Внешняя среда, как элемент информационного пространства организации и его характер

Введение
1. Информационное пространство компании и ее структура
2. Внешняя среда и ее основные элементы
3. Информация внешней и внутренней среды
4. Действия с информацией в процессе информационного обеспечения
Заключение
Список литературы

Внешняя среда, как элемент информационного пространства организации и его характер

нeoпpeдeлeннocть внeшнeй cpeды — cooтнoшeниe мeждy кoличecтвoм инфopмaции o cpeдe, кoтopoй pacпoлaгaeт opгaнизaция, и yвepeннocтью в тoчнocти этoй инфopмaции. Чeм нeoпpeдeлeннee внeшнee oкpyжeниe, тeм тpyднee пpинимaть эффeктивныe peшeния.
Внешняя среда компании может иметь различный уровень неопределенности. Под неопределенностью здесь понимается неоднозначность (стохастичность, непредсказуемость) результатов деятельности организации, возникающая из-за воздействия факторов внешней среды (4, с.6).
Уровень неопределенности среды определяется на основе анализа двух характеристик:
степени простоты или сложности среды;
степени стабильности или нестабильности (динамичности) среды (5).
Сложность среды характеризуется количеством и разнообразием факторов, воздействующих на компанию (поставщики, потребители, конкуренты и т.д.). Измерение неопределенности внешней среды по признаку «простая–сложная» имеет отношение к количеству и несхожести внешних элементов, связанных с деятельностью компании: в сложной внешней среде взаимодействует множество различных внешних элементов, оказывающих влияние на нее.
Сложность может возникать из различий в элементах внешней среды, с которыми сталкивается предприятие (международная компания, работающая во многих странах), а также быть результатом суммы знаний, необходимых для того, чтобы справиться с воздействием обстановки (например, аэрокосмическая компания) (4).
Степень динамичности внешней среды определяется темпом и частотой изменений факторов или их характеристик. Компании могут действовать там, где изменения одного или многих факторов происходят медленно или очень быстро.
Неопределенность внешней среды возрастает с увеличением динамичности или же с усложнением ее условий (6).
Наименьшей неопределенностью характеризуется простая–стабильная внешняя среда, которая предполагает наличие у компании небольшого числа относительно постоянных поставщиков, потребителей, конкурентов, не отличающихся разнообразием характеристик (запросов, видов продукции и т.д.).
Сложная–стабильная внешняя среда представляет более высокий уровень неопределенности. Однако в подобной среде внешние факторы не меняются быстро или неожиданно.
В простой–нестабильной среде происходит дальнейшее возрастание уровня неопределенности. Хотя у компании может быть всего несколько внешних факторов воздействия, их изменения труднопредсказуемы и они неожиданно реагируют на деятельность компании. Действующие в этом секторе предприятия сталкиваются с постоянно меняющимся предложением и спросом (5, с.11).
Наиболее высоким уровнем неопределенности обладает сложная–нестабильная внешняя среда. На компанию воздействует большое количество внешних факторов, они часто изменяются и резко реагируют на действия компании.
Чем выше уровень неопределенности среды, тем более серьезные требования предъявляются к инновационной деятельности компании и, следовательно, тем выше необходимость в формировании венчурных подразделений (4, с.6).
3. Информация внешней и внутренней среды
Информация порождается соответствующими средами, поэтому, в зависимости от источника ее возникновения в рамках организации выделяют внутреннюю и внешнюю информации.
Внутренние источники информации — это, как правило, внут-риорганизационные подразделения. Они порождают плановую, контрольную, учетную, научно-техническую, аналитическую и другую информации. Эти информации передаются и используют­ся в рамках следующих систем:
транзакционных, предназначенных для операционной работы;
внутрифирменного электронного документооборота;
электронных хранилищ информации и документов;
бумажного документооборота и документов на бумажных но­сителях.
Деятельность любого предприятия сопровождается составлением разных видов документов. Однако при всем их многообразии вне зависимости от специфики предприятия можно выделить следующие основные группы документов:
–      организационные документы предприятия (устав, учредительный договор, структура и штатная численность, штатное расписание, должностные инструкции, правила внутреннего трудового распорядка);
–       распорядительные документы предприятия (приказы по основной деятельности, распоряжения, решения);
–       документы по личному составу предприятия (приказы по л/с, трудовые контракты (договоры), личные дела, личные карточки ф. Т-2, лицевые счета по зарплате, трудовые книжки);
–        финансово-бухгалтерские документы предприятия (главная книга, годовые отчеты, бухгалтерские балансы, счета прибылей и убытков, планы, отчеты, сметы, счета, кассовые книги и др.);
–       информационно-справочные документы предприятия (акты, письма, факсы, справки, телефонограммы, докладные записки, протоколы и др.
Информация внутренней среды, как правило, — точная, пол­ная, отражает финансово-хозяйственное состояние. Ее часто можно обрабатывать с помощью стандартных формализованных процедур.
Примеры внутренней информации: о людях, продуктах, затратах, жалобах, услугах, технологических процессах, сферах применения продукта, методах сбыта и технике продаж, поставках, каналах сбыта.
В качестве внешних источников информации могут выступать:
законодательные и регулирующие органы (законы, постанов­ления, сообщения налоговых органов и т.п.);
клиенты и партнеры предприятия (технологическая и научно-техническая информация, содержащая научные знания, сведения об изобретениях и технологиях, информация от поставщиков, потребителей, партнеров, консалтинговых фирм, банков и т.п.);
информационные агентства (общая информация о состоянии экономики и специализированная экономическая информация в информационно-аналитических материалах, специализированных журналах, газетах, ресурсах Интернета);
конкуренты (информация о ценах, действиях и т.п.);
органы статистического учета (информация статистических исследований).
Информация из внешней среды часто приблизительна, неточна, неполна, противоречива, имеет вероятностный характер. В таком случае она требует нестандартных процедур обработки.
Примеры внешней информации: о рынке, конкурентах, тенденциях изменений в деловой среде страны и состоянии международных рынков, покупателях, спросе, ценах на товары, требованиях клиентов и конкурентов, изменении законодательства, оперативные экономические новости, оперативная информация с СЭЛТ/FOREX, биржевые индексы (АК&М, NIKKEY и пр.), информация по валютному, фондовому, вексельному, кредитному рынкам, аналитическая информация и т.п.
Использование различных внутренних и внешних источников часто носит непостоянный характер.
4. Действия с информацией в процессе информационного обеспечения
В рамках информационного обеспечения ввод и передача информации возможны в пределах следующих систем:
- глобальные сети;
- корпоративные и локальные компьютерные сети;
- системы передачи бумажных документов.
Хранение информации. Основные требования к данной фазе ра­боты с информацией состоят в обеспечении следующих свойств у хранимых данных:
- целостность;
- предметная ориентация данных;  историчность, интегрированность;  неизменность во времени;
- многоуровневое хранение информации на основе правил организации информационных хранилищ, построение метаданных (данных о данных) на разных уровнях интеграции.
Обработка и анализ информации. Удовлетворение информаци­онных потребностей осуществляется на основе обработки и анализа информации. Эти действия совершаются как в плановом порядке, так и в рамках информационных запросов. Последние бывают следующих видов:
- простые и сложные (многоаспектные) запросы;