключена ситуация, когда сотрудники забудут обновить шаблон документа и составят договор с использованием старого шаблона, что может привести к тому, что договор придется переделывать заново.
Для того чтобы облегчить процесс поиска информации и иметь возможность получения аналитических форм на предприятии необходима программа, которая поможет избежать ошибок, возникающих при обработке данных, повысит эффективность работы персонала, обеспечит полноту информации, а также устранит разрозненность данных.
Известны четыре варианта стратегии автоматизации: кусочная (хаотичная) автоматизация, автоматизация по участкам, автоматизация по направлениям и комплексная автоматизация.
При кусочной (хаотичной) автоматизации предприятие приобретает без выработки конкретного стратегического плана отдельные фрагменты информационной системы, которые не всегда соответствуют потребностям предприятия. Дальнейшее развитие информационной системы предприятия связано с новыми затратами для приобретения других частей ИС или для изменения стратегии автоматизации. Преимуществом является незначительные единовременные денежные вложения.
Стратегия автоматизации по участкам предполагает автоматизацию отдельных производственных участков, которые объединены по набору выполняемых функций. Этот способ автоматизации может быть выбран при условии, если существуют участки, где применение АС дает существенный экономический эффект, например, за счет сокращения персонала или увеличения производительности труда.
Стратегия автоматизации по направлениям предполагает автоматизацию отдельных направлений деятельности предприятия. В этом случае на предприятии осуществляется полная автоматизация работы, например, кадровой службы, производства, бухгалтерии или склада. Такой подход к автоматизации вполне приемлем, и в дальнейшем интеграция уже автоматизированных направлений в рамках всего предприятия не будет связана с серьезными проблемами.
Комплексная автоматизация достаточно трудоемка и связана со значительными финансовыми затратами. Комплексную автоматизацию желательно осуществлять при образовании нового предприятия.
В качестве стратегии автоматизации хлебокомбината будет выбрана стратегия автоматизации по направлениям. В рамках дипломного проектирования предполагается автоматизировать комплекс задач, связанных с заключением договора, а также реализовать получение аналитических и финансовых отчетов. Эта задача является первоочередной, так как анализ заключенных договоров и соответственно сбыта продукции позволит принимать эффективные решения по управлению хлебокомбинатом. Комплексная автоматизация при дипломном проектировании не выполнима в указанные сроки, так как требует много времени и высокой квалификации разработчика.
1.3.2. Обоснование необходимости использования вычислительной техники и создания программного обеспечения для решения данного комплекса задач
За последние двадцать лет значительно возрос объём и оборот информации во всех сферах жизнедеятельности человека: экономической, финансовой, политической, духовной. И процесс накопления, обработки и использования знаний постоянно ускоряется. Учёные утверждают, что каждые десять лет количество информации увеличивается вдвое. В связи с этим возникает необходимость использования автоматических средств, позволяющих эффективно хранить, обрабатывать и распределять накопленные данные.
В настоящее время все предприятия испытывают настоятельную потребность в расширении аналитических работ, связанных с разработкой перспектив развития, комплексной оценкой эффективности применения различных форм хозяйствования, своевременной выработкой оперативных управленческих решений.
При помощи ЭВМ на предприятии ООО «Артемовский хлебокомбинат» автоматизирован финансовый учет расчетов с поставщиками и покупателями, операций по расчетному счету, количественно-суммовой учет. В общем объеме учетных работ эти задачи имеют значительный удельный вес.
Их автоматизация позволила сократить ручные операции, ускорить обработку информации, повысить точность учета. В памяти ЭВМ хранится и может быть выдана на печать детальная информация о поступлении денежных средств по каждому документу для получения сведений о задолженности покупателей.
Исходной информацией для учета являются первичные документы. При ручном учете, а также частичной автоматизации обработки информации каждое подразделение предприятия (бухгалтерия, отдел кадров, экспедиция.) для выполнения возложенных на них функций вводит в ЭВМ по существу одни и те же данные из первичных документов, на основе которых составляются отчетные и другие выходные документы бухгалтерского, оперативного и статистического учета. Создание в каждом подразделении своей собственной информационной базы приводит к многократному дублированию информации, увеличению времени и стоимости ее обработки.
Главное назначение автоматизированной системы учета и анализа конечной продукции – повысить эффективность деятельности предприятия благодаря анализу сбыта готовой продукции, исключить ошибки при вводе информации, снизить количество вычислительных ошибок при помощи автоматизации процесса обработки информации, содействовать эффективному и безопасному хранению и доступу к информации.
Целью автоматизированной системы (АС) учета и анализа является создание единой информационной сети, позволяющей эффективно хранить, обрабатывать, анализировать и использовать информацию по договорам предприятия и оплатам по ним.
Сотрудники предприятия немалую часть рабочего времени затрачивают на выполнение многочисленных трудоемких учетно-технических операций обработки договоров заказчиков на поставку готовой продукции. Выполнение элементарных процедур обработки данных не требует специальных знаний. По мере роста объема информации доля таких работ возрастает. Это ведет к уменьшению времени на выполнение таких важных творческих работ, как изучение конъюнктуры торговли, определение потребности в товарах, контроль, анализ и регулирование поставок и запасов товаров и т.п.
Массовые повторяющиеся операции по оформлению договоров и оплат по ним относятся к числу задач, поддающихся формализации и, следовательно, автоматизации.
Автоматизация оперативного управления требует тщательной проработки состава переменной и постоянной информации. К условно-постоянной информации можно отнести сведения о видах готовой продукции, конечной продукции хлебокомбината, оптовых покупателях. К переменной информации можно отнести непосредственно договоры и оплаты по ним.
Автоматизация учета и анализа готовой продукции в ООО «Артемовский хлебокомбинат» позволит повысить оперативность и эффективность управления, улучшить товароснабжение розничной торговой сети.
Неотъемлемую часть процесса разработки сложной информационной системы составляет решение таких ключевых вопросов, как выбор состава вычислительной техники, определение их характеристик.
Критериями выбора технических средств являются:
надежность функционирования системы;
функциональная полнота системы;
быстродействие;
минимизация затрат на стоимость: аппаратных средств, прикладных систем, сопровождения системы, развития системы.
1.3.3. Обоснование проектных решений по информационному обеспечению комплекса задач
Информационное обеспечение – совокупность единой системы классификации и кодирования информации, унифицированных систем документации, схем информационных потоков, циркулирующих в организации, методология построения баз данных. Данная подсистема предназначена для своевременного представления информации, принятия управленческих решений.
Информационное обеспечение автоматизированных информационных систем состоит из внемашинного (информация, которая воспринимается человеком без каких-либо технических средств) – это классификаторы технико-экономической информации и документы; и внутримашинного информационного обеспечения (совокупность всех данных, записанных на машинных носителях, сгруппированных по определенным признакам) – это макеты / экранные формы для ввода первичных данных в ЭВМ или ввода результатной информации.
Требования, предъявляемые к информационному обеспечению:
информационное обеспечение данной системы должно быть совмещено с информационным обеспечением других систем, взаимодействующих с данной системой;
формы документов должны отвечать требованиям стандартов унифицированной системы документации или нормативным документам;
в информационной системе должны быть предусмотрены необходимые средства по контролю и обновлению данных в информационных массивах, контролю идентичности информации в базе данных.
Таким образом, внемашинное информационное обеспечение представляет собой перечень договоров покупателей и оплат по ним, а также сведения о видах готовой продукции, которую покупает заказчик.
Для ввода данной информации необходимо разработать формы ввода, которые помогли бы пользователям избежать ошибок при вводе информации и ускорить процесс ввода. Результатная информация рассчитывается на основе входной и нормативно-справочной и должна быть представлена в виде экранных и печатных форм.
Для разработки форм ввода и отчетов для результатной информации необходимо использовать внутримашинное информационное обеспечение, в качестве которого для решения данного комплекса задач подходит Microsoft Access.
Access — мощное приложение Windows для работы с базами данных — вероятно, лучший программный продукт для конечных пользователей и разработчиков, который когда-либо был написан. Microsoft Access органично сочетает производительность системы управления базами данных (СУБД) с теми удобствами, которые имеются в распоряжении пользователей Microsoft Windows. Поскольку оба эти продукта — детища компании Microsoft, они прекрасно взаимодействуют между собой. Система Access работает под управлением Windows 98, Windows Me, Windows XP, Windows 2000 или Windows NT, Windows Vista, так что при работе с ней пользователю доступны все преимущества Windows. Можно вырезать, копировать и вставлять данные из любого приложения Windows в Access и наоборот; можно создать проект формы в Access и сохранить его как отчет.
Целесообразность использования Microsoft Access для создания базы данных – это сравнительно небольшой объем информации. Microsoft Access позволяет работать и создавать базы данных, объем которых не превышает 1 гигабайта дискового пространства.
Достоинства базы данных Access:
полная русификация СУБД Access, включая имена полей и свойств;
большая простота в работе;
база данных и все ее объекты (таблицы, запросы, формы, отчеты макросы и модули) хранятся в одном файле;
может использоваться в качестве интерфейса к другим базам данных;