Совершенствование организации делопроизводства на примере УВД по Заельцовскому р-ну г.Новосибирска

Оглавление
Введение
Глава 1. Основополагающие нормы ведения и организации делопроизводства в государственных учреждениях
1.1. Теоретические основы организации делопроизводства
1.2. Роль российского архива в разработке единых требований по ведению делопроизводства
1.3. Основные положения федеральных законов и нормативно методических документов в делопроизводственных процессах
Краткие выводы по первой главе
Глава 2. Документационное обеспечение в Заельцовском районном Управлении Внутренних Дел
2.1. Характеристика и структура организации
2.2. Организация делопроизводства, характеристика документооборота в Заельцовском Управлении Внутренних Дел
2.3. Основные функции службы делопроизводства
Краткие выводы по второй главе
Глава 3. Пути совершенствования документационного обеспеченияв Заельцовском Управлении Внутренних Дел г. Новосибирска
3.1. Анализ выявленных проблем в организации документационного обеспечения
3.2. Предложения, рекомендации по совершенствованию делопроизводства в УВД Заельцовского района г. Новосибирска
Заключение
Список литературы

Совершенствование организации делопроизводства на примере УВД по Заельцовскому р-ну г.Новосибирска

Набор перечисленных свойств документа - это особая целостная система, выполняющая возложенные на нее обществом функции. Связь между ними является настолько тесной, что отделить их друг от друга можно лишь условно.
Определение признаков и свойств документа только начато в документоведении и требует дальнейшего уточнения как их номенклатуры, так и содержательного наполнения.
К отличительным признакам документа относятся:
1.Наличие смыслового содержания. Документ - носитель смысла, который передается знаками. Совокупность последовательных знаков, которые передают смысл, содержание документа (сообщение), является его обязательным признаком.
2.Стабильная вещественная форма, обеспечивающая долговременную сохранность документа, возможность многократного (долговременного) использования и перемещения информации в пространстве и времени.
3.Предназначенность для использования в социальной коммуникации. Документный статус имеют лишь те источники, которые изначально предназначены для хранения и передачи информации в пространстве и времени.
Документы - это специально созданные человеком для коммуникационных целей носители информации.
А.Завершенность сообщения. Этот признак обусловлен областью использования документа. Фрагментарное незавершенное сообщение не может быть полноценным документом. Требование завершенности является относительным, поскольку имеется ряд незавершенных сообщений, имеющих особое значение для научных исследований (наброски, черновики, эскизы).
Одной из задач, стоящих на пути создания делопроизводства, является четкое определение функций, обязанностей, прав и ответственности службы делопроизводства и всех работников организации при работе с документами. Данная задача решается путем разработки должностных инструкций и положений о соответствующих службах. Так, в должностные инструкции специалистам следует включать пункт об обязанности соблюдать действующую инструкцию по делопроизводству.
Следующая проблема, которая должна быть решена в рамках делопроизводства, – создание электронного документа и организация электронного документооборота.
В настоящее время находит подтверждение необходимость долговременного хранения традиционных бумажных документов в управлении. Идеальное делопроизводство должно базироваться на параллельном и одновременном функционировании электронных и бумажных документов, во многом содержащих идентичную информацию.
Глава 2. Документационное обеспечение в Заельцовском районном Управлении Внутренних Дел
2.1. Характеристика и структура организации
Делопроизводственная служба, как составная часть органов внутренних дел, постоянно совершенствуясь профессионально и структурно, прошла большой путь становления и развития.
Например, в истории Министерства внутренних дел России было немало функций и задач, которые носили «сквозной» характер и прошли через века. Делопроизводственная служба в структуре министерства внутренних дел всегда была и остаётся ключевым звеном, она на протяжении двухсот лет продолжает функционировать и совершенствовать свою деятельность. От правильной организации делопроизводства зависит оперативность управления, надёжность, экономичность, организация управленческого труда, культура работы всех сотрудников, возможность использования документной информации в будущем.
Датой образования канцелярии МВД принято считать 20 января 7 января по старому стилю) 1804 года. Первым начальником канцелярии министерства внутренних дел был назначен, ставший затем знаменитым государственным деятелем, Михаил Михайлович Сперанский. Разработанное им «Общее учреждение Министерства» определило окончательное единоначалие принципа организации и деятельности Министерства. Установило единообразие его структуры, делопроизводства и отчётности, систему взаимоотношений структурных частей внутри Министерства, а также с другими учреждениями. При Министре был совещательный орган из начальников структурных частей Министерства – Совет Министра, а для связи со всеми структурными частями – Канцелярия Министра.
Канцелярия МВД стала своеобразным штабом, в котором готовились проекты совершенствования деятельности и развития структуры, уточнения функций не только министерства внутренних дел, но и других министерств.
При рациональной организации делопроизводства руководители и сотрудники милиции освобождаются от несвойственных им операций по работе с документами, от этого повышается их производительность, сокращаются затраты, связанные с самой деятельностью аппарата управления, и в этом не последнюю роль играют вопросы установления правильного, чёткого документооборота – одной из составных частей делопроизводства.
Несмотря на то, что в городе существует несколько УВД, самая большая территория принадлежит УВД Заельцовского района, чем и обуславливается важность его автоматизации на современном этапе. Структура УВД Заельцовского района г. Новосибирска представлена на рисунке 1.
Рис. 1. Современная организационная структура УВД Заельцовского района г. Новосибирска
Как и большинство военизированных государственных структур УВД Заельцовского района г. Новосибирска имеет линейную организационную структуру с некоторым функциональным и территориальным делением.
Отдел делопроизводства и режима – это самостоятельное структурное подразделение, которое решает вопросы информационного и документального обеспечения Заельцовского УВД в районе, осуществляет защиту сведений, составляющих государственную тайну. Кроме того, сотрудники этого подразделения рассматривают поступающую корреспонденцию, контролируют своевременность, а также качество и полноту ответов на письменные обращения.
Структура отдела делопроизводства и режима УВД представлена на рисунке 2. .
 
Рис. 2. Структура отдела делопроизводства и режима УВД Заельцовского района г. Новосибирска
Группа режима
Отвечает за состояние защиты государственной тайны, решает задачи по обеспечению режима секретности и конспирации в работе с документами, совместно с органами госбезопасности России занимается вопросами лицензирования соответствующей деятельности подразделений УВД, допуском должностных лиц к сведениям ограниченного распространения.
Группа по работе с обращениями граждан
Сотрудники группы по работе с обращениями граждан постоянно информируют начальника УВД об оперативной и общественно-политической обстановке. Принимают, учитывают и направляют в установленном порядке информацию и документы, поступившие из органов государственной власти, федеральной исполнительной власти, а также структурных подразделений УВД и МВД России, выполняют поручения начальника УВД, а при необходимости дают поручения от его имени и осуществляют контроль за их исполнением для доклада начальнику.
Сотрудники группы по работе с обращениями граждан осуществляют централизованный учет, регистрацию и организацию рассмотрения поступающих в УВД письменных заявлений, предложений и жалоб граждан, органов исполнительной власти, средств массовой информации, предприятий, учреждений и организаций, контролирует своевременное и полное рассмотрение обращений граждан подразделениями УВД.
Работа с письменными обращениями граждан в Управление внутренних дел Заельцовского района г. Новосибирска ведется в полном соответствии с законодательством Российской Федерации, требованиями нормативных правовых актов МВД России. Все поступающие в Управление (его структурные подразделения) письменные предложения, заявления и жалобы граждан регистрируются в отделе делопроизводства и режима УВД Заельцовского района г. Новосибирска или в делопроизводствах подразделений УВД Заельцовского района г. Новосибирска в день их поступления. Заявления и жалобы граждан разрешаются в срок до одного месяца со дня поступления (регистрации) в Управление (или его структурное подразделение). В случае если окончание срока разрешения обращения приходится на нерабочий день, то днем окончания срока считается следующий за ним рабочий день. В тех случаях, когда для разрешения заявления или жалобы необходимо проведение специальной сверки, истребование дополнительных материалов либо принятие других мер, сроки их разрешения могут быть продлены.
Обращения, полученные по сети Интернет на сайт Управления внутренних дел Заельцовского района г. Новосибирска и не имеющие информации об их рассмотрении в нижестоящих органах внутренних дел, пересылаются в ОВД по месту жительства заявителей без уведомления последних. На рассмотрение направляются только те обращения, в которых четко сформулированы конкретные просьбы и предложения, наряду с адресом электронной почты указаны реквизиты (Ф.И.О., полный почтовый адрес).
Вопросы, не относящиеся к компетентности Управления внутренних дел, не рассматриваются и в другие ведомства не пересылаются. Не подлежат распечатке и рассмотрению обращения, выдержанные в некорректной форме, бессмысленные по содержанию. Ответы на обращения отправляются только в письменном виде по почтовому адресу обратившегося.
Канцелярия
Принимают, своевременно регистрируют и передают входящую корреспонденцию руководству УВД, а также корреспонденцию, адресованную в отделы и управления УВД через секретарей по назначению. Организуют и ведут делопроизводство в соответствии с нормативными документами, регламентирующими деятельность секретного и несекретного делопроизводства. Направляют документы согласно резолюциям руководства УВД для выполнения исполнителями и осуществляют контроль за их своевременным исполнением.
Осуществляет регистрацию приказов МВД и УВД, ведет их учет, обеспечивает размножение, рассылку и хранение. Оказывает методическую и консультативную помощь подразделениям УВД по вопросам их компетенции.
Работники канцелярии уделяют большое внимание надежному сохранению документов и сведений, составляющих государственную тайну, проводят повседневную кропотливую работу по обеспечению деятельности подразделений УВД.
Таким образом, основными задачами деятельности Управление внутренних дел Заельцовского района г. Новосибирска являются следующие:
ведение единой системы делопроизводства в УВД;
прием, учет, отправка служебных документов;
прием, учет заявлений от населения;
машинописные и копировально-множительные работы;
архивное хранение документов УВД и другие.
Ряд функций документационного обеспечения реализуется непосредственно самими подразделениями УВД. Это - исполнение документов, их подготовка и оформление, частично - функция печатания, копирования (в небольших тиражах), учета, исполнения, хранения, подготовки к передаче в Архив и некоторые другие.
Многолетняя практика работы УВД, начиная с 1994 года и по сегодняшний день, подтвердила правильность выбранного сочетания централизации в осуществлении основных делопроизводственных функций с децентрализованным выполнением функций, выполнение которых целесообразно именно там.
В Управлении внутренних дел Заельцовского района г. Новосибирска на протяжении последних лет ведется работа по созданию автоматизированной системы делопроизводства и документооборота. Определенный опыт в этом плане был наработан за прошедшие годы, в частности в процессе эксплуатации локальных вычислительных систем. С учетом полученного опыта была проведена работа по выбору базовой системы, отвечающей требованиям и условиям делопроизводства и документооборота в УВД. Таковой стала программа САДД (Система автоматизированного делопроизводства и документооборота), разработанная известной организацией «Электронные офисные системы» на основе базовой системы «Дело – 96». С августа 2000 года эта система поэтапно внедряется в УВД и к настоящему времени практически все структурные подразделения подключены к этой системе, работают в ней.
Уже сейчас можно сказать, что внедрение этой системы позволило существенно усовершенствовать делопроизводство и документооборот Управления внутренних дел Заельцовского района г. Новосибирска. Если раньше единая для всего УВД система делопроизводства была скорее целью, то с внедрением САДД эта цель в значительной мере становится реальностью. Автоматизированная система делопроизводства и документооборота позволила соединить и увязать в единую информационную систему все этапы, все операции и процедуры, сопровождающие подготовку и прохождение документов в Управлении внутренних дел Заельцовского района г. Новосибирска. Наряду со значительным улучшением системы получения информации о прохождении документов, она позволила также избежать вынужденного дублирования ряда операций с документами, такой, например, как многократная регистрация одних и тех же документов, улучшилась организация и эффективность труда работников ОДиР, что, несомненно, оказывает положительное влияние на деятельность Управления внутренних дел Заельцовского района г. Новосибирска.
2.2. Организация делопроизводства, характеристика документооборота в Заельцовском Управлении Внутренних Дел
Как уже отмечалось выше, в любой организации решение проблем документационного обеспечения управления возлагается на специализированное структурное подразделение - управление делами, общий отдел, канцелярию и др. (или одного из сотрудников - секретаря организации).
И на сегодняшний день существует три формы организации работы с документами в любом управленческом аппарате - централизованную, децентрализованную и смешанную.19
Централизованная форма предполагает сосредоточение всех технологических операций по работе с документами в ведении одного специализированного структурного подразделения (канцелярии, общего отдела) или одного сотрудника (секретаря учреждения).
Децентрализованная форма организации документационного обслуживания представляет собой полную противоположность централизованной службы. Каждое структурное подразделение одной организации создает свою собственную службу для работы с документами, в которой автономно выполняется весь цикл операций по созданию, хранению, систематизации документов данного структурного подразделения. Эта форма характерна для организаций и учреждений, аппарат которых территориально разобщен, а также для тех, в которых документирование деятельности имеет специфические особенности (например, исходя из соображений защиты информации или самостоятельности деятельности структурных подразделений).
Смешанная форма организации работы с документами - самая распространенная. При этом часть операций (чаще всего прием и обработка поступающих и отправляемых документов, их регистрация, контроль за сроками исполнения, изготовление, тиражирование, архивное хранение) сосредотачивается в центральной службе делопроизводства, а в каждом структурном подразделении (в департаментах, управлениях, отделах) выполняются операции по созданию (печати) документов, их систематизации, хранению дел, их предархивной обработке.
Относительно деятельности Заельцовского Управления Внутренних Дел можно сказать, что здесь налицо функционирование централизованной формы организации документационного обслуживания, так как в этом подразделении выполняется полный цикл технологических операций по обработке документов от момента их получения или создания до сдачи в архив: прием и обработка поступающих документов, их регистрация, контроль за исполнением, справочно-информационная работа, систематизация и хранение документов, отправка документов, обработка документов для их передачи в архив. И весь этот перечень работ по организации документационного обслуживания выполняется сотрудниками ОДиР.
В Заельцовском Управлении Внутренних Дел осуществляется централизованный прием служебных документов и другой корреспонденции, адресованной УВД, ее руководителям, подразделениям. Обращения граждан принимаются непосредственно канцелярии Заельцовского Управления Внутренних Дел.
Регистрация заявлений и других входящих документов осуществляется по технологии САДД. В процессе регистрации на персональной электронно-вычислительной машине (ПЭВМ) заполняется электронная регистрационная карточка со стандартным набором заполняемых реквизитов. Информация о документе вводится в электронную базу данных и с этого момента в электронные регистрационные карточки вносятся данные о последующем прохождении и исполнении зарегистрированных документов.
Принятая система учета и регистрации, на наш взгляд, достаточно эффективна и позволяет оперативно обрабатывать несколько десятков тысяч ежемесячно поступающих в Заельцовское Управление Внутренних Дел служебных документов.
Работа с обращениями граждан, учреждений и организаций
Прием, регистрация и учет обращений граждан ведутся отдельно от приема, регистрации и учета служебных документов, а именно в Приемной группы по работе с обращениями.
Наряду с обращениями граждан, по этой же в целом схеме осуществляются прием, регистрация, направление на рассмотрение также полученных писем, телеграмм, других документов учреждений и организаций, не относящихся к деятельности УВД, другим рассматриваемым им вопросам.
Основным нормативным правовым актом, регламентирующим деятельность по рассмотрению обращений граждан, является Указ Президиума Верховного Совета СССР «О порядке рассмотрения предложений, заявлений и жалоб граждан» от 12 апреля 1968 года с изменениями и дополнениями от 4 марта 1980 года и от 2 февраля 1988 года, применяемый в части, не противоречащей Конституции Российской Федерации. Работа с письменными обращениями граждан в Управлении внутренних дел по Заельцовскому району г. Новосибирска ведется в полном соответствии с Федеральным законом Российской Федерации от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации», а также требованиями нормативных правовых актов МВД России.
В процессе своей деятельности Приемная, имеющая штатную численность 2 человека, проводит следующую работу:
осуществляет регистрацию и учет обращений граждан,
организует прием посетителей,
рассматривает обращения граждан и направляет их в соответствующие структурные подразделения УВД,
анализирует характер и содержание обращений граждан,
готовит соответствующие информационно-аналитические материалы.
Кроме того, Приемная обеспечивает организацию личного приема у руководителей УВД, а также осуществляет информационно-справочную работу.
Коротко о количественных характеристиках. За 5 месяцев 2009 года в аппарат УВД по автономному округу поступило 155 заявлений граждан.
За указанный период текущего года сотрудниками отдела делопроизводства и режима УВД было зарегистрировано около тысячи заявлений граждан на выдачу лицензий на право владения оружием. В свою очередь, повторных обращений от граждан в аппарат УВД не поступало.
За прошедший период 2009 года на неправомерные действия сотрудников милиции поступило 41 заявление.
По подтверждающимся фактам, изложенным в обращениях граждан, проводились служебные проверки, виновные сотрудники были привлечены к дисциплинарной ответственности, а также к ним принимались меры дисциплинарного воздействия.
В условиях возрастающего документооборота отделом делопроизводства и режима предпринимаются меры по повышению профессионального уровня сотрудников в системе служебной подготовки и командирской учебы. Систематически проводятся занятия по изучению нормативно-правовой базы, регламентирующей работу по рассмотрению и разрешению устных и письменных обращений граждан в системе МВД России.
Предложения и замечания граждан по совершенствованию работы УВД обобщаются и анализируются.
Таким образом, работа с обращениями граждан – важнейший участок деятельности государственных органов.
Учет и обращение с документами в структурных подразделениях
В подразделениях поступившие туда после регистрации в УДО документы подлежат обязательному учету, но повторно не регистрируются, а используется регистрационная карточка центральной картотеки. Учету в подразделении подлежит и последующее прохождение этих документов, вплоть до завершения исполнения или завершения другой формы работы с документом (например, учетом его в работе по обобщению материалов по той или иной теме, учетом при подготовке законопроекта и т.д.). Все это позволяет делать инструментарий САДД.