Особенности деловой переписки.

Содержание
Введение
Официально-деловой стиль
Язык деловых писем
Структура и оформление делового письма
Виды деловых писем
Заключение
Список использованной литературы

Особенности деловой переписки.

6) Употребление именных предлогов (в связи, согласно, вследствие, ввиду); предлог по часто употребляется с причинным значением (по болезни, по семейным обстоятельствам).
7) Преимущественное употребление относительных прилагательных. Сведено к минимуму употребление наречий.
8) Императивность деловой речи усиливается употреблением глаголов в повелительном наклонении (улучшить подготовку кадров, рекомендовать должностным лицам). В значении императива часто выступает инфинитив.
Среди всех глагольных форм чаще употребляется инфинитив. Формы настоящего времени обычно имеют значение настоящего предписания или долженствования. То есть это не постоянное действие, а действие, “которое законом предписывается произвести в определенных условиях: Обвиняемому обеспечивается право на защиту3.
3) Синтаксические особенности
Для синтаксиса официально-деловой речи характерно:
1. Использование моделей с отыменными предлогами (в связи, в целях, на основании, в части, на предмет, во избежание).
2. Преобладание сложносочиненных и сложноподчиненных предложений, периода. Особенно характерны сложноподчиненные предложения с условными отношениями между частями.
3. Употребление инфинитивных, безличных и неполных предложений.
4. Часто употребляются страдательные конструкции (избран депутатом, отправлен за границу).
5. Прямой порядок слов.
6. Предложения распространенные и осложненные однородными, обособленными членами, вводными словами и предложениями, вставными конструкциями.
Таким образом, официально-деловой стиль “представляет наиболее замкнутую языковую систему средств, направленных на реализацию информативной и воздействующей функций. Специфику стиля обусловливает назначение официально-деловых текстов, которые функционируют в обществе в качестве документов”4.
Структура и оформление делового письма
Любое деловое письмо должно быть четко структурировано. Ясная структура имеет следующие преимущества: экономия времени пишущего и времени адресата; гарантия прочтения письма адресатом и правильное понимание его сути; получение вразумительного, четкого ответа. Стандартное деловое письмо имеет следующую структуру:
1. Обращение
2. Преамбула
3. Основной текст
4. Заключение
5. Подпись
6. Постскриптум
7. Приложения
В зависимости от содержания те или иные части делового письма могут отсутствовать (например, постскриптум или приложения), но общая структура соответствует вышеприведенной схеме.
Обращение находится в «шапке» письма и содержит должность и ФИО адресата. Для официальной деловой переписки стандартным считается обращение "Уважаемый", которое пишут с большой буквы и по центру листа. Дальнейшие действия разнятся от чина, ранга и даже пола вашего адресата.
Преамбула составляет первый абзац письма, в котором изложена его цель, причина, побудившая это письмо написать. Прочтя преамбулу, адресат должен понять суть письма.
Основной текст - в 2х – 4х абзацах должна быть изложена ситуация, выражены личные мысли и чувства по этому поводу и озвучена просьба о конкретных действиях либо предложен вариант разрешения вопроса.
Заключение необходимо для краткого подведения итогов всего написанного и логичного завершения письма.
Письмо завершается подписью (должность + ФИО) адресанта, которую предваряет стандартная вежливая форма «С уважением». Также возможны варианты: «Искренне Ваш», «С надеждой на продуктивное сотрудничество», «С благодарностью за сотрудничество» и т.п.
При подписании письма важно учесть ранг адресата и адресанта. Письмо на имя генерального директора должен подписывать также генеральный директор или, как минимум, его заместитель. При этом подпись должна соответствовать её расшифровке: ситуация, когда заместитель директора ставит косую черту рядом с фамилией директора и подписывается своим именем, недопустима.
Постскриптум (P.S.) – приписка в конце письма после подписи - довольно редко используется в деловой переписке. Она служит для того, чтобы сообщить адресату о важном событии, которое произошло уже после написания письма, или передать ему информацию, которая имеет косвенное отношение к теме письма.
Касательно оформления деловой переписки существуют свои правила, отход от которых может повлиять на реакцию адресата, даже если само письмо выполненного в официально-деловом стиле.
Деловое письмо должно быть оформлено на официальном бланке организации. В колонтитулах бланка должна содержаться следующая информация: название организации, физический адрес организации, телефон и факс, web-сайт и e-mail. Также на бланке могут быть отражены реквизиты организации и её логотип. Наличие всей этой информации позволяет адресату быстро узнать отправителя и направить ответное письмо на правильный адрес.
Деловое письмо обязательно должно иметь поля: слева – около трёх сантиметров, справа – около полутора. Поля необходимы для возможных заметок, которые будет делать адресат, а также для подшивки письма в архивную папку.
Регистрационный номер письма, включающий в себя дату подписания письма руководителем, так же немаловажен Особенно это актуально для государственных учреждений. Письмо-ответ помимо собственного исходящего номера должно также содержать информацию о номере входящего письма, ответом на которое оно является. Регистрационный номер ставится в верхнем левом углу письма.
Шапка письма, содержащая обращение к адресату, размещается чуть ниже регистрационного номера и обычно оформляется следующим образом: должность и ФИО адресата пишутся в верхнем правом углу письма. Непосредственно обращение оформляется по центру письма и заканчивается восклицательным знаком. Шапка может быть выделена жирным шрифтом.
Шрифт письма принципиальным образом влияет на его восприятие адресатом. Шрифт не должен быть слишком мелким или слишком крупным. При этом, он должен быть одинаковым на всём протяжении письма. Стандартной практикой является использование шрифта Times New Roman с 12-м размером кегля и единичным интервалом между строками.
Нумерация листов особенно важна для писем, объем которых превышает 2 страницы, а особенно для тех, что содержат приложения. Это позволит адресату правильно оценить общий объем письма и не перепутать последовательность его страниц. Нумерация проставляется в нижнем правом углу листа.
Информация об исполнителе должна обязательно содержаться во всех деловых письмах, которые подписывают топ-менеджеры компании и руководители подразделений. Это позволит адресату быстро найти конкретного специалиста, отвечающего за решение вопроса в компании-отправителе.

Виды деловых писем
Существует несколько видов основных деловых писем, каждое – со своими особенностями и спецификой написания:
Информационное письмо – это служебное письмо, сообщающее адресату сведения официального характера. Объем информационного письма колеблется от одного абзаца до нескольких страниц.