Организация документооборота в современных учреждениях

Введение
Глава I. Структура документооборота в современных условиях
Глава II. Эволюция документооборота в современных условиях
Глава III. Влияние совершенствования документооборота на организационную структуру
Заключение
Список использованной литературы

Организация документооборота в современных учреждениях

Ряд разновидностей акта обретает юридическую силу после утверждения. Например, акт о ликвидации учреждения становится официальным документом после утверждения руководителем вышестоящей организации. Акт о выделении к уничтожению документов и дел с истекшими сроками хранения утверждается руководителем данного учреждения.
Все лица, упомянутые в акте, особенно те, к работе которых высказаны замечания, должны быть ознакомлены с его содержанием под расписку.
Докладная записка — документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и содержащий обстоятель­ное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.
Докладная записка составляется как по личной инициативе автора (должностного лица), так и по указанию (письменному или устному) руководителя.
По содержанию докладные записки подразделяются на ини­циативные, информационные и отчетные. Инициативная докладная записка составляется с целью побу­дить адресата принять определенное решение, поэтому в тексте записки не только излагаются какие-то факты, но и содержатся конкретные предложения, рекомендации или выводы. Информационная докладная записка составляется регулярно и содержит информацию о деталях или методах выполнения работы. Отчетные докладные записки информируют о завершении работы, ее этапа, выполнении указаний, распоряжений и т.п.
Объяснительная записка — документ, составляемый для пояс­нения отдельных положений выполненной работы (проекта, отче­та, разработки). По своему оформлению объяснительные за­писки отличаются от докладных тем, что не содержат выводов и предложений. Разновидностью объяснительных записок являются докумен­ты, составляемые работниками организации по указанию пря­мых или вышестоящих руководителей го отношениям, возни­кающим в процессе производственной и трудовой деятельности. Такие документы составляют при возникновении нештатных ситуаций, нарушениях трудовой и производственной дисципли­ны, дисциплинарных нарушениях, проступках и др.6
Справка — документ, содержащий описание и подтверждение фактов и событий. Справки бывают служебного и личного характера. Справки служебного характера представляются по запрос; вышестоящих организаций, а также сторонних учреждений, организаций (органы суда, следствия, прокуратуры, государст­венного надзора и др.). Справки личного характера, как правило, выдаются сотруд­никам организаций для подтверждения факта их работы, зар­платы, трудового стажа и др. Организация, в которую предоставляется справка, обяза­тельно указывается в ее тексте.
Письмо — обобщенное название различных по содержанию до­кументов, служащих средством общения между учреждениями в процессе осуществления их деятельности. Даже в случаях пере­писки между частными лицами и учреждением ее содержание касается управленческих вопросов.
Письмо — самый распространенный способ обмена инфор­мацией, оно объединяет огромную группу самых различных по содержанию документов. Письма составляют большую часть входящих и исходящих документов любого учреждения. Имеется множество разновидностей писем: сопроводительные, информа­ционные, гарантийные, рекламные, претензионные, арбитражные, письма-подтверждения, письма-напоминания, письма-извещения, письма-просьбы и т.д. В письмах выражают поздравления пожелания, приветствия в торжественных случаях7. Письма в настоящее время пересылают не только по почте, но и с использованием телеграфа, аппаратов факсимильной свя­зи, компьютерных сетей (электронная почта).8
Глава II. Эволюция документооборота в современных условиях
Документированная информация наполняет основную часть документопотоков и информационных ресурсов организаций. Документированная информация является фундаментальной основой информационного ресурса любой организации. Именно эта информация в основном используется в управлении. Документирование информации по­зволяет зафиксировать ее на определенном носителе, придать ей необходи­мую организационную форму, удостоверить подлинность и юридическую силу, снабдить необходимыми реквизитами для ее идентификации в целях поиска и использования, а также осуществить полноценную информацион­ную поддержку управленческих процессов и накопить информационный ре­сурс в целях развития организации и сохранения индивидуальной памяти о ней во времени и пространстве. Исходя из этого, изучение документа как формы организации и представления информации в процессах управления имеет важное самостоятельное научное и практическое значение.
В последнее время происходит перенос смысловой нагрузки в опреде­лении документа с материальной составляющей на информационную. Вве­дение в практику законодательным путем понятия «документированная ин­формация (документ)» основано на двуединстве информации (сведений) и материального носителя (в виде символов, знаков, букв, волн и т.д.). В результате документирования происходит как бы мате­риализация и овеществление сведений9.
Основу понятия «документ» составляют три основных компонента: информация, материальный носитель информации и фиксация информации с возможностью ее идентификации через реквизиты. Возможность идентификации зафиксированной информа­ции коренным образом отличает документ от других носителей информации. Особенно важным представляется введение в дефиницию термина понятия идентификации документа с точки зрения его применения в управленческой деятельности и архивном деле.
Таким образом, в результате эволюции, понятие документа приходит к его современному, закрепленному в ГОСТ Р 51141-98 официальному толко­ванию: «документированная информация (документ) — зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее иден­тифицировать».
Управленческие документы отличаются стабильностью формальных признаков и взаимосвязанностью различных видов документов, которая оп­ределяется факторами: природой управления (иерархичность и соподчиненность учреждений и должностных лиц, разделение компетенции и обязанно­стей), цикличностью процесса управления (непрерывность, периодичность, повторяемость управленческих действий).
Практическое назначение управленческого акта требует образования документа строго определенного вида и соответствующего содержания, что закрепляется унификацией и стандартизацией документов.
Научно-технический прогресс привел к появлению так называемой электронной документации. Ее специфика заключается в том, что человек не может воспринять электронный документ в том физическом виде, в каком он зафиксирован на носителе.
Кроме того, электронные документы находятся в прямой зависимости от информационных технологий, которые имеют необратимую тенденцию изменяться и устаревать по мере научно-технического прогресса в области техники и программного обеспечения. В этой связи велика опасность утраты доступа к таким документам через определенный промежуток времени.
Несмотря на массовое использование в литературе и практической деятельности термина «электронный документ», его определение еще не ус­тоялось. Из практики европейских архивистов следует, что они не выделяют в архивоведении особого понятия «электронный документ». В ряде современных публикаций отмечается, что электронный документ — это «документ, носителем которого является электронная среда — магнитный диск, магнитная лента, компакт-диск и т.д.». идентификационные реквизиты, что не выходит за рамки существующего определения документа.
Представляется, что сегодня следует относиться к «электронным» до­кументам так же, как и к другим технотронным документам, учитывая в дей­ствующих правилах и инструкциях специфику носителя информации. Такой подход облегчает последующие вопросы архивной обработки «электронных документов»: о форматах и стандартах записи, о программном и техниче­ском обеспечении, о миграции информации и т.д.
Стандартные и хорошо зарекомендовавшие себя отдельные техноло­гии в этих условиях служат основными звеньями автоматизированных сис­тем управления документацией. Современные технологии управления доку­ментацией позволяют применить на практике систему методов и способов сбора, передачи, накопления, обработки, хранения, представления и использования информации, содержащейся в документах на основе разнообразных технических средств, постоянно совершенствующихся в ходе научно-технического прогресса. При использовании в управлении документацией отдельных технологий и технических устройств следует обращать внимание на специфические последствия их применения.
Соединение отдельных информационных технологий в систему дает возможность построения автоматизированных систем управления докумен­тацией (АСУД) в организациях. В целом АСУД с точки зрения полноты ох­вата технологии обработки информации могут быть автономными, приклад­ными и комплексными. Тип АСУД определяется существом используемой идеологии (клиент-сервер, интранет, workflow, groupware и т.п.), а также ори­ентацией на существующие традиции делопроизводства или на применение принципиально новых решений.10.
Глава III. Влияние совершенствования документооборота на организационную структуру
Совершенствование документооборота связано не только с совершенствованием трудовых отношений, но и с изменением организационной структуры. Проанализируем операцию подготовки отчёта, являющуюся важным звеном системы управления в подразделении. Для этого необходимо составить перечень документов действующих, в процедуре подготовки отчёта, на основе которого, осуществляется контроль и корректировка производственных процессов.
Организационная структура включает 3 элемента:
1 Схема организационной процедуры;
2 Описание организационной процедуры;
3 Перечень документов действующих в организации.
Рис. 1.Схема обратной связи на предприятии с использованием отчёта о проделанной работе
Благодаря схеме мы видим, какую роль играет в принятии управленческого решения отчёт о проделанной работе и какую функцию выполняет в системе управления. В процессе функционирования на предприятии сформировался порядок выполнения должностных обязанностей, по решению производственных задач и реализации миссии предприятия. Одним из таких документов можно считать план работы производственного отдела с указанием сроков и порядком формирования отчёта о реализации услуги. Согласно этому документу первоначальная (базовая) информация о состоянии выполнения работ исходит от сотрудников производственного отдела, далее эта информация, передаётся заместителю гендиректора для формирования конечного отчёта. В обязанности зам гендиректора входит сравнительный анализ происходящих процессов с графиком выполнения работ. График выполнения работ отражен в проекте работ, который находиться на хранении у главного бухгалтера вместе со всеми другими документами. Вид и содержание отчёта оговорено в одном из разделов «Плана работы отдела», после того как отчёт будет соответствовать, требованиям он передаётся генеральному директору для принятия решений по дальнейшему функционированию. На основании отчёта генеральный директор проводит сравнение по расчётно-контрольным показателям, разрабатывает план для решения задач и корректировке дальнейших действий, что определяет наличие обратной связи на предприятии.
Таблица 1
Перечень организационных документов
Название документа
№ документа
План работы отдела
1
Предварительный отчёт о сделанной работе от производственного отдела
2
Инструкция по составлению отчёта
3
Распоряжение гендиректора о подготовке отчёта
5
Информация с предприятия
6
Требуемый отчёт о проделанной работе
7
Приказ об изменении технологического цикла
8
Перечислим должности согласно штатному расписанию:
1. Генеральный директор.
2. Заместитель генерального директора по производству.