Язык и стиль современных служебных документов

Оглавление
Введение
Глава 1. Официально-деловой стиль речи и его особенности
1. Официально-деловой стиль и его виды
2. Особенности лексики, морфологии и синтаксиса официально-делового стиля
Глава 2. Специфика служебных документов
2.1. Структура и содержание служебных документов
2.2. Требования к языку и стилю служебных документов
Заключение
Список литературы

Язык и стиль современных служебных документов

1. Умеренное использование канцеляризмов (извещаем, неисполнение, вышеуказанный). Не следует употреблять в деловой речи архаичные (устаревшие) слова и обороты типа каковой (который), на предмет (для) и т.п.
2. Широкое использование терминов и профессиональных слов той сферы деятельности, в которой происходит деловое общение. В письменной речи искажение термина или замена его синонимическими формами не допускается.
3. Использование устойчивых языковых моделей и текстовых формул.
4. Точное использование значения слова. Несоблюдение этого правила приводит к двойственности понимания слова или просто к неграмотности.
2. Особенности лексики, морфологии и синтаксиса официально-делового стиля
Языковые средства официально-делового стиля образуют относительно замкнутую систему, основу которой составляют специфические единицы таких уровней языка, как лексика, словообразование, морфология и синтаксис.
Основу официально-делового стиля составляет (6, с. 38):
1. Специфическая канцелярская лексика - это слова и словосочетания, употребляющиеся преимущественно в официальных документах и закрепляющиеся в административно-канцелярской речи. Примерами такой лексики могут служить: ответчик, неустойка, податель, получатель, охранять права и свободы, за отчетный период, принимая во внимание, обеспечивать равноправие и т.д.;
2. Термины, профессионализмы и словосочетания терминологического характера, что обусловлено содержанием служебных документов (наиболее частотными являются термины юридические, дипломатические, бухгалтерские: акт, взимание, законодательство, ответчик, истец, отозвать (посла), заявитель, исходатайствовать, завизировать, заслушать и т.п. Данная лексика малоупотребительна в других стилях языка. Кроме того, если в официально-деловом стиле данная лексика уместна, то в употребление ее в других стилях считается стилистической ошибкой.
Слово в тексте документа должно употребляться только в одном из тех значений, которые приняты в официально-письменной речи. Нельзя использовать неологизмы, образуемые по традиционным моделям, если они не имеют общепризнанного терминологического смысла и легко могут быть заменены формами общелитературного употребления. Так, не являются литературной нормой русского языка слова типа «неимение», «разбитие». Недопустимы искажение термина или замена его синонима. Термины должны иметь только одно толкование или только одно определение: каждому понятию должен соответствовать только один термин (2, с. 37).
Если термин может оказаться непонятным адресату, а употребление его в данном тексте необходимо, требуется дать его объяснение. Необходимость использовать только стандартизированную терминологию обусловлена также тем обстоятельством, что в условиях АСУ многие документы, и прежде всего отчетная документация, обрабатываются на ЭВМ. Уже выпущено около 300 государственных стандартов на научно-технические термины. Во многих отраслях скомплектованы банки стандартизированных терминов, которые и должны служить терминологическими источниками при составлении служебных документов.
Для делового стиля характерно употребление специальных языковых средств. В документах широко используются (2, с. 40 - 41):
1. Однотипные падежные формы взаимосвязанных имен существительных, так называемое нанизывание падежей. Чаще всего используется последовательное подчинение слов в родительном падеже, реже - в творительном, например: «предлагаем Вам варианты (чего?) решений (чего?) автоматизации (чего?) систем документационного обеспечения (чего?) министерств и других республиканских органов государственного управления».
2. Ограниченная сочетаемость слов. Например, глагол допустить во всех стилях речи может сочетаться только со словами, выражающими негативный результат деятельности: допустить просчет, допустить промах, допустить ошибку и др., но не со словами, выражающими положительное действие - допустить успех.
Наряду с этим существует множество слов, демонстрирующих ограниченную сочетаемость только в рамках делового стиля.
Специфическими чертами отличается и фразеология официально-делового стиля. Здесь нет образных фразеологических оборотов, нет фразеологизмов со сниженной стилистической окраской. Зато очень широко представлены стилистически нейтральные и межстилевые устойчивые обороты, употребление которых связано со стандартизированностью официально-делового стиля: иметь значение, играть роль, занимать должность, сфера применения, причинить ущерб, место нахождения, при исполнении обязанностей, должностное лицо, в случае неявки, по истечении срока и т.д.). Сюда же относятся и обороты с архаическими элементами: соответствовать содеянному, наказуемость деяния и др.
Словообразовательные и морфологические черты официально-делового стиля неразрывно связаны с общими его признаками: стремление к точности, стандартизированность, неличный и долженствующе-предписующий характер изложения. Яркой особенностью синтаксиса официально-делового стиля является его усложненность, «в котором отражается тенденция к детализации и классификации, к рассмотрению в единстве констатирующей и предписывающей сторон, причинно-следственных и условно следственных отношений». Это во многом объясняется предписующе-долженствующим характером деловой речи, предполагающим последующие обязательные действия адресата (4, с. 12).
В синтаксисе официально-делового стиля преобладают простые предложения (как правило, повествовательные, личные, распространенные, полные). Вопросительные и восклицательные предложения практически не встречаются. Из односоставных активно употребляются только безличные и в некоторых видах документов (приказ, служебное письмо) – определенно-личные: В целях…необходимо выделить…; В случае… придется сократить…; Приказываю…; Обращаем ваше внимание… .
Порядок слов предложения в официально-деловом стиле отличается строгостью и консерватизмом. Свойственный строю русского предложения так называемый прямой порядок слов заключается в предшествовании подлежащего по отношению к сказуемому (товар отпускается ...); определения - по отношению к определяемому слову (кредитные отношения); управляющего слова - по отношений к управляемому дополнению и обстоятельству (фиксировать цены, выделить кредит, направить в министерство).
Стандартизация деловой речи повышает информативность документов, заметно облегчает их восприятие и оценку специалистами, что способствует большей оперативности документооборота в целом.
Яркой особенностью синтаксиса официально-делового стиля является его усложненность, «в котором отражается тенденция к детализации и классификации, к рассмотрению в единстве констатирующей и предписывающей сторон, причинно-следственных и условно следственных отношений» (6, с. 31). Это во многом объясняется предписующе-долженствующим характером деловой речи, предполагающим последующие обязательные действия адресата.
Глава 2. Специфика служебных документов
2.1. Структура и содержание служебных документов
К служебным документам относятся официальные документы, используемые в текущей деятельности организации.
Композиционные особенности служебных документов определяются их формой, являющейся совокупностью элементов оформления и содержания, в которой закрепляются (2, с. 53):
1.Состав обязательных элементов оформления документа, обеспечивающий его юридическую и практическую полноценность.
2.Логическая схема документа, т.е. такое взаимное расположение его частей, которое дает наибольшее удобство в работе с документом.
Тексты организационно-распорядительных и нормативно-правовых актов состоят, как правило, из двух частей: констатирующей и распорядительной (4, с. 29).
В констатирующей части излагают цели и задачи предписываемых действий и причины издания акта. Если основанием к изданию акта является распорядительный документ вышестоящей организации, то в констатирующей части указывают название, номер, дату и заголовок к тексту распорядительного документа, а также передают содержание того раздела документа вышестоящей инстанции, который послужил основанием для издания данного акта. Констатирующая часть может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении.
Распорядительная часть акта должна излагаться в повелительной форме и начинаться словами постановляю (приказываю). Распорядительная часть может делиться на пункты или подпункты, причем действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. Каждый пункт должен начинаться указанием исполнителя и конкретного действия (используются глаголы в неопределенной форме). В качестве исполнителя должны быть указаны организации или структурные подразделения.
Текстовую, содержательную часть организационнно-распорядительного или нормативно-правового акта следует располагать между реквизитами «заголовок к тексту» и «отметка о наличии приложения».
Стандартизация формы значительно упрощает работу с документацией, и, напротив, нарушение требований, предъявляемых к документу типовым формуляром, существенно усложняет работу. Так, отсутствие в документе нужной подписи, визы, указания на должность сотрудника может лишить документ юридической силы. Отсутствие нужного адреса или ссылки на другие документы нередко требует наведения справок, а это неизбежно ведет к затрате времени, сил и средств.