Изучение организации документационного обеспечения корпорации, разработка и внесение рациональных предложений по ее совершенствованию

Введение
1. Аналитическая часть.
1.1 Описание производственно - торговой корпорации "Новый стиль"
1.1.1 Общая характеристика деятельности корпорации (основные цели и направления деятельности)
1.1.2 Характеристика структуры управления корпорации
1.2 Анализ состояния информационного и документационного обеспечения управления корпорации
1.2.1.Организация документооборота в корпорации «Новый стиль»
1.2.2 Порядок работы с входящими документами
1.2.3. Порядок работы с исходящими документами
1.2.4 Регистрация документов
1.2.5 Организация контроля исполнения документов
1.2.6 Составление номенклатуры дел
1.2.7 Формирование дел
1.2.8 Подготовка документов к передаче в архив
1.3 Выявление причин и факторов, препятствующих эффективной организации информационного и документационного обеспечения управления объекта, а также соответствующих информационных технологий.
1.4 Выводы и обоснование возможных направлений совершенствования организации информационного и документационного обеспечения управления объекта
2. Проектная часть.
2.1. Современное состояние и тенденции развития средств реализации информационного и документационного обеспечения управления корпорацией и соответствующих информационных технологий
2.2. Проектные предложения по реализации выбранного направления совершенствования организации информационного и документационного обеспечения управления объекта
2.3. Организация реализации предложенного направления совершенствования информационного и документационного обеспечения управления.
2.4. Риски и безопасность
Заключение
Список используемой литературы
Приложения

Изучение организации документационного обеспечения корпорации, разработка и внесение рациональных предложений по ее совершенствованию

п/п
№ док-та
Дата док-та
Вид док-та
Краткое содержание
Испол-нитель
Срок испол-нения
Ход испол-нения
Отметка о снятии с контроля
1
2
3
4
5
6
7
8
9
После указания председателя правления о постановке документа на контроль секретарь просматривает его, ставит штамп красного цвета на левом поле напротив реквизита «заголовок» букву «К». Затем заносит номер этого документа, содержание резолюции, исполнителя, контрольный срок исполнения в регистрационную базу данных.
Затем снимает копию для исполнителя и подшивает в папку с текущими документами, поставленными на контроль. Сроки подготовки, представления и типовые сроки исполнения должны быть закреплены в инструкции по документационному обеспечению.
Сроки исполнения исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения)документа, а поступивших из других организаций — с даты их поступления.
Недостатком существующего в описываемом предприятии на сегодняшний день порядка контроля за исполнением документов является то, что формируемые базы не сведены в одну единую и в каждом подразделении ведется своя база. Контроль исполнения документов ЗАО «Новый стиль» проводится не совсем в соответствии с существующими требованиями, так как результаты исполнения должны обязательно отмечаться на документе, не только в регистрационных базах. Также к недостаткам можно отнести то, что база данных, формируемая в процессе регистрации, не используется для ведения контроля, это приводит к дублированию ввода информации документов.
1.2.6 Составление номенклатуры дел
Номенклатура дел — систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке10.
В номенклатуру дел включаются все документы, образующиеся в деятельности ЗАО «Новый стиль», кроме технической документации и печатных изданий.
Номенклатура дел разрабатывается специалистом, ответственным за организацию работы с документами. В данном случае – секретарь.
Номенклатура дел составляется по установленной форме11 и включает реквизиты12: наименование предприятия; наименование вида документа; дату; индекс; место составления; гриф утверждения; заголовок к тексту; текст; подпись; гриф согласования (одобрения).
Номенклатура дел включает 15 блоков:
01 – канцелярия
02 – производственная деятельность
03 – реализационная деятельность
04 – инвестиционная деятельность
05 – социальная служба
06 – кадры
07 – охрана труда и техника безопасности
08 – маркетинговая деятельность
09 - медицинская часть
010 – профсоюзный комитет
011 – хозяйственная часть
012 – электрохозяйство
013 – теплохозяйство
014 – эксплуатация зданий и сооружений
015 – транспорт и связь
Содержательная часть номенклатуры дел представляет собой таблицу из пяти граф: индексы дел, заголовки дел, количеств дел (томов, частей), и № статьи по перечню, примечания.
Порядок расположения заголовков внутри разделов и подразделов определяется важностью документов, входящих в дело. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию, далее - содержащих плановые и отчетные документы, затем остальные заголовки в порядке убывания сроков хранения документов.
При составлении заголовков дел секретарь учитывает что: заголовок должен полностью соответствовать смысловому содержанию документов, группируемых в данном деле; заголовок кратким, четко сформулированным; заголовки типа: “Общая переписка”, “Разные документы” и т.п. не допускаются.
Заголовки дел в процессе их формирования могут уточняться.
Состав заголовка дел образует следующие элементы:
название вида (переписка, журнал) или разновидности документов (приказы , указания, протоколы и т.д.)
название организации;
адресат или корреспондент документа;
краткое содержание документов дела;
даты (период), к которым относятся документы дела;
указание на копийность документов дела.
В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу (вопросам) она ведется.
В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не перечисляются, а указывается их общее видовое название. Например: “Переписка с Мосэнерго о порядке предоставления отчетности”
В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период времени на который составлены документы, вид документа (план, отчет).
В наименованиях дел, содержащих организационно-распорядительные документы, указывается вид документа и автор.
В заголовках дел, содержащих документы разного вида по одному вопросу, не связанные последовательностью делопроизводственных операций, в качестве вида дела употребляется термин “документы”, а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле.
Дела по вопросам не разрешенным в течении одного года, являются “переходящими” и вносятся в номенклатуру с индексом.
В номенклатуру дел предприятия также включаются справочные карточки, журналы учета документов.
При оформлении номенклатуры дел секретарь оставляет в каждом ее разделе резервные номер дел (свободное место), которые могут быть использованы в дальнейшем для внесения заголовков дел, не предусмотренных в номенклатуре дел, но сформированных в течении календарного года.
По окончании календарного года в номенклатуре дел составляется итоговая запись о количестве заведенных дел относительно постоянного и временного сроков хранения.
Номенклатура дел составляется в целях обоснованного распределения документов и формирования дел, обеспечения поиска документов и учета дел. Она является классификационным справочником и используется при построении информационно-поисковой системы.
Помимо этого используются положения о структурных подразделениях предприятия, штатное расписание, перспективные и текущие планы, а также сами документы, как входящие, так и созданные в процессе деятельности подразделений.
В унифицированную форму номенклатуры дел следует включить такие реквизиты:
- наименование организации;
- наименование структурного подразделения;
- название вида документа;
- место составления;
- на какой год;
- название разделов;
- гриф утверждения;
- гриф подписания.
1.2.7 Формирование дел
Быстрый поиск и использование документов возможны лишь при их четкой классификации. Простейшей классификацией документов является их группировка в дела в соответствии с номенклатурой дел.
Приняты определенные правила группировки документов в дела по видам и хронологии. Уставы, , положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.
Приказы по основной деятельности в ЗАО «Новый стиль» группируются отдельно от приказов по личному составу; подлинные экземпляры приказов по основой деятельности систематизируются и подшиваются в дела вместе с приложениями в порядке их номеров. Документы к приказам по основной деятельности группируются и подшиваются отдельно и хранятся у лица, готовившего эти проекты.
Приказы по личному составу группируются в соответствии со сроками их хранения.
Утвержденные предприятием планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки группируются отдельно от их проектов. Плановые и отчетные документы хранятся в делах того года, к которому они относятся по своему содержанию, независимо от времени их составления или даты поступления.
Лицевые счета работников по заработной плате группируются в самостоятельные дела и располагаются в них в порядке алфавита фамилий.
Протоколы заседаний совета акционеров группируются по хронологии и порядку номеров.
Переписка группируется за календарный год и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом запросом.
Обзоры, докладные записки, акты, справки и другие документы, отражающие основное содержание деятельности ЗАО, группируются в одном деле, если они касаются одного и того же вопроса.
При формировании дел соблюдают следующие общие правила13:
По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и долговременного хранения вносятся уточнения: проверяется соответствие заголовков дел на обложке содержанию подшитых документов, в необходимых случаях в заголовок дела вносятся дополнительные сведения (проставляются номера приказов, протоколов, виды и формы отчетности и т.п.).
На обложках дел, состоящих из нескольких томов, проставляются крайние даты документов каждого тома. При обозначении точной календарной даты указывается число, месяц и год, или год, месяц, число.14
Число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами.
При обозначении календарной даты - сокращенное цифровое написание.
1.2.8 Подготовка документов к передаче в архив
При передаче дел в архив предварительно проводят полное оформление дел15.
Нумерация листов. Нумеруют все листы в деле, кроме внутренней описи и заверительной надписи. Нумерацию листов производят в развернутом виде в правом верхнем углу, не задевая текст документа, простым карандашом проставляют порядковый номер.
Составление заверительной надписи необходимо для учета количества листов и фиксации особенностей нумерации. Заверительную надпись составляют после завершения нумерации листов дела.
На личные дела составляется внутренняя опись
Подшивка дел. Из документов удаляют скрепки и другие металлические скрепления. К документам, не имеющим левого поля или имеющим слишком малое поле, подклеивают слева, не задевая текст, полоску бумаги, которая используется во время подшивки. Объем подшивки составляет 20-30 листов. При необходимости допускается не более 250 листов, при толщине корешка не более 4 см. Подшивают документы в четыре прокола в твердую обложку.
Оформление обложек дел. Обложки дел должны содержать следующие реквизиты16:
- наименование учреждения;
- наименование структурного подразделения;
- индекс дела (переносят на обложку их номенклатуры);
- заголовок дела (заголовок дела переносят на обложку в соответствии с номенклатурой);
- дата дела (указывают число и год арабскими цифрами, месяц - словами);
- количество листов в деле (переносят на обложку из заверительной надписи);
- срок хранения дела (на делах постоянного срока хранения указывают "Хранить постоянно").
Передачу дел в архив производят только по описям. Опись составляется в двух экземплярах (первый экземпляр вместе с делами передается в архив, второй остается в структурном подразделении).
Опись на дела постоянного и временного сроков хранения составляется отдельно.
Ответственность за качественное и своевременное составление описей несут руководители структурных подразделений. Описи структурного подразделения составляют по установленной форме17.
При составлении описи соблюдают следующие правила:
- каждое дело (том, часть) вносят в опись под самостоятельным номером;
- графы описи заполняют в точном соответствии со сведениями, вынесенными на обложку дела;
- при внесении подряд дел с одинаковыми заголовками заголовок первого дела пишут полностью, а все остальные однородные дела обозначают словами "то же";
- дополнительные сведения о деле пишут полностью, причем заголовок воспроизводят на каждом новом листе также полностью;
- дела систематизируют по хронологически-структурному принципу согласно годовым разделам номенклатуры дел;
- графу "Примечание" используют для отметок о передаче дел в другое структурное подразделение, об особенностях формирования дел, о наличии копий, о физическом состоянии документов и т.д.
За последней описательной статьей, в конце описи, делают итоговую запись, в которую цифрами и прописью указывают количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговаривают особенности нумерации дел в описи (литературные, пропущенные номера дел).
Опись визируется составителем (лицо, ответственное за документирование в подразделении), руководителем структурного подразделения и согласовывается с начальником отдела документационного обеспечения и заведующим архивом.
На отсутствующие дела составляют справку, в которой излагают причину отсутствия дела. Справку подписывает руководитель структурного подразделения, затем ее передают в архив вместе с описью.
Дела с временными сроками хранения обрабатываются упрощенно. Оставляются на скоросшивателях, листы не нумеруются, заверительных надписей не делается, внутренняя опись не составляется.
До истечения срока хранения дела находятся в структурных подразделениях. На дела с истекшим сроком хранения составляется акт, который согласовывается с архивом. После утверждения акта экспертной комиссией структурное подразделение имеет право документы уничтожить.
Категорически запрещается уничтожать документы минуя экспертную комиссию18 и архив предприятия.
Экспертная комиссия создается приказом председателя правления.
Определение экспертизы ценности документов дает ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения: экспертиза ценности документов — это изучение документов на основе принципов и критериев их ценности в целях определения сроков хранения и отбора по личному составу, актов о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения.
Подготовка документов к сдаче в архив в ЗАО «Новый стиль» включает:
- проведение экспертизы ценности документов;
- оформление дел;
- составление описей дел;
- составление актов о выделении к уничтожению документов и дел.
Секретарь-референт должен согласовать его с руководителем и отнести его в архив. В архиве акты должны сверить с номенклатурой дел и поставить заверительную надпись с указанием цифрами и прописью количества дел. Затем ставится дата и подписи секретаря-референта и работника архива.
Все лица, ответственные за делопроизводство, обязаны завершенные дела постоянного и долговременного хранения в течение двух (и более) лет оставлять в подразделении для справочной работы, а затем только сдавать в архив.
Только упорядоченный документооборот позволяет получать своевременную и полноценную информацию для принятия верных решений и исключает возможность утраты документов и информации.
1.3 Выявление причин и факторов, препятствующих эффективной организации информационного и документационного обеспечения управления объекта, а также соответствующих информационных технологий.
Давайте посмотрим на любопытный факт статистики. Например, известно, что секретарь-референт тратит около 80% своего времени на работу с документами, у руководителя работа с документами занимает до 45% рабочего времени, у рядовых сотрудников предприятия – до 30% времени. При этом 30% перемещений сотрудников по офису в той или иной степени связаны с задачей поиска нужных документов, в общем данный процесс отнимает у них около одного месяца в год. 15% бумажных документов безвозвратно теряются, а на согласование документов уходит 60-70% рабочего времени. В результате 20-30% поставленных задач вообще не решаются.
Сегодня, в условиях жесткой конкуренции, неэффективная организация документооборота является одной из причин несвоевременности принятия решений, отправки ответов, посылки запросов, плохой подготовленности командировок руководителя, неграмотного ответа по телефону, неэффективного и неоперативного проведения совещаний и т.д.
Первой проблемой в описываемой корпорации остаётся определение статуса службы в структуре корпорации.
Второй проблемой является комплектование службы ДОУ только высококвалифицированными, профессионально подготовленными кадрами, имеющими высшее и среднее специальное образование.
Однако, не всё обстоит благополучно в кадровом вопросе. По-прежнему и в новых квалификационных характеристиках должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденных постановлением Минтруда России 21.08.1998 № 37 для заведующего канцелярией в требованиях к квалификации стоит не высшее, а «среднее профессиональное образование без предъявлений требований к стажу работы или начальное профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 3-х лет». Секретарь, в том числе секретарь руководителя в этом же справочнике отнесён к категории не специалистов, а технических исполнителей и для секретаря по требованиям к квалификации достаточно «начальное профессиональное образование без предъявлений требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальная подготовка по установленной программе без предъявлений требований к стажу работы». Такие квалификационные характеристики не учитывают ни изменившиеся взгляды на информационные ресурсы и организацию информационно-документационного обслуживания, ни потребности ынка, ни развернувшуюся широкую профессиональную подготовку специалистов.
Одной из причин недостаточно эффективной организации документооборота на ЗАО «Новый стиль» является прямая подчиненность подразделений руководителю и, в связи с этим, низкий уровень взаимодействия подразделений на горизонтальном уровне. В результате подразделения корпорации испытывают недостаток в необходимой информации. Существующие информационные потоки между отделами возникают стихийно и не отражают многих потребностей сотрудников. Часть их, как правило, плохо представляет общую ситуацию на предприятии, не знает чем занимаются в соседнем отделе. Это мешает сотруднику ощущать свою работу частью общего дела.
Четвёртая причина недостаточно эффективной работы системы документооборота сегодня – это, как ни парадоксально, внедрение компьютерных технологий и их постоянная модернизация. Секретари, не имея достаточных навыков работы с новыми компьютерными программами, допускают ошибки, не успевают в необходимой мере изучать часто меняющиеся программные продукты.
1.4 Выводы и обоснование возможных направлений совершенствования организации информационного и документационного обеспечения управления объекта
Для повышения эффективности работы предприятия необходимо усовершенствовать систему информационного и документационного управления ЗАО «Новый Стиль»:
Во – первых, необходимо выделить службу документационного обеспечения управления (ДОУ) в самостоятельное структурное подразделение, подчинённое непосредственно руководителю.
Кроме того, место службы ДОУ коренным образом меняется с внедрением компьютерных технологий, созданием баз данных19.
Внедрением компьютерных систем должен занимается специально созданный отдел (служба информационного обеспечения) На взгляд автора, это должна быть единая с ДОУ служба, имеющая соответствующую структуру.
Именно поэтому сегодня службы ДОУ должны быть объединены в единую структуру со службами, занимающимися автоматизацией или в крайнем случае они должны работать в теснейшем контакте. Компьютерные технологии развиваются очень быстро. Их ведение требует постоянно обучающегося специалиста, периодической модернизации компьютерной техники и программного обеспечения.
Только комплексное решение всех указанных проблем позволяет поставить работу по информационно-документационному обеспечению деятельности корпорации на уровень потребностей XXI века.
После выделения сектора, ответственного за документооборот на ЗАО «Новый стиль», необходимо определить подчиненность выделенных подразделений и разграничить их функции по видам выполняемых работ.
Кроме того, существует необходимость создания единой системы электронного документооборота, объединяющей все структурные подразделения корпорации и обеспечивающей их взаимодействие при выполнении бизнес-задач.
Внедрение такой системы позволит:
создать единое информационное пространство и коммуникационные каналы, связывающие различные территориально распределенные подразделения, объединенные общими деловыми процессами
повысить эффективность управленческой деятельности руководства за счет кардинального сокращения времени, необходимого для прохождения и обработки информации
сократить сроки рассмотрения и обработки нормативных документов и переписки различного рода
сократить сроки создания документов, повысить ответственность сотрудников за их исполнение
ввести единые стандарты работы с электронными документами, обеспечивающие защиту внутрикорпоративной информации от несанкционированного доступа и регулирование прав доступа сотрудников.
автоматизировать работу сотрудников и подразделений за счет внедрения специализированных приложений и средств поддержки групповой работы

2. Проектная часть.