Применение пакетов прикладных программ для автоматизации управления документационного обеспечения управленческой деятельности

СОДЕРЖАНИЕ
Введение
1. Теоретические аспекты автоматизации управления документационного обеспечения управленческой деятельности
2. Практические возможности использования пакетов прикладных программ
Заключение
Список использованной литературы

Применение пакетов прикладных программ для автоматизации управления документационного обеспечения управленческой деятельности

автоматизация коллективной работы;
управление документами: регистрация, хранение, поиск и т.п.;
электронная почта (обмен документами).
Сейчас это разделение достаточно условно, ведь, последние версии многих приложений стараются объединять эти технологии.
Автоматизация документационного обеспечения управления (ДОУ) может рассматриваться как информационная платформа для обслуживания клиентов, разработки продукции, контроля деятельности организации, финансового обеспечения деятельности и пр. Комплексная автоматизация этих направлений требует создания единого пространства, в котором сотрудники могут осуществлять собственную деятельность, руководствуясь общими правилами представления и обработки информации. Для этого в рамках организации создается единая система по управлению информацией. Она должна предоставлять следующие возможности.
чтобы сотрудники одного коллектива могли работать в разных кабинетах или в разных зданиях;
чтобы различные пользователи имели доступ к базам данным независимо от того, где находятся, и без потерь в производительности;
средства коммуникации;
сохранение целостности данных в общей базе данных;
защищенность информации;
полнотекстовый и реквизитныцй поиск информации;
открытость системы, чтобы пользователи имели доступ к обычным средствам создания документов, а также тем документам, которые были созданы ранее в других технических системах;
настройка на конкретные задачи пользователей6.
Для примера этого достаточно. Более полный и точный список формируется исходя из целей конкретной организации.
С ростом организации, особенно численности ее сотрудников вопрос об эффективности ДОУ становится все более важным. Основные возникающие проблемы:
структурные подразделения не имеют информации о друг друге и могут перестать слаженно работать. Неизбежно падает качество обслуживания клиентов и умение организации поддерживать контакты с третьми лицами;
ощущение недостатка в людских, финансовых, технических ресурсах;
необходимость менять технологию производства и (или) управления;
руководство может не видеть целостную картину происходящего.
Таким образом, совершенствование документационного обеспечения управления является одним из наиболее важных задач современного управления. Объемы информации в хорошо работающей организации могут с каждым годом всё возрастать, и для их своевременной обработки нужна корректная организация ДОУ. При выборе ДОУ для конкретной организации следует принимать во внимание ее структуру, стоящие перед организацией цели и задачи, существующую организацию документационных процессов. При этом следует стремиться к:
упрощению и сокращению стоимости сбора, обработки, передачи, хранения информации,
сокращению информационных потоков до оптимального минимума.
2. Практические возможности использования пакетов прикладных программ
Автоматизированное документационное обеспечение управленческой деятельности рассмотрим на примере турагентства. На сегодняшний день разработан программный продукт для автоматизации работы турагентств, имеющий название «САМО-ТурАгент». В ходе изучения рынка средств офисной автоматизации он оценен нами как оптимальный для малых предприятий.
В работе сотрудников турфирмы наибольшее время занимает учет заказанных клиентами туров, учет оплат клиентов и от турагентства туроператору, учет постоянных клиентов, учёт выданных дисконтных карт, учёт пожеланий клиентов. Основная операция – продажа тура – подразумевает создание массы документов: договора, приходного кассового ордера, путевки, билетов, ваучеров, памятки о правилах поведения в стране и национальных особенностях и т.п. При этом все документы должны сохраняться в общей базе данных. Необходимы общие списки туристов, статистические отчеты, сводки платежей и т.п.
ПК «САМО-ТурАгент» спроектирован как продукт, связывающий удаленные офисы единой сети турагентств. Построенный по трехуровневой системе «клиент – сервер – база данных», он может быть установлен в сколь угодно большом количестве удаленных офисов. Отдельные офисы сети турагентств будут находиться в постоянной связи через Интернет с центральным офисом. Единая база данных будет всегда отражать самую актуальную информацию. В удаленных офисах инсталлируется только клиентское приложение, а центральная база данных хранится на сервере в главноми офисе и собирает исходящую от них информацию. Это позволяет руководителю сетевого турагентства видеть общую картину деятельности организации, анализировать качество работы отдельных офисов и менеджеров.
САМО-ТурАгент содержит следующие возможности:
1. Он-лайн поиск и бронирование туров.
Сотрудник турагентства вводит необходимые клиенту условия поездки, система оперативно представляет варианты, найденные в базе данных турагентства. Понравившийся клиенту тур можно сразу же забронировать.
2. Создание баз данных.
Наиболее распространенные - Заявки, Клиенты, Гостиницы, Туроператоры. Есть возможность сохранять любые типы файлов: текстовые документы, изображения, аудио и видео. Можно добавлять любые параметры баз данных.
3. Информационная панель.
Позволяет получить информацию о погоде и времени в любой точке земного шара, соотношении курсов валют и т.д.
4. Система сообщений.
Позволяет всем пользователям системы обмениваться сообщениями. Сообщение может быть отправлено адресату непосредственно после его составления или в заданное отправителем время.
5. Ведение архива постоянных клиентов.
При первом обращении все данные клиента сохраняются, таким образом, сокращается время обработки заказа при его последующем обращении. Плюс возможности составления списка электронной и почтовой рассылки.
6. Учет забронированных и проданных туров.
Создание, хранение и вывод на печать необходимых документов на основе одного электронного документа. Один раз введя необходимые данные, есть возможность распечатать клиенту весь набор документов: договор, путевку, лист бронирования, счет и др.
Есть возможностью создания «сложных» туров (индивидуальных, с количеством переездов больше двух). Эта функция особенно актуальна для региональных турагентств. Потому что учтена ситуация, когда в предложение туроператора не включен переезд от города проживания туриста до города отправления, а также когда приходится создавать один тур на основе предложений нескольких туроператоров.
7. Учет платежей (приходных и расходных).
Данная функция позволяет быстро отследить состояние взаиморасчетов с туроператорами и клиентами.
8. Анализ работы каждого сотрудника турагентства (например, менеджеров по продажам или курьеров – учет заданий и их выполнения).
9. Анализ получаемой информации с помощью эффективной системы отчетов. Гибкость в создании собственных отчетов.
10. Наличие дополнительных справочников.
11. Учет эффективности рекламы.
12. Управление доступом пользователей к режимам системы.