Организация работы отдела закупок фирмы по розничной продаже строительных материалов.

Введение
1. Основные положения по организации работы отдела закупок
1.1 Виды закупок
1.2 Организация процесса снабжения
1.3 Характеристика рынка строительных материалов
2. Практическая часть
2.1 Разработка организационно-распорядительных документов
2.1.1 Положение об отделе снабжения фирмы
2.2 Договор на приобретение строительных материалов
2.3 Разработка схем взаимодействия отдела закупок с поставщиками
Заключение
Список использованных источников
Приложение 1
Должностная инструкция менеджера по снабжению

Организация работы отдела закупок фирмы по розничной продаже строительных материалов.

7. Согласование условий и сроков поставок материальных ресурсов.
8. Анализ возможностей и целесообразности установления прямых долгосрочных хозяйственных связей по поставкам материально-технических ресурсов.
9. Изучение оперативной маркетинговой информации и рекламных материалов о предложениях предприятий оптовой торговли и заготовительных организаций с целью выявления возможности приобретения материально-технических ресурсов.
10. Доставка материальных ресурсов в соответствии со сроками, определенными договорами.
11. Приемка материально-технических ресурсов на склад материалов.
12. Контроль качества, количества, комплектности материально-технических ресурсов при приеме их на склад материалов.
13. Подготовка претензий к поставщикам при нарушении ими договорных обязательств и составление расчетов по этим претензиям.
14. Согласование с поставщиками изменений условий договоров.
15. Разработка нормативов складских запасов материальных ресурсов.
16. Контроль за состоянием запасов материалов.
17. Оперативное регулирование запасов материалов на предприятии.
18. Разработка и внедрение мероприятий по снижению затрат, связанных с транспортировкой и хранением.
19. Разработка рекомендаций по использованию вторичных ресурсов и отходов упаковки, которые образуются при розничной продаже.
20. Выявление излишек материалов и при необходимости их реализация сторонним организациям.
21. Организация работы складского хозяйства.
22. Обеспечение высокого уровня механизации и автоматизации транспортно-складских операций, применения компьютерных систем и нормативных условий организации и охраны труда.
23. Учет движения материально-технических ресурсов.
24. Контроль за правильностью предъявленных к акцепту счетов и других расчетных документов поставщиков и обеспечение своевременной передачи этих документов для оплаты.
25. Проведение оценки обоснованности цен поставщиков.
26. Планирование и организация следующих мероприятий:
27.1. Установление связей как с существующими, так и с перспективными, включая зарубежных, поставщиками, в первую очередь по вопросам цен и качества материалов.
27.2. Покупка больших объемов материалов в крупной упаковке (контейнерах, мешках на поддонах и т.д.).
27.3. Приобретение мелких партий отдельных видов материалов не у производителей, поставляющих крупные партии, а у предприятий, продающих мелкими партиями.
27.4. Введение практики предпочтительной закупки сырья у предприятий, осуществляющих продажу на условиях частичной предоплаты.
27.5. Поиск по каждому виду сырья и материалов двух и более поставщиков с целью устранения зависимости от одного поставщика и минимизации потерь от срывов поставок материалов, а также понижения цен на эту продукцию.
28. Составление: - списков поставщиков, их реквизитов, схем прямых хозяйственных связей с поставщиками; - заявок на материально-технические ресурсы; - сводных данных о распределении и реализации фондов на материалы; - документов (сводок, сведений, справок) о распределении и реализации фондов на все виды снабжения; - актов, заключений о качестве поступающих материально-технических ресурсов; - коммерческих актов.
V. Права
1. Отдел материально-технического снабжения имеет право:
1.1. Требовать и получать от отдела реализации и руководства предприятия сведения, необходимые для выполнения возложенных на отдел задач.
1.2. Самостоятельно вести переписку по вопросам материально-технического снабжения.
1.3. Представительствовать в установленном порядке от имени предприятия по вопросам, относящимся к компетенции отдела, во взаимоотношениях с государственными и муниципальными органами, а также другими предприятиями, организациями, учреждениями.
1.4. Давать разъяснения, рекомендации и указания по вопросам, входящим в компетенцию отдела.
1.5. Вносить предложения руководству предприятия о привлечении к материальной и дисциплинарной ответственности должностных лиц предприятия по результатам проверок.
1.6. Привлекать в установленном порядке специалистов структурных подразделений предприятия, экспертов сторонних организаций для участия в рассмотрении и выполнении работ по вопросам, входящим в компетенцию отдела в соответствии с настоящим положением.
2. Начальник отдела материально-технического снабжения подписывает и визирует документы, связанные с материально-техническим снабжением предприятия (планы, договоры, отчеты, сметы, справки, ведомости, акты, пр.).
3. Начальник отдела материально-технического снабжения также вправе:
3.1. Вносить предложения в отдел кадров и руководству предприятия о перемещении работников отдела, их поощрении за успешную работу, а также предложения о наложении взысканий на работников, нарушающих трудовую дисциплину.
VI. Взаимоотношения (служебные связи) Для выполнения функций и реализации прав отдел материально-технического снабжения взаимодействует:
1. С отделом реализации по вопросам:
1.1. Получения: - расчетов потребности и заявок на материально-технические ресурсы; - актов о браке, оформленных в установленном порядке; - документации о приеме материально-технических ресурсов подразделениями; - сведений об остатках материалов; -допусков на отклонение качества материально-технических ресурсов; - извещений о замене материалов
1.2. Предоставления: - планов поставок материально-технических ресурсов; - лимитных карт на отпуск материально-технических ресурсов; - отчетов о выполнении планов материально-технического снабжения; - сведений о наличии материально-технических ресурсов на складе материалов; - консультаций по материалам.
2. С отделом контроля качества по вопросам:
2.1. Получения: документов, подтверждающих качество материально-технического снабжения; актов приемки материалов по качеству и комплектности; - актов отбраковки материалов; заявлений о рекламациях; указаний о прекращении приобретения материально-технических ресурсов, имеющих отклонения от технических условий.
2.2. Предоставления: - сопроводительных документов поставщиков на поступающие на предприятие материально-технические средства (сертификатов, деклараций о соответствии, паспортов, инструкций, технических условий и т.д.); - копий договоров поставок и изменений к ним; - документов, необходимых для составления рекламаций.
3. С транспортным отделом по вопросам:
3.1. Получения: - оперативных, месячных, квартальных и годовых планов-графиков транспортных перевозок материально-технических ресурсов; - графиков подачи транспортных средств под загрузку материально-технических ресурсов, принятых у поставщиков; - транспортно-экспедиционной документации с отметками о приеме материально-технических средств от поставщиков; - отчетов о выполнении планов по погрузке и выгрузке, централизованному завозу материально-технических ресурсов.
3.2. Предоставления: - планов закупки материально-технических ресурсов по заключенным договорам; заявок на подачу транспортных средств; инструкций и требований к перевозке материально-технических средств различными видами транспорта.
4. С планово-экономическим отделом по вопросам:
4.1. Получения: - планов поставки материалов на месяц, квартал, год; - результатов анализа деятельности отдела материально-технического снабжения за предыдущие плановые периоды; - расчетов объемов запасов материальных ресурсов.
4.2. Предоставления: - расчетов потребности материальных ресурсов;- данных об изменения цен на материальные ресурсы у поставщиков; - проектов перспективных и текущих планов материально-технического обеспечения в рамках программы реализации, - отчетов о выполнении планов материально-технического снабжения.
5. С финансовым отделом по вопросам:
5.1. Получения: - согласованных проектов претензий; - предложений по устранению причин, послуживших основанием для предъявления претензий и санкций к предприятию; - утвержденных расчетов нормативов оборотных средств.
5.2. Предоставления: - проектов перспективных и текущих планов материально-технического обеспечения торговой деятельности предприятия; - отчетных данных о движении материалов, об их остатках на конец отчетного периода; - копий претензий, заявленных контрагентами; проектов претензий к контрагентам при нарушении ими договорных обязательств; отчетов о выполнении планов материально-технического снабжения.
6. С бухгалтерией по вопросам:
6.1. Получения: - утвержденных смет расходов на приобретение материально-технических ресурсов; - итогов инвентаризации материально-технических ресурсов; - отчетных данных о движении материалов, об их остатках на конец отчетного периода.
6.2. Предоставления: - товарно-сопроводительной документации; - отчетов об отгруженных контрагентам материально-технических ресурсах; - сведений о состоянии запасов на складе материалов; - отчетов о затратах, произведенных на приобретение материально-технических ресурсов.
7. С отделом маркетинга по вопросам:
7.1. Получения: - обобщенной информации о поставщиках материалов, требующихся предприятию; сведений о ценах на требуемые материально-технические средства у различных поставщиков, заготовительных организациях; информации о состоянии товарного рынка; сведений о появлении новых видов материалов, комплектующих с приложением технических характеристик; - информации о спросе на материально-технические средства, его возможных колебаниях и их причинах; сведений о крупных поставщиках (предполагаемых и действительных объемах оборотов, устойчивости на товарном рынке, пр.); - сведений о планируемых выставках, ярмарках.
7.2. Предоставления: сведений о заключенных договорах поставки материально-технических средств; заявок на проведение маркетингового анализа оптовых и розничных цен на реализуемую продукцию; отчетов отдела контроля качества, отдела реализации о качестве материально-технических ресурсов; документов, необходимых для оформления участия в выставках, ярмарках.
8. С юридическим отделом по вопросам:
8.1. Получения: - результатов правовой экспертизы представленных для визирования договоров, приказов, распоряжений, инструкций; проектов договоров на приобретение материально-технических средств; протоколов согласования разногласий по условиям заключаемых договоров; согласованных претензий и исков к поставщикам материально-технических средств по поводу нарушения ими договорных обязательств; разъяснений действующего законодательства и порядка его применения; анализа изменений и дополнений гражданского законодательства.
8.2. Предоставления: приказов, распоряжений, инструкций для визирования и правовой экспертизы; сведений о нарушениях контрагентами договорных обязательств, несоблюдении сроков поставок; документов и необходимых расчетов для предъявления претензий и исков к поставщикам материально-технических средств по поводу нарушения ими договорных обязательств; - заявок на поиск необходимых нормативно-правовых документов и на разъяснение действующего законодательства.
VII. Ответственность
1. Ответственность за надлежащее и своевременное выполнение функций отдела несет начальник отдела материально-технического снабжения.
2. На него, в частности, возлагается персональная ответственность в случае:
2.1. Несоответствия законодательству издаваемых отделом инструкций, приказов, выписываемых счетов, нарушений правил учета и отчетности.
2.2. Составления, утверждения и представления недостоверной сводной отчетности и нарушения сроков ее представления в соответствующие подразделения предприятия.
2.3. Необеспечения сохранности материально-технических ресурсов.
2.4. Растраты денежных средств, выделенных на приобретение материально-технических ресурсов.
2.5. Нарушения планов материально-технического обеспечения по срокам, объемам и номенклатуре, повлекшего простой отдела реализации.
2.6. Не обеспечение или ненадлежащее обеспечение руководства предприятия информацией по вопросам работы отдела материально-технического снабжения.
2.7. Несвоевременного, а также некачественного исполнения документов и поручений руководства предприятия.
2.8. Допущения использования информации сотрудниками отдела в неслужебных целях.
2.9. Несоблюдения трудового распорядка сотрудниками отдела.
2.10. Перерасхода средств на содержание отдела.
3. Ответственность сотрудников отдела материально-технического снабжения устанавливается должностными инструкциями.
_____________________________________________________________ (руководитель структурного (подпись) (фамилия, инициалы) подразделения)
СОГЛАСОВАНО:
_____________________________________________________________
(должностное лицо, с которым согласовывается Положение) (подпись) (фамилия, инициалы)
_____________________________________________________________
(Начальник юридического отдела (подпись) (фамилия, инициалы))
2.1.2 Должностная инструкция менеджера по снабжению8
I. Общие положения
1. Менеджер по снабжению относится к категории АУП.
2. На должность менеджера по снабжению назначается лицо, имеющее высшее профессиональное (экономическое или инженерно-экономическое) образование и стаж работы по специальности в области снабжения  
3. Менеджер по снабжению должен знать:
3.1. Законодательные и нормативные правовые акты, методические материалы по материально-техническому обеспечению предприятия.
3.2. Методы и порядок перспективного и текущего планирования снабжения предприятия материально- техническими ресурсами.
3.3. Порядок разработки нормативов запасов строительных материалов на складе.
3.4. Организацию материально-технического обеспечения.
3.5. Порядок заключения договоров с поставщиками и контроля за их выполнением.
3.6. Требования к составлению и оформлению документации на отпуск материально-технических ценностей отделу реализации.
3.7. Стандарты и технические условия по материально-техническому обеспечению качества продукции, методы и порядок их разработки.
3.8. Оптовые и розничные цены, номенклатуру потребляемых материально-технических ценностей.
3.9. Основы технологии, организации производства, труда и управления.
3.10. Требования к организации учета снабженческих операций и порядок составления отчетности о выполнении плана материально-технического обеспечения.
3.11. Порядок подготовки претензий к поставщикам за несвоевременное или некачественное исполнение условий заключенных договоров.
3.12. Методы обработки информации с использованием современных технических средств коммуникации и связи, компьютеров.
3.13. Основы трудового законодательства.
3.14. Правила и нормы охраны труда.
4. Назначение на должность менеджера по снабжению и освобождение от должности производится приказом
5. На время отсутствия менеджера по снабжению (командировка, отпуск, болезнь, пр.) его обязанности выполняет лицо, назначенное в установленном порядке. Данное лицо приобретает соответствующие права и несет ответственность за ненадлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.  
II. Должностные обязанности
Менеджер по снабжению:
1. Разрабатывает предложения для внесения их политику предприятия по вопросам материально-технического обеспечения.
2. Принимает участие в расчетах нормативов запасов на основе определения потребностей в материальных ресурсах.
3. Участвует в разработке и внедрении программ по непрерывному обеспечению предприятия материально-техническими ресурсами, необходимыми для реализации.
4. Осуществляет поиск поставщиков, ориентируясь на качество предлагаемых материально-технических ресурсов, цену, сроки поставок, благоприятные условия поставок.
5. Развивает отношения с поставщиками, анализирует их производственные и финансовые возможности, изучает возможность и целесообразность установления прямых долгосрочных хозяйственных связей по поставкам материально-технических ресурсов.
6. Подготавливает и корректирует преддоговорную документацию.
7. Проводит переговоры с поставщиками с целью размещения заказов и согласования условий и сроков поставок.
8. Заключает договоры с поставщиками.
9. Организует изучение оперативной маркетинговой информации и рекламных материалов о предложениях мелкооптовых продавцов и оптовых ярмарок с целью выявления возможности приобретения материально-технических ресурсов в порядке оптовой торговли, а также закупки материально-технических ресурсов, реализуемых в порядке свободной продажи.
10. Обеспечивает доставку материальных ресурсов от поставщиков и продавцов в соответствии с предусмотренными в договорах условиями и сроками.
11. Организует обработку поставок материально-технических ресурсов (приемку по количеству и комплектности, идентификацию качества, составление необходимой приемочной документации, внутреннее перемещение в места хранения).
12. Подготавливает претензии к поставщикам при нарушении ими договорных обязательств, контролирует составление расчетов по этим претензиям, согласовывает с поставщиками изменения условий заключенных договоров.
13. Периодически оценивает условия действующих договоров на предмет качества исполнения обязательств поставщиками для принятия решений о поиске новых поставщиков, изменению схем работы с поставщиками.
14. Участвует в разработке и внедрении программ по:
— сокращению инвестиций в приобретаемые строительные материалы путем улучшения планирования и выбора поставщиков;
— улучшению качества закупаемых строительных материалов.
15. Координирует работы по разработке и поддержанию баз данных по закупкам, содержащим оперативную информацию, необходимую для определения потребностей в материально-технических ресурсах, источниках их закупок, расходов на закупки, пр.
16. Организует составление:
— заявок на материально-технические ресурсы (сводных годовых, годовых, квартальных, месячных);
— актов, заключений о качестве поступающих материально-технических ресурсов;  
III. Права
Менеджер по снабжению имеет право:
1. Самостоятельно определять формы взаимоотношений с поставщиками материально-технических ресурсов.
2. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.
3. Запрашивать лично или по поручению непосредственного руководителя от руководителей подразделений предприятия и специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей.
4. Знакомиться с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения должностных обязанностей.
5. Вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.
6. Требовать от руководства предприятия обеспечения организационно-технических условий и оформления установленных документов, необходимых для исполнения должностных обязанностей.
IV. Ответственность
Менеджер по снабжению несет ответственность:
1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, установленных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
2. За правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, — в пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
3. За причинение материального ущерба организации — в пределах, установленных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.
2.2 Договор на приобретение строительных материалов
ДОГОВОР №
поставки товара
г. Екатеринбург
« __»_________ 2008 г.
ООО «____________», именуемое в дальнейшем «Поставщик», в лице _______________________ действующего на основании Устава, с одной стороны, и ООО «СтройМаркет», именуемое в дальнейшем «Покупатель», в лице Иванова И.И. действующего на основании Устава, с другой стороны, именуемые совместно «Стороны», заключили настоящий Договор о нижеследующем:
1. ПРЕДМЕТ ДОГОВОРА
1.1. Поставщик обязуется передать в собственность Покупателю, а Покупатель принять и оплатить продукцию (далее - «Товар») в согласованном количестве и ассортименте.9
1.2. Ассортимент, цена и количество поставляемого Товара определяются в согласованных сторонами заявках Покупателя на поставку партии Товара, а также указываются в счетах на предоплату, товарно-транспортных накладных (далее — «накладных») и счетах - фактурах.
1.3. Заявка оформляется в виде Приложения и является неотъемлемой частью договора.