Оптимизация работы склада с помощью программного обеспечения "Галактика"

Содержание
Введение
Глава 1. Общие вопросы организации работы склада
1.1.Склады, их определение, виды и функции
1.2.Технология складских операций
Глава 2. Анализ складских операций в ООО "Строй комплект"
2.1. Общая характеристика деятельности компании
2.2. Анализ экономических показателей работы компании
Основные финансовые показатели за 2008 год
2.3. Анализ работы склада компании
Глава 3. Оптимизация работы склада в ООО "Строй комплект" с помощью программного комплекса "Галактика"
3.1. Внедрение программного комплекса "Галактика"
3.2. Оценка экономической эффективности мероприятия
Заключение
Список литературы

Оптимизация работы склада с помощью программного обеспечения "Галактика"

1 628 431
1 708 016
1 573 917
16 567 100
Затраты на производство и реализацию продукции
тыс, рублей
1 694 532
1 659 697
1 945 Г25
1 610 368
1 714 936
1 702 108
1859 999
1 675 148
1 799 627
1 651 425
17 313 564
Затраты на рубль товарной продукции
руб/руб
79,02
85,19
84,36
78,35
69,66
69,78
69,45
74,23
75,54
89,90
77,89
Затраты на рубль реализованной продукци
руб/руб
81,48
85,22
89,84
78,89
73,43
71,60
73,33
77,70
82,52
85,98
80,63
Рис. 4 - Диаграмма динамики объемов произведенной продукции и затраты на производство и реализацию
Рис. 5 - Динамика затрат на рубль реализованной продукции
Рис. 6 - Диаграммы структуры затрат на производство и реализацию продукции
Как видно из диаграммы наибольший удельный вес в структуре затрат предприятия на производство и реализацию продукции занимают прямые переменные затраты (79,3% от общей суммы затрат). В сравнении с плановыми показателями доля переменных затрат ниже на 3,2%, доля коммерческих расходов выше на 1,3%, доля постоянных расходов выше на 1,3%. В сравнении с показателями декабря 2007 года наблюдается снижение доли переменных затрат на 2,1% и доли коммерческих расходов на 0,4%, доля условно-постоянных расходов предприятия выше на 2,5%.
Общая сумма затрат на производство и реализацию продукции в феврале 2009 года составила 1 651 425 тыс. рублей. В сравнении с плановыми показателями затраты ниже на 124 089 тыс. рублей или 7%. В сравнении с декабрем 2008 года затраты ниже на 148 202 тыс. рублей или 8,2%. Изменения в общей сумме затрат на производство и реализацию продукции вызвано изменением объемов и структуры выпускаемой продукции, а также уровнем себестоимости продукции (уровнем постоянных и переменных затрат). Для определения размера влияния каждого фактора на снижение затрат проведен факторный анализ общей суммы затрат на производство и реализацию продукции.
Таблица 3
Пофакторное изменение общей суммы затрат на производство и реализацию продукции
база для сравнения
объем реализации продукции
перем.расходы
руб/тн
постоянные расходы. руб
изменение с/сти реализованной продукции, тыс. руб
пред.
период/
план
отчет факт
пред.
период/
план
отчет факт
пред.
период/
план
отчет факт
за счет
объема.
структу
ры
за счет перемен. затрат
за счет
пост.
затрат
всего
декабрь
162 043
148 677
9 610,77
9 328,90
242 273 338
264 430 876
-128 452
-41908
22 158
-148 202
план
151 000
148 677
10 092,04
9 328,90
251 615 786
264 430 876
-23 442
-113 462
12 815
-124 089
Рис. 7 - Диаграммы изменения суммы затрат
Как видно из таблицы 3, снижение затрат на производство и реализацию продукции в сравнении с плановыми показателями на 124 089 тыс. рублей или 7% вызвано снижением переменных затрат, а также снижением объемов реализации продукции на 1,5%. Рост постоянных расходов привел к увеличению затрат на 12 815 тыс. рублей.
В сравнении с декабрем 2008 года общая сумма затрат на производство и реализацию продукции снизилась на 148 202 тыс. рублей или 8,2%. Основная причина - это снижение объемов реализации продукции на 8% и изменение ее структуры (снижение затрат на 128 452 тыс. рублей). Увеличение постоянных расходов за счет увеличения амортизационных отчислений, затрат на текущий ремонт и содержание ОС, расходов по заработной плате цехового персонала привело к увеличению затрат на 22 158 тыс. рублей.
Рис. 8 - Диаграммы соотношения переменных и постоянных затрат на производство и реализацию продукции
Соотношение переменных и постоянных затрат в общей сумме затрат в сравнении с плановыми показателями изменилось незначительно с85,8%-14,2% по плану на 84,0%-16% по факту.
а) Структура переменных затрат на производство продукции
Рис.9 - Диаграммы структур переменных затрат на производство продукции
В общей сумме переменных затрат на производство продукции доля сырья составляет по факту 81%, следующие по значимости статьи: энергоресурсы-10,9%, вспомогательные материалы и инструмент-5,0%, основная зарплата с отчислениями -1,7%, прочие-1,3%. В сравнении с плановыми показателями доля основного сырья и материалов ниже на 1,3%, доля энергоресурсов выше на 1,2%. В сравнении с плановым периодом доля сырья и основных материалов снизилась на 3,2%, доля расходов по основной заработной плате с отчислениями выше на 0,7%, доля затрат на энергоресурсы на технологию выше на 1,8%.
б) Структура постоянных (общепроизводственных) затрат
Базисный период План Факт
Рисунок 10 - Диаграммы структур постоянных общепроизводственных) затрат
В общей сумме постоянных расходов на производство продукции основную долю затрат составляют расходы на ремонт и содержание ОС-61,9%, следующие по значимости статьи: амортизация ОС-13,7%, зарплата цехового персонала- по 9,8%, ресурсы на содержание зданий-9,9%, прочие-4,6%. В сравнении с планом наблюдается увеличение расходов на ремонт и содержание ОС и снижение расходов по заработной плате цехового персонала. В сравнении с сентябрем увеличилась доля расходов по заработной плате цехового персонала и доля амортизационных отчислений.
в) Динамика общехозяйственных и коммерческих затрат
Рис. 11 - Диаграммы динамики общехозяйственных и коммерческих затрат
В сравнении с плановыми показателями коммерческие расходы предприятия выше на 29,7%, в сравнении с показателями сентября затраты ниже на 14 104 тыс. руб. или 15,4% за счет снижения объемов отгрузки по условиям FOB и непроплатой счета за перевалку груза в порту. Общехозяйственные расходы в сравнении с планом выше на 8% , в сравнении с показателями сентября ниже на 5,6%.
Важным обобщающим показателем себестоимости продукции является уровень затрат на рубль товарной продукции, который показывает связь между себестоимостью и прибылью предприятия. Ниже проведен анализ затрат на рубль товарной, а также затрат на рубль реализованной продукции.
Таблица 5
Анализ затрат на рубль произведенной и реализованной продукции
1 Затраты на рубль произведенной
продукции, руб/руб
2 Затраты на рубль реализованной
продукции, руб/руб
план
факт
% отк.
темпа
от
роста с
плана
г.
%
нач.
план
факт
% отк.
от
плана
%темпа
роста с
нач. г.
Январь
0,840
0,800
-4,8%
100.0%
Январь
0,880
0,820
6,8%
-
100,0%
Февраль
0,860
0,840
-2,3%
105,0%
Февраль
0,880
0,860
2,3%
-
104,9%
Март
0,840
0,830
-1,2%
103,8%
Март
0,940
0,900
4.3%
-
109,8%
Апрель
0,840
0,790
-6,0%
98,8%
Апрель
0,820
0,790
3,7%
-
96,3%
Май
0,710
0,697
-1,9%
87,1%
Май
0,740
0,734
0,8%
-
89.5%
Июнь
0,765
0,698
-8,8%
87,2%
Июнь
0,756
0,716
5,3%
-
87,3%
Июль
0,720
0,694
-3.6%
86,8%
Июль
0,745
0,733
1,5%
-
89,4%
Август
0,705
0,742
5,3%
92,8%
Август
0,746
0,777
4,1%
94,8%
Сентябрь
0,816
0,755
-7.4%
94,4%
Сентябрь
0,857
0,825
3,7%
-
100,6%
Октябрь
0,913
0,899
-1,5%
112,4%
Октябрь
0,909
0,860
5,4%
-
104,9%
За отчетный период затраты на рубль товарной продукции составили 0,899 рубля, в сравнении с показателями базисного периода затраты выше на 19%; затраты на рубль реализованной продукции составили 0,860 рубля, что на 4% выше факта предыдущего месяца.
На изменение затрат на рубль произведенной продукции оказывают непосредственное влияние следующие основные факторы - изменение объема и структуры производства, уровень затрат и отпускная цена произведенной продукции.
Таблица 6
Влияние факторов изменения затрат на рубль товарной продукции на прибыль предприятия
Фактор
Изм. прибыли (+увел, сниж.) в сравнении с
пред. периодом, млн. руб.
Изм. прибыли (+увел, -
сниж.) в сравнении с
планом, млн. руб.
1.Изменение объема и структуры выпуска товарной продукции
-48,5
-15,9
2.Изменение суммы затрат на производство продукции
-148,2
61,4
3.Изменение среднего уровня отпускных цен на продукцию
-90,0
-18,7
ИТОГО изменение прибыли
-286,7
26,8
Рис. 12 - Диаграммы влияния факторов на прибыль предприятия
Как видно из таблицы 6, за счет снижения затрат на рубль товарной продукции в сравнении с плановыми показателями на 1,4 коп/рубль или 1,5% прибыль предприятия выше плановой на 26,8 млн. рублей. Увеличению прибыли на 61,4 млн. рублей способствовало снижение затрат на производство и реализацию продукции. Снижение цен реализации и снижение объемов способствовало снижению прибыли на 34,6 млн. рублей.
В сравнении с показателями базисного периода за счет увеличения затрат на рубль товарной продукции на 14,4 коп/рубль или 19 % прибыль предприятия ниже на 286,7 млн. рублей. Снижению прибыли способствовало увеличение себестоимости товарной продукции, снижение отпускных цен и снижение объемов производства.
2.3. Анализ работы склада компании
Для минимизации возможного простоя производства из-за нехватки необходимых МТР(материально-технических ресурсов) определяются расчетные критические даты заказов и поставок МТР в плановом периоде. Если заказ расчетного требуемого объема какого-либо МТР будет сделан позднее критической даты, то запас этого ресурса на предприятии закончится раньше, чем будет реализовано пополнение запаса, будет иметь место дефицит ресурса в производстве. Вычисляются средние дневные потребности в МТР в плановом периоде с учетом объема полного остатка МТР на предприятии на конец отчетного. Вычисление средней дневной потребности производства в каждом МТР в плановом периоде производится в предположении равномерного ежедневного расхода МТР. Расчетная критическая дата поставки ресурса определяется по количеству дней, на которые хватит ожидаемого объема запаса этого МТР на начало планового периода (далее «период расхода полного остатка»). Значения показателей требуемых объемов поставок, критических дат заказа и поставки реализуются в текущем плане снабжения производства на период.
Задача оптимального ежемесячного выбора контрагентов-поставщиков упрощается тем, что определенные виды МТР поставляются по долгосрочным контрактам с предприятиями-смежниками и контрагентами, выигравшими тендеры на поставки государственному предприятию. Выбор контрагента-поставщика МТР осуществляется при закупках тех МТР, для которых определен выбор маркетинговой политикой предприятия. Для заказа поставки МТР при наличии договора только с одним контрагентом выбор не производится. Для поставок довольно большой группы МТР заключены договора с двумя и более поставщиками. В таком случае при необходимости новой поставки производится выбор «оптимального» поставщика соответствующих МТР по эксперт-рейтингам методом последовательного выбора по максимальному значению рейтинга. Учитывается ограничение на период поставки требуемого МТР по договору и сравнение требуемого объема поставки с максимальным объемом единовременной поставки МТР по договору. Если выбранный поставщик не может обеспечить единовременную поставку всего требуемого объема плановой поставки, рассматривается поставщик со следующим более низким рейтингом. Процедура продолжается до обеспечения всего требуемого объема поставки МТР. Получается перечень поставщиков с указанием объемов поставок МТР, на которые будет производиться плановый заказ. Таким образом, реализуется планирование снабжения производства МТР.
Для формирования отчетности о деятельности отдела МТС (материально-технического снабжения) производится расчет экономических показателей расхода каждого МТР в производстве за отчетные периоды -индексы расхода, и запасов МТР, создаваемых на предприятии - индексы запаса. Для вычисления этих показателей по каждому ресурсу учитывается фактический расход в отчетном периоде, потребность производства в этом МТР в отчетном периоде, объем полного остатка на конец отчетного периода, объем требуемого запаса на начало планового периода, а также количество отчетных периодов, по которым ведется статистика индексов расхода и запаса. Средние значения показателей вычисляются для определения трендов по отчетным периодам.
Результаты расчетов включаются в отчет о деятельности отдела МТС. Индекс расхода в отчетном периоде характеризует отклонение фактического расхода МТР от величины плановой потребности производства в этом МТР в отчетном периоде. Превышение индекса расхода значения «единица» характеризует уровень недопоставки МТР в периоде, то есть повышение вероятности простоя производства из-за отсутствия МТР. Если индекс меньше единицы, уровень создаваемого запаса превышен, что повышает вероятность увеличения потерь от иммобилизации. Индекс запаса МТР характеризует отклонение объема полного остатка от объема требуемого запаса этого МТР на начало планового месяца - конец отчетного месяца. Превышение индекса запаса значения «единица» характеризует уровень невостребованного объема завоза МТР в периоде. Если индекс меньше единицы - это показатель недостаточного завоза МТР. При наличии выраженных трендов этих индексов можно прогнозировать объемы фактического расхода, объемы полного остатка и объемы поставок на будущие периоды. Делается вывод, что чем ближе значения индексов расхода и запаса к единице, тем эффективнее производится планирование и процесс снабжения производства МТР.
Операций по планированию снабжения производства материально-техническими ресурсами выполняются инженером-экономистом отдела МТС. Этот специалист /имеет следующие должностные обязанности и исполняет следующие функции: текущее планирование снабжения производства необходимыми МТР, утверждение планов у начальника Отдела, передача планов на исполнение специалистам отдела МТС и контроль их деятельности, формирование сводной отчетности.
Для многих предприятий, которые испытывают потребность в автоматизации складов, разработаны различные программные продукты. Эти решения позволяют существенно повысить эффективность работы современного складского комплекса, в том числе:
оптимизировать использование площади склада;
повысить точность учета товара;
сократить время проведения всех складских операций;
сократить затраты на хранение товара на складе;
избежать потерь, связанных с ограниченным сроком реализации товара;
сократить количество ошибочных складских операций;
уменьшить зависимость и потери от «человеческого фактора».
Входящая документация инженера-экономиста МТС состоит из тринадцати документов.
Планово-экономический отдел представляет документы «План по объемам производства», который содержит плановые показатели объемов производства единиц продукции на полугодие, и «Коррекцию плана по объемам производства» один раз в квартал. Отдел маркетинга по факту возникновения представляет документы «Уведомление о заключении договора на поставку МТР» с информацией о новом поставщике МТР и «Сводная информация о поставщиках», представляемый ежеквартально с показателями рейтингов поставщиков и условиями договоров на настоящий момент времени. ОТКН представляет четыре документа: ведомости расхода МТР с показателями фактического расхода МТР в производство и в выбраковку за отчетный период по подразделениям; «Сводная ведомость норм расхода МТР» содержит показатели корректируемых норм расхода МТР, представляется ежемесячно; «Бюллетень стандартов качества» содержит перечни номенклатур продукции МТР, стандарты содержания МТР в продукции, перечень единиц измерений. Со склада поступают ведомости остатков МТР на складе. Специалистами по закупкам отдела МТС представляются ведомости закупок МТР с показателями фактически поставленных объемов МТР. Заместитель директора по экономике и финансам при необходимости направляет «Распоряжение о внеплановых закупках» с показателями объемов МТР, положенных к срочным поставкам.
Результатная документация инженера-экономиста МТС состоит из десяти документов.
По результатам работы инженер-экономист МТС формирует шесть частей отчета о деятельности отдела. «Перечень закупленных МТР», «Перечень партий закупок по поставщикам», «Свод перечней закупок по отчетным периодам» - сводные перечни МТР, закупленых для нужд производства за отчетные периоды, группируемые по соответствующим показателям. «Экономические показатели планирования нормативов», «Экономические показатели расхода и запасов МТР» содержат сводные таблицы соответствующих показателей. «Текущий план снабжения производства» содержит расчетные показатели объемов и стоимости поставок МТР в плановом периоде. «Сводный отчет по исполнению плана снабжения производства» содержит расчетные показатели абсолютных отклонений запланированных объемов поставок МТР от показателей фактической реализации, представляются ежемесячно в ПЭО. «Текущий план снабжения» и «Плановый график закупок» передаются специалистам отдела МТС. Плановый график содержит показатели критических дат заказов и поставок МТР. По ведомостям закупок МТР формируется и передается ежемесячно в отдел маркетинга документ «Ведомость исполнения договоров» с итоговыми сравнительными показателями исполнения поставщиками МТР договорных условий.
В Таблице 7 представлен перечень входных документов, которые использует инженер-экономист в своей работе.
Таблица 7
Входные документы инженера-экономиста отдела МТС
№ п/п
Код документа по схеме
Наименование документа
1
Дв1
Распоряжение (о поставке по срочному заказу)
2
Дв2
План объемов производства на период
3
ДвЗ
Коррекция плана производства на период
4
Дв4
Уведомление о заключении договора на поставку
5
Дв5
Сводная информация о поставщиках
6
Двб
Ведомость расхода материалов в производстве за период
7
Дв7
Ведомость расхода комплектующих в производстве за период
8
Дв8
Сводная ведомость норм расхода МТР
9
Дв9
Бюллетень стандартов качества МТР
10
Дв10
Ведомость остатков материалов на складе
11
Дв11
Ведомость остатков комплектующих на складе
12
Дв12
Ведомость закупок материалов
13
Дв13
Ведомость закупок комплектующих
В Таблице 8 представлен перечень результатных документов, которые формирует инженер-экономист по результатам своей работы.
Таблица 8
Результатные документы инженера-экономиста отдела МТС
№ п/п
Код документа по схеме
Наименование документа
1
Ди1
Перечень закупленных МТР
2
Ди2
Перечень партий закупок по поставщикам МТР
3
ДиЗ
Свод перечней закупок по отчетным периодам
4
Ди4
Экономические показатели планирования нормативов
5
Ди5
Экономические показатели расхода МТР
6
Ди6
Экономические показатели запасов МТР
7
Ди7
Текущий план снабжения производства на период
8
Ди8
Плановый график закупок МТР
9
Ди9
Сводный отчет по исполнению плана снабжения производства
10
Ди10
Ведомость исполнения договоров
Информацию инженер-экономист обрабатывает при помощи персонального компьютера (ПЭВМ). Используются способы обработки информации: ввод данных в локальный файл, визуальный контроль, архивирование файла, расчеты путем обработки записей нескольких файлов, печать, дублирование информации на дискеты или CD-диски, визирование.
Рабочие функции инженера-экономиста отдела МТС составляют этапы: сбор и обработка информации, включая получение, просмотр документов и ввод данных в файлы на ПЭВМ; анализ и обобщение полученной информации, включая определение потребности производства в МТР, анализ источников снабжения и условий поставок, формирование плана поставок на период; контроль исполнения плана снабжения и исполнения договоров поставщиками, включая контроль деятельности специалистов по снабжению по результатам фактических поставок; оценку эффективности планирования снабжения и формирование отчетности.
Работа по сбору и обработке информации включает рассмотрение входных документов и ввод показателей входной документации в файлы MS Excel или MS Word. В рамках работы анализ и обобщение информации вычисляются показатели экономической модели в среде MS Excel путем ручной группировки данных нескольких файлов. Алгоритм выбора поставщиков реализуется ручной выборкой из объемных перечней. Контроль исполнения плана и договоров реализуется сравнением данных различных файлов. Формирование отчетных форм и подготовка документов к печати производится каждый раз заново и требует значительного времени.