Основополагающие (Законы организации)

ВВЕДЕНИЕ


1. Общие законы организации

1.1 Закон синергии

1.2 Закон самосохранения и развития

1.3 Закон соответствия разнообразия управляющей системы разнообразию управляемого объекта

2. Специфические законы организации

2.1 Закон информированности – упорядоченности

2.2 Закон единства анализа и синтеза

2.3 Закон композиции и пропорциональности (гармонии)

3. Практическое задание


ЗАКЛЮЧЕНИЕ


СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

Основополагающие (Законы организации)

Информационная система управления подчиняется действию закона информированности - упорядоченности – чем большей информацией располагает организация о внутренней и внешней среде, тем она имеет большую вероятность устойчивости функционирования (самосохранения).
Под упорядоченностью понимается гармоничное развитие всех элементов организации: системы управления, персонала, подразделений и т.д., а также наличие между элементами установленного взаимодействия.
Следствия из закона:
1) Чем четче сформулированы задачи управления и организована база данных об объектах управления, тем устойчивее функционирует организация.
2) По мере роста сложности системы количество необходимой информации растет экспоненциально – гораздо быстрее, чем сложность самой управляемой системы.
3) Неупорядоченная под конкретные задачи управления информация приводит к дезинформации, к тому же возрастают проблемы хранения, переработки и передачи информации, увеличиваются затраты.
Для руководителя не упорядоченная под конкретные задачи информация вместо пользы приносит вред.
По мнению многих исследователей, руководитель от 50 до 90 % своего времени тратит на коммуникации. С помощью коммуникаций осуществляется координация, упорядочение и регулирование деятельности людей.
Закон информированности – упорядоченности может действовать в 3 вариантах.
1 – Руководитель и подчиненные ничего не знают о законе.
Персонал будет стараться собирать как можно больше информации о конкурентах, рынках сбыта, не задумываясь о ее упорядоченности и объеме. На этот процесс может уйти много финансовых ресурсов. В результате бессистемной, но естественной гонки за информацией компания может понести серьезные убытки.
2- Руководитель знает о законе, а его подчиненные нет.
Персонал будет стараться принести руководителю как можно больше информации о конкурентах, рынках сбыта и др. Роль руководителя будет заключаться в просмотре всей информации и отборе существенной. Таким образом, для него это вариант – самый тяжелый.
3 – Руководитель и подчиненные знают о законе.
Результат действия закона будет самым благоприятным. Все работники в рамках своих полномочий и ответственности собирают, обрабатывают информацию, делают выводы и сообщают об этом заинтересованному специалисту компании.
Наличие устойчивого канала информации увеличивает вероятность поступления нужной для работника информации и при этом неопределенность ее уменьшается.
Закон требует от руководителей создания и развития источников информации, организации повышения квалификации своих сотрудников, внедрения передовых информационных технологий, в том числе автоматизированных рабочих мест.
Информированность работника после достижения ею критического уровня переходит в его компетентность. Таким образом, руководитель, используя характеристики информации (объем, ценность, достоверность), имеет возможность создать первоклассный информационный ресурс своей организации.
2.2 Закон единства анализа и синтеза
Анализ и синтез - неразрывные элементы человеческого познания. Сущность анализа состоит в расчленении (мысленном или реальном) объекта на элементы (части), в декомпозиции сложного в виде простых составляющих.
Сущность синтеза состоит в соединении различных элементов объекта в единое целое (систему).
Анализ и синтез в человеческом мышлении постоянно переплетаются и не могут существовать друг без друга, поэтому, говоря о единстве анализа и синтеза, мы подразумеваем их неразрывность и взаимодействие в процессе любой мыслительной деятельности.
Формулировка закона единства: каждая материальная система: живой организм, социальная организация стремится настроиться на наиболее экономный режим функционирования в результате постоянного изменения своей структуры или функций.
Скорость и результат преобразования зависят от диапазона изменения внешней или внутренней среды.
В практике реализации закона имеются 3 варианта.
1 – Руководитель и подчиненные ничего не знают о законе анализа и синтеза.
В любой организации постоянно идут формальные и неформальные преобразования на уровне удобства работы: перераспределяются функции, расширяется или упрощается структура компании, принимается или увольняется персонал. Они могут идти в ногу со временем, тогда это процесс неявной, но эффективной реализации закона. В большинстве случаев стихийные преобразования могут опережать потребности внутренней или внешней среды компании или отставать от них. Любое несоответствие, достигшее критических значений, начинает проявлять себя в увеличении проблем компании.
При обнаружении таких проблем уже созревшими у руководителей не будет достаточно времени для своевременного проведения реструктуризации или диверсификации компании. Поэтому деятельность персонала компании чаще всего носит спонтанный характер.
2 – Руководитель знает о законе, а его подчиненные нет.
При нарастании несоответствий руководитель должен убедить персонал в необходимости проводить преобразования. Это весьма трудная работа и руководитель может что-то важное пропустить, т.к. персонал помогать ему конструктивно не будет. Таким образом, это очень тяжелый вариант для руководителя.
3 – Руководитель и подчиненные знают о законе единства анализа и синтеза.
Результат действия закона будет самым благоприятным. Весь персонал в рамках своих полномочий и ответственности вносит свой вклад в позитивное действие закона. При этом руководитель должен создавать и развивать источники информации, организовывать повышение квалификации своих сотрудников, внедрять передовые информационные технологии.
Практический подход к анализу и синтезу организаций может быть реализован с помощью метода постепенного приближения, который включает 4 уровня.
1 – предварительный анализ с позиций стороннего наблюдателя. Анализ обычно проводят консультанты или специалисты родственных организаций.
2 – проведение мозговой атаки на совещании основных специалистов организации.
3 – создание группы развития предприятия и формирование стратегии развития организации.
4 – постоянная работа группы развития в рамках нового структурного подразделения организации.
2.3 Закон композиции и пропорциональности (гармонии)
Закон формулируется так: каждая материальная система стремится сохранить в своей структуре все необходимые элементы (композицию), находящиеся в заданной соотносительности или заданном подчинении (пропорции).
Закон композиции отражает необходимость согласования целей организации: они должны быть направлены на поддержание основной цели более общего характера.
С точки зрения общей теории организации систем корпорация – это целенаправленная система, которая является частью одной или более целенаправленных систем и часть которой – люди – имеют собственные цели.
Цель корпорации - служить всем «акционерам» путем увеличения их возможностей добиваться своих целей все более и более эффективно. Акционеры – это все те, вне организации и внутри нее, на кого непосредственно влияет ее деятельность.
Цели систем высокого уровня будем называть целями высшего уровня, цели систем низкого уровня – соответственно целями низшего уровня.
Особенность иерархического построения целей в организации состоит в том, что, во-первых, цели более высокого уровня всегда носят более широкий характер и имеют более долгосрочный временной интервал достижения. Во-вторых, цели более низкого уровня выступают своего рода средствами для достижения целей более высокого уровня.
Как видим, иерархия целей в организации играет очень важную роль. Если иерархия целей построена правильно, то каждое подразделение, достигая своих целей, вносит необходимый вклад в деятельность организации.
Закон пропорциональности отражает необходимость определенного соотношения между частями целого, а также их соразмерность, соответствие или зависимость.
Например, чрезмерное увеличение числа станков, обслуживаемых одним работником, в условиях неизменной технологии, его квалификации снижает производительность оборудования.
Закон пропорциональности в управлении затрагивает не только область взаимодействия между субъектом и объектом управления. Очень актуально в настоящее время соблюдение правильного соотношения между коллегиальностью и единоначалием, что составляет одну из важнейших задач управления.
Сознательная реализация закона композиции и пропорциональности в организации требует обязательного использования набора принципов планирования, координации и полноты.
Принцип планирования: каждая организация должна иметь обоснованный план деятельности и развития.
Различают стратегическое, тактическое и оперативное планирование. Стратегическое планирование охватывает диапазон 5-10 и более лет, тактическое – 2-4 года и оперативное - в течение 1 года.
Принцип координации: каждая организация должна следить за стратегическими, тактическими и оперативными изменениями и вносить соответствующие коррективы в механизм выполнения.
Принцип полноты: каждая организация должна выполнять весь набор функций производства и управления на своем участке деятельности либо своими силами, либо с помощью привлеченных организаций.
Рассмотрим применение законов организации на примере телекоммуникационной компании (закрытое акционерное общество).
Г. Эмерсон, разработчик принципов пропорциональности, подчеркивал важность пропорциональности и композиции для достижения успеха в управленческой деятельности. Он писал, что если бы можно было объединить все цели и идеалы, собрать их таким образом, чтобы все действовали в одном и том же направлении, то результаты получились бы колоссальными.3
3. Практическое задание
Рассмотрим структуру телекоммуникационной компании (Закрытое Акционерное Общество).
Организация оказывает широкий спектр услуг в области корпоративной телефонии, а также предлагает подключение к сети Интернет.
Основные функции руководителей отделов:
- участие в выработке и проведении кадровой политики для реализации целей и задач отдела;
- непосредственное руководство менеджерами (планирование, организация, управление, контроль работы);
- разработка планов развития отдела;
- проведение совещаний с сотрудниками отдела по текущим вопросам;
- участие в разрешении конфликтных ситуаций в отделе.
Функции менеджеров отдела продаж:
поиск потенциальных клиентов;
ведение коммерческих переговоров с клиентами;
составление ежемесячного плана продаж;
осуществление дополнительных продаж услуг существующим клиентам;
обеспечение маркетинговых исследований предоставленного сегмента рынка по изучению спроса на услуги компании, уровень цен у конкурентов.
Функции менеджеров по работе с клиентами:
- следить за выполнением подписанных договоров на предоставление телекоммуникационных услуг;
- выставление счетов за услуги связи и подготовка соответствующих документов;
- принимать меры по недопущению и устранению дебиторской задолженности;
- принимать заявки от клиентов на устранение неисправностей и контролировать их выполнение;
- выявлять потребности клиентов в дополнительных услугах и информировать о них отдел продаж.
Функции экономического отдела:
- планирование, расчет основных показателей, характеризующих деятельность организации;
- анализ финансово-хозяйственной деятельности организации;
- решение вопросов премирования сотрудников.