Документоведение деятельности фирмы

Введение………………………………………………………………2
1.Общие понятия документирования деятельности фирмы
1.1.Работа с документами фирмы….…………………………4
1.2. Требования к бланкам документов предприятия………….7
1.3 Общие правила оформления управленческих документов.....................................................................................10
2. Основные документы управления………………………………22
2.1. Приказы по основной деятельности………………………24
2.2. Контракты…………………………………………………..26
3. Работа с документами, содержащими коммерческую тайну
3.1. Сведения, содержащие коммерческую тайну……………28
3.2. Работа с документами, имеющими сведения коммерческой тайны…………………………………………………………………………30
Заключение……………………………………………………………33
Список использованной литературы………………………………...34

Документоведение деятельности фирмы

18 — резолюция;
19 — заголовок к тексту;
20 — отметка о контроле;
21 — текст;
22 — отметка о наличии приложений;
23 — подпись;
25 — визы;
26 — печать;
27 — отметка о заверении копии;
28 — фамилия исполнителя и номер его телефона;
29 — отметка об исполнении документа и направлении его в дело; 31 — отметка о поступлении3.
Особенно важным является правильное оформление таких реквизи­тов, как дата, подпись, печать, гриф утверждения, которые придают документу юридическую силу.
Каждый документ можно разделить на 3 основные части:
заголовочную часть (в нее входят реквизиты, расположенные до текста);
основную часть (реквизиты "текст" и "приложения");
оформляющую часть (реквизиты, расположенные ниже текста и приложения).
Расположение oсновных реквизитов документа приведено.
Реквизит "эмблема организации "
Эмблема предприятия — условное (символическое) графическое изоб­ражение, зарегистрированное в установленном порядке. В качестве эмбле­мы организации может быть использован товарный знак, рисунок, аббре­виатура, комбинированное буквенно-графическое изображение и т. п.
При угловом расположении реквизитов эмблема распо­лагается в левом верхнем углу, а при продольном (центрованном) — в середине верхней части листа .
Реквизит "наименование организации "
Юридическое лицо, являющееся коммерческой организацией, должно иметь фирменное наименование4
Наименование организации пишeтся в стрoгом соответствии с наимено­ванием, зарегистрированным в учредительных документах: уставе предприя­тия или учредительном договоре; свидетельстве Регистрационной палаты.
В наименовании используются сокращения типа ООО (общество с ограниченной ответственностью), ОАО (открытое акционерное обще­ство) и т. п.
Реквизит "наименование организации" располагается под реквизи­том "эмблема организации".
Реквизит "индекс предприятия связи, почтовый адрес, номер телефона, факса, номер счета в банке "
Совокупность перечисленных в реквизите данных является юри­дическим адресом предприятия.
На бланках для писем, факсов юридический адрес проставляется ти­пографским способом или с помощью ПК.
Данный реквизит располагается в левом верхнем углу под реквизи­том "наименование организации" или на нижнем поле до­кумента.
Реквизит "название вида документа "
Реквизит "название вида дoкумента" располагают в заголовочной части документа после реквизита "наименование организации" и юри­дического адреса и печатают прописными буквами от границы левого ноля, например, АКТ, СПРАВКА.
Этот реквизит является одним из важнейших и проставляется на всех документах, кроме писем и факсов. Для писем указание вида документа используется только в следующем сочетании: ГАРАНТИЙНОЕ ПИСЬМО.
Название вида документа дает общее представление о назначении документа, определяет состав его реквизитов, структуру текста, степень -обязательности выполнения его требований.
Реквизит "дата"
Дата - один из основных рeквизитов документа, обеспечивающих (его юридическую силу.
Датой документа является:
дата его подписания (для приказов, писем, факсов, справок);
дата его утверждения (для планов, отчетов, правил, инструкций);
дата события, которое в нем зафиксировано (для протоколов, актов).
Все даты в документе: в заголовoчной части, в тексте, в реквизитах "резолюция", "визы", "гриф утверждения" и т. п. - оформляются цифровым способом в следующей последовательности: число (2 знака), месяц 2 знака), год (2 знака). Например, дату 6 апреля 1995 года следует "оформлять 06.04.07.
В текстах документов, содержащих сведения финансового характера, допускается применять словесно-цифровой способ оформления дат, например, в апреля 1995 г. Подобный способ оформления даты рекомендуется использовать также при переписке с иностранными деловыми партнерами.
Для большинства документов дата проставляется при завершении оформления документа. Дата указывается в верхней заголовочной части пита ниже реквизита "название вида документа" и печатается от грани­цы левого поля.
Реквизит "индекс (№) документа"
Индексом является условное обозначение документа, присваиваемое ему при регистрации (например, порядковый номер).
Индекс (№) документа проставляется на исходящих, входящих и внутренних документах фирмы рядом с реквизитом "дата".
Порядковые номера с начала года в возрастающей последователь­ности проставляются на таких документах, как протоколы, приказы, акты, справки, трудовые контракты и т. п., например, № 1, № 2, № 3... .
Номера коммерческих контрактов имеют двойную нумерацию, на­пример, № 17/21, где 17 — порядковый номер документа в одной фир­ме, а 21 — порядковый номер этого документа в фирме-контрагенте.
Индекс (№) докумeнта в письмах состоит из порядкового номера са­мого письма, индекса структурного подразделения (или индекса долж­ностного лица), подготовившего документ, и номера дела по номенклату­ре, в которое подшивается письмо, например,
№ 57/01-04: 57 — номер письма по журналу регистрации входящих или исходящих документов, 01 — структурное подразделение, 04 — номер дела в этом подразделении.
Порядковые номера присваиваются отдельно входящим и исходя­щим письмам.
Реквизит "ссылка на индекс и дату входящего документа "
Место для этого реквизита определяется только на бланке для пи­сем, факсов. Заполняется он при оформлении письма-ответа ни инициативное (полученное фирмой) письмо.
Дата и номер для ссылки берутся из инициативного письма и оформляются следующим образом:
На№ 15/01-03 от 08.06.07.
Эта ссылка помогает фирме-контрагенту, получившей письмо-ответ, быстро найти копию инициативного письма. Реквизит "ссылка на ин­декс и дату входящего документа" размещается от границы левого поли под реквизитами "дата" и "индекс".
Реквизит "гриф ограничения доступа к документу "
Этот реквизит проставляют на документах, содержащих секретную или конфиденциальную информацию.
Реквизит располагается в правом верхнем углу дoкумента выше рек­визитов "адресат" и "гриф утверждения" и состоит из слова (грифа) "Конфиденциально" или "КТ" (коммерческая тайна). Под этим грифом необходимо проставить № экземпляра данного документа. Реквизит печатается без точек и кавычек после 40 печатных знаков от границы левого поля.
Реквизит "адресат"
Этот реквизит офoрмляется на письмах, факсах и содержит указание почтового адреса получателя (адресата).
Максимальный набор этого реквизита состоит из следующих частей:
наименование фирмы в именительном падеже;
структурное подразделение в именительном падеже;
должность, фамилия и инициалы в дательном падеже;
почтовый адрес. Если документ направляется в правительственное учреждение, а также постоянным адресатам — почтовый адрес не указывается.
При адресовании частному лицу сначала указывается почтовый ад­рес, затем фамилия и инициалы получателя.
Реквизит "гриф утверждения "
Утверждаются руководителем, как правило, следующие виды документов: планы, отчеты, инструкции, правила, некоторые акты. Реквизит "гриф утверждения" должен состоять из:
слова "УТВЕРЖДАЮ" (без кавычек);
наименования должности лица, утвердившего документ;
- его личной пoдписи с расшифровкой (инициалы, фамилия) и да­ты.
Рeквизит "резолюция "
Реквизит "резолюция" проставляется на входящих и внутренних до­кументах, рассматриваемых руководством, в правой верхней части доку­мента. На письмах, факсах резолюция располагается между реквизитами "адресат" и "текст" на первом листе документа.
Резолюция содержит указания по исполнению документа или отношение руководителя к проблеме или вопросам, поставленным в документе.
Реквизит "резoлюция" должен включать:
Ф. И. О. исполнителя (кому поручается исполнение);
содержание поручения (конкретные действия);
срок исполнения;
личную подпись руководителя и дату подписания.
Если в резолюции указываются несколько исполнителей, ответ­ственным за исполнение документа является лицо, указанное первым, остальные привлекаются при решении вопроса как соисполнители.
Реквизит "заголовок "
Заголовок — краткое изложение основного смысла текста состав­ляемого документа.
Заголовок должен грамматически согласовываться с названием вида
документа, отвечая на вопрос "о чем?" или "чего?", например: "Приказ...
о реорганизации АО", "Журнал регистрации входящих документов". Заголовки таких документов, как протокол, инструкция, акт, устав, договор, сочетаются в падеже с названием вида документа,
например, "Акт инвентаризации", "Протокол заседания Совета директо­ров", "Договор аренды".
Заголовок располагается после реквизитов "дата" и "индекс докумен­та" от границы левого поля. На типографских бланках фирмы для рекви­зита "заголовок" устанавливаются ограничительные знаки.
Заголовок не должен прeвышать двух строк.
Допускается не указывать заголoвок на документах формата А5.
Реквизит "отметка о контроле "
Отметка о контроле обозначается буквой "К" и наносится от руки крас­ным фломастером или специальным штампом на контролируемых по по­ручению руководителя документах. Реквизит "отметка о контроле" разлагает­ся на левом поле документа на уровне заголовка.
Реквизит "отметка о наличии приложений "
Если к документу имеются приложения, то в документе ставится от­метка о их наличии. Этот реквизит распoлагают после текста перед под­писью от границы левого поля.
Если полное наименование приложения к документу упоминается в тексте, то отметка o наличии приложения оформляется в сокращенной форме: Приложение: на 3 л. в 2 экз.
Если приложения к документу не указаны в тексте, необходимо в отметке о приложении указать полностью наименования документов, входящих в приложение, с указанием количества листов и экземпляров.
Если приложение к документу является документ с приложением, то отметка о наличии приложения содержит название вида документа, упоминание о его приложении и общее количество листов.