Документоведение управленческой деятельности(средства,способы.современное технология)

Введение
1. Средства документирования управленческой де
1.1. Средства копирования и оперативного размножения
1.2. Средства административно – управленческой связи
1.3. Персональный компьютер
2. Способы документирования
2.1. Бланк документа
2.2. Язык документа
3. Современные технологии
Заключение
Список литературы

Документоведение управленческой деятельности(средства,способы.современное технология)

Телефакс - устройство факсимильной передачи изображения по телефонной сети. Телефакс обеспечивает точное воспроизведение графического оригинала средствами печати.
Телефакс состоит из:
- сканера, обеспечивающего ввод данных;
- электронного устройства, предназначенного для приема/передачи сигнала адресату;
- принтера, печатающего сообщение.
Электронная почта - сетевая служба, позволяющая пользователям обмениваться сообщениями или документами без применения бумажных носителей.
Электронная почта - основное средство общения в Интернет
1.3. Персональный компьютер
Персональный компьютер - универсальная ЭВМ для индивидуального использования при решении самых разных задач.
Основные части ПК:
1. системный блок - совокупность самых важных устройств компьютера:
a. процессора - главное управляющее устройство компьютера, кристалл кремния с миллионом отдельных вычислительных устройств (транзисторов), соединенных между собой
b. оперативной памяти - память для загрузки компьютера и работы с часто востребованными данными и программами с большей скоростью. Сохраняет содержащиеся в нем данные только, когда компьютер подключен к электросети; при отключении от нее эти данные стираются.
c. жесткого диска
d. материнская плата - основная плата компьютера, на которой размещаются электронные компоненты, определяющие архитектуру процессора и др.
2. клавиатура,
3. монитор - в компьютере устройство, на котором отображаются введенные в него данные (напр., текст) для визуального прямого их считывания. В текстовом режиме экран монитора разбивается на отд. участки, в которые могут быть выведены изображения символов.
Дополнительные части (т.н. периферийные устройства):
1. «мышь» - ручной манипулятор, с помощью которого пользователь компьютера может управлять курсором в различных программах. Курсор - средство управления компьютером и запуска программ в форме движущейся по экрану монитора стрелки в соответствии с тем, как пользователь двигает рукой «мышь».
2. сканер - электронный аппарат для сканирования - поэлементного ввода (записи) в электронную настольную изд. систему изображений (иллюстраций, украшений).
3. плоттер - широкоформатное устройство для вывода на бумагу широкоформатных изображений - чертежей, графиков и т. п.
4. графический планшет бесклавиатурного ввода - устройство для бесклавиатурного ввода данных и графических изображений в компьютер. На графическом планшете специальным «пером» рисуют. Сигнал с его поверхности передается в компьютер.
5. световое перо - устройство в форме ручки, которое при работе со спец. компьютерными программами передает команды об изменении формы, размеров, положения и цвета изображения на экране монитора.
6. дисковод - устройство в компьютере, накопитель машиночитаемых данных, с помощью которого они записываются на дисках и считываются. Различают дисководы на жестких магнитных дисках (винчестеры), на гибких магнитных дисках (дискеты), на магнитной ленте, магнитном барабане, магнитной карте, магнитооптических дисках, оптических дисках.
7. CD-ROM - лазерный носитель информации. В нем запись нанесена лучом лазера в виде микроскопических канавок, несущих цифровой код. Данные компакт диска считываются также лучом лазера и преобразовываются из цифровой формы в аналоговую.
Основные виды компакт дисков:
1) CD-DA (Compact Disk Digital Audio) - с цифровой записью речи, музыки и т. п.;
2) CD-DVI (Compact Disk Digital Video Interactive), или интерактивный компакт диск – компакт диск, управляемый при считывании данных пользователем;
3) CD-ROM (Compact Disk Read-Only Memori) - компакт-диск, предназначенный для хранения информации значительных объемов (550 Мбайт и более).5
Существуют и другие дополнительные устройства персонального компьютера.
Персональный компьютер позволяет отредактировать отпечатанный документ частично или полностью, не прибегая к многочисленным его перепечаткам. Набранный документ можно распечатать на принтере и сохранить на магнитном диске для дальнейшего использования. Сохраненный на диске документ становится файлом, хотя его по-прежнему можно называть документом.
Существует множество программ для составления и редактирования служебных документов. Такие программы называют текстовыми редакторами или текстовыми процессорами. Это Лексикон, Word, Word for Windows и др. У каждого текстового редактора (процессора) есть свои особенности и преимущества.6
2. Способы документирования
2.1. Бланк документа
Бланк документа – набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа.7
Бланк документа представляет собой лист бумаги стандартного формата, на котором различными техническими средствами нанесены реквизиты, содержащие постоянную для данного вида документа информацию.8
Большинство организационно-распорядительных документов: письма, справки, протоколы, приказы, распоряжения, положения, инструкции и т.д. – должны создаваться на бланках документов.
Для организации или ее структурного подразделения, должностного лица, установлены следующие виды бланков документов:
1. общий бланк,
2. бланк письма,
3. бланк конкретного вида документа.9
Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма.
Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты:
01 - Государственный герб Российской Федерации (02 - герб субъекта Российской Федерации (02 - герб субъекта Российской Федерации или 03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания));
08 - наименование организации;
14 - место составления или издания документа.10
2.2. Язык документа
Языком делового общения является официально-деловой стиль - функциональная разновидность языка, предназначенная для общения в сфере управления. Под функциональной разновидностью языка понимается система языковых единиц, приемов их отбора и употребления обусловленных социальными задачами речевого общения.
Можно выделить следующие свойства управленческой информации, вытекающие из условий делового общения:
1. официальный характер;
2. адресность;
3. повторяемость;
4. тематическая ограниченность.
Основные черты официально-делового стиля:
1. нейтральный тон изложения;
2. точность и ясность изложения;