Руководитель в системе управления торговым предприятием

Введение
Глава 1. Основные аспекты профессиональной деятельности руководителя
1.1.Роль руководителя в управлении современной организации
1.2. Особенности российского менеджмента
Выводы
Глава 2. Особенности деятельности руководителя в торговой фирме «Мир сумок»
2.1. Общая характеристика результативности деятельности торговой фирмы ООО «Мир сумок»
2.2. Анализ проблем в сфере управления торговой фирмы ООО «Мир сумок»
2.3. Рекомендации по совершенствованию деятельности руководителей в торговой фирме ООО «Мир сумок»
Выводы
Заключение
Список литературы
Приложения

Руководитель в системе управления торговым предприятием

7350
85
+ 1450
+ 2
Непроизводственные фонды
800
13
1250
15
+ 450
+ 2
Итого
6700
100
8600
100
+ 1900
0
Из приведенных данных видно, что наибольший удельный вес в структуре основных средств в 2006 году занимает оборудование (42 %), на втором месте находятся здания (27 %), что предполагает развитие материально-технической базы компании ООО «Мир сумок» за счет покупки новых прилавков и вычислительной техники.
В Приложении 4 представлен структурный анализ компании ООО «Мир сумок». Из таблицы видно, что подавляющая часть по активу принадлежит оборотным или, так называемым, текущим активам (99%). Таким образом, можно утверждать, что большая часть активов компании ООО «Мир сумок» находятся в подвижном состоянии и, следовательно, могут быть оперативно переведены в денежныесредства, то есть имеют высокую степень ликвидности.
В пассиве большую часть занимают краткосрочные обязательства (98%), т.к. «ООО «Мир сумок» к долгосрочным кредитам и займам не прибегает, а уставный капитал составляет всего 14000. Резервный и добавочный капиталы не создаются, а кредиты берутся для осуществления текущих операций, на короткий срок.
Резкий рост запасов в 2005 году (808 %) объясняется тем, что в этом году было принято решение о расширении ассортимента, и была произведена необходимая закупка товаров, которая и отразилась в итоговом балансе. По этой же причине можно наблюдать рост кредиторской задолженности. Кредиты брались на срок менее года для приобретения товаров и нового оборудования и погашались за счёт поступлений от контрагентов.
В 2006 году компания ООО «Мир сумок» расширила свою деятельность за счет создания новых торговых точек, что незамедлительно сказалось на структуре баланса, на стоимости основных средств (стоимость выросла в 120 раз) и на общей стоимости компании как имущественного комплекса, которая увеличилась на 134% по сравнению с 2005 годом.
На основании таблицы можно сделать вывод о неплохой финансовой устойчивости предприятия так как:
1) доля собственных источников средств увеличилась, а нераспределённую прибыль можно рассматривать как источник пополнения активов;
2) валюта баланса из года в год повышалась на 43% в 2005 и на 35 % в 2006;
3) к 2006 году соотношения дебиторской задолженности и кредиторской окончательно выровнялись;
4) сумма свободных денежных средств в 2005 году увеличилась в 15 раз, а в 2006 в 5 раз по отношению к 2005 году.
Таблица 2.4
Общие показатели оборачиваемости капитала
Наименование показателя
2005
2006
Коэффициент общей оборачиваемости капитала
7,36
5,22
Коэффициент оборачиваемости
мобильных средств
7,37
5,81
Фондоотдача
6,59
5,32
Выручка, тыс.руб.
28916,34
25962,78
Невооруженным взглядом заметна отрицательная динамика всех показателей оборачиваемости капиталов, это связано с расширением ассортимента и заменой оборудования, что требует дополнительных затрат, следовательно уменьшается оборачиваемость капитала и мобильных средств. Появляются новые дорогостоящие основные средства, затраты на них уменьшают оборачиваемость и фондоотдачу, т.к. их приобретение еще не успело окупиться, и пока рано говорить об эффективности их использования. С коэффициентами оборачиваемости все более или менее понятно – они уменьшаются по мере приобретения продукции на оптовых базах и приобретения основных средств для производства.
Хотелось бы обратить внимание на фондоотдачу. В 2006 году мы можем видеть резкое уменьшение, вызванное покупкой дорогостоящего оборудования для магазинов. Так как оборудование было только-только куплено, оно не успело ещё принести более или менее стоящий результат, а уж тем более окупиться, это так же повлияло и на сумму годовой выручки (снизилась примерно на 1 тыс. руб.).
Естественно, что оборудование покупается для извлечения прибыли, а, значит, мы можем обоснованно предполагать, что уровень фондоотдачи уже со следующего года начнет расти и в скором будущем превысит предшествующие показатели.
Таблица 2.5
Основные технико-экономические показатели хозяйственной
деятельности торговой фирмы ООО «Мир сумок»
№
п/п
Наименование показателя
Величина показателя
Отклонение
2005 год
2006 год
Абс., +/-
Отн., %
1
Выручка, тыс.руб.
28916,34
25962,78
- 2953,56
- 10,21
2
Себестоимость, тыс.руб.
26257,1
23941,1
- 2316
- 8,20
3
Стоимость ОПФ, тыс.руб.
5900
7350
+ 1450
+ 19,73
4
Численность работающих, чел.
104
97
- 7
- 7,21
5
Фонд оплаты труда, тыс.руб.
14796
14820
+ 24
+ 0,16
6
Балансовая прибыль, тыс.руб (с.1 – с.2)
7823
6252
- 1301
- 16,63
7
Рентабельность продаж, % (с.6/c.1)х100%
8,16
7,87
- 0,29
8
Производительность труда, тыс.руб (с.1/c.4)
48,12
41,41
- 6,71
- 13,94
9
Фондоотдача, руб/руб. (с.1/с.3)
6,59
5,32
- 1,27
10
Среднегодовая зарплата, тыс.руб.
(с.5/с.4)
142,27
152,78
+ 10,51
+ 6,88
Выводы: Проведенные расчеты и их последующий сравнительный анализ показывает, что в период 2005-2006 гг. торговая фирма ООО «Мир сумок» переживал далеко не самый лучший этап своей жизни.
1. Если рассматривать соотношение выручки и прибыли, то необходимо отметить, что за рассматриваемый период снизился показатель как выручки, так и прибыли, что уже рассматривается как негативный фактор. В силу этих весьма неблагоприятных последствий сократилась рентабельность продаж на 0,29 %, и на конец 2006 года она составляла 7,87 % по сравнению с 8,16 % в конце 2005 года.
2. Фондоотдача уменьшилась на 1,27 (с 6,59 в 2004 году до 5,32 в 2006 году), т.е. эффективность выручки от реализации на 1 руб. основных фондов уменьшилась на 1,27 руб. С одной стороны, изменение данного показателя связано с расширением ассортимента товаров торговой фирмы «Мир сумок», а, с другой, – весьма тревожный сигнал.
3. По результатам анализа производственной деятельности отчетливо видна тенденция снижения фактически всех анализируемых показателей. Снижение себестоимости в данном случае не является положительным показателем успешной деятельности торговой фирмы ООО «Мир сумок», поскольку наряду со снижением уровня затрат по отношению к 2005 году на 8,2 %, прибыль от деятельности фирмы снизилась на 18,35 % (на 1208,2 тыс. руб.) за тот же отчетный период.
4. По совокупности рассчитанных характеристик финансово-производственное состояние анализируемой фирмы можно оценить как не устойчивое.
Прибыль и рентабельность являются одними из важнейших показателей деятельности любого предприятия, поэтому их снижение, а также остальные явные негативные тенденции позволяют сделать вывод о необходимости изменения стратегических планов торговой фирмы ООО «Мир сумок».
По результатам проведенного краткого анализа основных технико-экономических показателей торговой фирмы ООО «Мир сумок», а также SWOT-анализа можно сделать выводы, что неповоротливая организация высшего менеджмента, а также недостаточная квалификация руководителей и сотрудников фирмы не позволяет компании оперативно реагировать на постоянно изменяющиеся запросы потребителей и повышать культуру обслуживания покупателей.
В долгосрочной перспективе это может привести к весьма неблагоприятным последствиям для торговой фирмы ООО «Мир сумок» в целом. В данной ситуации проведение исследований, касающихся мероприятий по совершенствованию структуры управления и системы работы с персоналом, является наиболее актуальным.
2.2. Анализ проблем в сфере управления торговой фирмы ООО «Мир сумок»
Для работников аппарата управления торговой фирмы ООО «Мир сумок» процесс труда представляет собой выполнение совокупности функций, к основным из которых следует отнести:
1) планирование;
2) организацию;
3) координацию;
4) контроль;
5) учет;
6) анализ;
7) регулирование.
Отсюда следует вполне закономерный вывод, что руководители торговой фирмы ООО «Мир сумок» должны обладать высокими профессиональными навыками. Несмотря на то, что все руководители торговой фирмы ООО «Мир сумок» выполняют управленческие действия, нельзя сказать, что все они занимаются одним и тем же видом трудовой деятельности.
Отдельным руководителям приходится затрачивать время на координирование работы других руководителей, которые в свою очередь координируют работу сотрудников более низкого уровня и т.д. до уровня руководителя, который координирует основной персонал – людей, физически оказывающих услуги по продажам продукции КГК «Альянс». Такое вертикальное развертывание разделения труда и образует уровни управления торговой фирмы ООО «Мир сумок».
В торговой фирме ООО «Мир сумок» существует четыре уровня управления. На всех уровнях управления руководители выполняют не только чисто управленческие, но и исполнительные функции. Однако с повышением уровня руководства (с 4-го до 1-го) удельный вес исполнительских функций понижается.
Это значит, что руководитель любого уровня управления определенный процент времени тратит на принятие управленческих решений и определенный – на принятие решений по специальности. С повышением уровня управления удельный вес заданий по специальности падает, а по менеджменту возрастает (табл. 2.6).
Как показал анализ данной таблицы, загруженность в зависимости от занимаемой должности неравномерна. Так, главный менеджер несет большую нагрузку, чем начальники отделов закупки и продаж, что говорит в пользу перераспределения обязанностей между ними. При анализе работы инспекторов отдела кадров возникает вопрос о целесообразности работы двух человек на этой должности, т.к. всю основную нагрузку несет начальник отдела.
Таблица 2.6
Оценка результатов деятельности работников
торговой фирмы ООО «Мир сумок»
Должность
Кол-во
Проф. подго-
товка
Загружен-
ность, %
Оценка деятельности (по 10-бальной шкале)
Генеральный директор
1
Высшее экономическое
90
9,8
Главный менеджер
1
Высшее экономическое
85
9,4
Начальник отдела закупок
1
Высшее экономическое
70
8
Начальник отдела продаж
1
Высшее экономическое
75
8,5
Начальник отдела кадров
1
Среднее специальное
86
9
Инспектор отдела кадров
2
Среднее специальное, среднее
50
6
Маркетолог
1
Высшее экономическое
95
10
Товаровед
1
Среднее специальное
70
9
Продавцы
75
Среднее специальное, среднее
85
8
Следует обратить внимание и на работу маркетолога, который делает все возможное для увеличения продаж продукции компании КГК «Альянс», но загрузку у него слишком высокая. Работа остальных, по нашему мнению, не требует никаких изменений.
Необходимо отметить, что, к сожалению, руководители среднего звена торговой фирмы ООО «Мир сумок» весьма неохотно отвлекаются на решение стратегических задач. Все свое рабочее время они затрачивают на оперативные вопросы, от которых зависят ближайшие результаты их деятельности и соответствующее поощрение. Вместе с тем многие ценные идеи стратегического характера выдвигаются людьми, которые никогда ранее этими вопросами не занимались. Из-за отсутствия разработанной миссии и четких стратегических планов, пути развития фирмы «Мир сумок» не очень ясны ее работникам, что отрицательно влияет на их инициативу.
В результате проведенного исследования также было выявлено, что в торговой фирме «Мир сумок» не действуют внутренние коммуникационные связи, отсутствует четко налаженная прямая и обратная связь. Необходимо отметить, что в торговой фирме «Мир сумок», состоящей из многих частей, определенным образом должна осуществляться координация их деятельности. Данная координация выступает основой структуры организации, которую обычно определяют как совокупность устойчивых связей в организации. Эффективная координация является функцией двух переменных – прав и информации.
Большинство работников торговой фирмы «Мир сумок» жалуются на недостаток информации, необходимой для работы. Это приводит к тому, что руководители или совсем не знают, или знают не в полной мере, как сотрудники реагируют на их приказы и распоряжения. В свою очередь, такая ситуация приводит к тому, что руководители высших уровней торговой фирмы ООО «Мир сумок» не имеют возможности корректировать и изменять меры воздействия на поведение подчиненных всех нижестоящих уровней, а подчиненные не могут довести до сведения высшего руководства информацию о частных проблемах подразделений и отдельных работников.
Вся информация передается через приказы и распоряжения. Именно таким образом руководство фирмы доводит до подчиненных сведения о текущих задачах, рекомендуемых методах действий, применяемых санкциях, об изменении организационных норм и нормативов, организационной структуры и технологии. Сами приказы далеко не всегда исполняются надлежащим образом, не существует необходимого контроля за их исполнением. В тоже время в торговой фирме ООО «Мир сумок» отсутствуют процедуры участия персонала в принятии какого-либо управленческого решения.
В торговой фирме ООО «Мир сумок» с приходом нового генерального директора присутствует авторитарный режим управления персоналом, так как руководитель сам определяет цели и задачи деятельности, строго контролирует их выполнение, а также проявляет слабый интерес к работнику как к личности. Статусные символы поддерживают властную позицию руководителя.
Дистанция власти между подчиненным и руководителем максимальна, что создает сильно психологическое напряжение у работников торговой фирмы ООО «Мир сумок». Например, работников не приглашают в кабинет директора, а вызывают. Практикуются постоянные выговоры подчиненным со стороны руководства. В силу сказанного наблюдается сильное недоверие со стороны руководства к своим работникам.
Такой стиль характерен для лидера-руководителя, который превращает методы администрирования в стиль поведения: лидер не говорит с сотрудниками до тех пор, пока не займет позиций, с которых он может приказывать. В его общении с сотрудниками торговой фирмы «Мир сумок» доминируют: требование–приказ, требование–условие, требование–угроза.
Поскольку при анализе основных технико-экономических показателей деятельности торговой фирмы ООО «Мир сумок» была выявлена тенденция к увеличению текучести кадров и снижению производительности труда работников компании, в рамках диагностики структуры управления торговой фирмы «Мир сумок» было проведено всестороннее исследование системы работы с персоналом, результаты которого можно свести к следующим.
Планирование трудовых ресурсов. Качественная и количественная оценка потребности персонала производится преимущественно для основных отделов ООО «Мир сумок». Оценка потребности жестко увязана с формированием портфеля заказов отдела и осуществляется начальниками отделов. Руководители отделов совместно с главным менеджером должны обеспечить имеющийся персонал работой, соблюдая при этом установленные экономические нормативы деятельности отдела. Справедлива и обратная задача: сформированный главным менеджером объем поставок продукции должен быть обеспечен соответствующим персоналом. Таким образом, если имеющийся персонал не обеспечен работой, то встает вопрос о его занятости в фирме и о его возможном сокращении. Напротив, если для выполнения всех имеющихся контрактов недостаточно персонала, делается качественная и количественная оценка его потребности.
Регулирование численности персонала в торговой фирме ООО «Мир сумок» производится только в кратковременном интервале, то есть тогда, когда известен объем поставок. Такой подход к планированию делает затруднительным своевременный набор персонала в отдел в условиях дефицита квалифицированных специалистов на рынке труда. При этом, как правило, происходит срочный набор специалистов, которые качественно могут не отвечать требуемой должности. Это в свою очередь означает, что таким работникам нужно больше времени на адаптацию и обучение. В результате – возрастают затраты фирмы на подготовку специалистов, эффективность работы отделов снижается, что выражается в снижении показателя выработки в рублях на одного работающего. Кроме того, резко снижается качество услуг в процессе продажи товаров.
Структура оплаты труда. Структура оплаты труда в торговой фирме «Мир сумок» состоит из должностных окладов и премиальных выплат. Должностные оклады устанавливаются лично генеральным директором фирмы совещательно с руководителями отделов. Расходы на оплату труда отдела по основным ставкам устанавливаются исходя из норматива от его доходов. Несмотря на то, что установленные ставки дифференцированы по категориям должностей специалистов, все же единый критерий для определения ставок отсутствует. Можно сказать, что должностные оклады устанавливаются директором произвольно. Основные недостатки такого подхода состоят в следующем:
1. Допускается возможность шантажа генерального директора или главного менеджера работниками, особенно высококвалифицированными, и торговли с ним за более высокий оклад под угрозой увольнения и т.п. При этом наиболее напористые работники могут «выторговать» себе оклад выше, чем у такого же по квалификации специалиста.
2. Рост ставок не связан с профессиональной аттестацией персонала. Решение о повышении заработной платы принимается генеральным директором фирмы лично в результате торгов или в кризисных ситуациях.
3. Большие диспропорции в оплате труда высококвалифицированных и менее квалифицированных специалистов, а также специалистов одной категории.
4. Фонд оплаты группы профессионалов составляет наибольшую долю фонда оплаты отдела, поэтому вновь пришедшим на работу сотрудникам приходится долго ожидать повышения окладов, тем более что аттестация персонала в фирме не проводится. Это является основной причиной текучести кадров, особенно среди молодых специалистов.
Премирование работников отделов производится в случае выполнения планового объема доходов за квартал по установленному проценту. При этом, величина прямых затрат отдела не должна превышать 50% от доходов отдела с учетом премиальных выплат. Объем средств, направляемых на премирование, распределяется среди специалистов отела на основе субъективного мнения его руководителя. Если говорить о плановых бюджетах доходов и расходов отделов, то они взаимоувязаны так, что плановый объем доходов отдела формируется исходя из необходимости покрытия планируемых затрат.
Таким образом, действующая система премирования не учитывает вклад каждого работника в выполнение плана отдела и никак не стимулирует его к личному профессиональному росту. Кроме того, сотрудники становятся заложниками действующей системы планирования и действий руководителей отделов.
Обучение персонала. В торговой фирме ООО «Мир сумок» также отсутствуют специально разработанные программы обучения персонала. Таким образом, на фирме не установлена связь между результатами производственной деятельности каждого работника и предоставлением ему возможности для обучения. Как таковая оценка потребности в обучении сотрудников не производится. Однако кто-то из сотрудников может выйти с инициативой на генерального директора фирмы с просьбой о получении специального образования. Тогда в трудовой контракт с сотрудником вносится необходимость отработать в торговой фирме ООО «Мир сумок» не менее трех лет, а в случае увольнения выплатить компенсацию затрат на обучение в определенной доле, определяемой количеством отработанного на предприятии времени.
Следует отметить, что возможность обучения предоставляется только сотрудникам службы финансов в виде участия в семинарах по бухгалтерскому учету и налогообложению. Сотрудники остальных отделов, а также менеджеры среднего звена фирмой не обучаются.
Таким образом, главная задача менеджмента торговой фирмы ООО «Мир сумок» – обеспечить отделы поставками продукции компании КГК «Альянс». При таком подходе к формированию плана автоматически закладывается возможность его невыполнения, потому что, например, не учитываются риски, связанные с изменением квалификационного состава сотрудников или их увольнением. При уходе квалифицированных сотрудников очень сложно быстро и оперативно найти соответствующую замену, что может грозить невыполнением обязательств, срывом сроков, что автоматически ведет к снижению доходов.
Исходя из проведенного анализа очевидно, что действующая система управления не поддерживает достижение стратегических целей компании. В целом существующую систему управления персоналом в торговой фирме ООО «Мир сумок» можно охарактеризовать больше как «руководство кадрами». Сотрудники рассматриваются скорее как издержки или фактор производства, но не как стратегический ресурс, от которого в наибольшей степени зависит успех организации.